| Organisatie | Hoorn |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Regeling Briefadres |
| Citeertitel | Regeling briefadres gemeente Hoorn |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2020 | 21-01-2021 | nieuwe regeling | 10-12-2019 | 1744794 |
Gelezen het voorstel van Gegevensmanagement en Belastingen
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hoorn besluit:
Vast te stellen de Regeling Briefadres Gemeente Hoorn
gelet op de artikelen 1.1, 2.23, 2.38, 2.39, 2.40, 2.41, 2.42, 2.45, 2.47, 2.49 en 2.52 van de Wet basisregistratie personen, artikel 29 van het Besluit basisregistratie personen, de artikelen 17, 18 en 19 van de Regeling basisregistratie personen, artikel 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht en op de circulaire BRP en briefadres (2016-0000656211) van de minister van BZK van 18 oktober 2016 en het Protocol voor ondersteuning door Burgerzaken aan achterblijvers in geval van vermissing (NVVB-2016)
Artikel 7 Controlefrequentie en toetsingskader terechte inschrijving
Voordat de termijn van het briefadres verstrijkt, wordt de woonsituatie van de briefadreshouder onderzocht. Als hier aanleiding voor is kan dit ook tussentijds plaatsvinden. Het onderzoek houdt in:
Artikel 8 Controlemaatregelen meerdere adressen bij een briefadresgever
Als blijkt dat de briefadresgever aan een gezinshuishouden of een alleenstaande toestemming heeft gegeven voor een briefadres en hij vervolgens toestemming verleend voor een tweede en volgend briefadres dan wordt de briefadresgever opgeroepen voor een persoonlijk gesprek waarin hij zijn medewerking aan het verstrekken van een briefadres komt toelichten;
Als vanwege bijzondere omstandigheden strikte toepassing van het bepaalde in deze regeling zou leiden tot onbillijkheid, kan worden afgeweken van het bepaalde in deze regeling.
De problematiek rond het toekennen van een briefadres is tweeledig:
Een integrale aanpak is nodig, daarom wordt samengewerkt met interne en externe partijen, zoals Leger des Heils, DNO-doen, Intermaris, 1.Hoorn, schuldhulpverlening en bouw- en woningtoezicht.
Alle personen die gedurende zes maanden tenminste vier maanden of langer in Nederland verblijven, moeten ingeschreven worden in de Basisregistratie personen (BRP). Het college is verantwoordelijk voor een juiste inschrijving op een adres. Uitgangspunt is dat iedereen zoveel mogelijk ingeschreven wordt op het woonadres waar hij feitelijk verblijft. Als inwoners geen woonadres hebben of als de wet BRP bepaalt dat ze recht op een briefadres hebben, worden ze ingeschreven op een briefadres. Een briefadres is gevestigd op een woonadres van een particulier of een adres van een rechtspersoon. De briefadresgever geeft schriftelijke toestemming en heeft de plicht om te zorgen dat de post de briefadresnemer bereikt. Ook heeft hij de plicht om de gemeente inlichtingen te geven over de briefadresnemer.
Belang juiste inschrijving op woonadres en voorkomen van fraude
Het college is als beheerder van de BRP verplicht om gebruikers van de BRP van de juiste en actuele gegevens te voorzien. Zij baseren er hun beslissingen op en moet uit kunnen gaan van de juistheid van het adres. Het briefadres is voor inwoners een gewild instrument om wél recht op voorzieningen te hebben, maar geen juiste informatie te verstrekken over hun feitelijke woonadres. Hierdoor hebben zij, of degenen bij wie ze feitelijk verblijven financieel voordeel bij de onjuiste inschrijving in de BRP. Uit de Landelijke Aanpak Adreskwaliteit (LAA) is gebleken dat bij bijna de helft van de adressen, waar uiteindelijk fraude geconstateerd is, het om inschrijving op een briefadres gaat. Om fraude tegen te gaan zal de aanvraag van een briefadres in principe geweigerd worden als de inwoner een feitelijk woonadres heeft.
Ontwikkelingen in de maatschappij
Sinds 1994 is het wettelijk verplicht dat de gemeente elke inwoner inschrijft op een woonadres óf een briefadres. Inmiddels is er veel veranderd. De gevolgen van de inschrijving in de BRP zijn groter en meer mensen hebben verschillende woonadressen of hebben tijdelijk geen woonadres. Hierdoor lopen ze het risico niet meer geregistreerd te staan in de BRP, terwijl ze voor voorzieningen wel afhankelijk zijn van de inschrijving in de BRP.
Als mensen niet meer ingeschreven staan, kunnen ze tussen wal en schip terecht komen. Dit is een ongewenste situatie, waarvoor vanuit verschillende partijen aandacht voor gevraagd wordt. Deze problematiek heeft geleid tot een aanpassing van de circulaire BRP en briefadres van het ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties. In deze circulaire is bepaald dat de gemeente kan besluiten een briefadres te verstrekken aan kwetsbare groepen. Ook wordt aanbevolen de samenwerking te zoeken tussen afdelingen binnen de gemeenten en maatwerk te leveren. Door het maatwerk kan voorkomen worden dat mensen, die niet ingeschreven kunnen worden op een woonadres verder in de financiële en maatschappelijke problemen komen.
In artikel in wordt uitgelegd wat onder bepaalde begrippen wordt verstaan.
