| Organisatie | Hillegom |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Instellingsbesluit van de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen houdende regels omtrent samenwerking middels ambtelijke krachtenbundeling (Gemeenschappelijke Regeling werkorganisatie HLTsamen) |
| Citeertitel | Gemeenschappelijke Regeling werkorganisatie HLTSamen |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling is tevens vastgesteld door Burgemeester en wethouders van Lisse en Burgemeester en wethouders van Teylingen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 18-06-2024 | titel, aanhef, hoofdstuk, artikel 1, 2, 3, 5, 7, 9, 11, 12, 13, 14, 15, 15a, 16, 19, 20, 21, 26, 28, 31, 31a, 31b, 33, 35 | 30-05-2024 | |||
| 28-01-2020 | 18-06-2024 | titel, aanhef, artikel 1, 4, 10, 11, 12, 13, 16, 19, 29, hoofdstuk 4, toelichting | 07-01-2020 | Z-19-092104 | |
| 01-01-2017 | 28-01-2020 | nieuwe regeling | 14-04-2016 | 16-06575 |
Hoofdstuk 2 Belang, taken en bevoegdheden
De regeling wordt getroffen ten behoeve van het bewerkstelligen van een krachtige en professionele uitvoering door de werkorganisatie van de door de gemeenten opgedragen taken. Daarmee biedt de werkorganisatie een kwalitatief hoogwaardige, efficiënte en innovatieve dienstverlening aan de ‘klanten’ van de gemeenten: inwoners, bedrijven en instellingen.
De werkorganisatie is ‘dienstbaar’ aan de drie autonome gemeentebesturen eMet inachtneming van de zelfstandige beleidskoers die voor de drie individuele gemeentebesturen door de werkorganisatie mogelijk wordt gemaakt, benutten de gemeenten en de werkorganisatie de mogelijkheden voor standaardisatie van processen en efficiëntie op beleidsvorming.
De werkorganisatie voert uitsluitend taken uit voor de gemeentebesturen; uitvoering van de in dit artikel genoemde diensten voor derden (organisaties of bestuursorganen anders dan de gemeentelijke bestuursorganen van de drie gemeenten) is slechts toegestaan na een expliciet besluit van het bestuur. Het bestuur kan hiertoe niet besluiten, indien dit ertoe leidt dat de werkorganisatie niet meer valt aan te merken als een inbestedende dienst voor de gemeenten.
De diensten als bedoeld in lid 2 worden verricht tegen een overeengekomen prijs. De beschrijving van de te leveren diensten, de wijze van kostenverrekening en de overige voorwaarden waaronder de diensten worden geleverd, worden vastgelegd in een overeenkomst tussen het bestuur en het college van de betreffende gemeente(n) dan wel het bestuur van de betreffende organisatie(s).
Hoofdstuk 3 Het bestuur en de voorzitter
Artikel 7 Bevoegdheden bestuur
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 31a, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen kan het bestuur besluiten tot het oprichten van en deelnemen in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen als dat bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang en niet voordat de raden in de gelegenheid zijn gesteld hun zienswijzen naar voren te brengen.
Artikel 8 Stemming en besluitvorming
Voor deze uitgezonderde onderwerpen geldt unanimiteit van stemmen.
Het bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter aan, die een goede behartiging van de zaken van de werkorganisatie bevordert. De voorzitter is een burgemeester van een van de gemeenten. De voorzitter wordt gekozen voor een periode van een jaar. Het voorzitterschap rouleert jaarlijks op 1 januari tussen de burgemeesters van de gemeenten, tenzij het bestuur anders besluit. Het bestuur stelt daartoe een roulatieschema vast.
Hoofdstuk 5 Verantwoording en kwaliteitsborging
Naast de wettelijke en op grond van deze regeling bepaalde zienswijzenprocedures kan het bestuur ook aan de raden om een zienswijze vragen wanneer de meerderheid van het bestuur dat nodig vindt.
Indien sprake is van onvoldoende kwalitatief of onzorgvuldig c.q. onrechtmatig handelen van de werkorganisatie ten aanzien van één of meer gemeenten als gevolg waarvan schade is ontstaan of dreigt te ontstaan, wordt dit zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen twee weken na het constateren van de geleden of dreigende schade, bij het betreffende college of de betreffende colleges gemeld.
Hoofdstuk 7 Duur, wijziging, toetreding, uittreding en opheffing
Na ontvangst van de in het eerste lid bedoelde besluit, komen de uittredende deelnemer en het bestuur, uiterlijk 6 maanden voor de datum van uittreding, een concept-uittredingsregeling overeen. De concept-uittredingsregeling wordt door de deelnemers vastgesteld, waarbij de belangen van de uittredende deelnemer en die van de achterblijvende deelnemers op reële en evenwichtige wijze worden afgewogen.
