Protocol fractievergoedingen gemeente Krimpenerwaard 2019

Politieke ambtsdragers (bestuurders en gekozen volksvertegenwoordigers van gemeenten, provincies en waterschappen) vervullen een voorbeeldfunctie voor de inwoners en voor hun ambtenaren. De handel en wandel van politieke ambtsdragers heeft zijn weerslag op de hele organisatie, zowel in positieve als in negatieve zin. Politieke ambtsdragers zijn verantwoordelijk voor de eigen integriteit en collectief voor de integriteit van hun organisatie. De politieke ambtsdrager heeft uiteraard net als iedere andere inwoner recht op een privéleven, maar hij/zij leeft in een glazen huis, waardoor ook privégedragingen onderwerp van (brede) publieke aandacht kunnen zijn. Daarom moet een politieke ambtsdrager 24 uur per dag alert zijn op handelingen of gedragingen die het aanzien en de integriteit van het politieke ambt kunnen schaden.

Politieke ambtsdragers maken gebruik van voorzieningen die de organisatie hen ter beschikking stelt en ze maken kosten bij de uitoefening van hun ambt. Voor dat laatste krijgen zij een vergoeding, naast hun wedde of bezoldiging. In de Provincie-, Gemeente-, en Waterschapswet staat dat daarboven geen andere vergoedingen zijn toegestaan.

De hoofdregel is dus dat ‘het alleen kan als het is geregeld’. Dit betekent dat alleen de voorzieningen die in de genoemde regelgeving staan, voor vergoeding of verstrekking in aanmerking komen. Alle andere kosten komen voor rekening van de ambtsdrager zelf.

Bij de afweging of kosten al of niet worden vergoed, moet de politieke ambtsdrager zich realiseren dat alles wat mag, niet vanzelfsprekend ook hóeft. Van politieke ambtsdragers mag een zekere soberheid worden verwacht. Het gaat immers steeds om besteding van publieke middelen. De politieke ambtsdrager heeft daarnaast ook een voorbeeldfunctie. Hoe kan hij of zij in bijvoorbeeld economisch moeilijke tijden, geloofwaardig een beroep op de soberheid van burgers doen als hij of zij daar zelf niet naar handelt?

De afgelopen jaren is gebleken dat het heel lastig is om te bepalen wat wel en niet onder de fractievergoeding valt. Nu is discussie over vergoedingen en verstrekkingen nooit helemaal uit te sluiten maar dit gegeven moet er niet toe leiden dat niemand meer durft te declareren. Van belang is dat er duidelijke regels en toelichtingen daarop zijn die voldoende houvast bieden. Dit protocol biedt daartoe een handvat. Bij het opstellen van het protocol is dankbaar gebruik gemaakt van de ervaringen van andere gemeenten in den lande, de eigen ervaringen, alle informatie terzake die de VNG heeft verzameld en de ‘Handreiking integriteit van politieke ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen’ van de VNG, Interprovinciaal Overleg, Unie van Waterschappen en Ministerie van BZK (maart 2016).

Het gebruik van raadsfractievergoedingen.

De raadsfractievergoeding is bedoeld voor ondersteuning van het raadswerk. In de praktijk blijken de gemeenteraadsfracties niet altijd goed te weten waarvoor ze de vergoeding precies mogen gebruiken. Wat precies wel en niet mag, blijkt daarbij lastig precies te beschrijven. Zo is de besteding aan ‘social events’ op zich geaccepteerd, maar is het beter om voor bijvoorbeeld het afscheid van een raadslid, een gezamenlijke ‘lief-en-leedpot’ in te stellen. Maar bij een teambuilding met de fractie lijkt het wat overdreven dat ieder fractielid zelf z’n drankjes moet betalen.

Het is redelijk als de uitgave een rechtstreeks raakvlak heeft met het uitoefenen van het raadslidmaatschap (zie art. 7, lid 1), maar voorzichtigheid met individuele uitgaven is geboden. Het beste is een gezamenlijk gedragen lijn (zoals beschreven in dit protocol) te formuleren, aansluitend op wat in de maatschappij als redelijk wordt ervaren.

