Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Wijk bij Duurstede houdende regels omtrent onderzoeksprotocol Rekenkamercommissie 2019

Inleiding

Met dit onderzoeksprotocol wordt de procedure vastgelegd die de rekenkamercommissie van Wijk bij Duurstede hanteert bij de uitvoering van haar onderzoeken.

De rekenkamercommissie is een onafhankelijke commissie die de gemeenteraad ondersteunt bij haar controlerende taak. Gewoonlijk onderzoekt een rekenkamercommissie of het gemeentelijke beleid goed is uitgevoerd en het gewenste effect heeft gehad. Zij kijkt daarbij ook of er geen geld is verspild. In de gesprekken die hebben geleid tot het tot stand komen van de huidige rekenkamercommissie is door alle partijen (kandidaten en gemeenteraad) de wens uitgesproken om ook met name aandacht te besteden aan ex-ante onderzoek. De basis voor de werkzaamheden van de rekenkamercommissie is vastgelegd in de Verordening Rekenkamercommissie Wijk bij Duurstede.

Met haar onderzoeken hoopt de rekenkamercommissie een positief kritische bijdrage te kunnen leveren aan de kwaliteit van bestuur van de gemeente Wijk bij Duurstede. Ten behoeve van het vastleggen van de taken van de rekenkamercommissie en het vastleggen van de wijze waarop hierover met de ambtelijke organisatie en het college wordt gecommuniceerd heeft de rekenkamercommissie haar onderzoeksproces opgesplitst in acht fasen, naar voorbeeld van de rekenkamercommissie Den Haag.

Daar waar in het onderzoeksprotocol de gemeentesecretaris staat vermeld, moet worden gelezen gemeentesecretaris, dan wel een door hem aan te wijzen of aangewezen vervanger. De rekenkamercommissie wordt op de hoogte gebracht.

Op de volgende pagina’s wordt ingegaan op de taken van de rekenkamercommissie per fase. Daarbij is ook aangegeven welke werkzaamheden voor de ambtelijke organisatie hieruit voortvloeien. Tevens is aangegeven op welke wijze de rekenkamercommissie de ambtelijke organisatie, het college en de raad informeert en betrekt bij de verschillende processtappen. Per fase wordt ook een aantal aandachtspunten en noties naar voren gebracht die van belang kunnen zijn voor zowel de ambtelijke organisatie als de rekenkamercommissie.

Fase 0: Opstellen groslijst met onderzoeksonderwerpen

De rekenkamercommissie stelt elk jaar een onderzoeksprogramma op. Daarvoor worden

potentieel relevante onderzoeksonderwerpen geïnventariseerd tijdens een ronde langs de fracties. Daarnaast staat de rekenkamercommissie open voor suggesties vanuit het college of de bevolking. Uiteraard kan de rekenkamercommissie ook op eigen initiatief onderwerpen selecteren.

De rekenkamercommissie houdt een groslijst bij van onderwerpen bij die zich lenen voor onderzoek.

Criteria voor het al dan niet opnemen van onderwerpen op de groslijst zijn:

• •

  De toegevoegde waarde van een onderzoek is duidelijk.

• •

  Het onderwerp is actueel en heeft een duidelijk financieel of maatschappelijk effect.

• •

  De rekenkamercommissie is bevoegd tot het doen van het voorgestelde onderzoek en het onderzoek moet, naast de toereikendheid van middelen, uitvoerbaar zijn.

• •

  De doelmatigheid en / of de effectiviteit van het beleid staat centraal.

Voor een volledig overzicht van de criteria verwijzen wij graag naar art. 3.3 van de Verordening Rekenkamercommissie Wijk bij Duurstede, zoals te vinden op de website van de rekenkamercommissie.

