| Organisatie | Meierijstad |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Regeling budgethouders gemeente Meierijstad 2020 |
| Citeertitel | Regeling budgethouders gemeente Meierijstad 2020 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | budgethouders |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-03-2020 | nieuwe regeling | 28-01-2020 |
Artikel 1 Aanwijzing van budgethouders
Een budgethouder kan een budget, dat aan hem is toegekend, geheel of gedeeltelijk toewijzen aan een budgetbeheerder en/of een budgetbeheerder op kostensoortniveau voor de niet beïnvloedbare kosten. Hij kan een krediet geheel of gedeeltelijk toewijzen aan een kredietbeheerder/projectleider. Dit ontslaat hem niet van zijn verantwoordingsplicht aan degene, die hem het budget heeft toegekend.
De vervanging moet schriftelijk aan het werkatelier Financiële administratie worden doorgegeven en daar vastgelegd.
De aanwijzing van de budgetbeheerders aan hun budgetten en kredietbeheerders aan hun kredieten, wordt door het werkatelier Financieel beleid en Advisering schriftelijk voorgelegd aan de betreffende leidinggevende. De wijzigingen hierin worden door die leidinggevende vastgesteld en vastgelegd door het werkatelier Financiële administratie.
Alleen personen die in dienst zijn van de gemeente Meierijstad (geen externen) kunnen als budgethouder, budgetbeheerder of kredietbeheerder worden aangewezen. Een uitzondering op deze regel kan door de leidinggevende, verantwoordelijk voor de inhuur, gemotiveerd aan de directie worden voorgelegd. Het voorstel aan het directieteam is voorzien van een advies van de concerncontroller en een gedetailleerde opgave van FCL/ECL’s waarvan de externe medewerker budgethouder dan wel kredietbeheerder wordt. Een externe medewerker kan nooit aangewezen worden als budgethouder of als budgetbeheerder/kredietbeheerder voor de ECL 35100 (kosten extern personeel). Hierop is geen uitzondering mogelijk.
Artikel 2 Budgetverantwoordelijkheid en limieten
De budgethouder, budgetbeheerder en/of de kredietbeheerder is verantwoordelijk voor het rapporteren van (dreigende) onder- en overschrijdingen van meer dan €20.000,-- op het exploitatiebudget en/of meer dan €100.000,-- op het investeringsbudget aan de verantwoordelijke portefeuillehouder. De portefeuillehouder informeert zo nodig het college en/of de raad.
Indien geen budgetten aanwezig zijn of indien de bestaande budgetten met meer dan €20.000,-- zijn overschreden, dan mogen geen verplichtingen worden aangegaan of betalingen worden verricht zonder dat het college daar toestemming voor heeft verleend. Betreft het bedrijfsvoeringsbudgetten, dan dient de directie hier toestemming voor te verlenen.
Aldus vastgesteld op 28 januari 2020.
HET COLLEGE VAN MEIERIJSTAD,
De secretaris,
Drs. M.G.C. Wilms –Wils RA
De burgemeester,
ir. C.H.C. van Rooij
Een programma is een samenhangend geheel van activiteiten. De begroting van de gemeente Meierijstad bestaat uit 9 programma’s.
Eenheden waarin de programma’s zijn onderverdeeld. Een taakveld is opgebouwd uit grootboeknummers.
Een budget is synoniem aan het grootboeknummer (fcl) binnen de administratie. Het betreft een bedrag voor geraamde kosten en/of opbrengsten gerelateerd aan de daarvoor te leveren prestatie of product. Budgetten mogen alleen worden aangewend voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt (rechtmatigheid). Een budget (grootboeknummer) is opgebouwd uit kostensoorten (Ecl’s).
Exploitatiebudget (structureel)
Een exploitatiebudget is een budget welke voornamelijk gebruikt wordt om jaarlijks terugkerende kosten uit te betalen of om jaarlijkse inkomsten op te boeken en die rechtstreeks aan een taakveld kunnen worden toegerekend. Een specifiek kenmerk van een exploitatiebudget is dat het grootboeknummer binnen de administratie uit 4 cijfers bestaat en dat het restantbudget aan het einde van het jaar niet overgeheveld mag worden.
Een kostenplaatsbudget is een budget welke voornamelijk gebruikt wordt om jaarlijks terugkerende kosten uit te betalen of om jaarlijkse inkomsten op te boeken maar die niet rechtstreeks aan een taakveld kunnen worden toegerekend. Een specifiek kenmerk van een kostenplaatsbudget is dat het grootboeknummer binnen de administratie uit 6 cijfers bestaat en dat het restantbudget aan het einde van het jaar niet overgeheveld mag worden.
