| Organisatie | Utrecht |
|---|---|
| Organisatietype | Provincie |
| Officiële naam regeling | Besluit van de secretaris van de provincie Utrecht van 23 december 2019, 82018CD3, tot vaststelling van het Mandaatbesluit secretaris |
| Citeertitel | Mandaatbesluit secretaris |
| Vastgesteld door | gedelegeerde functionaris |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het provinciaal blad waarin het wordt geplaatst, waarna artikel I, onder A, B en D, terugwerkt tot en met 1 maart 2021 en artikel I, onder C, terugwerkt tot en met 1 januari 2020
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 06-02-2021 | 01-06-2019 | 03-04-2020 | Bijlage B | 11-12-2020 | 2021-02 |
| 12-05-2020 | 16-03-2020 | 06-02-2021 | artikel 11 | 18-03-2020 | 2020-13 |
| 03-04-2020 | 01-03-2021 | artt. 6, 7, 8 bijlagen, toelichting | 18-03-2021 | 2021-16 | |
| 14-01-2020 | 01-01-2020 | 12-05-2020 | Nieuwe regeling | 23-12-2019 | 2020-03 |
Artikel 2 Domeinen, mandaat concernmanagers
Tot het beleidsmatig mandaat van de concernmanagers behoort het indienen van collegevoorstellen binnen de scope van hun domein bij de secretaris, na overleg met de verantwoordelijk portefeuillehouder(s). De concernmanager zorgt tevoren voor afstemming met de relevante concernmanagers, teamleiders of opgavemanagers en vermeldt blijvende verschillen van inzicht of afwijkende adviezen expliciet in het collegeadvies.
Artikel 3 Mandaat opgavemanagers
De opgavemanagers in de rol van ambtelijk opdrachtgever zijn, ieder voor zover het een door de algemeen directeur schriftelijk verstrekte concernopdracht betreft en met inachtneming van de daarbij naar inhoud, tijd en budget nader bepaalde scope, bevoegd om namens gedeputeerde staten onderscheidenlijk de commissaris van de Koning alle besluiten te nemen en alle rechtshandelingen en andere handelingen te verrichten waartoe de secretaris bevoegd is krachtens:
Tot het beleidsmatig mandaat van de opgavemanager behoort het indienen van collegevoorstellen binnen de scope van de concernopgave bij de secretaris, na overleg met de verantwoordelijk portefeuillehouder(s). De opgavemanager zorgt tevoren voor afstemming met de relevante concernmanagers, teamleiders of opgavemanagers en vermeldt blijvende verschillen van inzicht of afwijkende adviezen expliciet in het collegeadvies.
Artikel 4 Expertiseteams, mandaat teamleiders en medewerkers
De domeinen zijn verdeeld in de volgende expertiseteams:
het domein Bedrijfsvoering wordt aangestuurd door twee concernmanagers en bestaat uit de teams HR en organisatie 1, HR en organisatie 2, Informatievoorziening & automatisering 1, Informatievoorziening & automatisering 2, Financiën 1, Financiën 2, Facilitair, Inkoop, juridische zaken en subsidies 1, Inkoop, juridische zaken en subsidies 2 en Team office support. De verdeling van taken en verantwoordelijkheden over de twee concernmanagers wordt nader bepaald;
Tot het beleidsmatig mandaat van de teamleider behoort het indienen van collegevoorstellen binnen de scope van het team bij de secretaris, na overleg met de verantwoordelijk portefeuillehouder(s). De teamleider zorgt tevoren voor afstemming met de relevante concernmanagers, teamleiders of opgavemanagers en vermeldt blijvende verschillen van inzicht of afwijkende adviezen expliciet in het collegeadvies. De concernmanager bepaalt in overleg met de teamleider in welke gevallen collegevoorstellen door de concernmanager worden ingediend.
Artikel 5 Chef Kabinet en concerncontroller
De chef Kabinet en de concerncontroller worden bij toepassing van dit besluit voor wat betreft hun personele en financiële bevoegdheden als teamleider beschouwd. In de andere gevallen is de algemeen directeur bevoegd
Artikel 6 Ondermandaat op basis van werkopdracht
De mandaatgever kan instructies geven voor de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid, bijvoorbeeld om het gebruik van het financiële mandaat nader te bepalen, de looptijd van het mandaat te begrenzen of voorwaarden te stellen aan de wijze van verantwoording over het gebruik van het verleende mandaat.
De bevoegdheden op het gebied van treasury zijn gemandateerd zoals dit in bijlage 1 bij dit besluit is aangegeven. Verder ondermandaat wordt niet verleend.
