Verordening van de raad van Oudewater houdende regels voor de vertrouwenscommissie (Verordening op de vertrouwenscommissie van de gemeente Oudewater 2019)

Artikel 1. Samenstelling commissie

• 1.

  De commissie bestaat uit maximaal zoveel leden als er fracties in de gemeenteraad vertegenwoordig zijn, te benoemen door en uit de gemeenteraad.

• 2.

  Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie zijn, kiest de commissie deze uit haar midden.

Artikel 2. Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

• 2.

  De raad kan bepalen dat de gemeentesecretaris ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie wordt toegevoegd.

Artikel 3. Adviseur

De gemeenteraad kan één of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie.

Artikel 4. Vergaderingen

• 1.

  De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste drie leden dit noodzakelijk achten. De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

• 2.

  De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

• 3.

  De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:

  • a.

    de leden van de commissie;

  • b.

    de adviseur(s) van de commissie;

  • c.

    de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft.

• 4.

  De in het derde lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste drie dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste 24 uren voorafgaand aan de vergadering.

Artikel 5. Stemming

De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 6 bedoelde verslag opgenomen.

Artikel 6. Verslag

De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:

• a.

  een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

• b.

  een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.

Artikel 7. Geheimhouding

• 1.

  Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

• 2.

  De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

• 3.

  Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

• 4.

  Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

• 5.

  De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 6.

  De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.

Artikel 8. Archivering

1. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als “geheim”, en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

2. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

Artikel 9. Informatie over en gesprek met sollicitant

De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.

Artikel 10. Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging

• 1.

  De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de raad en aan de commissaris van de Koning.

• 2.

  Het in artikel 6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee personen.

Artikel 11. Ontbinding

Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.

Artikel 12. Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 13. Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie

De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.

Artikel 14. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening op vertrouwenscommissie van de gemeente Oudewater 2019.