| Organisatie | Oegstgeest |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oegstgeest houdende regels omtrent gegevensverstrekking (Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen Oegstgeest 2020) |
| Citeertitel | Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen Oegstgeest 2020 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Reglement gegevensverstrekking basisregistratie personen 2014.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 06-02-2020 | nieuwe regeling | 28-01-2020 |
Artikel 2 Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente
Gelet op artikel 3.8 van de Wet BRP en gelet op artikel 6, eerste lid, sub e van de Algemene verordening gegevensbescherming, kunnen gegevens uit de basisregistratie personen van de gemeente Oegstgeest aan organen van de gemeente Oegstgeest worden verstrekt, voor zover deze organen deze nodig hebben voor de uitvoering van de hen opgedragen taken.
Artikel 4 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Aan een medewerker van de gemeente wordt slechts telefonisch gegevens verstrekt nadat de identiteit van de verzoeker is vastgesteld en is gecontroleerd dat het verzoek in overeenstemming is met het doel waarvoor de informatie wordt verzocht.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 28 januari 2020
De burgemeester,
E.R. Jaensch
De secretaris,
J. Versluis
Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen Oegstgeest 2020
Sinds 1 januari 2010 zijn alle overheidsorganen, waaronder de gemeenten en haar organisatieonderdelen, verplicht om bij de verwerking van persoons-gegevens, de basisgegevens uit de Gemeentelijke basisadministratie persoons-gegevens (GBA) te betrekken. Burgers hoeven sindsdien ook niet meer de bij de basisregistratie bekende gegevens opnieuw te verstrekken bij contact met de overheid.
Met ingang van 6 januari 2014 is het wettelijk kader voor de GBA vervangen door de Wet basisregistratie personen (Wet BRP). In deze wet wordt het verwerken en de bescherming van persoons-gegevens (privacy) geregeld. Dit betreft alleen de gegevens, die juridisch deel uitmaken van de zogenaamde persoonslijst volgens de Wet BRP. De Uitvoeringswet AVG is niet van toepassing op de verwerking van persoons-gegevens voor zover daarop de Wet BRP ende Kieswet van toepassing is. De persoons-gegevens van de BRP vallen zowel onder de werking van de Wet BRP als onder de werking van de Europese algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
De gemeente verwerkt naast persoons-gegevens van de BRP in hetzelfde systeem zogenaamde ‘ aangehaakte gegevens’. Deze gegevens zijn opgenomen in bijlage 3 van dit reglement. De rechtmatigheid van het verwerken en de bescherming van persoons-gegevens (privacy) van deze aangehaakte gegevens wordt geregeld in de AVG en Uitvoeringswet AVG, maar vallen niet onder de werking van de Wet BRP.
Deze regeling gaat ook over de gegevensverstrekking door het college waarop de AVG van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit een gemeentelijke gegevensbank of gegevensmagazijn.
De gemeenteraad heeft op 19 december 2019 in de “Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Oegstgeest” bepaald zowel de verstrekking aan derden als de verstrekking aan organen van de gemeente Oegstgeest over te laten aan het college van burgemeester en wethouders.
persoons-gegevens van ‘ eigen inwoners’
De verstrekking van persoons-gegevens uit de BRP van de inwoners van Oegstgeest aan derden en aan de organen (medewerkers/afdelingen/teams) van de Gemeente Oegstgeest wordt geregeld in deze regeling. Deze bevoegdheid vloeit voort uit artikel 3.8 van de Wet BRP. De grondslag voor het verwerken van zogenaamde ‘ aangehaakte gegevens’ is te vinden in artikel 6 lid 1 sub e van de AVG. Deze verordening regelt alleen het verstrekken van gegevens van personen die in deze gemeente ingeschreven zijn of die tot hun overlijden in deze gemeente ingeschreven waren.
Deze regeling gaat niet over gegevensverstrekking door het college die al is geregeld in de Wet BRP zelf, zoals bedoeld in hoofdstuk 3, paragraaf 2, van de Wet BRP.
Gegevens van ‘ niet- inwoners’
De minister van BZK verstrekt de gemeente, voor de uitvoering van haar taken, gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Oegstgeest woonachtig zijn. Dit zijn dus personen die in een andere gemeente dan Oegstgeest wonen of zijn ingeschreven in het Register Niet Ingezetenen (RNI). Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK (artikel 3.2 Wet BRP). Dit is een zogenaamde GABA-aansluiting op de landelijke basisregistratie personen.
GABA betekent: Gemeente Als Buitengewoon Afnemer.
De gegevens die ontvangen worden via deze GABA-aansluiting worden opgeslagen in het gemeentelijke zaaksysteem/gegevensmagazijn.
