Mandaatbesluit gemeente Borger-Odoorn 2020

Mandaatbesluit gemeente Borger-Odoorn 2020

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;

gelet op de artikelen 160 en 171 Gemeentewet en titel 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

besluiten vast te stellen het Mandaatbesluit gemeente Borger-Odoorn 2020.

Artikel 1 Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a.

  de gemeentesecretaris: de gemeentesecretaris van de gemeente Borger-Odoorn, ook algemeen directeur.

• b.

  mandaat: de bevoegdheid om namens het college of de burgemeester besluiten te nemen, als bedoeld in afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht.

• c.

  volmacht: de bevoegdheid om namens het bevoegde bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten, als bedoeld in artikel 160 Gemeentewet.

• d.

  machtiging: de bevoegdheid om namens het bevoegde bestuursorgaan feitelijke handelingen te verrichten.

Artikel 2 Mandaat gemeentesecretaris

• 1.

  Aan de gemeentesecretaris wordt mandaat verleend ten aanzien van de tot het college en de burgemeester behorende aangelegenheden.

• 2.

  De gemeentesecretaris is bevoegd om mandaten die bij dit besluit aan onder hem vallende functionarissen zijn verleend, geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk, in te trekken. Een dergelijk besluit wordt schriftelijk vastgelegd en bekendgemaakt, tenzij het om een concrete, individuele en eenmalige aangelegenheid gaat.

• 3.

  De in bijlage 1 genoemde bevoegdheden blijven voorbehouden aan het college of burgemeester.

• 4.

  Het college respectievelijk de burgemeester kan instructies geven over de wijze waarop de gemandateerde bevoegdheden worden uitgeoefend.

Artikel 3 Mandaat afdelingsmanagers en teamleiders

• 1.

  De aan de gemeentesecretaris gemandateerde bevoegdheden worden gemandateerd aan de afdelingsmanagers en teamleiders, met uitzondering van de bevoegdheden in bijlage 2 en bijlage 3.

• 2.

  De in bijlage 2 genoemde bevoegdheden blijven voorbehouden aan de gemeentesecretaris.

• 3.

  De in bijlage 3 genoemde bevoegdheden worden door de gemeentesecretaris gemandateerd aan de manager van de afdeling bestuurs- en concernondersteuning en blijven voorbehouden aan de manager van de afdeling bestuurs- en concernondersteuning.

• 4.

  De afdelingsmanagers en teamleiders maken van het aan hen verleende mandaat slechts gebruik voor zover het aangelegenheden betreft die behoren tot hun afdeling/team.

• 5.

  Aan de gemeentesecretaris blijven voorbehouden de bevoegdheden die bij of krachtens de wet aan zijn functie zijn toegekend.

Artikel 4 Ondermandaat

• 1.

  De afdelingsmanagers en teamleiders zijn bevoegd de onder hen vallende coördinatoren en medewerkers ondermandaat te verlenen, nadat dit is voorgelegd aan het managementteam. Op ondermandaat zijn de bepalingen van dit besluit van overeenkomstige toepassing.

• 2.

  Het verlenen van ondermandaat gebeurt schriftelijk via vaststelling van een ondermandaatbesluit.

Artikel 5 Algemene bepalingen

• 1.

  Geen mandaat wordt verleend als artikel 10:3 Awb van toepassing is.

• 2.

  Het vermelde in dit mandaatbesluit laat hetgeen in de budgethoudersregeling en in het treasurybeleid is opgenomen onverlet.

• 3.

  Het bestuursorgaan verliest de bevoegdheid om zelf het besluit te nemen niet en kan dit ook altijd doen.

