Mandaatbesluit archiefbeheer Regionaal Bureau zelfstandigen van de gemeente Rotterdam

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Krimpenerwaard
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Mandaatbesluit archiefbeheer Regionaal Bureau zelfstandigen van de gemeente Rotterdam
Citeertitel	Mandaatbesluit archiefbeheer gemeente Rotterdam
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
09-01-2020	01-01-2018		nieuwe regeling	17-12-2019 gmb-2020-4486

Tekst van de regeling

Intitulé

Mandaatbesluit archiefbeheer Regionaal Bureau zelfstandigen van de gemeente Rotterdam

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Krimpenerwaard,

gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet, afdeling 10.1.1 (mandaat) van de Algemene wet bestuursrecht.

Besluit vast te stellen het navolgende:

HOOFDSTUK I. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1.

Dit besluit verstaat onder:

a.	de wet:	de Archiefwet 1995;
b.	informatiesysteem:	systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;
c.	documenten:	de In de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden;
d.	beheer van documenten:	het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
e.	het College:	het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Krimpenerwaard;
f.	RBZ:	Regionaal Bureau Zelfstandigen van de gemeente Rotterdam.

HOOFDSTUK II. HET MANDAAT

Artikel 2.

1.
Het college mandateert de gemeente Rotterdam de verantwoordelijkheid om, overeenkomstig de bepalingen inzake het beheer van bij de RBZ van toepassing zijnde geldende regelgeving, het beheer vorm te geven van de archiefbescheiden die ontvangen of opgemaakt worden op grond van door het college aan de gemeente Rotterdam opgedragen taken.
2.
Ingevolgde de overeenkomsten “Schuldhulpverlening aan ondernemers” en de “Overeenkomst Full Service” zijn de voorschriften van de gemeente Rotterdam overeenkomstige toepassing ten aanzien van de zorg voor en het beheer van de archiefbescheiden van de RBZ, alsmede op het toezicht van het beheer.

Artikel 3.

Het college verleent mandaat aan de concerndirecteur Werk & Inkomen van de gemeente Rotterdam, inzake de uitoefening van de in artikel 2 aan haar gemandateerde bevoegdheid, die tevens deze bevoegdheid kan ondermandateren.

HOOFDSTUK III. NADERE INSTRUCTIES

Artikel 4.

1.
De RBZ werkt, in alle processen die voortkomen uit de aan de RBZ door deelnemende partijen opgedragen taken, digitaal en zaakgericht. De archivering van de bij deze processen ontvangen en gevormde archiefbescheiden vindt daarom zaakgericht en digitaal plaats.
2.
De RBZ informeert het college jaarlijks over de vernietiging en de vervanging van de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden.

Artikel 5.

Het mandaatbesluit heeft betrekking op alle documenten die door de RBZ zijn gegenereerd per 1 januari 2018.

Artikel 6.

Het mandaatbesluit treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2018.

Aldus vastgesteld op 17 december 2019,

Burgemeester en wethouders van Gemeente Krimpenerwaard,

De secretaris

mw. mr. M.Plantinga

De burgemeester

mr. R.S.Cazemier

Toelichting

Met dit Mandaatbesluit archiefbeheer wordt beoogd juridische duidelijkheid te geven over de verantwoordelijkheid voor- en het beheer van de archiefbescheiden, die ontvangen of opgemaakt worden op grond van door het college aan de gemeente Rotterdam gemandateerde taken. Archief wettelijk is, wanneer er hierover geen aanvullende afspraken gemaakt worden, het college zorgdrager voor de archiefbescheiden die door het Regionaal Bureau Zelfstandigen ontvangen of opgemaakt worden, op grond van de, door het College, aan de gemeente Rotterdam gemandateerde taken. Dit betekent concreet dat het College ervoor zorg zou moeten dragen dat de zorg voor- en het beheer van deze archiefbescheiden plaatsheeft conform de bepalingen van de eigen Archiefverordening en het eigen Besluit Informatiebeheer en dat de RBZ maatregelen zou moeten treffen om aan al deze besluiten en verordeningen te voldoen. Dit Mandaatbesluit is opgesteld om hierover, voor alle partijen geldende, juridisch verantwoorde afspraken te maken.