Organisatie | Lingewaard |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lingewaard houdende regels omtrent de uitvoeringsnota evenementen |
Citeertitel | Uitvoeringsnota evenementen |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | openbare orde en veiligheid |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
06-02-2020 | nieuwe regeling | 21-01-2020 Het Gemeentenieuws |
1. 1 Waarom een uitvoeringsnota evenementen?
In de uitvoeringsnota wordt beschreven hoe, met name vanuit openbare orde en veiligheid perspectief, uitvoering wordt gegeven aan het evenementenbeleid. Het evenementenbeleid is een complex geheel van verschillende wet- en regelgeving. Om dit geheel aan wet- en regelgeving te vertalen in een concrete uitvoeringsnota wordt houvast gezocht bij de kaderstellende evenementennota.
1.2 Kaderstellende evenementennota: Visie op evenementen
In de kaderstellende evenementennota heeft de gemeenteraad haar visie op evenementen gegeven. Uitgangspunt is dat de gemeente Lingewaard evenementen wil toestaan en ondersteunen die positief bijdragen aan de leefbaarheid in de gemeente, de invloed op het imago en de bekendheid van de gemeente en de werkgelegenheid. Daarbij dient de balans te worden gezocht tussen enerzijds de aantrekkingskracht van evenementen op bezoekers en toeristen, de werkgelegenheid en omzet en anderzijds de leefbaarheid, overlast en (verkeers)veiligheid.
1.2.1 Visie op evenementen: Doelen
In de kaderstellende evenementennota zijn de volgende doelen gesteld:
1.2.2 Visie op evenementen: Vertaling naar uitvoeringsnota
De door de gemeenteraad geformuleerde visie en doelen worden in de uitvoeringsnota ondergebracht onder drie hoofdstukken, te weten:
Proces vergunningverlening 1
1.3 Rollen en verantwoordelijkheden
De rol die de gemeente op zich neemt als het gaat om evenementen is het coördineren van de afstemming van betrokkenen (personen, organisatoren, instanties) die in het kader van hun verantwoordelijkheid een rol hebben bij de organisatie van een evenement. Hierbij heeft de gemeente zijn eigen (wettelijke) verantwoordelijkheid waaronder de reguliere toezichthoudende taak, beheer van de openbare ruimte en vergunningverlening.
1.3.1 Verantwoordelijkheid organisator
De organisator is verantwoordelijk voor alles dat bij of door het organiseren van, of het houden van, een evenement plaatsvindt. Onder andere vallen hieronder de zorg voor de veiligheid, volksgezondheid en milieu. De gemeente informeert en begeleidt indien nodig de organisator en fungeert als aanspreekpunt en vraagbaak.
Evenementen komen in verschillende verordeningen en beleidsstukken aan de orde. Verordeningen belichten evenementen bijvoorbeeld vanuit openbare orde, ruimtelijke inpassing, leges en subsidies. In beleidsnota’s wordt dit verder uitgewerkt. Deze uitvoeringsnota evenementen is voornamelijk gebaseerd op de artikelen in de APV en is dus gebaseerd op de openbare orde. Dit betekent dat andere relevante verordeningen en beleidsstukken weliswaar voorkomen in deze uitvoeringsnota, maar dat dit geen uitputtend en volledig overzicht is van alle aan evenementen rakende wet- en regelgeving.
1.4.1 Juridisch kader – grondslag voor bevoegdheidsverdeling bij verlening integrale evenementenvergunning
De vraag welk bestuursorgaan bevoegd is een evenementenvergunning sec te verlenen, wordt mede beantwoord aan de hand van de specifieke bevoegdheden van de burgemeester. Die specifieke bevoegdheden zijn opgenomen in de artikelen 170 e.v. van de Gemeentewet. Van belang is hier artikel 174 lid 1 juncto lid 3 van de Gemeentewet. Op grond hiervan is de burgemeester belast met het toezicht op openbare samenkomsten en vermakelijkheden. Openbare evenementen vallen onder het begrip “openbare samenkomsten”. Het vorenstaande leidt er logischerwijs toe dat de burgemeester in de APV van de gemeente Lingewaard is aangewezen als bevoegd orgaan voor de vergunningverlenende taak m.b.t. evenementen.