Artikel 6 Terugkoppeling

De mandaathouder draagt er zorg voor dat er terugkoppeling aan het bestuursorgaan/de portefeuillehouder plaatsvindt voordat er een besluit wordt genomen, als:

• a.

  het een aangelegenheid betreft waarover de raad in een eerder stadium vragen aan het college of de burgemeester heeft gesteld;

• b.

  het bestuursorgaan, dan wel de portefeuillehouder heeft aangegeven dat het besluit niet in mandaat moet worden genomen;

• c.

  het besluit ingrijpende financiële consequenties heeft, zoals budgetoverschrijding of het aangaan van meerjarige verplichtingen;

• d.

  bij een besluit meerdere afdelingen zijn betrokken, van wie het standpunt niet gelijkluidend is;

• e.

  het besluit of de (rechts)handeling als politiek gevoelig, bestuurlijk gevoelig of anderszins gevoelig kan worden aangemerkt;

• f.

  de aangelegenheid tot kritische berichtgeving in de media heeft geleid of in verband met de aard van de aangelegenheid redelijkerwijs moet worden aangenomen dat dit kan gebeuren.

Artikel 7 Ondertekening

• 1.

  Een in mandaat genomen besluit vermeldt namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen.

• 2.

  De ondertekening namens het college van burgemeester en wethouders is als volgt:

• namens het college van burgemeester en wethouders,

• gevolgd door handtekening, naam en functie mandaathouder

• 3.

  De ondertekening namens de burgemeester is als volgt:

• namens de burgemeester,

• gevolgd door handtekening, naam en functie mandaathouder

• 4.

  De ondertekening van namens de gemeente aangegane privaatrechtelijk overeenkomsten is als volgt:

• De gemeente Borger-Odoorn

• Functie gevolmachtigde

• Handtekening

• Naam gevolmachtigde

Artikel 8 Vervanging mandaathouder

• 1.

  Bij afwezigheid van een afdelingsmanager kan een manager van een andere afdeling deze vervangen, dit met uitzondering van de bevoegdheden genoemd in bijlage 3.

• 2.

  In de overige gevallen wordt de mandaathouder vervangen door de direct leidinggevende.

Artikel 9 Volmacht en machtiging

In dit besluit en de daarop rustende bepalingen wordt met het verlenen van mandaat gelijkgesteld het geven van:

• a.

  een volmacht;

• b.

  een machtiging.

Artikel 10. Intrekking

Met ingang van het tijdstip van inwerkingtreding van dit besluit worden alle eerder genomen mandaatbesluiten, met uitzondering van mandaten aan externe partijen, van de gemeente Borger-Odoorn ingetrokken.

Artikel 11. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2020.

Artikel 12. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als "Mandaatbesluit gemeente Borger-Odoorn 2020".

A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden

Publiekrecht

• 1.

  Het doen van voorstellen aan de raad.

• 2.

  Het vaststellen van regels over de ambtelijke organisatie.

• 3.

  Het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften en beleidsregels voorzover deze niet door de raad worden vastgesteld.

• 4.

  Het nemen van besluiten op bezwaar op bezwaarschriften gericht aan het college of burgemeester tenzij het bezwaarschrift (kennelijk) niet-ontvankelijk wordt verklaard.

• 5.

  Het nemen van besluiten waarbij wordt afgeweken van het vastgestelde beleid, richtlijnen en/of voorschriften.

• 6.

  De bevoegdheid tot het verlenen, wijzigen of intrekken van vergunningen, afwijkingen, ontheffingen en vrijstellingen ten behoeve van de gemeente zelf.

• 7.

  Het nemen van besluiten op verzoeken om informatie op grond van de Wet openbaarheid van bestuur, die betrekking hebben op een ramp als bedoeld in de Wet Veiligheidsregio’s.

• 8.

  Het nemen van besluiten op grond van de Wet openbaarheid van bestuur, indien het verzoek om informatie geheel of gedeeltelijk wordt geweigerd. Behalve als de (gedeeltelijke) weigering anonimiseren betreft op grond van artikel 10 tweede lid, onder e van de Wet openbaarheid van bestuur (eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer).

• 9.

  Het nemen van besluiten over verzoeken om planschade en nadeelcompensatie.

• 10.

  Te besluiten rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te/voeren.

