Beleidsregels Inkoop- en aanbestedingsbeleid Stichtse Vecht

• Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen vraagt de gemeente minstens één van de drie of twee van de vijf offertes aan bij een bedrijf uit Stichtse Vecht

• Zo min mogelijk administratieve lasten. Zowel ondernemers als de gemeente verrichten administratieve handelingen tijdens en rondom het inkoopproces. Voor een deel is dit noodzakelijk. De gemeente is zich echter voortdurend bewust van de administratieve lasten voor ondernemers en verlicht deze lasten waar mogelijk. Om dit te realiseren maakt Stichtse Vecht gebruik van de ruimte binnen de aanbestedingswet om drempelbedragen voor onderhandse aanbestedingen te verhogen:

• De Gemeente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop.

Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de Gemeente hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De Gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).

• De Gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd.

De Gemeente past bij Aanbestedingen voor zover van toepassing de volgende standaardregelingen en –voorwaarden toe:

- Aanbestedingswet 2012;

- Aanbestedingsregelement Werken (‘ARW’);

- Uniform Europees Aanbestedingsdocument;

- Algemene Inkoopvoorwaarden Gemeente Stichtse Vecht;

- Gids Proportionaliteit;

- Landelijk gangbare standaardregelingen zoals de UAV, RAW/standaardbestekken en de DNR;

- Verwerkersovereenkomst Gemeente Stichtse Vecht

• Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van de gemeentesecretaris en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Dit is alleen mogelijk bij meervoudige onderhandse Aanbestedingen en nationale Aanbestedingen (dus niet bij Europese Aanbestedingen) in de volgende situaties:

- Bij dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden die niet aan de Gemeente zijn toe te rekenen;

- Onder druk van zwaarwegende gemeentelijke belangen of door politieke besluiten waardoor de aanbestedingsvorm reeds is bepaald, mits dit niet conflicteert met de bestaande wet- en regelgeving;

- Vanwege de aard van de opdracht en de onzekere omstandigheden, waardoor de totale prijs niet vooraf vast te stellen is;

- Indien het gaat om opdrachten die om artistieke, exclusieve, kennisspecifieke of technische redenen slechts aan één bepaalde Opdrachtnemer kunnen worden toevertrouwd;

- Bij vervolgopdrachten, indien de keuze voor een andere Opdrachtnemer onaanvaardbaar hoge kosten, gevaar voor de continuïteit van een project, grote risico’s of technische moeilijkheden met zich zou brengen.

De gemeentesecretaris kan besluiten af te wijken van de voorgeschreven procedures in het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Dit met uitzondering van de wettelijk verplichte Europese aanbestedingsprocedure.

Aldus vastgesteld in het college van 7 januari 2020.

(De beleidsregels zijn onderdeel van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Stichtse Vecht dat in het Gemeenteblad is gepubliceerd op 20 januari 2020)