In de concept-uittredingsregeling worden de personele, juridische, organisatorische en financiële gevolgen, waaronder de gevolgen voor het vermogen, van de uittreding geïnventariseerd, de wijze waarop met deze gevolgen kan of moet worden omgegaan, de voorwaarden voor uittreding, de hoogte van de uittreedsom en de overname van personeel en/of overige verplichtingen door de uittredende deelnemer.
Indien het bestuur constateert dat het besluit tot uittreding de vraag oproept of continuering van de samenwerking in de gemeenschappelijke regeling HLTsamen redelijkerwijs nog wel mogelijk is, doet zij de deelnemers een voorstel tot opheffing van de gemeenschappelijke regeling HLTsamen als bedoeld in artikel 27.
Bij het vaststellen van de hoogte van de uittreedsom is het uitgangspunt dat de uittredende deelnemer de reële schade van de werkorganisatie én de overblijvende deelnemers dient te vergoeden, die rechtstreeks gevolg is van het uittreden uit de gemeenschappelijke regeling. Daarbij wordt bij het bepalen van de hoogte van de schade in beginsel een afbouwperiode van 5 jaar gehanteerd, te rekenen vanaf de datum van uittreding.
De hoogte van de uittreedsom als bedoeld in het negende lid wordt slechts verhoogd indien er sprake is van substantiële langlopende en niet te mitigeren financiële verplichtingen. Daarbij moet vaststaan dat deze verplichtingen zich zullen voor doen én in die becijferde omvang, waarbij de bijdrage in de kosten door de uittredende deelnemer naar rato wordt vastgesteld.
De uittreedsom bestaat uit de zakelijke gerechtvaardigde kosten, te weten de kosten die rechtstreeks ontstaan uit de uittreding (frictiekosten) en de bijdragen aan de overtollige kosten (desintegratiekosten) in de in het negende lid genoemde afbouwperiode, waarbij geen verrekening van het vermogen plaatsvindt.
Onder frictiekosten wordt verstaan alle incidentele kosten in verband met de uittreding van de deelnemer. Daaronder worden in ieder geval begrepen de kosten van inhuur externe dienstverlening, kosten onderzoek accountant, kosten boventallig primair personeel, kosten opstellen sociaal plan, kosten boventallig decentrale personele overhead en kosten afwaardering activa.
Desintegratiekosten die niet direct aan de uittredende deelnemer kunnen worden toegerekend, zoals investeringskosten, afschrijvingskosten, kantoorhuur, salariskosten en inhuur van personeel komen naar rato van de door de deelnemers overeengekomen kostenverdeelsleutel voor rekening van de uittredende deelnemer.
De frictiekosten en desintegratiekosten worden door de accountant van de werkorganisatie bepaald aan de hand van de jaarrekeningen over de afgelopen 3 jaar voorafgaand aan de datum van uittreding. De beoordeling van de kosten van uittreden wordt gebaseerd op de feiten en omstandigheden die bekend zijn op het moment van de daadwerkelijke uittreding.
Met het oog op het vaststellen van de hoogte van de uittreedsom vragen de uittredende deelnemer en het bestuur gezamenlijk om een bindend advies aan een onafhankelijke externe deskundige. De kosten voor het inschakelen van de externe deskundige zijn, als onderdeel van de frictiekosten, voor rekening van de uittredende deelnemer.
Hoofdstuk 8 Overige bepalingen
Ten aanzien van de in het vorige lid genoemde archiefbescheiden, is, onder de bevelen van het bestuur, de archivaris belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995. Met betrekking tot dit toezicht bevat de verordening als bedoeld in het tweede lid de nodige bepalingen.
Als onderling het geschil niet opgelost kan worden, wijst iedere partij een deskundige aan. Deze deskundigen brengen, als zijnde een geschillencommissie, gezamenlijk een advies uit aan het bestuur over de mogelijkheden om partijen tot overeenstemming te brengen. Voorafgaand aan het uitbrengen van het advies hoort de commissie de bij het geschil betrokken bestuursorganen.
Na ontvangst van het advies treden de in het tweede lid bedoelde partijen nogmaals in overleg om te trachten tot een oplossing van het geschil te komen. Indien het overleg niet tot een oplossing leidt, is elk der partijen vrij om het geschil overeenkomstig het gestelde in artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, voor te leggen aan gedeputeerde staten.
Voor burgerparticipatie kunnen inwoners van de deelnemende gemeenten en belanghebbenden gebruik maken van de bestaande inspraakmogelijkheden in die gemeenten.
Artikel 33 Bekendmaking regeling
Het college van burgemeester en wethouders van Hillegom draagt zorg voor bekendmaking van de regeling overeenkomstig artikel 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.