• 11.

  Het oninbaar verklaren van publiekrechtelijke vorderingen.

• 12.

  Aan de burgemeester blijft voorbehouden de bevoegdheid om te weigeren dat de ambtenaar van de burgerlijke stand en de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand op verzoek elders binnen de gemeente ambtsbezigheden verricht.

• 13.

  Aan de burgemeester blijft voorbehouden de bevoegdheid tot het geven van de bevelen of het nemen van de besluiten zoals aangegeven in artikel 177 lid 2 Gemeentewet.

• 14.

  Aan de burgemeester blijft voorbehouden het intrekken of verlengen van een tijdelijk huisverbod krachtens de Wet tijdelijk huisverbod, alsmede de lastgeving tot inbewaringstelling krachtens de Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen.

• 15.

  Aan de burgemeester blijven voorbehouden de overige in de Gemeentewet aan hem toegekende bevoegdheden tenzij uitdrukkelijk gemandateerd.

• 16.

  Het verlenen van mandaat aan externen (artikel 10:4 Awb).

Privaatrecht

Aanbestedingen

• 1.

  Het besluiten tot het houden van nationale of europese aanbestedingen en daarbij het vaststellen van de (concept)aanbestedingsstrategie waarin de gunningscriteria voor de aanbesteding zijn opgenomen en welke procedure wordt gevolgd.

• 2.

  Het besluiten tot het afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid in overeenstemming met de afwijkingsbevoegdheid zoals opgenomen in het inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Borger-Odoorn.

Overeenkomsten/financiële verplichtingen

• 1.

  Het besluit tot het aangaan van convenanten, intentieverklaringen, bestuursovereenkomsten.

• 2.

  Het aangaan van financiële verplichtingen/overeenkomsten buiten de kaders van de gemeentelijke regelgeving en de vastgestelde budgetten in de begroting.

• 3.

  Het aan- en verkopen van onroerende zaken, behalve het aan- en verkopen van gronden tot een bedrag van € 50.000,- per overeenkomst.

• 4.

  Het besluit tot het aangaan van overeenkomsten als:

  • a.

    op grond van de Gemeentewet het college de raad vooraf over de overeenkomst moet informeren, omdat de raad daarom heeft gevraagd;

  • b.

    op grond van de Gemeentewet de raad in de gelegenheid moet worden gesteld zijn wensen en bedenkingen ten aanzien van de overeenkomst ter kennis van het college te brengen omdat deze ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben;

  • c.

    de raad terzake om informatie heeft gevraagd.

Civiele procedures

• 1.

  Het besluit tot het aangaan van en het voeren van verweer in civiele procedures.

• 2.

  Het besluit tot instellen van hoger beroep of cassatie namens de gemeente in civiele procedures.

• 3.

  Het nemen van besluiten t.a.v. alternatieve geschillenbeslechting, niet zijnde arbitrage of het voorleggen van geschillen aan scheidslieden, voor zover afspraken daarover vooraf schriftelijk zijn vastgelegd.

Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen

• 1.

  Het besluit tot de oprichting van of de deelneming in rechtspersonen.

• 2.

  Het oninbaar verklaren van privaatrechtelijke vorderingen.

• 3.

  Het besluit tot aanvaarding of afwijzing van erfstellingen/legaten/schenkingen.

• 4.

  Het aanvragen van surseance van betaling en faillissement.

• 5.

  Het aangaan van verzekeringsovereenkomsten, m.u.v. mutaties op al bestaande verzekeringsovereenkomsten, voor de gemeente.

• 6.

  Het nemen van besluiten over verzoeken om schadevergoeding vanaf een bedrag van € 5.000,- , en voor zover dergelijke verzoeken op grond van de verzekeringspolis niet aan de verzekeraar kunnen worden overgedragen.

• 7.

  Het verhalen van schadebedragen van meer dan € 5.000,-.

B. Personeelsaangelegenheden

• 1.

  Het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst met de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

• 2.