Bovendien is het belangrijk om openheid te geven en elkaar aan te spreken. Zo kan elk raadslid zich verantwoorden zonder in de verdediging te hoeven schieten.

Omdat “absolute duidelijkheid niet te geven is” bevat dit protocol geen limitatieve opsomming van activiteiten waaraan de fracties de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken kunnen/mogen besteden. Waar voorbeelden zijn gegeven, zijn die vooral bedoeld ter illustratie. De fracties dienen bij afwijking van het protocol te onderbouwen waarom zij van mening zijn dat de uitgaven passen binnen de versterking van de genoemde rollen van het raadswerk.

• •

  activiteiten die door de fractie gemeenschappelijk zijn gedaan, dan wel in opdracht van de fractie zijn gedaan; waaronder excursies en werkbezoeken, onder voorwaarde dat duidelijk wordt gemaakt welke rol (art. 7, lid 1) van toepassing is;

• •

  uitgaven verbonden aan bijeenkomsten en overleggen die als fractie worden georganiseerd; onder voorwaarde dat een agenda is bijgevoegd, waaruit blijkt: de aard van de bijeenkomst of het overleg, de locatie en het te verwachten aantal deelnemers;

• •

  uitgaven verbonden aan het opleiden, c.q. gericht op teamvorming en kwaliteitsverbetering van de fractie alsmede t.b.v. vrijwilligers die de fractie behulpzaam zijn; voor zover die opleidingen etc. niet al geboden worden van de zijde van de gemeente en de uitgaven niet zijn verbonden aan opleidingen voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers;

• •

  uitgaven verbonden aan bijeenkomsten en overleggen die als fractie collectief, dan wel in opdracht van een fractie (moeten) worden bijgewoond; onder voorwaarde dat duidelijk wordt gemaakt welke rol (art. 7, lid 1) van toepassing is;

• •

  uitgaven verbonden aan het representeren van de fractie bij officiële gelegenheden;

• •

  uitgaven verbonden aan de logistiek en de facilitaire benodigdheden die noodzakelijk zijn voor het functioneren als fractie voor zover die niet al geboden worden van de zijde van de gemeente; hierbij moet worden gedacht aan kantoorartikelen, waaronder aanschaf en onderhoud van een laptop / computer met bijbehorende randapparatuur;

• •

  uitgaven verbonden aan een eventueel op naam van de fractie gestelde bankrekening;

• •

  uitgaven verbonden aan het oprichten / in stand houden van een stichting, statutair uitsluitend belast met het beheer van gelden die bestemd zijn voor het uitvoeren van werk van de fractie; waaronder het werkgeverschap van aan de fractie verbonden medewerkers;

• •

  uitgaven verbonden aan vakliteratuur, abonnementen op bestuurlijke tijdschriften en één (digitaal) abonnement op Algemeen Dagblad / Rotterdams Dagblad ten behoeve van de fractie;

• •

  uitgaven verbonden aan een eigen website van de fractie;

• •

  uitgaven verbonden aan informatievoorziening van de fractie over het door haar voorgestane beleid en/of de consultatie van inwoners over volksvertegenwoordigende activiteiten (zoals folders, advertenties etc.); onder overlegging van een exemplaar van de betreffende informatievoorziening aan de griffie;

• •

  het is niet toegestaan om in een jaar dat gemeenteraadsverkiezingen worden gehouden uitgaven te declareren voor informatievoorziening, waarin op enigerlei wijze opgeroepen wordt tot het uitbrengen van een stem op de partij of vereniging waartoe de fractie behoort, die de informatievoorziening verzorgde;

• •

  uitgaven verbonden aan contributies en donateurschappen van de fractie (dus niet het lidmaatschap van een of meerdere individuele fractieleden, de partij of vereniging); onder voorwaarde dat duidelijk wordt gemaakt welke rol (art. 7, lid 1) van toepassing is;

• •

  uitgaven verbonden aan vrijwilligers die de fractie behulpzaam zijn, met in acht neming van de daarvoor wettelijk geldende voorschriften; daarbij dient jaarlijks de met de vrijwilliger gesloten overeenkomst bij de stukken te worden overlegd;

• •

  de uitgaven voor vrijwilligers van fracties dient onderbouwd te zijn door: facturen of door een verklaring van de vrijwilliger omtrent de geleverde assistentie periode, uren en ontvangen vergoeding) dan wel een door de vrijwilliger getekende presentielijst, waaruit zijn deelname aan het fractieoverleg blijkt.

