Organisatie | Lelystad |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van het college van de gemeente Lelystad houdende de vaststelling van de Regeling Beheer en Toezicht BRP (Regeling Beheer en Toezicht BRP gemeente Lelystad 2019) |
Citeertitel | Regeling Beheer en Toezicht Basisregistratie personen gemeente Lelystad 2019 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2020 | nieuwe regeling | 10-12-2019 | 190018132 |
Het college van de gemeente Lelystad,
De Regeling Beheer en Toezicht BRP gemeente Lelystad 2019 vast te stellen onder gelijktijdige intrekking van de Regeling Beheer en Toezicht Basisregistratie personen gemeente Lelystad 2015.
Regeling Beheer en Toezicht BRP
Toelichting op regeling beheer en toezicht BRP 3
Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen 6
Hoofdstuk 1 Aanwijzen functionarissen 6
Hoofdstuk 2 Het informatiebeheer 6
Hoofdstuk 3 Het gegevensbeheer 8
Hoofdstuk 4 Het systeembeheer 9
Hoofdstuk 5 Het applicatiebeheer 9
Hoofdstuk 6 Het privacybeheer 10
Hoofdstuk 7 De gegevensverwerking 11
Hoofdstuk 8 De toezichthouder 12
Hoofdstuk 9 Het beveiligingsbeheer 13
Hoofdstuk 10 Het beveiligingscontrol 14
Hoofdstuk 11 Slotbepalingen 15
Bijlage 2: Aanwijzing van beheerfunctionarissen door burgemeester en wethouders 17
Bijlage 3: Aanwijzing van beheerfunctionarissen door de 18
Toelichting op regeling beheer en toezicht BRP
De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is op grond van artikel 1.9 Wet BRP verantwoordelijk voor de Basisregistratie Personen waarmee de Wet BRP wordt uitgevoerd. De BRP bevat gegevens over alle personen die in Nederland woonachtig zijn (ingezetenen) en over personen die niet in Nederland wonen maar wel een relatie hebben met de Nederlandse overheid (niet-ingezetenen). Vooralsnog zal de minister aan de Wet BRP uitvoering geven met behulp van de reeds bestaande landelijke voorziening voor de BRP, de GBA-V, en met een voorziening voor registratie voor de niet-ingezetenen (RNI).
Voor het gebruik van persoonsgegevens uit de BRP kunnen nadere regels worden gesteld bij of krachtens Verordening. De verkrijging van gegevens uit de BRP is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).
In de praktijk vindt distributie van persoonsgegevens doorgaans niet (meer) rechtstreeks vanuit de BRP plaats, maar vanuit de informatievoorziening. De informatievoorziening wordt gevoed zowel vanuit de BRP (inwoners) als vanuit de centrale voorziening (voor de niet-inwoners en niet-ingezetenen).
Uit oogpunt van privacy, beveiliging en beheer en toezicht is het noodzakelijk voor de BRP een aantal taken te benoemen en vast te leggen in een regeling waarin de hoofdlijnen van het beheer van en toezicht op de BRP is geregeld. Los van de noodzaak verplicht ook de wetgever het college van burgemeester en wethouders via artikel 1.11 Wet BRP, zich te houden aan de nadere regels van de systeembeschrijving (Logisch Ontwerp). Het logisch ontwerp schrijft in hoofdstuk 8 de aanwijzing door burgemeester en wethouders voor van functionarissen die een aantal beheertaken uitvoeren. Deze hebben alleen betrekking op de BRP.
De regeling is formeel gezien bedoeld voor de gegevensverwerking in de BRP. Op de gegevens van inwoners en niet-inwoners is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing.
Desondanks is het van belang om uit oogpunt van eenheid van persoonsinformatie- en privacy beleid en beheersbaarheid van de informatiestromen ook de voor de informatievoorziening relevante beheeraspecten onder te brengen respectievelijk te integreren in de regeling voor de BRP. Daarmee ontstaat een ‘regeling voor informatievoorziening basisgegevens’, die zowel betrekking heeft op het beheer van de BRP en de informatievoorziening.