  Aan de burgemeester blijft voorbehouden het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst met de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

• 3.

  Het vaststellen van het functieniveau van de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

• 4.

  Het onverwijld opzeggen van de arbeidsovereenkomst met de gemeentesecretaris/algemeen directeur om een dringende reden (ontslag op staande voet).

• 5.

  Het aangaan van een vaststellingsovereenkomst met de gemeentesecretaris/algemeen directeur zoals bedoeld in artikel 7:900 van het burgerlijk wetboek.

• 6.

  Aan de burgemeester blijft voorbehouden het ondertekenen van een vaststellingsovereenkomst met de gemeentesecretaris/algemeen directeur zoals bedoeld in artikel 7:900 van het burgerlijk wetboek.

C. Overige aangelegenheden

• a.

  Het benoemen van personen als vertegenwoordiger van de gemeente Borger-Odoorn in bestuurs- en toezichthoudende organen van publiekrechtelijke- en privaatrechtelijke rechtspersonen.

• b.

  Het benoemen van personen in adviesorganen van het college.

• c.

  Het benoemen van personen in bestuurscommissies als bedoeld in artikel 83 van de Gemeentewet.

• d.

  Het benoemen van personen in commissies als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet.

   

A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden

Publiekrecht

• 1.

  Het aanwijzen van vertegenwoordigers van de gemeente en de gemeentelijke bestuursorganen in rechtsgedingen met uitzondering van bezwaarschriftprocedures.

• 2.

  Het nemen van besluiten tot het aanvragen van subsidie ten behoeve van de Gemeente.

• 3.

  Het nemen van besluiten als bij betrokkenheid van meerdere afdelingen één van de afdelingen over het te nemen besluit een afwijkend of negatief advies heeft uitgebracht, dan wel de budgethouder een negatief advies heeft uitgebracht.

Privaatrecht

Overeenkomsten/financiële verplichtingen

• 1.

  Het aangaan van overeenkomsten met een financiële waarde boven het bedrag waarboven op grond van het gemeentelijk aanbestedingsbeleid nationaal of Europees moet worden aanbesteed.

• 2.

  Het opleggen van kortingen en boetes aan opdrachtnemers voor zover deze voortvloeien uit de bepalingen uit het contract.

• 3.

  Het vaststellen van tarieven voor commerciële dienstverlening aan derden.

• 4.

  Het opleggen van sancties aan opdrachtnemers, anders dan kortingen en boetes die voortvloeien uit de bepalingen van het contract.

• 5.

  Het aangaan tot een overeenkomst tot sponsoring.

B. Personeelsaangelegenheden

• 1.

  Het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten.

• 2.

  Het onverwijld opzeggen van de arbeidsovereenkomst om een dringende reden (ontslag op staande voet).

• 3.

  Het jaarlijks in afstemming met de Ondernemingsraad aanwijzen van verplichte vrije dagen.

• 4.

  Het vaststellen van functieniveaus conform het reglement functiewaardering.

• 5.

  Het uitvoeren van de procedure melden van een integriteitsschending.

• 6.

  Het uitvoeren van de rechtspositieregeling bijzondere groepen ambtenaren.

• 7.

  Het toepassen van hardheidsclausules zoals opgenomen in het personeelshandboek.

• 8.

  Het aangaan van een vaststellingsovereenkomst zoals bedoeld in artikel 7:900 van het burgerlijk wetboek.

• 9.

  Het opleggen van een tijdelijke schorsing (ordemaatregel) aan een werknemer en het ontzeggen van de toegang tot gemeentelijke gebouwen.

   

Personeelsaangelegenheden

• 1.

  Het verlenen van toestemming tot het dragen van een gemeentelijk uniform of dienstkleding bij het deelnemen aan betogingen of optochten.

• 2.

  Het vaststellen van een overwerkvergoeding in bijzondere situaties (oorlog, rampen e.d.).

• 3.

  Het bepalen van functies waarvoor uniform- of dienstkleding is verplicht.