Investeringsbudget (kredieten)
Investeringsbudgetten (ook wel kredieten genoemd) zijn budgetten waarvan het nut zich veelal over meerdere jaren uitstrekt. Een krediet is een specifiek budget om een investering te realiseren. Een specifiek kenmerk van een investeringsbudget is dat het grootboeknummer binnen de administratie uit 5 cijfers bestaat en dat het restantbudget aan het einde van het jaar overgeheveld mag worden.
Dit zijn budgetten die gebruikt worden om jaarlijks terugkerende kosten op het gebied van personeel, informatievoorziening, ondersteuning organisatie, financiën, juridische zaken en automatisering uit te betalen.
1: lasten of baten die via memoriaalboekingen worden verantwoord ten laste of ten gunste van de budgetten van een budgetbeheerder/kredietbeheerder of budgethouder.
Dit betreft: salarissen (via koppeling PIMS), rente en afschrijving (via module activa) , stortingen en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen (via module reserves en voorzieningen) en doorboeking belastingopbrengsten (via koppeling Gouw IT).
2: lasten, die ten laste van de exploitatie worden verantwoord, waarbij de budgetten op kostensoortniveau worden toegewezen aan een andere budgetbeheerder, dan degene die is aangewezen is als budgetbeheerder/kredietbeheerder van de betreffende grootboekrekening.
Dit betreft: kosten van elektra, gas, water, elektriciteit ,groot- en klein onderhoud gebouwen, verzekeringen, belastingen en subsidies volgens subsidiestaat.
De volgens het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) verplichte codering van baten en lasten.
Het bestuurlijk verantwoordelijke collegelid voor een bepaald project.
De budgethouder is de persoon die op grond van zijn functie verantwoordelijk is voor de beheersing van een budget waarvoor hij als zodanig is aangewezen. Deze budgethouder is verantwoordelijk voor de realisering van de aan de budgetten verbonden taken.
Dit zijn de directieleden, programmadragers, strategisch adviseurs en de leidinggevende van de werkateliers inclusief de ambtenaren die niet onder een leidinggevende vallen (o.a. griffier). Deze budgethouders kunnen de bevoegdheden mandateren aan een budgetbeheerder en /of kredietbeheerder.
Budgethouders kunnen de bevoegdheden met betrekking tot hun budgetten mandateren aan een andere persoon. Deze persoon wordt de budgetbeheerder genoemd. Voor leidinggevende van de ateliers worden de bevoegdheden in principe gemandateerd aan een persoon die tot zijn of haar werkatelier hoort. De budgethouder blijft in alle gevallen verantwoordelijk.
Budgetbeheerder op kostensoortniveau
Budgethouders kunnen de bevoegdheden met betrekking tot de niet beïnvloedbare kosten van hun budgetten (of de budgetten die ze hebben gemandateerd aan een budgetbeheerder) verder mandateren aan andere personen. Deze personen worden de budgetbeheerders op kostensoortniveau genoemd. De budgethouders kunnen de bevoegdheden voor deze niet beïnvloedbare kosten werkatelier overstijgend mandateren. De budgethouder blijft in alle gevallen verantwoordelijk.
Kredietbeheerder/projectleider
Budgethouders kunnen de bevoegdheden met betrekking tot hun kredieten mandateren aan een andere persoon. Deze persoon wordt de kredietbeheerder genoemd. Voor leidinggevende van de ateliers worden de bevoegdheden in principe gemandateerd aan een persoon die tot zijn of haar werkatelier hoort. De budgethouder blijft in alle gevallen verantwoordelijk.
De concerncontroller is gesitueerd bij het werkatelier Control en Interne Auditing en is de adviseur van de directie op het gebied van de doelmatigheid, kwaliteit, doeltreffendheid en rechtmatigheid van beleid en bedrijf. Hier valt onder de toepassing van control instrumenten zoals audits, controle onderzoeken, risicoanalyses, outcome monitors, beleidsevaluaties, e.d..
De medewerker interne controle is gesitueerd bij het werkatelier Control en Interne Auditing en stelt, in samenspraak met de accountant en op basis van een risicoanalyse, het interne controleplan voor de organisatie op en begeleidt de interne controleurs bij de uitvoering van het plan.