• •

  uitgaven verbonden aan activiteiten die als raadslid op eigen initiatief worden verricht en waarvoor een beroep gedaan wordt, dient op de maandelijkse onkostenvergoeding die politieke ambtsdragers ontvangen voor voorzieningen die niet zuiver functioneel zijn, noch zuiver privé.

Deze vaste onkostenvergoeding is bedoeld voor in ieder geval de volgende kosten en die kosten mogen dus niet bekostigd uit de fractievergoeding:

• -

  representatie;

• -

  vakliteratuur;

• -

  excursies;

• -

  bureaukosten;

• -

  contributies, lidmaatschappen, zoals contributies van verenigingen en regionale beroepsverbanden (met uitzondering van landelijke beroepsverenigingen met een professionaliseringsdoelstelling, zoals de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden Raadslid.Nu, die vallen onder de bestuurskosten);

• -

  (representatieve) ontvangsten thuis;

• -

  zakelijke giften;

• -

  individuele consumpties buiten de werkplek (zoals koffie, thee, drankjes);

• -

  fooien in Nederland;

• -

  verjaardagsgebak, attenties en cadeaus voor naaste collega’s;

• -

  gelegenheidskleding, huur en reiniging van kleding, uitgaven voor persoonlijke verzorging;

• -

  activiteiten van partijgenootschappelijke aard;

• -

  abonnementen op kranten en tijdschriften en vakliteratuur die thuis worden ontvangen; uitgezonderd één (digitaal) abonnement op Algemeen Dagblad / Rotterdams Dagblad ten behoeve van de fractie;

• -

  representatieve aanpassingen aan de eigen woning;

• -

  uitgaven verbonden aan een eigen opleiding van een raadslid; hiervoor kan onder voorwaarden een beroep worden gedaan op de Verordening Rechtspositie Raads- en Commissieleden gemeente Krimpenerwaard 2019, art. 4;

• -

  uitgaven verbonden aan opleidingen voor raads- en commissieleden voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers;

• -

  uitgaven ten behoeve van politieke partijen; met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

• -

  uitgaven ten behoeve van een inschrijving bij de Kamer van Koophandel; anders dan uitgaven verbonden aan het oprichten / in stand houden van een stichting, statutair uitsluitend belast met het beheer van gelden die bestemd zijn voor het uitvoeren van werk van de fractie; waaronder het werkgeverschap van aan de fractie verbonden medewerkers;

• -

  uitgaven ten behoeve van notariële akten; anders dan uitgaven verbonden aan het oprichten / in stand houden van een stichting, statutair uitsluitend belast met het beheer van gelden die bestemd zijn voor het uitvoeren van werk van de fractie; waaronder het werkgeverschap van aan de fractie verbonden medewerkers;

• -

  uitgaven voor verkiezings- en campagneactiviteiten; zo is het niet toegestaan om in een jaar dat gemeenteraadsverkiezingen worden gehouden uitgaven te declareren voor informatievoorziening, waarin op enigerlei wijze opgeroepen wordt tot het uitbrengen van een stem op de partij of vereniging waartoe de fractie behoort, die de informatievoorziening verzorgde;

• -

  uitgaven voor raadsleden en fractieassistenten individueel en in aanvulling op hun reguliere vergoeding;

• -

  giften en cadeaus;

• -

  uitgaven ter voeding van een “lief & leed-potje”;

• -

  uitgaven voor consumpties op dagen (of de nacht) volgend op de bijeenkomsten die in het kader van het BOB-model, commissie-/ raadsvergaderingen zijn gehouden.