Organisatie | Enschede |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Mandaatbesluit Gemeente Enschede 2020 |
Citeertitel | Mandaatbesluit Enschede 2020 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Mandaat |
Deze regeling vervangt Mandaatbesluit 2018
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
30-01-2020 | 19-09-2020 | Nieuwe regeling | 14-01-2020 |
Het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester van de gemeente Enschede, ieder voor zover het de eigen bevoegdheid betreft;
het uit een oogpunt van doelmatig bestuur, een betere en snellere dienstverlening tot stand kan worden gebracht door middel van:
de daarvoor in aanmerking komende bevoegdheden van het college dan wel van de burgemeester door medewerkers van de gemeente Enschede, ondergeschikt aan die bestuursorganen, door specifiek aangewezen functionarissen van de gemeente Enschede, of – en in een enkel geval – door anderen kunnen worden uitgeoefend; het wenselijk is, de afzonderlijke leden van het college (portefeuillehouder) te machtigen tot het uitoefen van één of meer van zijn bevoegdheden voor wat betreft de eigen portefeuille;
gelet op het bepaalde in Afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht en de artikelen 59a, 168 en 171 van de Gemeentewet, het Bestuurs- en Managementconcept 2018 en Organisatiebesluit 2018, d.d. 5 februari 2018;
vast te stellen het volgende “Mandaatbesluit Gemeente Enschede 2020, inhoudende:
de op grond van artikel 171, lid 1 van de Gemeentewet geregelde vertegenwoordiging van de gemeente in en buiten rechte 1 op grond van het 2e lid van het genoemde artikel op te dragen aan een door hem aan te wijzen persoon.
Artikel 1. Begripsomschrijvingen.
In dit besluit wordt verstaan onder:
mandaat, als verzamelnaam voor:
volmacht: het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht 2 aan een ander, werkzaam onder verantwoordelijkheid van het desbetreffende bestuursorgaan;
opdracht (tot het vertegenwoordigen van de gemeente): het voor de publiekrechtelijk rechtspersoon gemeente (Enschede) optreden in en buiten rechte als bedoeld artikel 171, lid 2 van de Gemeentewet; 3
coördinator: medewerker belast met de coördinerende, ondersteunende en adviserende rol met betrekking tot het nemen van besluiten in mandaat of ondermandaat wordt uitgeoefend vanuit een door het bestuursorgaan aanwezen organisatieonderdeel; 4
Artikel 2. Mandaat aan de manager en de teamleider; verlenen ondermandaat.
Mandaat en schriftelijke werkafspraken.
Aan de manager en de teamleider wordt, met in achtneming van het bepaalde in de artikelen 4 tot en met 7, 9 en 10 van dit besluit, mandaat verleend ten aanzien van de bevoegdheden van het bestuursorgaan, elk ten aanzien van de eigen organisatie-eenheid, van de gemeente Enschede. Binnen de betrokken organisatie-eenheid dient daarover afstemming plaats te hebben tussen de leidinggevenden onderling. Die afstemming dient schriftelijk te worden vastgelegd en te worden door gegeven aan de in artikel 13, lid 2 bedoelde coördinator. Die afstemming wordt publiekelijk bekend gemaakt.
Uitzondering op verleend mandaat (lid 1).
De aan de secretaris en de directeur gemandateerde bevoegdheden als bedoeld in de artikelen 4 en artikel 5, alsmede de verleende machtigingen aan leden van het college als bedoeld in artikel 6, zijn uitgezonderd van het verleende mandaat als bedoeld in lid 1.
Ondermandaat aan eigen medewerkers.
De manager en de teamleider genoemd in lid 1 zijn bevoegd, al dan niet met beperkingen, onder-mandaat te verlenen van de aan hen gemandateerde bevoegdheden als bedoeld in lid 1 aan één of meer door hen aan te wijzen medewerkers van de eigen de uitvoeringseenheid, ontwikkeleenheid of ondersteunende eenheid van de gemeente Enschede. 5 Daarbij wordt gebruik gemaakt van een daarvoor vastgesteld format.
Rekening houden met geldende regelgeving.