Distributie van persoons-gegevens
De medewerkers van de gemeente raadplegen of gebruiken persoons-gegevens van personen die niet in de gemeente ingeschreven zijn via GBA-V. Voor personen die wel in deze gemeente ingeschreven zijn raadplegen of gebruiken zij de BRP. De gegevensbeheerder regelt de distributie volgens bijlage 2 van dit reglement.
De begrippen uit de Wet BRP die relevant zijn voor de inhoud van deze regeling, zijn integraal overgenomen van artikel 1 Wet BRP. Het betreft de begrippen basisregistratie, orgaan, ingeschrevene, ingezetene en derde.
Juridisch gezien is sprake van één basisregistratie personen, die vooralsnog bestaat uit centrale door het rijk beheerde en lokale GBA-V door de gemeente beheerde GBA-voorzieningen.
Een onderdeel van de gemeentelijke organisatie van Oegstgeest. Dit kan een medewerker zijn, maar ook een groep personen (team of afdeling).
Een persoon van wie een persoonslijst is opgenomen in de basisregistratie. Dat kunnen personen zijn die niet in Nederland woonachtig zijn maar wel een relatie hebben met de Nederlandse overheid.
De ingeschrevene die zijn woonplaats heeft in de gemeente Oegstgeest
Een derde volgens de Wet BRP is elk natuurlijke persoon niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene zelf en elk rechtspersoon die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed.
Artikel 1 Verstrekking aan derden
Derden die werkzaamheden verrichten met gewichtig maatschappelijk belang.
De wetgever heeft de verstrekking van gegevens uit de BRP aan een groot aantal derden al voorzien in de Wet BRP. Desondanks kunnen er lokale maatschappelijke belangen zijn, waarin de wetgever niet heeft voorzien. In die gevallen is de gemeente bevoegd om werkzaamheden met een maatschappelijk belang, dat samenvalt met een gemeentebelang aan te wijzen als werkzaamheden waarvoor gegevens mogen worden verstrekt over inwoners van de gemeente Oegstgeest. Die gegevens mogen worden verstrekt aan nader te bepalen categorieën derden die die werkzaamheden uitvoeren.
Derden met schriftelijke toestemming
Naast de mogelijkheid tot het verstrekken van gegevens aan derden die werkzaamheden uitvoeren met een maatschappelijk belang, is het ook mogelijk gegevens te verstrekken aan een derde, wanneer deze voorafgaande schriftelijke toestemming heeft verkregen van degene over wie gegevens worden gevraagd.
Op grond van artikel 3.9, lid 4 van de Wet BRP kan de verstrekking uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden. Het gegeven ‘ Burgerlijke staat’ is een aangehaakt gegeven. Bovendien worden de gegevens alleen verstrekt wanneer de gegevens niet op een andere manier verzameld kunnen worden. Bijvoorbeeld door betrokkene zelf doormiddel van een oproep op internet of via een flyer.
Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van artikel 3.21 Wet BRP verzocht heeft om verstrekkingsbeperking/geheimhouding.
Artikel 2 Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente
Dit artikel regelt de verstrekking van persoons-gegevens van inwoners van Oegstgeest aan medewerkers en/of teams van de gemeente Oegstgeest. Daarbij geldt de voorwaarde dat slechts gegevens worden verstrekt die noodzakelijk zijn voor de goede vervulling van de gemeentelijke of wettelijke taak van de betreffende organen (zie artikel 3.8, tweede lid, van de Wet BRP).
Deze regeling gaat ook over de gegevensverstrekking door het college waarop de AVG van toepassing is, zoals de gegevensverstrekking vanuit een gemeentelijke gegevensbank of gegevensmagazijn.
Met organen van de gemeente wordt bedoeld: medewerkers en/of teams van de gemeente Oegstgeest. De wijze van verstrekken aan deze organen wordt geregeld in bijlage 2. De gegevens die worden verstrekt aan de organen zijn vermeld in bijlage 2.
In bijlage 3 van deze regeling wordt een opsomming opgenomen van alle gegevens, die aangemerkt worden als zogenaamd ‘aangehaakt gegeven’ . De grondslag voor het verwerken van deze aangehaakte gegevens is artikel 6, lid 1 sub e van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Rechtstreekse toegang tot de BRP
Met rechtstreekse toegang wordt gedoeld op de mogelijkheid dat geautoriseerden als raadpleger de beschikking krijgen over een inzagescherm. Hierop kunnen zij rechtstreeks de persoons-gegevens bekijken die zij nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. De medewerker krijgt toegang, nadat hij/zij een geheimhoudingsverklaring heeft ondertekend als onderdeel van zijn autorisatieaanvraag. De mogelijkheid om persoons-gegevens te wijzigen, te corrigeren, te actualiseren of te muteren is hiervan uitdrukkelijk uitgesloten.