Fase 1: Oriëntatie en opstellen onderzoeksopzet

De rekenkamercommissie heeft verschillende thema’s op het oog, maar moet meer informatie verzamelen om een gefundeerde keuze voor onderzoek te kunnen maken. Hiervoor worden oriënterende gesprekken met betrokken ambtenaren en zo nodig ook met medewerkers van betrokken instellingen gevoerd, wordt informatie opgevraagd en bestudeerd, en wordt besluitvorming door de rekenkamercommissie over het mogelijk onderzoeken van desbetreffend thema voorbereid. Het eventuele besluit om een onderzoek uit te voeren gebeurt door vaststelling van een onderzoeksopzet door de leden van de rekenkamercommissie. Voor de onderzoeksopzet wordt gebruik gemaakt van een eerder door de rekenkamercommissie vastgesteld format.

Werkzaamheden voor de ambtelijke organisatie

• -

  Het voeren van enkele oriënterende interviews met de rekenkamercommissie. Het verzamelen van informatie die door de rekenkamercommissie wordt opgevraagd, het beantwoorden van nadere vragen van de rekenkamercommissie en het becommentariëren van de gespreksverslagen.

Communicatie vanuit de rekenkamercommissie

• -

  De rekenkamercommissie informeert via e-mail de verantwoordelijk sectordirecteur over de status en het doel van de oriëntatie. De rekenkamercommissie vraagt bij de sectordirecteur inhoudelijke contactpersonen voor de oriënterende interviews en de informatieverzameling op.

• -

  Wanneer de rekenkamercommissie van mening is dat de informatie uit het oriënterende interview relevant onderzoeksmateriaal bevat, wordt een interviewverslag gemaakt of worden desbetreffende passages uit het interview vastgelegd, welke ter verificatie worden teruggelegd bij de geïnterviewde.

Aandachtspunten

• -

  De oriëntatiefase is niet tijdsgebonden. Sommige thema’s zijn voor de rekenkamercommissie relevant om te volgen, maar een eventueel besluit om daadwerkelijk een onderzoeksopzet op te stellen kan om verschillende redenen langer op zich laten wachten.

• -

  De ambtelijke organisatie kan met de rekenkamercommissie meedenken en suggesties aandragen voor terreinen waar naar verbetermogelijkheden wordt gezocht.

• -

  Deze fase kan gebruikt worden om op directie- en/of wethouderniveau de mogelijke insteek en toegevoegde waarde van het onderzoek te bespreken.

• -

  De rekenkamercommissie kan ook de raad in deze fase consulteren.

• -

  De interviewverslagen zijn vertrouwelijk. Alleen met uitdrukkelijke toestemming van de geïnterviewde personen kan het verslag aan derden worden verstrekt. De medewerkers en leden van de rekenkamercommissie hebben ten behoeve van het onderzoek en de interne kwaliteitscontrole hierop wel toegang tot alle interviewverslagen.

• -

  De informatie uit de interviewverslagen kan door de rekenkamercommissie gebruikt worden om op te nemen in een op de oriëntatie volgende onderzoeksopzet of een daaropvolgend rapport met bevindingen en/of conclusies en aanbevelingen van het onderzoek. Indien dit aan de orde is wordt in het rapport als bron enkel “interview ambtelijke organisatie” en de datum van het interview opgenomen en worden in de bronvermelding geen namen, functies of afdelingen genoemd. ²

Fase 2: Uitvoeren onderzoek

De rekenkamercommissie start conform de onderzoeksopzet met het onderzoek. Hiervoor worden interviews met betrokken ambtenaren en medewerkers van betrokken instellingen gehouden. Van de interviews worden verslagen gemaakt, die ter verificatie worden teruggelegd bij de geïnterviewde personen. Bij de betrokkenen wordt informatie opgevraagd en worden nadere vragen uitgezet. Na de analyse wordt een feitenrapport met voorlopige bevindingen opgesteld. Omdat het om voorlopige bevindingen gaat worden deze bevindingen nog niet gewogen en worden nog geen conclusies en aanbevelingen geformuleerd.