Verdeling beheer- en toezichtrollen
Deze regeling onderkent naast een aantal beheerrollen, te weten informatiebeheer, gegevensbeheer, applicatiebeheer, technisch beheer, beveiligingsbeheer en privacybeheer ook de rol van de gegevensverwerker, toezichthouder en controller informatiebeveiliging. Gegevensverwerkers verwerken uitsluitend de persoonsgegevens voor de BRP. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de basisgegevens van personen die niet tot de bevolking van de gemeente worden gerekend, ligt namelijk bij de beheerder van de BRP’s van de andere gemeenten en bij de beheerder van de centrale voorzieningen, de Minister van BZK.
Beveiligingsbeheer en beveiligingscontrol
De inhoud van de rol van de beveiligingsbeheerder had onder het regime van de BRP vooral betrekking op toezichtaspecten (beveiligingscontrol). Voor een correcte uitvoering van beveiligingsbeheer en -toezicht (en tevens aansluiting op de baseline informatiebeveiliging gemeenten) is het noodzakelijk gebleken om de inhoud van beheer en toezicht in aparte rollen onder te brengen. De regeling bevat nu in hoofdstuk 9 het beveiligingsbeheer en in hoofdstuk 10 het beveiligingstoezicht (control).
De privacy beheerder heeft als rol de informatiebeheerder te adviseren over alle privacyvraagstukken aangaande de persoonsgegevensverwerking waarvoor de informatiebeheerder verantwoordelijk is. Daarnaast adviseert de privacy beheerder degenen die belast zijn met de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden in het kader van de Wet BRP en de Verordening BRP Gemeente Lelystad 2014.
De taken van de privacy beheerder beperken zich in deze regeling niet tot de verwerking van persoonsgegevens uit de BRP. Verzoeken uit de organisatie om gegevens uit de BRP zowel als uit de centrale voorzieningen dienen door de privacy beheerder getoetst te worden op doelbinding, rechtmatigheid, proportionaliteit, et cetera. Daaronder valt ook de advisering over wijze van verstrekking van gegevens uit de BRP en over koppelingen tussen de informatievoorziening en de verschillende systemen van de gebruikers in de organisatie. De privacy beheerder adviseert de informatiebeheerder, die moet beslissen op dergelijke verzoeken. Een verzoek kan inhouden gebruik te maken van de bestaande ministeriële autorisatie, maar ook uitbreiding van de autorisatie in verband met de uitvoering van een taak die nog niet in het autorisatiebesluit is voorzien.
Het eerste hoofdstuk betreft de aanwijzing van de functionarissen die worden belast met de verschillende beheer- en toezichtrollen. Het college van burgemeester en wethouders wijzen de functionarissen aan waarvan de inhoud van de rol die zij vervullen, zich niet beperkt tot de BRP of de informatievoorziening.
De informatiebeheerder voorziet in de aanwijzing van het functioneel inhoudelijk beheer en het verstrekkingenbeheer uit de BRP en de informatievoorziening. De informatiebeheerder als bronhouder beheert inhoud en kwaliteit van de gegevens in de BRP en stelt tevens leveringsvoorwaarden (i.c. privacy voorwaarden) aan de verstrekking van gegevens uit de basisregistratie personen.
De gegevensverstrekking binnen de gemeentelijke organisatie over niet-inwoners uit BRP, dient gebaseerd te zijn op het autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken. Het beheer en de uitvoering van dat autorisatiebesluit, maken deel uit van het functioneel inhoudelijk en verstrekkingenbeheer.
Hoofdstuk 1 betreft de aanwijzing van de functionarissen door het college van burgemeester en wethouders en door de informatiebeheerder. De hoofdstukken 2 tot en met 9 bevatten de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol. De slotbepalingen zijn opgenomen in hoofdstuk 10.
In bijlage 1 zijn de begrippen die in deze regeling worden gebruikt, nader gedefinieerd.
De besluiten tot aanwijzing van de functionarissen die invulling geven aan de rollen in deze regeling door burgemeester en wethouders respectievelijk de informatiebeheerder zijn opgenomen in de bijlagen 2 en 3.
Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen
Burgemeester en wethouders van de gemeente Lelystad,
Wet basisregistratie personen;
Algemene Verordening Gegevensbescherming
Vast te stellen de navolgende regeling beheer en toezicht basisregistratie personen gemeente Lelystad 2019:
1.De informatiebeheerder wijst functionarissen aan die worden belast met:
d) het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de wet bedoelde verklaring.
De informatiebeheerder beheert de gemeentelijke voorziening, het gegevensmagazijn en het autorisatiebesluit.