Toelichting op Gemeenschappelijke Regeling werkorganisatie HLTSamen
De juridische basis van werkorganisatie HLT Samen is vastgelegd in de ‘Gemeenschappelijke Regeling werkorganisatie HLT Samen’. De regeling regelt dat wat in juridische zin geregeld moet worden rondom de samenwerking. Tegelijk laat zij ruimte, waar dat mogelijk en wenselijk is, zodat de organisatie flexibel blijft en afspraken in afzonderlijke verordeningen kunnen worden vastgelegd.
In de gemeenschappelijke regeling werkorganisatie HLT Samen zijn, op een enkele uitzondering na en om misverstanden te voorkomen, alleen bepalingen opgenomen, waarvan de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) bepaalt dat dat deze onderwerpen moeten worden geregeld in de regeling of waarvan niets is bepaald in de Wgr. Dit impliceert niet dat voor de gemeenschappelijke regeling geen andere regels gelden; de Wgr stelt nog meer regels voor de regeling en de werking van de bedrijfsvoeringsorganisatie.
Deze zijn niet opgenomen in de regeling. Enerzijds wordt daarmee beoogd de regeling niet te omvangrijk te maken. Anderzijds behoeft bij eventuele wetswijzigingen in de Wgr de gemeenschappelijke regeling op die punten niet te worden gewijzigd.
Hieronder is een toelichting op de artikelen uit de Gemeenschappelijke Regeling werkorganisatie HLT Samen opgenomen. Daarin wordt meerdere malen verwezen naar bepalingen uit de Wgr.
In dit artikel is een aantal begrippen met bijbehorende definities opgenomen die in de gehele gemeenschappelijke regeling regelmatig voorkomen. De begrippen moeten steeds met deze definities in het achterhoofd gelezen worden. De voorzitter wordt apart gedefinieerd omdat, anders dan bij een openbaar lichaam (art. 12 Wgr), de bedrijfsvoeringsorganisatie geen voorzitter kent als apart orgaan. Wel kan een voorzitter aan worden gewezen voor de vergaderingen van het bestuur. Om niet steeds ‘voorzitter van het bestuur’ te hoeven uitschrijven is deze begripsbepaling opgenomen.
Artikel 2 Bedrijfsvoeringsorganisatie
Dit artikel betreft de daadwerkelijke instelling van de rechtspersoon, de bedrijfsvoeringsorganisatie (art. 8 lid 3 Wgr). De bedrijfsvoeringsorganisatie is genaamd Werkorganisatie HLT Samen en wordt ook in deze toelichting werkorganisatie genoemd.
Het artikel benoemt ook de vestigingsplaats. Er is gekozen voor Hillegom. Met het benoemen van de juridische vestigingsplaats is duidelijk welke rechter bevoegd is van geschillen kennis te nemen. De vestigingsplaats heeft geen enkele relatie met de huisvesting van de werkorganisatie; dit is een vrije keuze van de deelnemende gemeenten.
Een gemeenschappelijke regeling wordt getroffen ter behartiging van een of meer belangen van de betrokken gemeenten (art. 1 lid 1 Wgr). De belangen waarvoor de gemeenschappelijke regeling wordt getroffen moeten in de gemeenschappelijke regeling zelf zijn opgenomen (art. 10 lid 1 Wgr). Met het in art. 3 beschreven belang wordt aangesloten bij de visie van de gemeenten op de Werkorganisatie HLT Samen.
De werkorganisatie fungeert als gezamenlijke ambtelijke fusieorganisatie van de gemeenten. Bij een bedrijfsvoeringsorganisatie mag het slechts gaan om ondersteunende en uitvoerende taken (art. 8 lid 3 Wgr). In dit artikel wordt het takenpakket van de werkorganisatie benoemd, dat dan ook ondersteunende en uitvoerende taken betreft. Beleidsvoorbereiding kan ook worden gevat onder het begrip “ondersteunende en uitvoerende taken” . Besluitvorming en vaststelling van het beleid vindt immers niet plaats binnen het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie, maar is en blijft belegd bij de bestuursorganen (burgemeester, college van burgemeester en wethouders en gemeenteraad) van de drie zelfstandig blijvende gemeenten.
Het takenpakket is zo eenvoudig mogelijk in de regeling verankerd, in die zin dat de werkorganisatie alle gemeentelijke taken uitvoert voor zover deze niet aan anderen zijn of worden toebedeeld. Hiermee wordt voorkomen dat iedere taak afzonderlijk moet worden benoemd en dat iedere gemeente een dienstverleningsovereenkomst met de werkorganisatie moet sluiten.
Opgenomen is dat de werkorganisatie in beginsel - tenzij het colleges anders besluit - uitsluitend taken uitvoert voor de gemeentebesturen en niet voor derden.