Werkzaamheden voor de ambtelijke organisatie

• -

  Het geven van interviews, het verzamelen van informatie die door de rekenkamercommissie wordt opgevraagd, het beantwoorden van nadere vragen van de rekenkamercommissie en het becommentariëren van gespreksverslagen.

Communicatie vanuit de rekenkamercommissie

• -

  De rekenkamercommissie stuurt de onderzoeksopzet aan het begin van deze fase naar de raad en naar het college. De gemeentesecretaris en contactpersonen ontvangen hiervan een kopie.

• -

  De rekenkamercommissie biedt aan om de onderzoeksopzet en dit onderzoeksprotocol toe te lichten bij de verantwoordelijke portefeuillehouder van het college.

• -

  Gedurende de onderzoeksfase houdt de rekenkamercommissie de inhoudelijk contactpersonen op de hoogte over de voortgang, wijzigingen en planning van het onderzoek.

Aandachtspunten

• -

  Op basis van het verzamelde onderzoeksmateriaal kan de rekenkamercommissie gedurende het onderzoek besluiten om af te wijken van de gekozen aanpak in de onderzoeksopzet.

• -

  Los van de gekozen onderzoeksopzet deelt de rekenkamercommissie aan de raad en het college en, indien van toepassing, aan de betrokken instellingen alle opmerkingen en bedenkingen mee, die zij naar aanleiding van haar bevindingen van belang acht (Gemeentewet, art. 185, lid 2).

• -

  De rekenkamercommissie heeft recht op alle informatie en inlichtingen die zij ter vervulling van haar taak nodig acht, en heeft dus eveneens recht op geheime informatie (Gemeentewet, art. 183). De rekenkamercommissie legt haar bevindingen en haar oordeel daarbij vast in rapporten, met dien verstande dat hierin niet worden opgenomen gegevens en bevindingen die naar hun aard vertrouwelijk zijn (Gemeentewet, art. 185, lid 1).

• -

  De rekenkamercommissie kan haar bevindingen mede baseren op informatie die afkomstig is van personen of partijen van buiten de gemeentelijke organisatie.

• -

  De interviewverslagen zijn vertrouwelijk. Alleen met uitdrukkelijke toestemming van de geïnterviewde personen kan het verslag aan derden worden verstrekt. De medewerkers en leden van de rekenkamercommissie hebben ten behoeve van het onderzoek en de interne kwaliteitscontrole hierop wel toegang tot alle interviewverslagen.

• -

  De informatie uit de interviewverslagen kan door de rekenkamercommissie gebruikt worden om op te nemen in haar rapporten met bevindingen en/of conclusies en aanbevelingen van het onderzoek. Indien dit aan de orde is wordt in het rapport als bron enkel “interview ambtelijke organisatie” en de datum van het interview opgenomen en worden in de bronvermelding geen namen, functies of afdelingen genoemd. ³

Fase 3: Feitelijk wederhoor

Het feitenrapport met voorlopige bevindingen wordt ter verificatie teruggelegd bij de gemeentesecretaris en indien van toepassing eveneens ter verificatie teruggelegd bij de in het onderzoek betrokken instellingen, zodat eventuele feitelijke onjuistheden door de rekenkamercommissie gecorrigeerd kunnen worden. De duur van het feitelijk wederhoor is twee weken. Op verzoek van de ambtelijke organisatie en/of de betrokken instellingen en mits schriftelijk goed gemotiveerd kan er om maximaal twee weken uitstel worden gevraagd.

Werkzaamheden voor de ambtelijke organisatie

• -

  De voor het onderzoek aangewezen gemeentelijke coördinator verdeelt het feitenmateriaal onder de desbetreffende inhoudelijke beleidsambtenaren. De beleidsambtenaren controleren de teksten en bevindingen uit het feitenrapport op feitelijke onjuistheden, geven beargumenteerd aan welke passages onjuist zijn en leveren de onderliggende bronnen aan (voor zover deze niet reeds in het bezit zijn van de rekenkamercommissie). De coördinator bundelt de feitelijke reacties en zendt deze namens de gemeentesecretaris aan de rekenkamercommissie.