Artikel 8 Mandaat externe functionaris
Onder een externe functionaris wordt verstaan: een functionaris die werkzaamheden verricht binnen de organisatie van de provincie Utrecht, niet zijnde een ambtenaar als bedoeld in artikel 1, vierde lid, van de cao Provinciale Sector, in dienst van de provincie Utrecht voor bepaalde of onbepaalde tijd.
In afwijking van artikel 3 is een externe functionaris die de rol van opgavemanager vervult, slechts bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen en betaalbaar stellen vanaf €125.000, als de algemeen directeur, of bij diens afwezigheid een andere opgavemanager of concernmanager daar middels medeparafering van bedoelde beslissingen mee instemt.
Onverminderd het vierde lid is een externe functionaris die de functie van teamleider vervult, slechts bevoegd tot het betaalbaar stellen bij levering van goederen en diensten als zijnde behandelend medewerker als bedoeld in bijlage 1, onder 1.38, bij dit besluit. In die situatie geldt dat een teamleider in dienst van de provincie bevoegd is tot het vooraf fiatteren van de financiële verplichting als in genoemd onderdeel van de bijlage vereist.
Artikel 9 Uitzonderingen mandaat
Onverminderd de uitzonderingen, genoemd in artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) en de artikelen 14 en 15 van het Organisatiebesluit, geldt het mandaat krachtens dit besluit niet:
Artikel 10 Terugleggen bij mandaatgever
Er wordt geen gebruik gemaakt van het (onder)mandaat, als de maatschappelijke, beleidsmatige, politieke, juridische of financiële omstandigheden daartoe aanleiding geven.
Ingetrokken wordt het Besluit van de secretaris van de provincie Utrecht van 1 oktober 2019, nummer 81F902C7, tot vaststelling van het Mandaatbesluit secretaris.
Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2020.
Als het provinciaal blad waarin dit besluit wordt geplaatst, wordt uitgegeven na 31 december 2019, treedt dit besluit in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het provinciaal blad waarin het wordt geplaatst, en werkt dit besluit terug tot en met 1 januari 2020.
Bijlage 1 als bedoeld in artikel 4, tweede lid, van het Mandaatbesluit secretaris:
de bevoegdheden van teamleiders en medewerkers alsmede domeingebonden bevoegdheden en bevoegdheden waarvoor een instructie geldt
Artikel 2 Mandaatbesluit secretaris regelt het mandaat van de concernmanagers:
Zij zijn binnen hun domein bevoegd om namens gedeputeerde staten respectievelijk de commissaris van de Koning alle besluiten te nemen en alle rechtshandelingen en overige handelingen te verrichten:
Bij bestuurlijk gevoelige aangelegenheden moeten gedeputeerde staten respectievelijk de commissaris van de Koning, ieder voor de eigen bevoegdheden, in de gelegenheid worden gesteld de beslissing te nemen.
Gelet op het voorgaande komt het mandaat van de concernmanagers in onderstaande bijlage niet voor.
Dit is slechts anders waar het gaat om bevoegdheden die exclusief bij een bepaalde concernmanager zijn gelegd (ter verduidelijking wie bevoegd is) en bevoegdheden waarvoor een instructie geldt.
Artikel 3 regelt het mandaat van de opgavemanagers in de rol van ambtelijk opdrachtgever voor een concernopgave:
Het voorgaande is van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat een opgavemanager geen personele bevoegdheden heeft. Ook de bevoegdheden van de opgavemanagers komen in de bijlage niet voor.
De hieronder vermelde bevoegdheden van teamleiders en medewerkers worden namens gedeputeerde staten respectievelijk de commissaris van de Koning uitgeoefend, voor zover deze vallen binnen hun team of functie.
DOMEIN BESTUURS- EN DIRECTIEONDERSTEUNING
DOMEINEN STEDELIJKE EN LANDELIJKE LEEFOMGEVING
Bijlage 2 als bedoeld in artikel 6 van het Mandaatbesluit secretaris:
ondermandaat voor een functionaris op basis van een schriftelijke werkopdracht
Het is ondermandaat voor bijvoorbeeld een programmamanager of projectleider binnen een domein of een ambtelijk opdrachtnemer in de opgavedriehoek.