• 4.

  Het verlenen van een schadeloosstelling en vergoeding van kosten in niet elders voorziene gevallen.

• 5.

  Het ondertekenen van besluiten op grond van de Financieringsregeling huisvesting ambtenaren gemeente Borger-Odoorn, voor zover deze regeling nog van toepassing is.

Toelichting op het Mandaatbesluit Borger-Odoorn 2020

Voor u ligt het mandaatbesluit van de gemeente Borger-Odoorn. In artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt mandaat omschreven als de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. De bevoegdheid in mandaat wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van het oorspronkelijke bevoegde orgaan. De gemandateerde kan namens de mandaatgever besluiten nemen. Deze besluiten worden toegerekend aan het bestuursorgaan zelf. Het bestuursorgaan verliest de bevoegdheid om zelf het besluit te nemen niet en kan dit ook te allen tijde doen. Ook betekent dit dat bezwaar en beroep tegen een in mandaat genomen besluit wordt ingesteld tegen het bestuursorgaan zelf en niet tegen de ambtenaar die het besluit feitelijk heeft genomen.

Methodiek

De methodiek die in deze mandaatregeling wordt toegepast wijkt af van de methodiek die traditioneel wordt gehanteerd. Gebruikelijk is om in de mandaatregeling alle gemandateerde bevoegdheden expliciet te benoemen, vaak onder verwijzing naar het wetsartikel waarin die bevoegdheid is neergelegd. Deze methode heeft vanzelfsprekend voor- en nadelen.

Voordeel van deze methode is dat er vrij nauwkeurig kan worden nagegaan aan welke functionaris welke bevoegdheid is gemandateerd. Is een bepaalde bevoegdheid niet opgenomen in de mandaatregeling dan is uitsluitend het college bevoegd om de besluiten te nemen. Nadeel van deze methode is dat dergelijke mandaatbesluiten snel “verouderen” en daardoor erg onderhoudsgevoelig zijn. Wetten worden voortdurend gewijzigd, er komen steeds nieuwe wetten of wetten worden juist ingetrokken. Dit alles maakt dat de mandaatregeling vrijwel voortdurend aan wijzigingen onderhevig is. Daarnaast sluit de methodiek niet goed aan bij de uitgangspunten van integraal management. Die uitgangspunten houden onder meer in dat bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie worden gelegd om de organisatie zo slagvaardig mogelijk te maken.

De afdelingsmanagers, maar ook de onder hen vallende functionarissen, moeten over die bevoegdheden beschikken om de hen toegekende taken adequaat en efficiënt uit te voeren. Dat impliceert tevens dat het bestuur haar medewerkers het vertrouwen schenkt dat zij op gepaste en verstandige wijze gebruik maken van en omgaan met hun bevoegdheden.

In deze mandaatregeling wordt daarom de omgekeerde methodiek toegepast. Dit is minder onderhoudsgevoelig past beter bij de uitgangspunten van de gemeente Borger-Odoorn en het is minder gevoelig voor wijzigingen in wet- en regelgeving. Alle college- en burgemeester bevoegdheden worden gemandateerd tot op het laagste leidinggevende niveau (afdelingsmanager/teamleider) tenzij de bevoegdheid expliciet wordt voorbehouden aan een ander leidinggevend niveau. Het directe gevolg van deze methode is natuurlijk dat alle bevoegdheden die niet zijn uitgezonderd van het mandaat, zijn gemandateerd tot op afdelingsmanager-/teamleiderniveau en dus zo laag mogelijk in de organisatie.

In deze methodiek is er sprake van een compact (hoofd)mandaat doordat naast de hoofdregel alleen de bevoegdheden die niet in mandaat bij een ambtenaar neergelegd worden expliciet in beeld gebracht worden. Hierdoor is het compacte (hoofd)mandaat overzichtelijk en duidelijk.