Met het oog op de aanbestedingsregels is in lid 2 van art. 4 bepaald dat de colleges niet kunnen besluiten tot de uitvoering van taken voor derden indien dat ertoe leidt dat de werkorganisatie niet meer valt aan te merken als een inbestedende dienst voor de gemeenten.
Artikel 5 Algemene bevoegdheidstoedeling
Art. 10 lid 2 Wgr vereist dat de gemeenschappelijke regeling bepaalt welke bevoegdheden bij het treffen van de gemeenschappelijke regeling door de deelnemende colleges worden overgedragen aan de bedrijfsvoeringsorganisatie. In lid 1 van art. 5 van deze regeling is bepaald dat gedelegeerde bevoegdheden in de regeling worden benoemd. Dit is onder meer uitgewerkt in art. 7 van de regeling. Om overzicht te houden over de (onder)gemandateerde bevoegdheden, is in lid 5 opgenomen dat hiervoor een register wordt bijgehouden.
Artikel 6 Samenstelling bestuur
Dit artikel gaat over de samenstelling van het bestuur en de plaatsvervanging van bestuurders. Dit moet in de gemeenschappelijke regeling geregeld worden (art. 10 lid 3 Wgr). Daarbij is rekening gehouden met de wettelijke bepaling dat de leden van het bestuur door en uit de deelnemende colleges van burgemeester en wethouders moeten worden aangewezen (art. 14a Wgr). Er is voor gekozen om ieder college twee leden aan te laten wijzen (lid 1).
Mocht het voorkomen dat een lid van het bestuur verhinderd is, dan kan dat lid vervangen worden door de door het betreffende college aangewezen plaatsvervanger.
Artikel 7 Bevoegdheden bestuur
In lid 1 van dit artikel is bepaald dat alle bevoegdheden bij of krachtens enige wet van toepassing op de werkorganisatie toekomen aan het bestuur. Op grond van art. 9 lid 4 van de regeling kan het bestuur de voorzitter machtigen om namens het bestuur te handelen.
In lid 2 zijn de bevoegdheden die het bestuur in ieder geval heeft op een rij gezet. Voor het merendeel betreffen dat bevoegdheden die ook elders in de regeling zijn opgenomen. Voor een aantal bevoegdheden geldt dat deze bevoegdheden door het bepaalde in lid 2 door de colleges aan het bestuur zijn gedelegeerd.
Alle bevoegdheden moeten gelezen worden in directe relatie tot het samenwerkingsverband. Zo wordt met ‘de begroting’ (sub a) de begroting van de werkorganisatie bedoeld en zien de rechtspositionele regelingen (sub h) enkel op rechtspositionele regelingen betreffende het personeel van de werkorganisatie. Ook de verordeningen (sub e) hebben enkel betrekking op de verordeningen die specifiek voor de organisatie van de werkorganisatie bedoeld zijn, zoals de bijdrageverordening. Zodoende omvat lid 2 sub e niet verordeningen die rechtstreeks verband houden met de beleidsvelden. Dergelijke verordeningen worden door de individuele gemeenten vastgesteld.
Het bepaalde in lid 4 is op grond van de Wgr verplicht voor het dagelijks bestuur van een openbaar lichaam (zie art. 33b lid 2 Wgr). Door dit in deze regeling op te nemen is het ook van toepassing voor het bestuur van de werkorganisatie.
Met lid 5 heeft het bestuur de mogelijkheid om te besluiten tot de oprichting van en de deelneming in privaatrechtelijke rechtspersonen, indien dit in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Op grond van art. 31a Wgr is hiervoor vereist dat de regeling in deze mogelijkheid voorziet als het bestuur hiertoe wil besluiten.
Artikel 8 Stemming en besluitorming
Elk lid van het bestuur heeft één stem zodat er sprake is van een gelijke stemverdeling over de drie gemeenten (elke gemeente heeft twee stemmen). Door de gehanteerde stemverhouding, die uitgaat van een gelijke stemverdeling tussen de gemeenten, wordt de samenwerkingsgedachte achter de regeling benadrukt en wordt aangesloten bij principes als ‘gelijkwaardigheid’ en ‘vertrouwen’ binnen de werkorganisatie HLT Samen.
Er is tevens voor gekozen om besluiten te nemen op basis van meerderheid van stemmen (lid 2). Voor de situatie dat geen sprake is van een dergelijke meerderheid van stemmen, bepaalt het Reglement van orde - zie de toelichting op artikel 9 - hoe met deze situatie wordt omgegaan.
Ten aanzien van een drietal soorten (lid 3) besluiten geldt unanimiteit van stemmen. Bovendien besluiten niet het bestuur, maar de colleges - met inachtneming van artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen - over toetreding tot en wijziging van de gemeenschappelijke regeling (art. 1 lid 3 jo. lid 1 Wgr).