Bij het uitoefenen van het verleende (onder)mandaat dienen de op basis van wet- en regelgeving van toepassing zijnde uitvoerings- en beleidsregels uitdrukkelijk in acht te worden genomen. Deze bepaling is ook van toepassing op de andere in dit besluit vermelde mandaatbevoegdheden.
Artikel 3. Ondermandaat aan niet-ondergeschikten.
Schriftelijke instemming met verlenen ondermandaat.
Het in lid 1 vermelde ondermandaat is pas van kracht nadat van de ondergemandateerde persoon het aanvaardingsbericht is ontvangen 6 dan wel voorafgaande aan het te verlenen mandaat kenbaar is gemaakt in te stemmen met het te verlenen mandaat.
Artikel 4. Mandaat aan de secretaris.
Mandaat uitsluitend aan de secretaris.
In afwijking van het bepaalde in artikel 2 en met in achtneming van het bepaalde in de artikelen 9 en 10 worden de volgende bevoegdheden uitsluitend gemandateerd aan de secretaris:
de uitvoering van bepalingen van het Sociaal Statuut; 7
Artikel 5 Mandaat aan de directeur.
Mandaatbeslissingen ten aanzien van managers.
In afwijking van het bepaalde in artikel 2 en met in achtneming van het bepaalde in de artikelen 9 en 10 wordt de bevoegdheid tot het nemen van beslissingen ten aanzien van managers gemandateerd aan de secretaris en de directeur ten aanzien van zijn eigen aandachtsgebied als bedoeld in het Bestuurs- en managementconcept Gemeente Enschede.8
Artikel 6. Machtigen leden van het college. 9
In afwijking van het bepaalde in de artikelen 2, 4 en 5 en met in achtneming van het bepaalde in de artikelen 8 en 9 wordt machtiging verleend aan uitsluitend de portefeuillehouder ten aanzien van de eigen portefeuille, of bij diens afwezigheid aan diens plaatsvervanger op basis van een daartoe schriftelijk vastgestelde regeling, ten aanzien van de volgende bevoegdheden:
het nemen van een besluit in afwijking van een beleidsregel als bedoeld in artikel 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht, met uitzondering van het bepaalde in de bij en krachtens het van kracht zijnde Treasurystatuut, en de op grond daarvan vastgestelde en van kracht zijnde “Bijlage 2. Beleidsregels publieke taak leningen en garanties gemeente Enschede.”
Artikel 7. Ondertekening stukken 10
Gelet op het bepaalde in artikel 59a van de Gemeentewet is het de burgemeester toegestaan de ondertekening van stukken die van het college uitgaan, op te dragen aan de in dit besluit bedoelde gemandateerden en ondergemandateerden.
Artikel 8. Beperking omvang mandaat.
Onderwerpen waarvoor geen mandaat is verleend.
Onverminderd het bepaalde in artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht zijn de artikelen 2 en 3 niet van toepassing op de taken en bevoegdheden inzake:
het schriftelijk meedelen van de bevindingen, het oordeel en eventuele conclusies aan de klager na het afsluiten van het onderzoek naar een klacht als bedoeld in Titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht. 12
Wanneer er geen gebruik mag worden gemaakt van mandaat.
Van het verleende mandaat mag geen gebruik worden gemaakt voor zover het gaat om het
over een verzoek om planschade, tenzij het betreft het (kennelijk) niet-ontvankelijk verklaren van een dergelijk verzoek in verband met het niet tijdig betalen door de verzoeker van de wettelijke vergoeding, thans als bedoeld in artikel 6.4, lid 2 van de Wet ruimtelijke ordening, dan wel bij en krachtens een opvolgend wettelijk voorschrift met een vergelijkbare inhoud; 13
Artikel 9. Uitgangspunten mandaatverlening.
Terugkoppeling portefeuillehouder/burgemeester.
Een in mandaat namens het college te nemen besluit wordt vooraf aan de portefeuillehouder voorgelegd en een in mandaat namens de burgemeester te nemen besluit wordt vooraf aan de burgemeester voorgelegd, indien:
het college, de burgemeester of een portefeuillehouder deze wens kenbaar heeft gemaakt. Indien de portefeuillehouder dit nodig acht, wordt de zaak ter nadere besluitvorming aan het college voorgelegd. Indien de burgemeester dit nodig acht, neemt hij zelf een besluit in de zaak voor zover het zijn eigen bevoegdheden betreft.