Ondertekening- en beslissingsmandaat

In het mandaatbesluit is degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen. Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven. Met beslissingen worden hier zowel beslissingen gericht op rechtsgevolg bedoeld (besluiten in de zin van de Awb) als beslissingen die niet zijn gericht op rechtsgevolg. Een voorbeeld van een beslissing gericht op rechtsgevolg is een vergunning of een subsidiebesluit. Een voorbeeld van een beslissing dat niet is gericht op rechtsgevolg is de vooraankondiging van een handhavingsbesluit. In de Awb (art: 10:11) wordt ook de figuur van “ondertekeningsmandaat” genoemd. Dit betreft echter geen mandaat in de zin van het nemen van een besluit, maar ziet slechts op de administratieve handeling van het ondertekenen van een besluit, dat door het bestuursorgaan zelf is genomen. Binnen de gemeentelijke praktijk wordt zeer beperkt gebruik gemaakt van ondertekeningsmandaten. De bevoegdheid om in mandaat beslissingen te nemen impliceert de bevoegdheid tot ondertekening namens het bestuursorgaan.

Artikel 1 Definities

Spreekt voor zich.

Artikel 2 Mandaat gemeentesecretaris

Lid 1:

In dit artikel worden de bevoegdheden die bij het college en de burgemeester berusten, gemandateerd aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris is het hoofd van de ambtelijke organisatie. Daarom worden alle bevoegdheden van het college en de burgemeester via de gemeentesecretaris aan de overige in de regeling genoemde functionarissen gemandateerd. De gemeentesecretaris is dus feitelijk het centrale punt van waaruit alle bevoegdheden in de organisatie worden verspreid. Het uitgangspunt van deze regeling is dat de bevoegdheden zodanig in de organisatie zijn neergelegd dat het slechts in uitzonderingssituaties nodig moet zijn om terug te vallen op een hoger bevoegdhedenniveau. In artikel 6 zijn de algemene uitzonderingen genoemd.

Lid 2:

Op grond van artikel 10:8 Awb kan een mandaatgever (in dit geval het college of de burgemeester) het mandaat te allen tijde intrekken. Die bevoegdheid wordt in het tweede lid ook toegekend aan de gemeentesecretaris. Dit maakt het mogelijk dat de gemeentesecretaris beslist dat hij bepaalde aangelegenheden voor een korte of langere tijd zelf af wil doen of dat hij in een concreet geval aangeeft dat het aan een onder hem ressorterende functionaris verleende mandaat voor dat geval niet geldt en hij het besluit zelf wil nemen. In het eerste geval gaat het om een min of meer structurele situatie en geldt de eis dat dit schriftelijk wordt vastgelegd en ter informatie aan het college wordt gezonden. Een dergelijk besluit zal ook op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt, zodat dit ook naar buiten toe bekend en toetsbaar is. Bij incidentele gevallen is dat niet nodig.

Lid 3:

De in bijlage 1 opgesomde bevoegdheden worden niet door gemandateerd aan het niveau van gemeentesecretaris en lager.

Lid 4:

Dit is een herhaling van artikel 10:6 Awb en hier vooral voor de volledigheid en duidelijkheid naar de eigen organisatie opgenomen.

Artikel 3 Mandaat afdelingsmanagers en teamleiders

Lid 1:

Dit lid brengt de hiërarchische positie van de gemeentesecretaris tot uitdrukking. Alle bevoegdheden worden namelijk niet naast de gemeentesecretaris maar via hem aan de afdelingsmanagers en teamleiders gemandateerd.

Lid 2:

De in bijlage 2 opgesomde bevoegdheden worden niet door gemandateerd aan het niveau van de afdelingsmanager of lager.

Lid 3:

De in bijlage 3 genoemde bevoegdheden worden via de gemeentesecretaris gemandateerd aan de manager van de afdeling Bestuurs- en concernondersteuning en blijven ook voorbehouden aan de manager van de afdeling Bestuurs- en concernondersteuning. Deze bevoegdheden worden dus niet door gemandateerd aan de andere afdelingsmanagers of lager.