De burgemeester is dus bevoegd om een vergunning te verlenen voor het organiseren van een evenement (artikel 2:25 van de APV). Voor het gebruik van deze bevoegdheid kan in beginsel de burgemeester als bevoegd bestuursorgaan beleidsregels (zie artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht) vaststellen. De bevoegdheid om vergunning te verlenen voor het organiseren van een evenement gemandateerd aan de medewerkers van het team VTH. 2
Aangezien de regels in de uitvoeringsnota niet enkel betrekking hebben op het afgeven van vergunningen maar ook op procedures daaromheen en eveneens zien op het gebruik van gemeente-eigendom(men) en het hier collegebevoegdheden betreft, worden de uitvoeringsregels voor evenementen zowel door de burgemeester als het college vastgesteld (ieder voor zijn/haar deel).
2.1 Begripsomschrijving evenement
In artikel 2:24 APV is gedefinieerd wat een evenement is: Onder evenement wordt elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak verstaan. Uitzonderingen op deze definitie zijn benoemd in artikel 2:24, eerste lid, APV.
2.1.1 Meldingsplichtig evenement
Evenementen zijn vergunning-plichtig, tenzij er sprake is van een klein evenement als bedoeld in de APV. Deze kleine evenementen zijn meldingsplichtig.
Een meerjarenvergunning is een evenementenvergunning die verleend wordt voor meerdere, maximaal vijf, jaren aan evenementen die herhaaldelijk in dezelfde vorm hebben plaatsgevonden en welke als positief zijn ervaren en beoordeeld. 3
2.1.3 Categorieën in het kader van evenementenveiligheid
Reguliere-evenementen (A): dit zijn de evenementen die een beperkte omvang hebben waarbij het risico voor verstoring van de openbare orde en veiligheid minimaal geacht wordt. Hierdoor kan volstaan worden met de standaard maatregelen (de minimale voorschriften om de veiligheid te kunnen waarborgen) voor het houden van een evenement.
De gemeente houdt een evenementenkalender bij. De evenementenkalender wordt gebruikt voor het plannen, coördineren en afstemmen van de evenementen onderling en de benodigde inzet vanuit de hulpdiensten en gemeente. Daarnaast wordt de evenementenkalender gebruikt om organisatoren te attenderen om tijdig een aanvraag voor een vergunning in te dienen.
2.2.1 Werkwijze evenementenkalender
Op deze evenementenkalender worden alle vooraf aangekondigde evenementen geplaatst. Organisatoren zijn zelf verantwoordelijk voor het aanmelden van evenementen voor de evenementenkalender.
Voor plaatsing op de evenementenkalender gelden de volgende indieningsvereisten:
Een vooraankondiging als bedoeld onder ‘1 werkwijze evenementenkalender’ is geen aanvraag voor een evenementenvergunning. De organisator zal tijdig een volledige vergunningsaanvraag 4 in moeten dienen. Plaatsing op de evenementenkalender is geen garantie dat een vergunning wordt afgegeven. Voordeel van plaatsing op de kalender is dat een evenement in geval van concurrerende aanvragen, voorrang krijgt op een evenement dat niet is aangemeld voor de kalender. Daarnaast krijgen organisatoren van evenementen die op de evenementenkalender geplaatst zijn een reminder om tijdig een aanvraag in te dienen.
Het is van belang dat de kalender actueel en voor een ieder te raadplegen is. Denk bijvoorbeeld aan organisatoren die willen weten of het organiseren van een evenement nog mogelijk is, of omwonenden die willen weten wat er in hun omgeving wordt georganiseerd. De kalender wordt dan ook op de website van de gemeente geplaatst. Daarnaast zal de kalender jaarlijks voor 1 december aan de hulpdiensten en organisatoren 5 gestuurd worden.
2.3 Proces vergunningverlening
Het is verboden zonder of in afwijking van een vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren (artikel 2:25, eerste lid, APV) tenzij er sprake is van een klein evenement als bedoeld in de APV.