Het bestuur dient een reglement van orde vast te stellen. Dit is, in tegenstelling tot het openbaar lichaam (art. 22 lid 1 Wgr jo. art. 16 Gemeentewet), op basis van de Wgr geen verplichting voor de bedrijfsvoeringsorganisatie. Er is echter toch gekozen voor een regelement van orde, omdat het duidelijkheid en kaders biedt voor de vergaderingen van het bestuur en zijn andere werkzaamheden.
Daarbij moet men de regels uit de Wgr zelf (art. 22 lid 2 Wgr) over het minimale aantal vergaderingen volgen, namelijk een minimum van twee vergaderingen per jaar. Aanvullend daarop is in lid 2 bepaald dat het bestuur tevens vergadert indien en of meer leden van het bestuur - hieronder tevens te verstaan de voorzitter - daarom verzoekt.
Het bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter aan, die de leiding heeft over de vergaderingen van het bestuur. Dit voorzitterschap rouleert - tenzij het bestuur anders besluit - tweejaarlijks tussen de burgemeesters van de gemeenten. Zodoende is de zittingsduur van de voorzitter van het bestuur twee jaar.
De voorzitter is geen apart orgaan, en heeft zodoende geen eigen bevoegdheden. Het bestuur kan hem natuurlijk wel machtigen bepaalde bevoegdheden namens het bestuur uit te oefenen (lid 4). Het bestuur bepaalt ook hoe de voorzitter bij afwezigheid vervangen wordt (lid 5). Met lid 6 wordt aangesloten bij de bevoegdheid tot vertegenwoordiging die een voorzitter van een openbaar lichaam ook heeft (art. 33d lid 2 Wgr). Op grond van lid 2 ondertekent de voorzitter de stukken die van het bestuur uitgaan. In artikel 12 is aangegeven dat de stukken medeondertekent worden door de secretaris.
Er is gekozen voor een directieteam bestaande uit drie leden, tevens ieder zijnde gemeentesecretaris van een van de participerende gemeenten in de samenwerking. Doordat de secretarissen q.q. deelnemen aan de collegevergadering en daarnaast als lid van de directieteam verantwoordelijkheid dragen voor de ambtelijke organisatie, is de nabijheid met enerzijds de individuele gemeenten en anderzijds de ambtelijke organisatie sterk belegd. De gemeentesecretarissen blijven voor hun eigen college de verbindende schakel tussen beleidsbepaling en ambtelijke uitvoering. Zodoende blijven de gemeentesecretarissen ook voor het eigen college aanspreekbaar op de prestaties van de gefuseerde ambtelijke organisatie.
Binnen de directieteam is er sprake van nevengeschiktheid en gezamenlijke verantwoordelijkheid. De gemeentesecretarissen maken in gezamenlijk overleg een onderlinge taakverdeling waarbij in elk geval de vervulling van de rol als voorzitter van de directieteam wordt belegd en afgesproken wordt wie vanuit de directieteam optreedt als WOR-bestuurder in de zin van art. 1 onder e Wet op de ondernemingsraden
(Wor). Er wordt nadrukkelijk niet geopteerd voor roulatie in de taakverdeling binnen de directieteam. Uitgegaan wordt van het gebruik van ieders kernkwaliteiten en competenties bij de onderlinge taakverdeling.
De directieteam wijst uit zijn midden een secretaris aan en regelt uit zijn midden de vervanging van de secretaris. De secretaris medeondertekent de stukken die van het bestuur uitgaan. In artikel 10 is aangegeven dat de voorzitter de stukken van het bestuur ondertekent. Het is aan het bestuur om verdere invulling te geven aan de functie van secretaris.
Het personeel van de gemeenten treedt met behoud van zijn ambtelijke status in dienst van werkorganisatie HLT Samen. Uitgezonderd hiervan zijn de gemeentesecretarissen, de griffiers en de griffiemedewerkers. Voor het personeel in dienst van de werkorganisatie zijn de rechtspositieregelingen van de sector gemeenten (CAR-UWO) van toepassing (lid 3). Het bestuur is belast met de aanstelling, schorsing en het ontslag van ambtenaren (lid 5). Dit geldt ook voor de rechtspositie van de ambtenaren (lid 2). In lid 6 is een mandaatmogelijkheid geschapen waarmee het bestuur bepaalde bevoegdheden kan opdragen aan de directieteam.