Communicatie vanuit de rekenkamercommissie

• -

  De rekenkamercommissie kondigt het feitelijk wederhoor één week van tevoren aan de gemeentesecretaris aan, zodat de ambtelijk coördinator de betrokkenen kan informeren.

• -

  De rekenkamercommissie biedt het feitenrapport voor feitelijk wederhoor aan de gemeentesecretaris aan. De inhoudelijke contactpersonen ontvangen hiervan gelijktijdig een kopie.

Aandachtspunten

• -

  De feitelijke reactie is voorzien van een deugdelijke onderbouwing. Bronnen waarop de feitelijke reactie is gebaseerd worden met de feitelijke reactie meegeleverd.

• -

  Indien door omstandigheden de termijn van het feitelijk wederhoor niet haalbaar is, dan verzoekt de ambtelijke organisatie tijdig en voorzien van argumentatie aan de rekenkamercommissie om de termijn te verlengen.

• -

  De ambtelijke organisatie levert de feitelijke reactie in tabelvorm aan. Het format hiervoor wordt door de rekenkamercommissie verstrekt.

• -

  Het feitenrapport is tot het moment van publicatie door de rekenkamercommissie vertrouwelijk. Het voorleggen van het feitenrapport aan derden is alleen mogelijk indien de rekenkamercommissie hiervoor eerst uitdrukkelijk toestemming heeft verleend

   

Fase 4: Verwerken feitelijke reactie en opstellen bestuurlijk rapport

De rekenkamercommissie bestudeert de feitelijke reactie en stelt zo nodig verhelderende vragen aan de ambtelijke organisatie. De rekenkamercommissie past het concept feitenrapport naar aanleiding van de feitelijke reactie zo nodig aan en stelt dit vervolgens vast. De rekenkamercommissie koppelt schriftelijk per punt aan de gemeentesecretaris terug hoe het feitelijk wederhoor verwerkt is. Daarna weegt de rekenkamercommissie de bevindingen en stelt zij de conclusies en aanbevelingen op. Dit resulteert in een bestuurlijk rapport waarin de hoofdpunten uit het onderzoek zijn opgenomen. Dit kan in een afzonderlijk rapport of door toevoeging van de conclusies en aanbevelingen aan het reeds bestaande feitenrapport.

Werkzaamheden voor de ambtelijke organisatie

• -

  Het mogelijk beantwoorden van nadere vragen van de rekenkamercommissie en het toesturen van aanvullende informatie indien de feitelijke reactie daartoe aanleiding geeft.

Communicatie vanuit de rekenkamercommissie

• -

  De rekenkamercommissie informeert de contactpersoon of de feitelijke reactie voldoende duidelijk is en of er behoefte is aan nadere informatie.

• -

  De gemeentesecretaris ontvangt na afloop van deze fase het aangepaste feitenrapport en een schriftelijke terugkoppeling hoe het feitelijk wederhoor per punt is verwerkt.

Aandachtspunt

• -

  In deze fase kan een gesprek tussen de ambtelijke organisatie en de rekenkamercommissie gepland worden om de feitelijk reactie te bespreken. Als er veel verschil van inzicht is kan een dergelijk gesprek aan beide zijden verhelderend werken.

Fase 5: Bestuurlijk wederhoor

De rekenkamercommissie biedt het bestuurlijk rapport voor wederhoor aan, aan het college ter attentie van de verantwoordelijk wethouder. Het college krijgt de gelegenheid om op het bestuurlijk rapport en in het bijzonder de conclusies en aanbevelingen te reageren. ⁴ Na afloop van het bestuurlijk wederhoor wordt de reactie van het college in het bestuurlijk rapport opgenomen, gevolgd door een nawoord van de rekenkamercommissie. De duur van het bestuurlijk wederhoor is vier weken. Op verzoek van de ambtelijke organisatie en mits schriftelijk goed gemotiveerd kan er om maximaal twee weken uitstel worden gevraagd.

