Reglement gegevensverstrekking basisregistratie personen gemeente Baarn 2020

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Baarn

gelet op:

• -

  de artikelen 3.8, 3.9 en 3.21 van de Wet basisregistratie personen;

• -

  de Algemene Verordening Gegevensbescherming;

• -

  artikel 156 Gemeentewet;

• -

  de Verordening gegevensverstrekking brp gemeente Baarn;

besluit vast te stellen:

Reglement gegevensverstrekking basisregistratie personen gemeente Baarn 2020

  Artikel 1 Begripsbepalingen

• -

  Verordening: De verordening gegevensverstrekking brp gemeente Baarn;

• -

  De basisregistratie: de basisregistratie personen (brp);

• -

  Derde: elke natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elke rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed;

• -

  College: het college van burgemeester en wethouders van Baarn;

• -

  Beheerder: functionaris die namens het college belast is met de dagelijkse zorg voor de brp en het beheer van gegevensverstrekkingen daaruit.

• -

  Orgaan: een onderdeel, persoon of groep personen van de gemeentelijke organisatie van Baarn.

   

  Artikel 2 Beheer brp

• 1.

  Beheerder van de brp is de teammanager Burgercontact.

• 2.

  De beheerder geeft invulling aan de verstrekking van gegevens als bedoeld in de artikelen 3 en 5 van dit reglement.

• 3.

  De beheerder houdt van het verstrekken van gegevens een protocol bij.

   

  Artikel 3 Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente Baarn

• 1.

  Gegevens uit de brp kunnen slechts aan organen van de gemeente Baarn worden verstrekt, voor zover:

  • a.

    De gegevens noodzakelijk zijn voor de goede vervulling van de taak van het orgaan, én;

  • b.

    Het orgaan, de categorie personen en de gegevensset is aangewezen in bijlage 1 bij dit reglement.

  • c.

    het orgaan de gegevens alleen gebruikt voor het doel waarvoor de gegevens zijn verstrekt en niet worden door verstrekt aan derden, behoudens de gevallen waarin een wettelijk voorschrift hierin voorziet;

  • d.

    het orgaan voldoet aan het privacy- en informatieveiligheidsbeleid van de gemeente Baarn;

• 2.

  De verstrekkingen als bedoeld in het eerste lid, kunnen plaatsvinden door middel van rechtstreekse raadpleging van de brp, ad hoc verstrekking, spontane verstrekking of een selectie.

   

  Artikel 4 Terugmeldverplichting

• 1.

  Een orgaan van de gemeente Baarn dat gerede twijfel heeft over de juistheid van een gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de brp, doet hiervan mededeling aan de beheerder.

• 2.

  Een orgaan van de gemeente Baarn is verplicht om inlichtingen te verschaffen die van belang zijn voor het bijhouden van de brp.

• 3.

  De beheerder regelt de wijze waarop mededelingen worden gedaan.

Artikel 5 Verstrekking aan derden en aanwijzing gewichtige maatschappelijke belangen en categorieën derden

• 1.

  Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 3 en 4 van de verordening worden gegevens verstrekt aan derden.

• 2.

  Als werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang wijst het college aan de werkzaamheden als genoemd in bijlage 4 bij dit reglement;

• 3.

  Als categorieën van derden die de in het tweede lid genoemde werkzaamheden uitvoeren, wijst het college aan de categorieën als genoemd in bijlage 4 bij dit reglement.

Artikel 6 Gegevensverstrekkingen voor onderzoeksdoeleinden

De beheerder beslist met inachtneming van het bepaalde in artikel 3.13 van de wet op een verzoek om incidentele selectieverstrekkingen uit de brp voor onderzoeksdoeleinden.

Artikel 7 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na de dagtekening van het Gemeenteblad waarin zij wordt geplaatst.

• 2.

  Dit reglement kan worden aangehaald als: Reglement gegevensverstrekking brp gemeente Baarn.

aldus vastgesteld in de vergadering van 28-01-2020

Burgemeester, De secretaris,

Toelichting

Reglement gegevensverstrekking basisregistratie personen Baarn

Algemeen

Sinds 1 januari 2010 zijn alle overheidsorganen, waaronder de gemeenten en haar organisatieonderdelen, verplicht om bij de verwerking van persoonsgegevens, de basisgegevens uit de basisregistratie personen (verder: de brp) te betrekken. Burgers hoeven sindsdien ook niet meer de bij de brp bekende gegevens opnieuw te verstrekken bij contact met de overheid.

Wetgeving

In de Wet basisregistratie personen (verder: de Wet brp) wordt het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) geregeld. Dit betreft alleen de gegevens, die juridisch deel uitmaken van de zogenaamde persoonslijst volgens de Wet brp. De persoonsgegevens uit de brp vallen zowel onder de werking van de Wet brp als onder de werking van de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (verder: de AVG).

Dit reglement gaat ook over de gegevensverstrekking door het college waarop de AVG van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit een gemeentelijke gegevensbank of gegevensmagazijn.

Bevoegdheid college van burgemeester en wethouders

De wetgever laat het volgens artikel 3.8 van de Wet brp aan het inzicht van de gemeenteraad over, om dit al dan niet voor het binnengemeentelijke gebruik van gegevens uit de brp te doen. De gemeenteraad heeft op (datum) in de “Verordening gegevensverstrekking brp gemeente Baarn” geregeld dat zowel de verstrekkingen aan derden als de verstrekkingen aan organen van de gemeente Baarn over te laten aan het college van burgemeester en wethouders (verder: het college).