Artikel 14 Heffingsambtenaar, invorderingsambtenaar en belastingdeurwaarder
De heffings- en invorderingsambtenaar en belastingdeurwaarder zijn bijzondere ambtenaren met door attributie verkregen bevoegdheden. De gemeenschappelijke regeling krijgt zijn eigen bijzondere ambtenaren en dit artikel bevestigt dat de bevoegdheden van deze ambtenaren bij of krachtens de wet rechtsreeks aan hen toekomen. Het betreft hier de volgende wetten: de Algemene wet inzake rijksbelastingen, de Invorderingswet 1990, de Kostenwet invordering rijksbelastingen, de Wet waardering onroerende zaken, de Gemeentewet en de Wet milieubeheer. In lid 2 is bepaald dat het bestuur deze ambtenaren aanwijst.
Artikel 15 Informatie- en verantwoordingsplichten
Dit artikel werkt de informatie- en verantwoordingsplichten van art. 16 t/m 19 Wgr uit. Dat betekent dat het bestuur als orgaan alleen inlichtingen hoeft te verschaffen en dat ieder individueel lid verantwoording moet afleggen aan het college dat hem heeft aangewezen en aan de eigen raad. In dat kader moet het lid ook alle inlichtingen verschaffen die hem gevraagd worden.
Met het bepaalde in lid 5 wordt tot uitdrukking gebracht dat de leden van het bestuur niet zonder last of ruggespraak hun taak uitoefenen. Zij zijn immers verantwoording verschuldigd aan hun eigen college van burgemeester en wethouders.
De gemeenschappelijke regeling in de vorm van een bedrijfsvoeringsorganisatie maakt het niet mogelijk om in deze gemeenschappelijke regeling een soortgelijke ontslagregeling voor de gemeenteraden op te nemen. Immers, het gaat hier om een gemeenschappelijke regeling op het niveau van de colleges van burgemeester en wethouders. Dat neemt overigens niet weg dat ook de gemeenteraden een in de gemeentewet neergelegde algemene bevoegdheid heeft wethouders te ontslaan of een burgemeester voor te dragen voor ontslag. De gemeenteraden hebben (voor hun eigen bestuurders) dus materieel gezien dezelfde mogelijkheid als opgenomen in art. 14, lid 5.
Aanvullend op de informatie- en verantwoordingsplichten van art. 16 t/m 19 Wgr, is met lid 4 een actieve inlichtingenplicht opgenomen. Deze sluit aan op art. 169 lid 2 van de Gemeentewet. Daardoor ontvangen de raden niet alleen inlichtingen op het moment dat zij erom verzoeken, maar ook op het moment dat het bestuur dat in het kader van lid 4 nodig acht.
Dit artikel regelt kwaliteitsborging en spreekt voor zich.
De artikelen 17 tot en met 22 van de regeling hebben betrekking op de financiën van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Voor een goed begrip van deze bepalingen is het volgende van belang.
In de artikelen 17 t/m 22 van de regeling wordt aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling de bevoegdheid toegekend tot vaststelling van verschillende documenten (verordeningen, kadernota, begroting, jaarrekening en een Nota reserves en voorzieningen). Deze bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn wettelijk verankerd in de Wet gemeenschappelijke regelingen.
Het gaat hier nadrukkelijk niet om de bevoegdheid tot vaststelling van bijvoorbeeld de gemeentebegroting. De bevoegdheid en verantwoordelijkheid van het bestuur heeft betrekking op de bedrijfsvoeringstaken (personeel, informatievoorziening, organisatie, administratieve organisatie, communicatie, huisvesting en de daarmee samenhangende financiële aspecten) van de werkorganisatie.
Als het gaat om de beleidsinhoudelijke kaders en de daarin te maken keuzes berust de verantwoordelijkheid en bevoegdheid volledig en onverkort bij de individuele colleges en gemeenteraden. Op grond van de taakopdracht van de werkorganisatie (zie artikel 4) wordt het beleidsdeel van de gemeentelijke kadernota, begroting en jaarrekening voorbereid door de werkorganisatie.
De door het bestuur van de regeling vastgestelde begroting voor de gemeenschappelijke regeling (het bedrijfsvoeringdeel) moet door de drie individuele gemeenten – conform de wettelijke bepalingen - worden opgenomen als verplichte uitgave in de respectievelijke gemeentebegrotingen.
Op de financiën van de bedrijfsvoeringsorganisatie zijn de genoemde artikelen uit de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing (art. 35 lid 6 Wgr). Dat is in dit artikel herhaald. Met de toepassing van de Gemeentewet is ook het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten van toepassing.
Ingevolge de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet dient het bestuur een (of meerdere) verordening(en) vast te stellen waarin de uitgangspunten van het financiële beleid zijn opgenomen alsmede regels voor het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de werkorganisatie, inclusief regels over de wijze van de controle daarop.
Artikel 18 Financiële verantwoordelijkheid
De werkorganisatie moet over voldoende middelen beschikken om aan zijn verplichtingen jegens derden te voldoen (art. 35 lid 6 Wgr jo. art. 194 Gemeentewet). Om die reden moeten gemeenten verplicht meewerken aan de uitvoering van de begroting (art. 10a Wgr jo. art. 194 en 195 Gemeentewet).