De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor de inrichting, organisatie en uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid op het gebied van de persoonsinformatievoorziening.
De informatiebeheerder is in het bijzonder verantwoordelijk voor de opstelling en uitvoering van het plan Informatiebeveiliging voor de gemeentelijke voorzieningen waarmee de gemeente Lelystad uitvoering geef aan de Wet BRP en voor het gegevensmagazijn.
De informatiebeheerder voorziet in:
a) een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;
b) een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;
c) een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 13 bedoelde kwaliteitssteekproef;
d) administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien;
e) periodiek overleg tussen hem en de op basis van de regeling aangewezen beheerders;
f) richtlijnen voor de bijhouding van de basisregistratie personen.
De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:
De informatiebeheerder beslist:
a) over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening;
b) op verzoeken van organen van de gemeente tot het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie personen;
c) op verzoeken van derden als genoemd in artikel 3.6 van de Wet en als genoemd in de bij Verordening basisregistratie personen Lelystad 2014 genoemde derden tot het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie personen;
d) over de wijze van de verstrekking van gegevens 1 met betrekking tot het bepaalde in dit artikel, onder b en c.
De informatiebeheerder ziet er op toe dat:
a) de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;
b) de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 7 geschiedt volgens de bepalingen uit de wet, de Verordening basisregistratie personen en Algemene Verordening Gegevensbescherming;
c) de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, evenals de beveiliging van de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen worden nageleefd;
d) dat alle in artikel 3, lid 2 genoemde functionarissen, alsmede de systeembeheerder op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen en van de gevolgen van deze installatie;
e) de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit het plan Informatiebeveiliging worden nageleefd.
De informatiebeheerder, of een op grond van de artikelen 1 en 2 aangewezen functionaris, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg betreffende onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen aangaan.
1.De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:
a) de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen;
2. De gegevensbeheerder beslist binnen 5 werkdagen op het in behandeling nemen van een melding van een overheidsorgaan die gerede twijfel heeft over de juistheid van een in de gemeentelijke voorziening van de basisregistratie personen opgenomen (authentiek) gegeven en stelt het overheidsorgaan in kennis van deze beslissing.
De gegevensbeheerder is bevoegd, in overleg met de applicatiebeheerder BRP, vanuit de in artikel 10 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen.
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem waarmee de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen wordt gevoerd (hierna toepassingssysteem).
De systeembeheerder voorziet in:
a) de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;
b) een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de apparatuur voor de gemeentelijke voorziening van de BRP is opgesteld;
c) de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;
d) de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.
De systeembeheerder is bevoegd:
a) direct maatregelen te treffen wanneer de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder;
b) aanwijzingen te geven over:
De applicatiebeheerder BRP is verantwoordelijk voor:
a) de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;
b) het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;
d) het beheer van de tabellen van de basisregistratie personen;
De applicatiebeheerder BRP is bevoegd:
a) gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de basisregistratie personen aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;
b) over het gebruik van de basisregistratie personen gedragsregels op te stellen.
De applicatiebeheerder BRP is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk van het plan Informatiebeveiliging.
De applicatiebeheerder BRP ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het plan Informatiebeveiliging worden nageleefd.
De applicatiebeheerder BRP neemt deel aan:
a) het overleg genoemd in artikel 4, onder e;
a) de advisering over de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 7, onder b, c en d van deze regeling;
b) het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften in relatie tot het gebruik van gegevens uit de BRP die voortvloeien uit de Wet BRP en de AVG
De privacybeheerder adviseert over:
a) de afhandeling van de verzoeken om inzage in de basisregistratie personen overeenkomstig artikel 2.55 BRP respectievelijk artikel 15 AVG persoonsgegevens (inzage);
b) de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 BRP ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 BRP;
c) de afhandeling van verzoeken is in lijn met uitwerkingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG);
d) de kennisgeving is in lijn met uitwerking van de AVG
e) de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden.
De privacybeheerder is bevoegd:
a) op grond van het in artikel 25, sub b genoemde toezicht, alle gebruikers van gegevens uit de basisregistratie personen aanwijzingen te geven;
b) ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de basisregistratie personen, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.
De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet BRP en daarbij behorende regelingen en de Algemene Verordening Gegevensbescherming voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.
De toezichthouder als bedoeld in artikel 4.2 van de Wet BRP, is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger ingevolge hoofdstuk 2, afdeling 1, paragraaf 5 van de Wet BRP.