Lid 4:

In het tweede lid wordt de koppeling gelegd tussen de gemandateerde bevoegdheden en de bevoegdheden van de verschillende afdelingsmanagers en teamleiders.

Lid 5:

In de artikelen 103 en 104 van de Gemeentewet wordt een aantal taken aan de gemeentesecretaris opgedragen. Dit lid is opgenomen om er geen misverstand over te laten bestaan dat de bevoegdheden die uit die taken voortvloeien niet onder het mandaat vallen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de bevoegdheid om stukken die van het college uitgaan mede te ondertekenen.

Artikel 4 Ondermandaat

Lid 1:

Dit is een herhaling van artikel 10:9 Awb en hier vooral voor de volledigheid en duidelijkheid naar de eigen organisatie opgenomen. Voor het ondermandaat is toestemming van de oorspronkelijke mandaatverlener noodzakelijk. Deze toestemming kan ook op een later moment dan bij de oorspronkelijk mandaatverlening worden gegeven.

Lid 2:

Ondermandaten worden door middel van het ondermandaatbesluit vastgesteld.

Artikel 5 Algemene bepalingen

Algemeen:

Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden dienen alle van toepassing zijnde wetten, algemene maatregelen van bestuur, voorschriften, verordeningen, raadsbesluiten, circulaires, aanwijzingen, richtlijnen etc, in acht te worden genomen. Ten aanzien van bevoegdheden die zowel ten laste van de gemeente financiële gevolgen hebben geldt bovendien dat hierin in de begroting van de gemeente moet zijn voorzien.

Lid 1:

Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is toegestaan tenzij een wettelijk voorschrift, of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (art. 10:3, eerste lid Awb). Daarom moet bij het verlenen van een mandaat telkens nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er andere redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, het beslissen op een bezwaarschrift en dergelijke.

Lid 2:

Mocht het mandaatbesluit verschillen met de budgethoudersregeling dan bepaalt dit lid dat de Budgethoudersregeling prevaleert boven het mandaatbesluit.

In de mandaatregeling wordt de uitoefening van bevoegdheden op het gebied van treasury niet geregeld. De reden daarvoor is dat die bevoegdheden zijn gesteld in het Treasurystatuut, geldend voor de gemeente Borger-Odoorn. Dat statuut is door het college vastgesteld en geeft daarom de kaders waarbinnen de treasurybevoegdheden worden uitgeoefend.

Artikel 6 Terugkoppeling

Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft waaraan praktisch geen beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kunnen we denken aan gebonden beschikkingen, routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In bepaalde gevallen zal het bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling wensen alvorens er gebruik wordt gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid. In het mandaatbesluit is een aantal begrenzingen opgesteld t.a.v. het gebruik van gemandateerde bevoegdheden. Op grond van een uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 6 augustus 2003 is het criterium “politiek gevoelige zaken” voor velerlei uitleg vatbaar en onduidelijk. Dit is in strijd met afdeling 10.1.1 van de Awb. Ook zijn een aantal begrippen in dit artikel opgenomen die onbepaald zijn te noemen. Daarom zijn ze ook opgenomen in een artikel waarin bepaald wordt wanneer er teruggekoppeld moet worden en niet in een artikel waarin bepaald wordt dat het mandaat niet gebruikt mag worden.

Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld een portefeuillehouder beslissen dat een aangelegenheid door het college moet worden afgedaan. Dat impliceert dat gevoelige kwesties tijdig aan de portefeuillehouder moeten worden voorgelegd. Leidinggevenden worden verondersteld te kunnen beoordelen welke zaken als een dergelijke gevoelige kwestie moeten worden beschouwd.