Bij de verplichtingen aan derden gaat het bijvoorbeeld om kosten als salaris- en huisvestingslasten en inkoopcontracten. De kostenverdeelsleutel en de financiële systematiek worden verder uitgewerkt in een bijdrageverordening (lid 3).
Dit artikel is gebaseerd op art. 34b Wgr.
Artikel 20 Zienswijzenprocedure en vaststelling begroting
Het begrotingsjaar valt samen met het kalenderjaar, overeenkomstig art. 189 lid 4 Gemeentewet.
De overige leden van dit artikel zijn gebaseerd op art. 34 en 35 Wgr.
Artikel 35 lid 5 Wgr bepaalt dat de gemeenschappelijke regeling kan bepalen dat van de artikelleden die van toepassing zijn bij een begrotingswijziging, kan worden afgeweken. Het staat de aan de regeling deelnemende colleges zodoende vrij te bepalen bij welke categorieën begrotingswijzigingen van de van toepassing zijnde leden wordt afgeweken. In lid 8 is hier gebruik van gemaakt door te bepalen dat het eerste zinsdeel van lid 8 niet van toepassing is op wijzigingen van de begroting waarbij geen wijziging wordt gebracht in de bijdragen van de gemeenten. Zodoende hoeft voor dergelijke wijzigingen niet het ‘standaard’ begrotingstraject te worden doorlopen.
Eventuele begrotingswijzigingen hoeven niet voor 1 augustus van het jaar voorafgaande waarvoor de begroting dient te worden ingezonden aan gedeputeerde staten (lid 8). Dan zou begrotingswijziging na 1 augustus van dat jaar immers niet meer mogelijk zijn, terwijl het gedurende het gehele begrotingsjaar nog mogelijk is de begroting te wijzigen. De eis dat de begrotingswijziging binnen twee weken na vaststelling aan gedeputeerde staten moet worden gezonden (lid 8 jo. lid 7) geldt wel onverkort.
Dit artikel is gebaseerd op art. 34 en 34b Wgr.
Artikel 22 Reserves en voorzieningen
De Nota reserves en voorzieningen bevat bepalingen over de wijze van totstandkoming en het omgaan met reserves en voorzieningen.
Dit artikel bepaalt de duur van de regeling.
Gewijzigde omstandigheden kunnen aanleiding geven om de regeling te wijzigen. Daarvoor is met deze bepaling een voorziening getroffen. Het bestuur dan wel een van de colleges kan voorstellen voor wijziging van de gemeenschappelijke regeling doen. De colleges besluiten hierover unaniem (art. 1 lid 3 jo. lid 1 Wgr en art. 6 lid 4 van de regeling), na toestemming van hun raden (art. 1 lid 3 jo. lid 2 Wgr). De wijziging regelt zelf wanneer deze in werking treedt. Dit kan op grond van art. 26 lid 3 van de Wgr niet eerder dan nadat de regeling bekend is gemaakt. De wijze van bekendmaking is voorgeschreven in art. 26 lid 2 van de Wgr. De bekendmaking is op grond van art. 33 lid 2 van de regeling belegd bij de gemeente Hillegom.
Dit artikel regelt de procedure voor toetreding van nieuwe partijen, voor zover die partijen daartoe op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen bevoegd zijn. Toetreding kan geschieden bij gelijksluidend besluit van de colleges én het potentieel deelnemende college (art. 1 lid 3 jo. lid 1 Wgr en art. 6 lid 4 van de regeling). De colleges moeten daarvoor toestemming van hun raden hebben (art. 1 lid 3 jo. lid 2 Wgr), zoals ook het potentieel toetredende college dat nodig heeft. In het toetredingsbesluit
wordt bepaald wanneer de toetreding ingaat.
Dit artikel regelt de procedure rondom uittreding van een of meerdere gemeenten. Daarbij moet, net als bij wijziging van of toetreding tot de regeling, het bepaalde over de toestemming van raden (art. 1 Wgr) in acht worden genomen.
Voor de in lid 1 opgenomen termijn van zes jaar is gekozen met het oog op de incidentele kosten tot oprichting van de werkorganisatie en vanuit het oogpunt van continuïteit en bestendigheid van de werkorganisatie in de opstartfase. Uit lid 2 volgt dat indien een van de gemeenten besluit uit te treden de periode tussen het besluit tot uittreding en de daadwerkelijke uittreding - oftewel, de inwerkingtreding van het besluit - minimaal een ruim jaar is en maximaal een kleine twee jaar omvat. Aanvullend hierop is bepaald dat dit niet geldt wanneer de colleges hier andere afspraken over maken.