Hieronder is vastgelegd waar aanvragen om evenementenvergunningen aan worden getoetst en de wijze waarop hier uitvoering aan wordt gegeven. Aan de hand hiervan is het mogelijk om op een transparante en eenduidige manier vergunningen te verlenen (of vergunningsaanvragen te weigeren) en klachten te behandelen. Als basis voor ons proces gebruiken we het procesmodel evenementenveiligheid. 6
Ter voorbereiding op een aanvraag vindt naar behoefte, zowel op verzoek van de organisator als op initiatief van de vergunningverlener, overleg plaats. Dit overleg heeft als doel om de organisator te informeren over het proces van vergunningverlening en om de organisator te ondersteunen bij het indienen van een volledige aanvraag.
Een aanvraag voor een evenementenvergunning dient middels het daartoe bestemde aanvraagformulier te worden ingediend bij de burgemeester van de gemeente Lingewaard. Dit formulier beoogt dat alle relevante informatie wordt verkregen voor een juiste beoordeling van een evenement. Per categorie evenementen hanteren we een aantal indieningsvereisten. Indien aanvullende informatie nodig is, kunnen aanvullende gegevens opgevraagd worden. 7
Termijnen met betrekking tot het indienen van een aanvraag
Het tijdig indienen en vervolgens tijdig afhandelen van een aanvraag voor een evenementenvergunning is van belang met het oog op de bescherming van de belangen genoemd in artikel 1:8 APV en de rechtsbescherming van belanghebbenden.
Aanvraag voor reguliere-evenementen (A)
Bij een aanvraag voor een evenementenvergunning voor een regulier evenement (A) dienen de volgende gegevens overlegd te worden:
Een op schaal gemaakte situatietekening van de locatie waarop het evenement plaatsvindt conform de criteria genoemd in de bijlage (1) van het aanvraagformulier. Deze hebben o.a. betrekking op:
De locatie van tent(en), tribunes en podia 8 ;
Aanvraag voor aandacht-evenementen (B) en risico-evenementen (C)
Bij een aanvraag voor een aandacht-evenement (B) of een risico-evenement (C) dienen dezelfde gegevens te worden overlegd als bij de aanvraag voor een regulier evenement (A). Aanvullend moet een veiligheidsplan worden aangeleverd.
2.3.3 Concurrerende aanvragen en maximum aantal evenementen
Indien er meerdere aanvragen voor een evenementenvergunning worden ingediend voor dezelfde soort evenementen op/in dezelfde locatie en/of periode en/of wanneer het maximum aantal toegestane evenementen op een bepaalde locatie is bereikt gelden de volgende stappen:
De organisatoren die concurrerende aanvragen voor een evenementenvergunning hebben ingediend, worden met elkaar in contact gebracht om te bekijken of een oplossing gevonden kan worden in de vorm van samenwerken, verschuiving van locatie en/of periode, of anderszins. Indien blijkt dat samenwerking of verschuiving niet mogelijk is of een andere oplossing uit blijft, wordt de procedure vervolgd met stap 2. Het is hierbij irrelevant waardoor een samenwerking niet tot stand is gekomen;
Aanvragen die volledig zijn ingediend, gaan voor op aanvragen die niet volledig zijn ingediend. Indien de concurrerende aanvragen niet volledig zijn, worden de desbetreffende organisaties in de gelegenheid gesteld de aanvraag volledig te maken binnen een bepaalde termijn. Pas als de volledige aanvulling binnen is, wordt dit aangemerkt als datum van het indienen van de (volledige) aanvraag. Aanvragen die niet binnen de gestelde termijn volledig zijn, worden niet in behandeling genomen;
Sommige dagen of periodes kennen een jaarlijks terugkerend thema, zoals Carnaval, Koningsdag, Dodenherdenking, Bevrijdingsdag, Kermis, Sinterklaas, Kerst. In geval van concurrerende aanvragen krijgt een evenement passend in een jaarlijks terugkerend thema voorrang boven andere aanvragen voor evenementen die niet binnen een jaarlijks terugkerend thema passen;
Indien, na het doorlopen van lid 1 tot en met 5, er nog steeds concurrerende aanvragen liggen, dient er een afweging gemaakt te worden ten aanzien van de volgende aspecten:
Toegevoegde waarde evenement: Mede aan de hand van het totaalprogramma van de voorgenomen activiteiten en eventuele muzieksoort worden de aanvragen op inhoud tegen elkaar afgewogen. Of evenementen een (bijzondere) toegevoegde waarde hebben voor Lingewaard speelt een rol in de afweging (bijvoorbeeld evenementen voor doelgroepen waarvoor nog geen of beperkt evenementen plaatsvinden).