Artikel 10. Reikwijdte mandaat; opdracht vertegenwoordiging gemeente.
Een verleend mandaat heeft niet alleen betrekking op de daarbij verleende bevoegdheid in strikte zin, maar ook op alle andere handelingen die dienen te worden verricht in het kader van de uitoefening van die bevoegdheid. Hieronder wordt ook verstaan de vertegenwoordiging van de gemeente in 14 en buiten 15 rechte door de burgemeester als bedoeld in artikel 171, lid 1 van de Gemeentewet.
Opdracht vertegenwoordiging gemeente aan gemandateerden.
De in lid 1 genoemde vertegenwoordiging is op grond van artikel 171, lid 2 van de Gemeentewet opgedragen 16 aan de aangewezen functionarissen (gemandateerden) als bedoeld in artikel 2 van dit besluit met uitzondering van het bepaalde in lid 4 van dit artikel. Het bepaalde in artikel 2, lid 3, 4 en 5 en in artikel 3 zijn van overeenkomstige toepassing.
Ondertekenen overeenkomst door betrokken wethouder; vermelden in verslaglegging.
Naast de in lid 2 genoemde opgedragen vertegenwoordiging wordt de vertegenwoordiging – in de vorm van ondertekening van een overeenkomst - opgedragen aan een wethouder, voor wat betreft de eigen portefeuille, indien deze de wens daartoe in een concrete situatie in de vergadering van het college te kennen heeft gegeven. Die wens en opdracht dient in de verslaglegging van de collegevergadering te worden vermeld.
Artikel 11. Vervanging; schriftelijke vervangingsregeling.
In geval van afwezigheid van de functionaris, aan wie bij of krachtens dit besluit mandaatbevoegdheid is toegekend, wordt die bevoegdheid uitgeoefend door diens vervanger op grond van een daartoe schriftelijk vastgelegde vervangingsregeling. Daarbij wordt gebruik gemaakt van een daarvoor vastgesteld format.
Artikel 12. Uitoefening mandaat.
Mandaatverlening dient schriftelijk te gebeuren. De uitoefening van een in mandaat te nemen beslissing geschiedt schriftelijk met inachtneming van het bepaalde in artikel 8:2, lid 1 onder a, 1o van de Algemene wet bestuursrecht. 17
Artikel 13. Bekendmaken verleende-, ingetrokken en gewijzigde mandaten.
Besluiten inzake het verlenen, wijzigen en intrekken van mandaten, de vervangingsregeling en de schriftelijke werkafspraken worden bekend gemaakt door middel van publicatie in het elektronisch Gemeenteblad dat onderdeel is van de website www.overheid.nl. Het Gemeenteblad dient in deze ook als openbaar mandaatregister.
Afdeling Juridische Zaken: coördinerende- , ondersteunende- en adviserende rol.
De coördinerende-, ondersteunende- en adviserende rol met betrekking tot het nemen van de in lid 1 genoemde besluiten wordt uitgeoefend vanuit een door het bestuursorgaan aanwezen organisatieonderdeel en bij de inwerkingtreding van het onderhavige besluit, vanuit de afdeling Juridische zaken en Inkoop van het organisatieonderdeel Dienstverlening, Financiën en Bedrijfsvoering (DFB). Van daaruit wordt zorggedragen, dat die besluiten worden bekend gemaakt.
Enschede, 14 januari 2020.
Het college van burgemeester en wethouders van Enschede;
de loco-secretaris, w.g. E.A. Smit
de burgemeester, w.g. Dr. G.O. van Veldhuizen
De burgemeester van Enschede;
w.g. Dr. G.O. van Veldhuizen
Bijlage 1. Nadere uitleg onderdelen van het mandaatbesluit
Artikel 2, lid 1: Mandaat en schriftelijke werkafspraken.
Op grond van dit besluit wordt de bevoegdheid verleend om namens het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester besluiten te nemen die aan de orde zijn binnen het eigen taakveld.