Authentieke gegevens en verplicht gebruik
Wanneer een bestuursorgaan een persoonsgegeven gebruikt bij de uitvoering van zijn taken en dat gegeven is als authentiek gegeven opgenomen in de BRP, moet hij sinds 1 januari 2010, dat gegeven, uit de BRP betrekken. Deze regeling geldt ook voor organen van de gemeente.
Voor het functioneren van de overheid is de kwaliteit van de BRP van essentieel belang. Hoge kwaliteit kan alleen bereikt worden als bestuursorganen melding maken van onjuiste gegevens. Indien een orgaan van de gemeente is geautoriseerd om bepaalde BRP-gegevens te ontvangen, dan is hij verplicht om bij gerede twijfel aan de juistheid een terugmelding te doen.
Dit is verplicht volgens artikel 2.34 van de Wet BRP.
Artikel 4 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Omdat altijd de identiteit van de verzoeker moet kunnen worden vastgesteld, is telefonische verstrekking aan derden niet gewenst. Natuurlijk moet er wel een mogelijkheid zijn om aan organen van de gemeente telefonisch gegevens te verstrekken. Ondanks dat de meeste medewerkers als raadpleger rechtstreekse toegang tot de BRP hebben, is het in het belang van betrokkene en de gemeente, dat een mondelinge verificatie kan plaatsvinden. Hierbij moet de medewerker die gevraagd wordt gegevens te verstrekken wel eenduidig vaststellen met wie hij/zij te maken heeft en dat het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd overeenstemt met de autorisatie van de verzoeker. Met ander woorden: vooral bij telefonische verstrekking aan collega’s van andere afdelingen mogen niet meer gegevens worden verstrekt dan waar verzoeker recht op heeft. Bij twijfel kan de privacybeheerder BRP worden ingeschakeld.
Ook aan collega’s van andere gemeenten kan worden verstrekt. Voorwaarde is dat niet direct informatie wordt verstrekt, maar dat wordt teruggebeld via het algemene nummer van de verzoekende gemeente. Ook hier moet er zekerheid bestaat dat het een collega van Publiekszaken is en dat de gegevens noodzakelijk zijn voor de betreffende taak (bijvoorbeeld geboorte- of overlijdensaangifte, afgifte reisdocument aan minderjarige).
Protocollering is het houden van aantekening van een verstrekking. Protocolleren heeft tot doel om uitvoering te kunnen geven aan het in artikel 3.22 Wet BRP geregelde inzagerecht van de burger. Er wordt vastgelegd welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden, door wie de gegevens zijn verstrekt, en de data waarop al deze handelingen werden verricht. Op deze wijze is altijd herleidbaar (en dus controleerbaar) hoe met verstrekking van deze gegevens wordt omgegaan.
Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten worden niet geprotocolleerd.
Artikel 6 Inwerkingtreding, intrekking oude regeling en citeertitel
Bijlage 1 behorend bij artikel 1 Regeling gegevensverstrekking BRP en aangehaakte gegevens
Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van en met inachtneming van artikel 3.21 Wet BRP verzocht heeft om geheimhouding.
Deze bijlage 2 hoort bij artikel 2 van de Regeling BRP en aangehaakte gegevens Oegstgeest 2020 en bevat een opgave van de organisatieonderdelen en de taken die deze uitvoeren waarvoor gegevens uit de BRP kunnen worden verstrekt.
Voor verstrekking aan het key2 Data Distributie systeem (DDS) wordt aangesloten bij het besluit Autorisaties (BZK besluit). Gegevens die verstrekt worden aan Key2DDS worden alleen verstrekt ingevolge artikel 3, 5 en 6 van dit besluit. Alleen de gegevens en taken zoals deze genoemd worden in de bijlage 2 tot en met 24b van dit besluit worden verstrekt aan de afnemer Oegstgeest via key2DDS.
Bijlage 3 Overzicht aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel
Vrije aantekeningen ( zoals o.a. de benaming woonboot en de adreshistorie voor 1 oktober 1994)
De historische persoonslijsten, inclusief de verwijsgegevens, van vertrokken personen voor 1 oktober 1994
De historische persoonslijsten van overleden personen voor 1 oktober 1994
Voorletter(s) van de persoon, moeder, vader, partner en kinderen
Burgerlijke staat; ongehuwd, gehuwd, weduwe/weduwnaar, gescheiden, geregistreerd partner, gescheiden geregistreerd partner en achtergebleven geregistreerd partner.
Gezinssamenstelling (code en/of omschrijving)