2.3.4 Intake en behandelaanpak
Er worden verschillende middelen gebruikt om te bepalen wat de behandelaanpak wordt.
De gemeente classificeert vergunningsplichtige evenementen als regulier (A), aandacht (B) of risicovol (C), zie paragraaf 1. De risicoscan is een middel om te bepalen wat de risico’s zijn. Om te komen tot de classificatie wordt de volledige aanvraag, relevante (in)formele regels, gegevens over de reputatie van het evenement en relevante gegevens uit overige kennisbronnen beoordeeld. Daarbij wordt onderstaande richtlijn gebruikt.
Met regelmaat vindt een evenementenoverleg plaats tussen politie, brandweer, toezichthouder, vergunningverlener, projectontwikkeling, optioneel GHOR, organisatoren/aanvragers van evenementen en de verkeerskundige. De frequentie van dit overleg is seizoensgebonden. Dit overleg gaat over komende evenementen ten behoeve van het geven/bespreken van advies als bedoeld onder ‘2.3.5 Advies’ en afstemming over de noodzaak en aandachtspunten van een eventuele schouw en wie deze uitvoert. Daarnaast vindt een evaluatie plaats van evenementen die hebben plaatsgevonden.
Na het afronden van de fase van signalering en adviseren volgt de vergunningverlening. In de vergunning wordt de aanvraag al dan niet (gedeeltelijk) gehonoreerd, worden afspraken bekrachtigd en voorschriften gesteld. De vergunning wordt bekendgemaakt en via de gebruikelijke kanalen van de gemeente gepubliceerd. Vanwege de toezicht en handhaving wordt deze ook verspreid onder betrokken instanties.
Een vergunning wordt in eerste instantie voor het evenement zelf verleend. Het is echter mogelijk om een meerjarenvergunning aan te vragen.
Evenementen komen in aanmerking om vergund te worden met een meerjarenvergunning, mits is voldaan aan onderstaande criteria:
Er is sprake van geringe risico’s ten aanzien van de openbare orde en veiligheid 11 ;
Publiceren aanvraag, mogelijkheid tot geven van zienswijzen
Wanneer de aanvraag voor een evenementenvergunning compleet is, dan wordt deze aanvraag gepubliceerd in Hét Gemeentenieuws. Middels deze publicatie worden belanghebbenden in gelegenheid gesteld om hun zienswijze ten aanzien van de aanvraag kenbaar te maken.
Publiceren besluit, mogelijkheid tot indienen bezwaar
Wanneer de evenementenvergunning wordt verleend, of geweigerd, dan wordt dit besluit gepubliceerd in Hét Gemeentenieuws. Meldingsplichtige evenementen worden (online) opgenomen op de evenementenkalender. 12
2.3.7 Weigeringsgronden vergunning
De vergunning kan door het bevoegd gezag of het bevoegde bestuursorgaan in ieder geval worden geweigerd in het belang van de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of de bescherming van het milieu 13 . Strijdigheid met één van deze belangen kan ook de grondslag zijn om een meldingsplichtig evenement te verbieden.
In het belang van de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of de bescherming van het milieu (eveneens de weigeringsgronden) kunnen voorschriften in de vergunning worden opgenomen. Ook bij meldingsplichtige evenementen kunnen voorschriften worden opgelegd. Beleidsregels als de Nota Evenementen en geluid 2018 en het Verbod gevaarlijke drankverpakkingen, maar ook bepalingen uit de Drank- en Horecawet zijn eveneens van toepassing en worden meegenomen bij het beoordelen van een aanvraag voor een evenementenvergunning of een meldingsplichtig evenement en bij het opstellen van voorschriften.
Handhaving kan gezien worden als sluitstuk van de vergunningverlening. Daarbij is van belang dat de gestelde voorschriften daadwerkelijk handhaafbaar zijn. De toezichthouders worden in kennis gesteld van de voorschriften die aan de evenementenvergunning worden verbonden.