De hieronder vermelde bevoegdheid wordt namens gedeputeerde staten dan wel de commissaris van de Koning uitgeoefend door:
Format ondermandaat voor een werkopdracht als bedoeld in artikel 6 van het Mandaatbesluit secretaris
Besluit van (mandaatgever) van de provincie Utrecht van (datum), nr. (nummer), tot het verlenen van ondermandaat voor de werkopdracht (naam)
Gelet op artikel 6 van het Mandaatbesluit secretaris;
De functionaris, genoemd in artikel 1, is ten aanzien van het aan hem of haar verstrekte ondermandaat gehouden:
Toelichting bij bijlage 1 als bedoeld in artikel 4, tweede lid, van het Mandaatbesluit secretaris:
de bevoegdheden van teamleiders en medewerkers alsmede domeingebonden bevoegdheden
Verrichten van feitelijke handelingen binnen de normale uitvoering van een functie of werkopdracht
Dit is een “vangnetbevoegdheid”.
Een medewerker mag alle feitelijke handelingen verrichten binnen de normale uitvoering van zijn of haar functie of werkopdracht, tenzij de handeling waar het om gaat, in deze lijst op een ander niveau is gelegd. Dit laatste geldt bijvoorbeeld voor het voeren van correspondentie met externe organisaties waartoe de teamleider bevoegd is (zie 1.10).
Verzenden van een kennisgeving als een besluit wegens overschrijding van de beslistermijn van rechtswege tot stand is gekomen:
Dit doet zich bijvoorbeeld voor bij een vergunning die vanwege overschrijding van de beslistermijn van rechtswege is verleend.
Overeenkomsten en ander type contracten:
Er komen bij de overheid allerlei namen voor contracten voor, zoals bestuursakkoord, bevoegdhedenovereenkomst, convenant, pact, deal, beleidsovereenkomst, uitvoeringsovereenkomst en realisatieovereenkomst. Niet de naam maar de inhoud is bepalend voor het juridische karakter.
Concernmanagers en opgavemanagers zijn bevoegd tot het aangaan, wijzigen, verlengen, beëindigen en ondertekenen van overeenkomsten.
Voor opgavemanagers geldt dit voor de gevallen dat de overeenkomst niet (mede) betrekking heeft op personele bevoegdheden. Zie hiervoor de artikelen 2 en 3 van het Mandaatbesluit secretaris.
De portefeuillehouder uit het college is bevoegd om overeenkomsten, vastgesteld en aangegaan door GS, op ondergeschikte onderdelen of redactioneel te wijzigen en overeenkomsten te ondertekenen. Zie hiervoor artikel 2 van het Organisatiebesluit.
Enkelvoudig onderhands aanbesteden:
Neem de aanbestedingsregels in acht.
Verwezen wordt naar Serviceplein en wiki waar een toelichting is te vinden. Of neem contact op met een aanbestedingsjurist van team IJS
Bij 1.31, 1.33, 1.35, 1.39, 2.6, 2.8 en 2.10:
De voorzitter van de OR is bevoegd, voor zover het de taakbehartiging door de OR betreft en binnen de kaders die voor de OR gelden.
Dit is degene die gerechtigd is tot het budget.
Een externe functionaris is geen budgethouder (artikel 6 van het Mandaatbesluit secretaris).
Functionaris gegevensbescherming:
De functionaris gegevens heeft twee typen bevoegdheden.
1. Ten eerste heeft de FG een aantal bevoegdheden die rechtstreeks uit artikel 39 van de Algemene verordening gegevensbescherming voortvloeien. Dit zijn wettelijke bevoegdheden die daarom niet in deze bijlage zijn opgenomen.
Artikel 39 Taken van de functionaris voor gegevensbescherming
De functionaris voor gegevensbescherming vervult ten minste de volgende taken:
toezien op naleving van deze verordening, van andere Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke gegevensbeschermingsbepalingen en van het beleid van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, met inbegrip van de toewijzing van verantwoordelijkheden, bewustmaking en opleiding van het bij de verwerking betrokken personeel en de betreffende audits;
- Ten tweede heeft de FG bevoegdheden waarmee het wettelijk kader nader is ingevuld en toepasbaar gemaakt voor de Utrechtse situatie. Dit is gebeurd in het, door GS vastgestelde Statuut gegevensbescherming. In de bijlage onder 1.47 zijn deze bevoegdheden van de FG vastgelegd.
Rechten van betrokkenen en te nemen besluiten:
Op grond van de artikelen 15 tot en met 22 van de Algemene verordening gegevensbescherming heeft een betrokkene (degene op wie persoonsgegevens betrekking hebben) een aantal rechten. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om het recht op inzage in over hem verwerkte persoonsgegevens, het recht op rectificatie, wijziging en wissen van persoonsgegevens.
