Financiële verordening gemeente De Bilt 2019.

Artikel 1. Begripsbepaling In deze verordening wordt verstaan onder:

a. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

b. doelmatig: met zo beperkt mogelijke inzet van (beschikbare) middelen het gewenste resultaat bereiken;

c. doeltreffend: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk zijn gerealiseerd;

d. inkomsten: totaal van de baten voor onttrekkingen aan reserves;

e. netto schuld per inwoner: bruto schuld minus de omvang van de geldelijke bezittingen gedeeld door het aantal inwoners op 31 december van het begrotingsjaar;

f. bruto schuld: het totaal van langlopende leningen, kortlopende schulden, crediteurenvorderingen en overlopende passiva;

g. geldelijke bezittingen: het totaal van leningen aan deelnemingen, leningen aan overige verbonden partijen, leningen aan derden, langlopende uitzettingen, kortlopende uitzettingen, debiteurenvorderingen, liquide middelen en overlopende activa;

h. onbenutte belastingcapaciteit onroerende zaakbelasting: verschil tussen de opbrengst onroerende zaakbelasting bij de tarieven die minimaal nodig zijn voor toegang tot de procedure van artikel 12 van de Financiële-verhoudingswet en de (geraamde) opbrengst onroerende- zaakbelasting;

i. organisatieonderdeel: organisatorische eenheid, die als zodanig een eigen verantwoordelijkheid aan het college heeft;

j. overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeente, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt;

k. rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten;

l. verbonden partijen: die partijen waarmee de gemeente een bestuurlijke relatie heeft en waarin zij een financieel belang heeft;

m. taakvelden: eenheden waarin de programma’s, bedoeld in artikel 8, tweede lid (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten), of de eenheden in overzichten en bedragen in het programmaplan, bedoeld in artikel 8 (BBV), eerste lid, onderdelen b tot en met e zijn onderverdeeld.

Artikel 2. Programma-indeling

1. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vast.

2. De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

3. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

1. Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma’s, het overzicht van de baten en lasten en toevoegingen en onttrekkingen aan reserves weergegeven.

2. Bij het overzicht van baten en lasten worden de incidentele baten en lasten groter dan € 100.000 afzonderlijk gespecificeerd in aanvulling op artikel 19 en 28 lid c. van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

4. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitatie.

5. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

Artikel 4. Kaders begroting

1. Het college biedt jaarlijks aan de raad een Kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

2. In de begroting wordt een post onvoorzien van € 105.000 opgenomen.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

2. Bij de begrotingsbehandeling kan de raad aangeven van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

3. Het college informeert de raad als ze verwacht, dat de lasten van een programma de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of de baten van een programma de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden.

4. Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad bedoeld in artikel 7, lid 1, doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het college indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

5. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor. Het college informeert de raad in het voorstel over het effect van de investering op de financiële positie van de gemeente.

Artikel 6. Planning- en Control-cyclus

1. Het college biedt de raad de volgende documenten aan:

a. de Kadernota;

b. de Begroting en Meerjarenraming;

c. de Voorjaarsnota en het Projectenboek (eerste tussentijdse rapportage);

d. de Najaarsnota en het Projectenboek (tweede tussentijdse rapportage;

e. de Jaarstukken die bestaan uit het Jaarverslag en de Jaarrekening; 2. Voor aanvang van het begrotingsjaar biedt het college een overzicht aan met de data van aanbieden en vaststellen van de, Voorjaarsnota, de Kadernota, de Programmabegroting, de Najaarsnota en de Jaarstukken.

Artikel 7. Tussentijdse rapportage

1. Het college informeert de raad door middel van de voorjaars- en najaarsnota tussentijds over de realisatie van de begroting van de gemeente over respectievelijk de eerste 2 en eerste 8 maanden.

2. De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de programma indeling van de begroting.

3. Het college informeert de raad door middel van een tussentijdse rapportage over de majeure (beleids)afwijkingen en doet bijsturingsvoorstellen aan de raad op basis van de verwachte realisatie van de begroting.

4. In de tussentijdse rapportage informeert het college de raad over de ontwikkeling van de financiële positie.

5. Bij de behandeling van de tussentijdse rapportage stelt de raad de baten en de lasten en de geautoriseerde investeringskredieten bij.