De toezichthouders van de gemeente Lingewaard zijn bevoegd om op te treden bij overtredingen van de regels uit de APV en de voorschriften zoals genoemd in de vergunning. 14
Om de noodzaak van handhavend optreden zoveel mogelijk te voorkomen organiseert de gemeente, voor de evenementen waarvan dit is besproken tijdens het evenementenoverleg, een schouw van het evenement. Tijdens deze (integrale) schouw met gemeente, hulpdiensten en organisator wordt gecontroleerd of het evenement conform de verleende vergunning is opgezet.
3.1 Op welke manier stimuleren en adviseren wij hier over?
Duurzaamheid is, met recht, een ‘hot item’. Ook bij het organiseren van evenementen kiezen steeds meer organisaties voor een duurzame aanpak. De gemeente wil organisatoren hierin ondersteunen en faciliteren.
3.1.1 Duurzaamheid in de voorbereiding van een evenement
Het organiseren van een duurzaam evenement begint met een goede voorbereiding. Wanneer een evenementenvergunning wordt aangevraagd, wordt bij het aanvraagformulier de flyer ‘Duurzaam evenementen organiseren in Lingewaard’ verstrekt.
3.1.2 Overleg met betrekking tot duurzaamheid
Voorafgaand aan grote en/of nieuwe evenementen heeft de vergunningverlener overleg met de organisator van het evenement. Daarbij is duurzaamheid een onderdeel van het gesprek. Ondernemers worden in ieder geval gewezen op:
de voordelen en mogelijkheden van het gescheiden inzamelen van afval. De gemeente faciliteert in afvalbakken voor (het scheiden van) afvalstromen; 15
4.1 Faciliteren van evenementen
Om de organisatoren van evenementen de ruimte te blijven geven om evenementen te kunnen organiseren, wil de gemeente de organisatoren van evenementen ondersteunen door middel van het beschikbaar stellen van faciliteiten. Daarbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen commerciële en niet-commerciële organisatoren.
4.1.2 Welke materialen kunnen wel, en welke materialen kunnen niet, geleend worden
De gemeente Lingewaard heeft (o.a.) de beschikking over geleidehekken, vlaggenmasten en minicontainers (de zogenaamde kliko’s), ID-swipers, sniffer (alcohol detectie apparaat), geluidmeetapparatuur 16 . Organisatoren kunnen deze materialen gratis gebruiken. Materialen die niet in bezit zijn van de gemeente Lingewaard, zoals plaskruizen en toiletwagens, moeten de evenementenorganisatoren zelf huren bij particuliere bedrijven.
4.1.3 Vegen en afvalverwerking
Organisatoren kunnen gebruik blijven maken van deze service van de gemeente.
Organisatoren kunnen gebruik blijven maken van deze service van de gemeente. Hiervoor kunnen kosten in rekening worden gebracht.
4.2 Faciliteren bij aanvragen van evenementen
Ter voorbereiding op een aanvraag en bij het indienen van een aanvraag bieden de vergunningverleners ondersteuning om de aanvraag volledig, voorzien van alle benodigde stukken, in te dienen. 17 Hierbij kan de gemeente Lingewaard bijvoorbeeld faciliteren in een voorbeeld van een veiligheidsplan of een situatietekening op schaal.
In 2019 is met de Huissense Dag gestart met een pilot ‘inzamelen gescheiden afval tijdens evenement’ (zie ook ‘Afvalbeleid’, p. 6 CUP). Bij deze pilot zijn vanuit de gemeente team ORV en team VTH betrokken en wordt in gezamenlijk overleg met organisatoren, ondernemersvereniging en Stinase gezocht naar manieren om m.n. plastic bekers gescheiden in te zamelen en aan te bieden aan afvalverwerkers. Het idee hierachter is om samen te werken naar duurzamer evenementen met als gevolg ‘lead by example’. Deze werkwijze past bij het in het CUP geformuleerde principe: “Geen ambtenaren en professionals die over inwoners praten, maar samen met hen oplossingen vorm geven.” (zie ook ‘Interactie met inwoners’, p. 5 CUP).