Persoonsgegevens van ‘eigen inwoners’

De verstrekking van persoonsgegevens uit de brp van de inwoners van Baarn aan derden en aan de organen (medewerkers/afdelingen/domeinen/teams) van de gemeente Baarn wordt geregeld in dit reglement. Het reglement regelt alleen het verstrekken van gegevens van personen die in deze gemeente ingeschreven zijn of die tot hun overlijden in deze gemeente ingeschreven waren.

Deze regeling gaat niet over gegevensverstrekking door het college die al is geregeld in de Wet brp zelf, zoals bedoeld in hoofdstuk 3, paragraaf 2, van de Wet brp.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsbepalingen

De begrippen uit de Wet brp die het meest relevant zijn voor de inhoud van dit reglement, zijn integraal overgenomen van artikel 1 van de Wet brp. Het betreft de begrippen basisregistratie, ingeschrevene, ingezetene en derde. Naast de begrippen uit de Wet brp, bevat het eerste lid ook een beschrijving van een aantal andere begrippen.

Artikel 2 Beheer brp

Artikel 2 beschrijft waar binnen de gemeente Baarn het beheer van de brp is belegd voor wat betreft de verstrekking van gegevens uit de brp. Het college is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in de brp. De teammanager Burgercontact is beheerder van de brp en geeft in die hoedanigheid vorm aan de gegevensverstrekking.

De teammanager Burgercontact is verantwoordelijk voor de protocollering van gegevensverstrekkingen. Protocollering is het houden van aantekening van een verstrekking. Protocolleren heeft tot doel om uitvoering te kunnen geven aan het in artikel 3.22 van de Wet brp geregelde recht van de burger op mededeling betreffende de verstrekkingen die over hem zijn gedaan. Er wordt vastgelegd welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden, door wie de gegevens zijn verstrekt, en de data waarop al deze handelingen werden verricht. Op deze wijze is altijd herleidbaar (en dus controleerbaar) hoe met verstrekking van deze gegevens wordt omgegaan. Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten worden niet geprotocolleerd.

Artikel 3 Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente Baarn

Dit artikel regelt de verstrekking van persoonsgegevens van inwoners van de gemeente Baarn aan medewerkers en/of teams van de gemeente Baarn. Daarbij geldt de voorwaarde dat slechts gegevens worden verstrekt die noodzakelijk zijn voor de goede vervulling van de taak van de betreffende organen. De medewerkers en / of teams moeten daarnaast voldoen aan het privacy- en informatieveiligheidsbeleid van de gemeente Baarn.

Rechtstreekse toegang tot de BRP

Met rechtstreekse toegang wordt gedoeld op de mogelijkheid dat geautoriseerde als raadpleger de beschikking krijgen over een inzagescherm. Hierop kunnen zij rechtstreeks de persoonsgegevens bekijken die zij nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. De medewerker krijgt toegang, nadat hij/zij een geheimhoudingsverklaring heeft ondertekend als onderdeel van zijn autorisatieaanvraag. De mogelijkheid om persoonsgegevens te wijzigen, te corrigeren, te actualiseren of te muteren is hiervan uitdrukkelijk uitgesloten.

Artikel 4 Terugmeldverplichting

Voor het functioneren van de overheid is de kwaliteit van de brp van essentieel belang. Hoge kwaliteit kan alleen bereikt worden als bestuursorganen melding maken van onjuiste gegevens. Indien een orgaan van de gemeente is geautoriseerd om bepaalde brp-gegevens te ontvangen, dan is hij verplicht om bij gerede twijfel aan de juistheid een terugmelding te doen.

Artikel 5 Verstrekking aan derden en aanwijzing gewichtige maatschappelijke belangen en categorieën derden

Het eerste lid van dit artikel verwijst naar de artikelen 3 en 4 van de verordening. Op basis van deze bepalingen kunnen, kort samengevat, gegevens worden verstrekt aan derden met voorafgaande schriftelijke toestemming van degene over wie gegevens worden gevraagd of derden die werkzaamheden verrichten met gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente Baarn.

Gewichtig maatschappelijk belang en categorieën derden

De wetgever heeft de verstrekking van gegevens uit de brp aan een groot aantal derden al voorzien in de Wet brp. Desondanks kunnen er lokale maatschappelijke belangen zijn, waarin de wetgever niet heeft voorzien. In die gevallen is de gemeente bevoegd om werkzaamheden met een maatschappelijk belang, dat samenvalt met een gemeentebelang, aan te wijzen als werkzaamheden waarvoor gegevens mogen worden verstrekt over inwoners van de gemeente Baarn. Die gegevens mogen worden verstrekt aan nader te bepalen categorieën derden die deze werkzaamheden uitvoeren.

Voor de aanwijzing van de werkzaamheden neemt het college een aantal criteria als uitgangspunt. Het moet gaan om werkzaamheden:

• 1.

  die samenhangen met een overheidstaak;

• 2.

  gericht zijn op het in stand houden van voorzieningen voor burgers waarbij sprake is van overheidsverantwoordelijkheid;

• 3.

  waarbij, gelet op overheidsverantwoordelijkheid, ondersteuning daarvan door gegevensverstrekking uit de Basisregistratie Personen gerechtvaardigd is.

Bijlage 4 bevat een overzicht van werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belangen voor de gemeente Baarn en de categorieën met derden die deze werkzaamheden uitvoeren.

Artikel 6 Gegevensverstrekking voor onderzoeksdoeleinden

Dit artikel regelt niet zozeer onder welke voorwaarden gegevens kunnen worden verstrekt voor onderzoeksdoeleinden, artikel 3.13 van de Wet brp voorziet hier immers in, maar waar binnen de gemeente Baarn de bevoegdheid ligt om op dergelijke verzoeken te reageren.

Artikel 7 Inwerkingtreding en citeertitel

Het reglement treedt in werking op (1 januari 2020 of de dag na de bekendmaking in het Gemeenteblad).