Werkzaamheden voor de ambtelijke organisatie

• -

  De ambtelijke organisatie bereidt een bestuurlijke reactie voor die eerst met de verantwoordelijk wethouder wordt afgestemd en vervolgens via de verantwoordelijk wethouder in het college wordt gebracht.

• -

  Na behandeling in het college en eventuele aanpassing biedt het college de reactie schriftelijk aan de rekenkamercommissie aan.

Communicatie vanuit de rekenkamercommissie

• -

  De rekenkamercommissie kondigt een week voorafgaand aan het bestuurlijk wederhoor het bestuurlijk wederhoor aan de verantwoordelijk wethouder aan.

• -

  De rekenkamercommissie biedt het bestuurlijk rapport voor bestuurlijk wederhoor aan het college ter attentie van de verantwoordelijk wethouder aan. De gemeentesecretaris en de inhoudelijke contactpersonen ontvangen hiervan gelijktijdig een kopie.

Aandachtspunten

• -

  De rekenkamercommissie vraagt aan het college per conclusie en aanbeveling aan te geven of zij deze onderschrijven.

• -

  De inhoud van het feitenrapport en het bestuurlijk rapport wordt naar aanleiding van de bestuurlijke reactie niet aangepast. De reactie van het college wordt in het bestuurlijk rapport opgenomen. De rekenkamercommissie kan een nawoord bij de reactie van het college schrijven, dat eveneens in het bestuurlijk rapport wordt opgenomen.

• -

  Indien door omstandigheden de termijn van het bestuurlijk wederhoor niet haalbaar is, dan verzoekt de ambtelijke organisatie tijdig en schriftelijk goed gemotiveerd aan de rekenkamercommissie om de termijn (met maximaal twee weken) te verlengen.

• -

  Het bestuurlijk rapport is tot het moment van publicatie door de rekenkamercommissie vertrouwelijk. Het voorleggen van het bestuurlijk rapport aan derden is alleen mogelijk indien de rekenkamercommissie hiervoor eerst uitdrukkelijk toestemming heeft verleend

Fase 6: Publicatie

Het bestuurlijk rapport en het feitenrapport worden gebundeld en met een persbericht door de rekenkamercommissie gepubliceerd. In het persbericht worden de belangrijkste onderdelen uit het rapport voor het voetlicht gebracht, zonder dat hier vanuit de rekenkamercommissie andere waardeoordelen aan worden verbonden dan in het rapport. Voorafgaand aan de publicatie ontvangen de raad en het college de bundeling van het bestuurlijk rapport en het feitenrapport, het persbericht en het bijbehorende raadsvoorstel. De rekenkamercommissie kan de publicatie eventueel combineren met een persconferentie.

Werkzaamheden voor de ambtelijke organisatie

• -

  Het voorbereiden van de wethouder op eventuele media-aandacht.

Communicatie vanuit de rekenkamercommissie

• -

  Eén of enkele werkdagen voor de publicatie ontvangen de raad en het college van de rekenkamercommissie de bundeling van het bestuurlijk rapport en het feitenrapport, het persbericht en het bijbehorende raadsvoorstel voor behandeling in de raad onder embargo tot de publicatiedatum.

Aandachtspunten

• -

  De rapporten van de rekenkamercommissie zijn altijd openbaar (Gemeentewet, art. 185, lid 5), met dien verstande dat hierin niet worden opgenomen gegevens en bevindingen die naar hun aard vertrouwelijk zijn (Gemeentewet, art. 185, lid 1). Tot het moment van publicatie door de rekenkamercommissie zijn de rapporten nog vertrouwelijk.