Een uittredende deelnemer is verantwoordelijk voor de kosten die met de uittreding gepaard gaan. Daarbij valt te denken aan frictie-, desintegratie- en projectkosten. Om de uittredingssom onafhankelijk te laten vaststellen is gekozen voor een onafhankelijke commissie van een drietal deskundigen, die een bindend advies uitbrengt over de hoogte van de uittreedsom.
Dit artikel regelt de opheffing van de werkorganisatie. Daartoe zijn gelijkluidende besluiten van de individuele colleges vereist (lid 1), inclusief de benodigde toestemming van de raden. Het bestuur stelt vervolgens een liquidatieplan op (lid 2). Het liquidatieplan voorziet in de verplichting van de gemeenten tot deelneming in de financiële gevolgen van de opheffing. Het liquidatieplan voorziet ook in de gevolgen die de opheffing heeft voor het personeel. Indien de werkorganisatie alle op haar rustende verplichtingen is nagekomen en een batig saldo resteert, dan wordt dit batig saldo aan de hand van de gehanteerde verdeelsleutel aan gemeenten uitgekeerd. Resteert een negatief saldo, dan zijn gemeenten naar rato van de gehanteerde verdeelsleutel gehouden deze verplichtingen op zich te nemen. De werkorganisatie blijft bestaan, zolang dat voor liquidatie noodzakelijk is (lid 3; art. 9 lid 3 Wgr).
De werkorganisatie blijft op grond van de Wgr zo nodig na het tijdstip van opheffing in functie totdat de liquidatie is afgerond.
Dit artikel is gebaseerd op artikel 40 Archiefwet 1995. Artikel 3 van de Archiefwet verplicht overheidsorganen de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. In artikel 40 is bepaald dat het bestuur is belast met de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling. Ten aanzien van de zorg voor de archiefbescheiden voortkomend uit de deelnemende gemeenten aan de gemeenschappelijke regeling gemandateerde taken berust de zorg bij de colleges van B&W van deze gemeenten.
De kosten voor de uitvoering van de in lid 1 bedoelde taak, worden doorberekend aan de deelnemers op basis van de gehanteerde verdeelsleutel.
Op grond van lid 5 is de secretaris van het bestuur belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats of het e-depot. De te benoemen archivaris van de gemeenschappelijke regeling is belast met het toezicht op
Artikel 29 Bestaande samenwerkingen en deelnemingen
De oprichting van werkorganisatie HLT Samen verandert in beginsel niets aan de bestaande samenwerkingsverbanden en deelnemingen van de gemeenten. Het betreft hier immers slechts een ambtelijke fusie waarbij de structuur en de rechtspersoonlijkheid van de gemeenten ongewijzigd blijft. Derhalve is opgenomen dat de bestaande privaatrechtelijke of publiekrechtelijke samenwerkingsverbanden
van de gemeenten ook na oprichting van de werkorganisatie blijven bestaan (lid 1).
Toch kan het uit vanuit een oogpunt van efficiency wenselijk zijn na oprichting van de werkorganisatie kritisch te kijken naar de bestaande samenwerkingsverbanden. Daarom schrijft de regeling op dit punt een inventarisatie van bestaande samenwerkingen en deelnemingen door het bestuur voor. Deze dient een jaar na oprichting van de werkorganisatie, dus voor 1 januari 2018, gereed te zijn (lid 2). Na de inventarisatie is aan het aan de colleges om te bezien welke samenwerkingsverbanden moeten worden gehandhaafd of juist kunnen worden opgezegd. Bij opzegging kunnen de colleges ervoor kiezen de betreffende taken bij de werkorganisatie onder te brengen.
Dit artikel regelt het klachtrecht ten aanzien van de werkorganisatie overeenkomstig hoofdstuk 9 Awb.
Voor het externe klachtrecht is de Nationale ombudsman bevoegd (art. 1a lid 1 onder b Wet Nationale ombudsman).
Geschillen omtrent de gemeenschappelijke regeling moeten aan gedeputeerde staten worden voorgelegd (art. 28 Wgr). Dit artikel voorziet in een voorprocedure om geschillen snel te kunnen oplossen, voordat geformaliseerd wordt.
Artikel 32 Onvoorziene gevallen
De regeling beoogt zo volledig mogelijk te zijn. In gevallen waarin deze regeling of de Wet gemeenschappelijke regelingen niet voorziet, beslist het bestuur.
Artikel 33 Inzenden regeling en bekendmaking
De gemeente Hillegom is belast met verzending van de regeling aan gedeputeerde staten en bekendmaking ervan. Deze bepaling is gebaseerd op art. 26 Wgr.
Dit artikel is gebaseerd op art. 26 lid 3 Wgr.
Dit artikel regelt de citeerwijze (de officiële naam) van de gemeenschappelijke regeling.