De toezichthouder controleert of de burger voldoet zijn verplichtingen met betrekking tot de inschrijving in de Wet BRP (artikel 2.38), de wijziging van diens adres (2.39), het rechtmatig gebruik van een briefadres (2.40 t/m 2.42), zijn vertrek uit Nederland (2.43), de verstrekking van alle inlichtingen die nodig zijn voor de bijhouding van de BRP.
De toezichthouder ziet er op toe dat, indien de burger niet zelf aan zijn verplichtingen voldoet of kan voldoen, de verplichtingen worden vervuld door degene die daartoe bevoegd is op grond van de artikelen 2.49 en 2.50 van de Wet BRP.
De toezichthouder voert zijn werkzaamheden uit in samenspraak met de gegevensverwerker en koppelt het resultaat van zijn werkzaamheden terug aan de gegevensverwerker.
De toezichthouder legt het resultaat van zijn werkzaamheden vast in een onderzoekrapportage en draagt zorg voor dossiervorming.
De beveiligingsbeheerder is het aanspreekpunt op het gebied van Informatiebeveiliging en bevordert het beveiligingsbewustzijn bij management en medewerkers.
De beveiligingsbeheerder rapporteert jaarlijks over de informatieveiligheid aan de informatiebeheerder en verzorgt de bijdragen aan de gemeente brede managementrapportage over de informatieveiligheid met betrekking tot de persoonsinformatievoorziening.
De beveiligingsfunctionaris (CISO) is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligingsmaatregelen en –procedures zoals uitgewerkt in het plan Informatiebeveiliging en met inachtneming van de voor de gemeente vastgestelde baseline informatiebeveiliging gemeenten.
De beveiligingsfunctionaris(CISO) is bevoegd om het management dwingende adviezen te geven ten aanzien van de naleving van de beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de Wet BRP en het plan Informatiebeveiliging.
De beveiligingsfunctionaris (CISO) adviseert rechtstreeks aan het college over beveiligingsaspecten die uit het plan Informatiebeveiliging voortvloeien.
De beveiligingsfunctionaris (CISO) voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten in het kader van de organisatie brede informatieveiligheid.
De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de gemeentelijke voorzieningen als bedoeld artikel 1.2 juncto 1.4 van de Wet BRP evenals voor de in de gemeentelijke voorziening genoemde aangehaakte gegevens en voor de basisgegevens uit de BRP in het gegevensmagazijn.
Deze regeling wordt aangehaald als Regeling Beheer en Toezicht Basisregistratie personen gemeente
Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 17 december 2019.
Burgemeester en wethouders van Lelystad.
De secretaris, De burgemeester,
In deze regeling zijn een aantal begrippen gebruikt waarvoor hieronder de definities zijn verwoord:
Bijlage 2: Aanwijzing van beheerfunctionarissen door burgemeester en wethouders
Op grond van artikel 1, van de Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Als informatiebeheerder is teamleider Stadswinkel
Als plaatsvervanger is aangewezen de heer B.J.M. Bruin.
De beveiligingsbeheerder is de adviseur burgerzaken.
De privacybeheerder is de adviseur burgerzaken.
Als systeembeheerder is aangewezen de heer R. J. Vahl, team IMA.
Als toezichthouders zijn aangewezen de medewerkers van team Stadswinkel;
Preventiemedewerkers afdeling Werk, Inkomen en Zorg;
Inspecteurs handhaving van team Stadstoezicht
De functie controller informatiebeveiliging is belegd bij de beveiligingsfunctionaris, de heer B.H. Holthuis.
Als plaatsvervanger is aangewezen de heer J.H. van Ulsen.
Bijlage 3: Aanwijzing van beheerfunctionarissen door de informatiebeheerder
Op grond van artikel 2 van de Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Als gegevensbeheerder BRP zijn aangewezen mevrouw I.M. Faber-Wulfert, mevrouw B. Bonte en mevrouw S.A.D. Craanen-Bodegom.
Als applicatiebeheerder BRP is aangewezen de heer R.W. Linger
Zijn plaatsvervanger is de heer C. van Os
Naast de gegevensbeheerder zijn tevens belast met het berichtenverkeer:
Als gegevensverwerkers worden alle medewerkers van de het team Stadswinkel aangewezen.