De clusterhoofd/-manager kan besluiten nemen t.a.v. taken binnen het gehele cluster; bijvoorbeeld in geval van afdeling overschrijdende zaken;
Het afdelingshoofd t.a.v. taken binnen de eigen afdeling; ook bijv. in geval van team overschrijdende zaken. De teamleider t.a.v. taken binnen het eigen team.
De clustermanager, de afdelingshoofden en teamleiders dienen onderling af te spreken wie van welke bevoegdheid (in 1e instantie) gebruik maakt. Dat dient schriftelijk te worden vastgelegd en bekend worden gemaakt in het elektronisch Gemeenteblad (www.overheid.nl)
Artikel 3. Ondermandaat aan niet-ondergeschikten.
Wet verstaat onder het begrip “niet-ondergeschikten”, medewerkers die weliswaar voor de gemeente werken, afkomstig /gedetacheerd vanuit een andere overheidsorganisatie of particuliere instelling.
De medewerkers werker wel onder verantwoordelijkheid van het betrokken bestuursorgaan van de gemeente, maar zijn daaraan niet ondergeschikt. Zij zijn ondergeschikt aan hun eigen organisatie.
In die situatie dient een dergelijke medewerker in stemming te verlenen met het aan hem/haar te verlenen mandaat c.a. Overigens is ook een instemming vereist van de eigen werkgever.
Artikel 6. Machtigen leden van het college.
In dit artikel worden bevoegdheden gemandateerd uitsluitend aan een lid van een college wat betreft de eigen portefeuille (portefeuillehouder). In het geval daarvan geen gebruik wordt of kan worden gemaakt wordt er teruggevallen op het college zelf en is niet de manager, teamleider, secretaris of directeur bevoegd in mandaat een besluit te nemen.
Artikel 8. Beperking omvang mandaat.
In dit artikel is uitdrukkelijk geregeld in welke gevallen er geen gebruik mag worden gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid. Uitdrukkelijk rekening houden met dat artikel indien gebruik wordt gemaakt van de mandaatbevoegdheid.
Artikel 9. Uitgangspunten mandaatverlening.
Het gebruik maken van het verleende mandaat is een bevoegdheid en geen verplichting. Uitgangspunt is dat er zoveel mogelijk gebruik van wordt gemaakt teneinde de bestuursorganen te ontlasten. Daarbij dient echter rekening te worden gehouden met se specifieke bepalingen van het mandaatbesluit.
In het 3e lid wordt aangegeven in welk geval er een terugkoppeling plaats dient te hebben met de portefeuillehouder of de burgemeester. De inhoud van dat lid wijst voor zich.
Artikel 11. Vervanging; schriftelijke vervangingsregeling.
In geval van afwezigheid van de functionaris, aan wie bij of krachtens dit besluit mandaat-bevoegdheid is toegekend, wordt die bevoegdheid uitgeoefend door diens vervanger op grond van een daartoe schriftelijk vastgelegde vervangingsregeling.
Aan de aangewezen functionarissen ( clusterhoofd/-manager, afdelingshoofd, teamleider) zijn bevoegdheden gemandateerd. Bij afwezigheid een daartoe aangewezen plaatsvervanger ook die bevoegdheid. Het plaatsvervangerschap dient schriftelijk te worden vastgelegd. De vervanging kan intern worden geregeld in lijn, bijv. een medewerker binnen een organisatieonderdeel, dan wel extern, bijv. een ander afdelingshoofd binnen het zelfde cluster, of een andere teamleider binnen een zelfde cluster.
Artikel 13. Bekendmaken verleende-, ingetrokken en gewijzigde mandaten.
Het is veel pragmatischer te verwijzen naar een bestaand en digitaal toegankelijk middel dat op een simpele manier kan worden benaderd, dan het bijhouden van een analoog overzicht. Overigens kost dat onnodig veel werk. Een mandaat besluit c.a. dient sowieso te worden bekend gemaakt. Dus twee vliegen in één klap.
Artikel 10:12 Awb: “Deze afdeling is van overeenkomstige toepassing indien een bestuursorgaan aan een ander, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, of machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.