In grote lijnen betekent dit dus dat voor de in dit artikel genoemde gevallen de verplichting bestaat de beslissing voor te leggen aan het bestuursorgaan. De criteria zijn niet allemaal even hard. Van de betrokken ambtenaar van de gemeente mag worden verwacht dat hij/zij dergelijke begrippen op juiste waarde weet te schatten en daar op zorgvuldige wijze mee om kan gaan. Artikel 6, lid e en f zijn opgesteld naar analogie van artikel 160 juncto art. 169, lid 4 en 5 Gemeentewet. De Gemeentewet verwacht ook inschattingsvermogen van het college, over het geven van inlichtingen aan de raad. Ook hier zijn een aantal begrippen opgenomen die onbepaald zijn te noemen.

Artikel 7 Ondertekening

In de Awb (art. 10:11) wordt ook de figuur van “ondertekeningsmandaat” genoemd. Dit betreft echter geen mandaat in de zin van het nemen van een besluit, maar ziet slechts op de administratieve handeling van het ondertekenen van een besluit, dat door het bestuursorgaan zelf is genomen. Binnen de gemeentelijke praktijk wordt zeer beperkt gebruik gemaakt van ondertekeningsmandaten. Degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen is hiermee tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen. Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.

Artikel 8 Vervanging mandaathouder

Indien een afdelingsmanager afwezig is, dan word deze horizontaal vervangen door een leidinggevende van een andere afdeling (de bevoegdheden genoemd in bijlage 3 zijn hierop uitgezonderd). In andere gevallen wordt bij afwezigheid verticaal vervangen.

Artikel 9 Volmacht en machtiging

Dit artikel vormt een weerslag van artikel 10:12 Awb. Door dit artikel wordt duidelijk dat de mandaatregeling niet slechts betrekking heeft op het publiekrechtelijk handelen van de gemeente maar op al het handelen, dus ook privaatrechtelijk en feitelijk handelen. Een voorbeeld van volmacht is de bevoegdheid tot het aangaan van overeenkomsten en een voorbeeld van een machtiging is de bevoegdheid om een betaling te verrichten of om tarieven vast te stellen voor commerciële dienstverlening door de gemeente. Volmacht is de privaatrechtelijke evenknie van mandaat. Volmacht is geregeld in het Burgerlijk Wetboek, boek 3 art. 60 e.v. en wordt via de schakelbepaling in de Awb (art. 10:12) gelijkgesteld met mandaat. Volmacht is niet als zodanig in het mandaatbesluit te onderscheiden. Toch is het van belang even bij dit rechtsfiguur stil te staan. Volmacht speelt een rol bij het optreden van de gemeente als rechtspersoon naar burgerlijk recht.

Een voorbeeld kan hierbij wellicht duidelijkheid verschaffen. Als de gemeente (als rechtspersoon) een koopovereenkomst sluit, is het college op grond van de Gemeentewet het bevoegde orgaan om tot koop te beslissen. De ondertekening van de koopovereenkomst wordt echter door de burgemeester (ingevolge art. 171 Gemeentewet) gedaan. Het college kan een ambtenaar een volmacht verlenen om besluiten te nemen tot het aangaan van een overeenkomst. Toch zal de burgemeester nog steeds de overeenkomst moeten ondertekenen, tenzij deze aan een ambtenaar volmacht verleent om de gemeente namens hem te vertegenwoordigen.

Artikel 10 Intrekking

De mandaten aan externe partijen worden niet ingetrokken en blijven dus ook na in werking treden van dit mandaatbesluit gelden. Dit sluit aan bij art. 10:4 Awb.

Mandaat aan ondergeschikten is steeds een eenzijdige (publiekrechtelijke) rechtshandeling. Externe partijen zijn geen ondergeschikten. Mandaat aan niet- ondergeschikten is – met uitzondering van de situatie waarin bij wettelijk voorschrift in mandaat is voorzien – alleen mogelijk indien de ander het mandaat ook aanvaardt: wilsovereenstemming is vereist en dat impliceert een afspraak of in de terminologie van het BW een overeenkomst. De omgekeerde methodiek is niet geschikt voor het vastleggen van mandaten aan niet-ondergeschikten.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Spreekt voor zich.

Artikel 12 Citeertitel

Spreekt voor zich.