Artikel 8. Informatieplicht Het college besluit niet over:

a. het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 40.000; en

b. het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen, dan nadat de raad is geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

Artikel 9. EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Artikel 10. Waardering en afschrijving vaste activa

1. Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

2. Met afschrijven wordt gestart in het jaar nadat het betreffende krediet is afgesloten.

3. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

4. Aandelen worden tegen aanschafwaarde (inclusief agio en disagio) geactiveerd.

Artikel 11. Voorziening voor oninbare vorderingen

1. Voor de privaatrechtelijke vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

2. Voor openstaande publiekrechtelijke vorderingen wordt, met uitzondering van individuele vorderingen groter dan € 5.000, een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van 5%.

Artikel 12. Reserves

1. In de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

2. Het vormen, wijzigen en opheffen van reserves is een bevoegdheid van de Raad.

3. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:

a. het specifieke doel van de reserve;

b. de voeding van de reserve;

c. de maximale hoogte van de reserve; en

d. de maximale looptijd.

4. Als een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

Artikel 13. Kostprijsberekening

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

2. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

3. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt uitgegaan van het aandeel in de totale geraamde overheadkosten ter grootte van de geraamde directe kosten gedeeld door de totale geraamde directe kosten van de taakvelden.

4. Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijnde activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld.

5. In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering worden dan de werkelijke rentekosten toegerekend. In andere gevallen wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de portefeuille leningen.

Artikel 14. Prijzen economische activiteiten

1. Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

2. Bij het verstrekken van leningen of garanties door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.

3. Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

4. Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:

a. leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

b. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

c. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

d. een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

e. een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

f. een bevoordeling van publieke media-instellingen; en

g. een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 15. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen, de rechten en de heffingen en hoe de gemeente met kwijtschelding omgaat.

Artikel 16. Financieringsfunctie

1. Het college neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

a. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

b. er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

2. Bij het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal bedingt het college indien mogelijk zekerheden.

Artikel 17 Weerstandsvermogen en risicobeheersing

1. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in ieder geval de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

2. Het college biedt de raad om de vier jaar een nota Financiële positie, Weerstandsvermogen en risicobeheer aan. De raad stelt de nota vast.

Artikel 18 Kapitaalgoederen

1. In de paragraaf kapitaalgoederen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in ieder geval de verplichte onderdelen op grond van artikel 12 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

2. Het college biedt de raad ten minste eens in de 4 jaar beheerplannen aan voor:

a. Wegen

b. (Civiele) Kunstwerken

c. Verkeersregelinstallaties

d. Riolering

e. Openbaar groen

f. Bomen

g. Tractie

h. Gemeentelijke sportparken

i. Gemeentelijke gebouwen

j. Onderwijshuisvesting

De plannen geven de kaders weer voor de beoogde onderhoudsniveaus, de planning van het onderhoud en de kosten van het onderhoud. De raad stelt de plannen vast.

Artikel 19 Bedrijfsvoering

1. In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

a. de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten ;

b. de kosten van inhuur derden.

Artikel 20 Grondbeleid

1. In de paragraaf grondbeleid bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in ieder geval de verplichte onderdelen op grond van artikel van 16 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op. 2. Het college biedt de raad ten minste eens in de vier jaar een nota grondbeleid aan. De raad stelt de nota vast. In de nota wordt aandacht besteed aan:

a. de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;

b. te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

c. het verloop van de grondvoorraad; en

d. de uitgangspunten voor de verkoopprijzen van gronden.

3. De (resterende) boekwaarden van bovenwijkse voorzieningen worden ten laste gebracht van de grondexploitatie(s) indien er profijt of nut is voor de locatie en er een causaal verband is tussen de kosten en de grondexploitatie.

Artikel 21. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de organisatieonderdelen;

b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante weten regelgeving; en

f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 22. Financiële organisatie 1. Het college draagt zorg voor:

a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de organisatieonderdelen;

b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

e. de te maken afspraken met de organisatieonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

f. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;

g. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

h. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en

i. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

2. Het college biedt de raad eens in de vier jaar een treasurystatuut aan. Hierin worden de bevoegdheden en de beleidskaders beschreven van de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s .

Artikel 23. Interne controle

1. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 24. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

1. De Financiële verordening gemeente de Bilt 2017 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar 2019.

2. Op investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut die voor 1 januari 2017 zijn gedaan, blijft de Financiële verordening gemeente de Bilt 2013 van toepassing.

Artikel 25. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking op 1 oktober 2019.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening gemeente De Bilt 2019.