• -

  Opmerkingen en bedenkingen die naar hun aard vertrouwelijk zijn kan de rekenkamercommissie naar aanleiding van haar bevindingen aan de raad en het college (in beslotenheid) mededelen (Gemeentewet, art. 185, lid 2). Op die mededelingen kan de raad of het college geheimhouding uitspreken. Zo kan de rekenkamercommissie met de raad overeenkomen dat de raad gebruik zal maken van zijn bevoegdheid om geheimhouding op te leggen. De informatie die tijdens de besloten raadsvergadering wordt behandeld, is dan ook niet middels een Wob-verzoek op te vragen.

De rekenkamercommissie ontvangt een eventueel persbericht van het college naar aanleiding van het onderzoeksrapport voorafgaand of gelijktijdig aan de publicatie.

Fase 7: Behandeling

De rekenkamercommissie geeft in de raadscommissie een toelichting op het rapport, waarna vragen van raadsleden beantwoord kunnen worden. Daarna volgt de politieke behandeling waarin de rekenkamercommissie in principe geen rol heeft, tenzij er over eventuele onjuistheden wordt gedebatteerd. Na de raadscommissie volgt de behandeling van het onderzoeksrapport in de gemeenteraadsvergadering waarin de raad een besluit over de aanbevelingen neemt. De rekenkamercommissie kan er bij complexe onderwerpen voor kiezen om op een eerder moment en buiten de orde van de commissievergadering om een presentatie voor geïnteresseerde raadsleden te geven, waarin raadsleden eveneens feitelijke vragen kunnen stellen.

Werkzaamheden voor de ambtelijke organisatie

• -

  Het voorbereiden van de wethouder op de behandeling van het onderzoek in eerst de raadscommissie en daarna de gemeenteraadsvergadering.

Communicatie vanuit de rekenkamercommissie

• -

  Indien de rekenkamercommissie voor geïnteresseerde raadsleden een aparte presentatie geeft over het onderzoek dan zal de rekenkamercommissie de contactpersonen en wethouder hierover informeren en kunnen zij hier als toehoorder bij aanwezig zijn.

Aandachtspunten

• -

  Mocht de wethouder eventuele nieuwe informatie bij de behandeling willen inbrengen dan ontvangt de rekenkamercommissie die voorafgaand aan de behandeling.

Fase 8: Nazorg

De rekenkamercommissie monitort de opvolging van het raadsbesluit over de aanbevelingen uit haar onderzoeksrapporten. Daar waar de raad via de wethouder wordt geïnformeerd over de opvolging van het raadsbesluit, kan de rekenkamercommissie hierover een separate brief aan de raad te sturen. Wanneer de rekenkamercommissie in dat geval gebruik maakt van nieuw feitenmateriaal, krijgt de ambtelijke organisatie enkele werkdagen de tijd voor een verkort feitelijk wederhoor. Bestuurlijk wederhoor wordt dan achterwege gelaten.

Werkzaamheden voor de ambtelijke organisatie

• -

  De ambtelijke organisatie dient gevolg te geven aan het besluit van de raad over de aanbevelingen.

Communicatie vanuit de rekenkamercommissie

• -

  Wanneer de rekenkamercommissie gebruik maakt van nieuw feitenmateriaal, informeert de rekenkamercommissie de gemeentesecretaris een week voorafgaand aan het verkorte feitelijk wederhoor over het voornemen om over de doorwerking een brief naar de raad te sturen.

• -

  De definitieve brief wordt gelijktijdig naar de raad, de wethouder en inhoudelijk contactpersonen verzonden.

Aandachtspunten

• -

  Wanneer de rekenkamercommissie bij de implementatie van het raadsbesluit over de aanbevelingen om een toelichting wordt gevraagd, kan ondervangen worden dat er in het vervolgtraject een discussie met de raad ontstaat of de aanbevelingen in voldoende mate worden opgevolgd.