CVDR637267_1Besluit Uitvoering TreasurynlregelingAlphen aan den Rijn2020-02-15Alphen aan den Rijngmb-2020-39846Besluit Uitvoering TreasuryN.v.t.college van burgemeester en wethoudersfinanciën en economie2019-12-17De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2020-02-15Nieuwe regelingOnbekend.Besluit Uitvoering TreasuryHet college van burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn;Gelet op artikel 14 van de Nota Treasury, leningen en garanties Gemeente Alphen aan den Rijn wordt in dit Besluit een nadere uitwerking voor de uitvoering van de Treasury gegeven.B E S L U I T vast te stellen het volgende:Besluit Uitvoering TreasuryINHOUDAdministratieve organisatie Taken en verantwoordelijkhedenBevoegdhedenBevoegdheden - SpecificatiesInformatieverstrekkingAdministratieve organisatie en interne controle1Functiescheidinga) de uitvoering Treasury geschiedt door de treasurer of de teamleider of medewerkers Financiële administratie;b) de uitvoering en de autorisatie geschieden door afzonderlijke functionarissen;c) iedere transactie Treasury wordt door minimaal de treasurer of de teamleider Financiële administratie dan wel de teamleider Advies & Beleid Financiën geautoriseerd;d) de interne controle en de verbijzonderde interne controle geschieden door afzonderlijke functionarissen conform de voor het onderwerp Interne Controle separaat opgestelde regels.2Vastleggen aanbiedingen1. Na het opvragen van offertes voor het aantrekken van financiering met een looptijd van één jaar of langer als bedoeld in artikel 7 Nota Treasury wordt de financiering door de gemeente schriftelijk of digitaal vastgelegd.2. Na het opvragen van offertes voor het aantrekken van middelen met een looptijd korter dan één jaar als bedoeld in artikel 10 Nota Treasury, wordt de financiering door de gemeente schriftelijk of digitaal vastgelegd.3. Na het aantrekken van daggeld als bedoeld in artikel 10 Nota Treasury, wordt de financieringsbevestiging digitaal opgeslagen. 3Verantwoordelijkheden bij leningen en garanties1. Voorstellen voor besluitvorming inzake het verstrekken van een lening of garantie worden opgesteld door het vakinhoudelijk team. Bij dat team berust ook de ambtelijke toetsing of voldaan wordt aan verstrekking uit hoofde van de publieke taak. Het vakinhoudelijk team vraagt de afdeling Financiën advies over de financiële aspecten van de aanvraag.4Uitwerking Treasurycommissie1. De treasurer woont als adviseur de vergaderingen van de commissie bij en geeft daar toelichting op beleid en uitvoering van de Treasury.2. De treasurer zorgt ervoor dat de Paragraaf Financiering en de rapportages over de uitvoering van de Treasury in de begroting , voorjaarsnota, de najaarsnota en het programmaverslag worden besproken in de Treasurycommissie.Taken en verantwoordelijkheden 5De taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente staan in onderstaande tabel gedefinieerd:
FunctieVerantwoordelijkhedenGemeenteraadHet vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, beleidskaders en limieten, in de financiële verordening en/of de nota Treasury.Het vaststellen van de financieringsparagraaf in de begroting en het programmaverslag/ de jaarrekening.Het houden van toezicht op het treasurybeleid en de verantwoording van de uitvoering hiervan.College van B&WHet uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid).Het doen van voorstellen inzake de treasury aan de raad.Het rapporteren aan de raad over de uitvoering van het treasurybeleid.Het bekrachtigen van transacties door middel van het tekenen van overeenkomsten, voor zover niet in de lijn verantwoord of in voorzien door mandatering.Wethouder FinanciënVerantwoordelijk voor de formulering en de uitvoering van het treasurybeleid (politieke verantwoordelijkheid).Als voorzitter van de Treasurycommissie: het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie en hierover rapporteren aan het college. TreasurycommissieGevraagd en ongevraagd advies geven aan het college inzake beleid en uitvoering van de treasuryfunctie.Bespreken rapportages treasurybeleid;Mede-signalering van ontwikkelingen die voor de treasuryfunctie van belang zijn, waaronder eventuele nieuwe grote geldstromen van en naar de gemeentekas.Teamleider Advies & Beleid Financiën.Bewaken van de kwaliteit van de uitvoering van de treasury.Rapporteren over de uitvoering van de treasuryfunctie aan de portefeuillehouder.Het evalueren van het treasurybeleid en het doen van voorstellen voor wijziging ervan.TeamleidersHet zorgdragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige uitgaven en inkomsten aan de treasurer.TreasurerHet uitvoeren van het treasurybeleid. Daartoe behoort onder meer:Adviseren over financieringsvraagstukken.Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op Treasury gebied.Opstellen, bijstellen en vertalen van de liquiditeitenplanningen als genoemd in artikel 4 van de Nota Treasury 2018.Opstellen van rapportages over de uitvoering van de Treasury.Het creëren van draagvlak bij de afdelingen voor tijdige en juiste verstrekking van financiële gegevens, benodigd voor het opstellen van de liquiditeitenplanningen.Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen inzake uitzettingen (binnen de regels van het Schatkistbankieren), financieringen voor langer dan een jaar, kasgeldleningen en daggeldleningen. Het, op verzoek van de vakinhoudelijke teams, aanleveren van het resultaat van de financiële toetsing van verzoeken tot het verstrekken van leningen of garanties aan derden uit hoofde van de publieke taak.Het monitoren van afgegeven gemeentegaranties en gemeenteleningen.Het samenstellen van de rentevisie.Teamleider Financiële administratie Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen inzake het betalingsverkeer.Registreren van alle inkomende en uitgaande financiële transacties.Het beheer en de afroming van saldi van betaalrekeningen.Archiveren van transactiebevestigingen van financiële instellingen.Het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de verplichtingen- en financiële administratie van aangeleverde informatie.KassiersfunctieHet afhandelen van het (contante) betalingsverkeer.Adviseur FinanciënHet adviseren van de afdelingen over de financiële gevolgen van hun activiteiten en projecten.IC (interne controle)Controle op de juistheid, volledigheid, tijdigheid en rechtmatigheid van de in het kader van de treasury-functie gevoerde transacties.VIC (verbijzonderde interne controle)Toetsing van de Interne controleConcerncontrollerTreedt controlerend en toetsend op in de Treasurycommissie. Vervult in de Treasurycommissie zijn rol met betrekking tot het risicomanagement.Externe accountantHet in het kader van zijn reguliere controletaak adviseren en controleren omtrent de naleving van de wettelijke kaders, de verordeningen, de nota Treasury en het Besluit Uitvoering Treasury.Jurist van het team Juridische Zaken & InkoopDe juridische toetsing aan met name staatssteun geschiedt door een jurist van het team JZI.
Bevoegdheden6Bevoegdheden zijn geregeld in de Mandaatverordening en het daarop gebaseerde Mandaatregister 2019. Eventuele wijzigingen vinden ook daar plaats. Het betreft hier de in het Mandaatregister vastgelegde “Specifieke ondermandaten manager Bedrijfsvoering”:
G Specifieke ondermandaten manager BedrijfsvoeringNr.Omschrijving bevoegdheidOntvangerBijzondere voorschriftenG1Nemen van maatregelen t.b.v. invordering van schulden in of buiten rechte, uitgezonderd gemeentelijke belastingen en WOZ.TeamleidersFinanciënG2Het aantrekken van kort geld (< 1 jaar), waaronder tevens het opnemen van gelden van de rekening schatkistbankieren bij het Rijk (conform verplicht schatkistbankieren).TeamleidersFinanciënGezamenlijk met treasurer en/of teamleiders conform specificaties nota Treasury. De algemeen directeur en de portefeuillehouder Financien worden hierover achteraf geinformeerd.G3Het aantrekken van lang geld (> 1 jaar). ), waaronder tevens het opnemen van gelden van de rekening schatkistbankieren bij het Rijk (conform verplicht schatkistbankieren).TeamleidersFinanciënGezamenlijk met treasurer en/of teamleiders conform specificaties nota Treasury. De algemeen directeur en de portefeuillehouder Financien worden hierover achteraf geinformeerd.G4Het uitzetten van kort geld, zoals kasgeldleningen (< 1 jaar)., waaronder het verplicht uitzetten van gelden op de rekening schatkistbankieren bij het Rijk (conform verplicht schatkistbankieren)TeamleidersFinanciënGezamenlijk met treasurer en/of teamleiders conform specificaties nota Treasury. De algemeen directeur en de portefeuillehouder Financien worden hierover achteraf geinformeerd.G5Het uitzetten van lang geld (> 1 jaar), waaronder het verplicht uitzetten van gelden op de rekening schatkistbankieren bij het Rijk (conform verplicht schatkistbankieren)TeamleidersFinanciënGezamenlijk met treasurer en/of teamleiders conform specificaties nota Treasury. De algemeen directeur en de portefeuillehouder Financien worden hierover achteraf geinformeerd.G6Het verrichten van rechtshandelingen ter uitvoering van het bank (relatie)beheer en het beheer leningen, garanties en zekerheden.Onder bankrelatiebeheer zijn tevens begrepen; het openen/sluiten enwijzigen van bankrekeningen, hetafspreken van bankcondities en hetvaststellen van kredietfaciliteiten.TeamleiderFinanciële administratieGezamenlijk met treasurer en/of teamleider Advies en Beleid Financiën conform specificaties nota Treasury.G7Volmacht tot ondertekenen van betaallijsten (eerste en tweede handtekening).MedewerkersFinanciële administratieEerste en tweede handtekening mogen niet door dezelfde medewerker worden gezet.G8Het besluiten tot oninbaar verklaren van vorderingen.
7Bevoegdheden - SpecificatiesIn onderstaande tabel worden de in het Mandaatregister bedoelde specificaties in de nota Treasury weergegeven conform de artikelen 11 en 12 Nota Treasury 2018.
Bevoegd functionaris(eerste handtekening)Autorisatie door(tweede handtekening)Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheerHet uitzetten van middelen via daggeld en spaargelden naar de schatkistconform de Wet (verplicht) Schatkistbankieren.Treasurer of teamleiders FinanciënTeamleider Advies & Beleid Financiën of Teamleider Financiële administratie. Eerste en tweede handtekening mogen niet door dezelfde teamleider worden gezet.Het aantrekken van middelen via kasgeld (looptijd korter dan 1 jaar).Treasurer of teamleiders Financiën Teamleider Advies & Beleid Financiën of Teamleider Financiële administratie. Eerste en tweede handtekening mogen niet door dezelfde teamleider worden gezet. Het aantrekken van middelen via daggeld Treasurer of teamleiders Financiënn.v.t.Betalingsopdrachten voorbereiden en versturen Medewerker Financiële administratieMedewerker Financiële administratie (andere functionaris)BankrelatiebeheerBankrekeningen openen/sluiten/wijzigenTeamleider Financiële administratieTreasurer of Teamleider Advies & Beleid Financien. Eerste en tweede handtekening mogen niet door dezelfde teamleider worden gezet.Bankcondities en tarieven afsprekenTeamleider Financiële administratie Treasurer of Teamleider Advies & Beleid Financien. Eerste en tweede handtekening mogen niet door dezelfde teamleider worden gezet.Financiering en uitzettingHet vaststellen van kredietfaciliteitenTreasurer of teamleider Financiële adminstratie Teamleider Advies & Beleid Financien of Teamleider Financiële administratie. Eerste en tweede handtekening mogen niet door dezelfde teamleider worden gezet.Het aantrekken van middelen via onderhandse leningen met een looptijd van langer dan één jaarTreasurer of teamleiders FinanciënTeamleider Advies & Beleid Financien of Teamleider Financiële administratie. Eerste en tweede handtekening mogen niet door dezelfde teamleider worden gezet.Het verstrekken van leningen en garanties aan derden uit hoofde van de publieke taak conform de bepalingen van artikel 17 van de Nota Treasury 2018 op basis van Collegebesluit Treasurer of teamleider Financiële AdministratieTeamleider Advies & Beleid Financien
Informatieverstrekking8Met betrekking tot de treasuryactviteiten dient ten minste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen:
Informatie aan derden (toezichthouder en CBS) zoals genoemd in art. 8 Wet fido
Indien gevraagd Treasurer Centraal Bureau voor de Statistiek/Toezichthouder
Vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn op 17 december 2019,De secretaris, de burgemeester.