Het besluit dat op een verzoek in dit kader wordt genomen, is ingevolge artikel 34 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.
Dit heeft onder meer tot gevolg dat tegen zo’n besluit bezwaar en beroep in de zin van de Awb open staan.
Tevens kan, als bezwaar is gemaakt of beroep is ingesteld, bij de rechter worden verzocht om een voorlopige voorziening als onverwijlde spoed, gelet op de betrokken belangen, dat vereist.
Een jurist van team IJS kan hierover meer informatie geven.
Er zijn de volgende categorieën betrokkenen:
In beide gevallen beslist de teamleider IJS na advies van de privacy officer van team IJS.
Als het verzoek afkomstig is van een GS-lid, nemen GS het besluit.
Als het voorgenomen besluit qua aard, effect voor de betrokkene of andere omstandigheden gevoelig ligt, moet de concernmanager BDV het besluit nemen. Deze schaalt bij bestuurlijke gevoeligheid verder op naar GS. Verwezen wordt naar artikel 16 van het Organisatiebesluit.
Behandelen van een klacht als bedoeld in de artikelen 38, 39 en 77 van de AVG:
Op grond van artikel 77 AVG kan een betrokkene (personeelslid of externe) een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens indienen, inhoudende dat de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens inbreuk maakt op de AVG. In de praktijk stelt de Autoriteit Persoonsgegevens de organisatie die het betreft, in staat de redenen voor deze klacht weg te nemen alvorens deze formeel op te pakken. In onderdeel 1.49 is het mandaat voor de daarop volgende klachtprocedure bij de provincie Utrecht geregeld.
De functionaris gegevensbescherming is bevoegd om de klacht in behandeling te nemen, als de betrokkene een personeelslid is.
In de andere gevallen is de teamleider IJS dat conform advies van de functionaris gegevensbescherming
Op basis van de verkregen informatie die een gefundeerde onderbouwing moet bevatten, informeert teamleider IJS de Autoriteit Persoonsgevens en de klager over het resultaat van de klacht. Als de redenen van de klacht niet zijn weggenomen en de klacht niet is ingetrokken, volgt formele behandeling door de Autoriteit Persoonsgegevens.
Als de klacht vanwege de aard, gevolgen voor de betrokkene of andere omstandigheden gevoelig ligt, moet de teamleider opschalen naar de concernmanager Bedrijfsvoering.
Deze schaalt bij bestuurlijke gevoeligheid verder op naar GS. Verwezen wordt naar artikel 16 van het Organisatiebesluit.
Een klacht in de zin van artikel 77 AVG is te onderscheiden van een klacht als bedoeld in artikel 9:1 van de Awb. Laatstgenoemde klacht heeft betrekking op een gedraging van een bestuursorgaan jegens de klager of een ander. Een Awb-klacht valt onder de Verordening bezwaarschriften, klachten en administratieve beroepen en wordt behandeld met betrokkenheid van de Awb-adviescommissie GS en PS.
Dit is de medewerker van het domein BDV die is belast met treasury en als zodanig is aangewezen door de teamleider FIN. Alleen deze medewerker heeft bijgaande bevoegdheden.
Een verklaring als hier bedoeld wordt bijvoorbeeld afgegeven als het voor gladheidsbestrijding nodig is af te wijken van de wegenverkeersregels (gebruik ministeriële vrijstelling voor openbare of daarmee gelijkgestelde diensten, de artikelen 146 en 147 Wegenverkeerswet 1994).
Op grond van de Wet lokaal spoor heeft de beheerder bevoegdheden die rechtstreeks uit deze wet voortvloeien. Daarnaast heeft de teamleider TBO de gemandateerde bevoegdheden die genoemd zijn onder 6.4 tot en met 6.6, aansluitend bij de operationele taak van beheerder.
Toelichting bij bijlage 2 als bedoeld in artikel 6 van het Mandaatbesluit secretaris:
ondermandaat voor een functionaris op basis van een schriftelijke werkopdracht
Bij verlenen van ondermandaat voor een werkopdracht:
Voorgeschreven is dat de secretaris / algemeen directeur het verlenen van ondermandaat voor een werkopdracht schriftelijk moet accorderen. Dit is vormvrij. Volstaan kan worden met een paraaf van de secretaris/algemeen directeur.
De werkopdracht die de basis is voor het mandaat, moet duidelijk worden omschreven.
Desgewenst kan de nadere beschrijving in een bijlage bij het besluit tot verlenen van ondermandaat worden gevoegd.