In artikel 1 lid 5 wordt onder een alleenstaande ouder verstaan:
Toelichting artikel 2, lid 1, sub a:
Personen die geen woonadres hebben en gebruik maken van de maatschappelijke opvang binnen de gemeente Hoorn (passantenverblijven en dag- en nachtopvang) kunnen met een briefadres ingeschreven worden bij deze instelling. Voorwaarde hiervoor is dat er (ambulante) hulp geaccepteerd wordt. In eerste instantie wordt een termijn aangehouden van drie maanden, omdat het wenselijk is om na uiterlijk drie maanden een contactmoment te hebben. Zo nodig kan deze termijn worden verlengd, in overleg met de briefadreshouder en de hulpverlenende instantie.
Toelichting artikel 2, lid 1, sub b:
Dit kan voorkomen als een persoon een nieuwe woning heeft gekocht. De nieuwe woning moet nog opgeleverd worden terwijl de oude woning al overgedragen is aan de nieuwe eigenaar. Een ander voorbeeld kan zich voordoen bij echtscheiding. Als een van de partners op het adres blijft wonen, kan de ander (tijdelijk) geen vast woonadres hebben.
Toelichting artikel 2, lid 1, sub c:
Personen die vallen onder de categorie ‘ambulant beroep’ zoals binnenvaartschippers die (met hun gezin) aan boord van een schip wonen en kermismedewerkers die (met hun gezin) met de kermisattractie meereizen. Personen die tot deze categorie behoren, kunnen een briefadres aanvragen, mits zij geen woonadres hebben.
Toelichting artikel 2, lid 1, sub d:
Als iemand naar het buitenland vertrekt, wordt gekeken naar de periode. Iemand kan een briefadres kiezen, wanneer hij korter dan 8 maanden in een jaar naar het buitenland gaat en geen woonadres heeft.
Op grond van artikel 2.43 Wet BRP mag iemand die langer dan 8 maanden naar het buitenland vertrekt niet als ingezetene ingeschreven blijven in de BRP. In dat geval is de burger verplicht om aangifte te doen van zijn vertrek naar het buitenland en kan geen briefadres gekozen worden.
Toelichting artikel 2, lid 1, sub e:
Als een inwoner beroepshalve gaat varen aan boord van een schip dat in Nederland de thuishaven heeft en de verwachting is dat hij niet langer dan twee jaar buiten Nederland zal verblijven, dan hoeft hij geen aangifte van vertrek te doen (artikel 29 Besluit BRP). Een voorwaarde is wel dat hij tijdens het verblijf buiten Nederland een adres in Nederland heeft. Dit zal vaak een briefadres zijn. Het is ook mogelijk om aangifte van vertrek naar het buitenland te doen, maar dat is niet verplicht.
Toelichting artikel 2, lid 1, sub f:
Onder kwetsbare groep worden personen verstaan die kampen met de gevolgen van bijvoorbeeld een verslaving, psychiatrische aandoening of verstandelijke beperking en hierdoor voor korte of langere tijd minder zelfredzaam zijn. Deze inwoners hebben vaak problemen op meerdere leefdomeinen: inkomen, schulden, relatie, wonen, (geestelijke) gezondheid etc. Daardoor komen deze personen hun administratieve verplichtingen en afspraken niet altijd na. Juist deze mensen hebben laagdrempelige (medische) basiszorg nodig die zij in de praktijk alleen krijgen na inschrijving in de BRP. Inschrijving op een briefadres kan een oplossing bieden. Waar nodig kan ambtshalve een briefadres worden toegekend op een adres van een instelling. Voorwaarde is dat betrokkene (ambulante) hulp accepteert.
Toelichting artikel 2, lid 1, sub g:
Met een langdurig vermiste persoon wordt bedoeld een persoon, die:
In het protocol voor ondersteuning door Burgerzaken aan achterblijvers in geval van vermissing is vermeld dat de vermiste persoon in overleg kan worden geregistreerd met een briefadres op het adres van de melder.
In de circulaire BRP en briefadres van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van
18 oktober 2016 is geregeld dat personen die verblijven in een opvanghuis voor mannen en vrouwen met een briefadres ingeschreven kunnen worden op het kantooradres van deze instelling. Op die manier wordt voorkomen dat een onbevoegde persoon te weten komt waar betrokkenen verblijven.
Degene die zijn woonadres heeft in een instelling, bedoeld in artikel 2.40 lid Wet BRP, kan in plaats van inschrijving op zijn woonadres een briefadres kiezen. Dit zijn instellingen voor gezondheidszorg, instellingen op het gebied van kinderbescherming en penitentiaire instellingen. In de artikelen 17 t/m 19 van de Regeling BRP is aangegeven voor welke instellingen dit van toepassing is. Het college is op grond van artikel 2.40, lid 4 Wet BRP bevoegd instellingen op het terrein van maatschappelijke opvang aan te wijzen.
Als het om veiligheidsredenen naar oordeel van de burgemeester niet mogelijk is ingeschreven te staan op een woonadres, kan een briefadres gekozen worden.
Een briefadres kan worden gekozen binnen elke gemeente in Nederland. Voor gedetineerden of personen die in een psychiatrische inrichting verblijven is het advies om een briefadres te kiezen in de gemeente van herkomst. Dit kan van belang zijn voor de verworven rechten die de briefadreshouder daar heeft opgebouwd, bijvoorbeeld op het gebied van huisvesting. De aangifte wordt altijd gedaan in de gemeente waar het briefadres zich bevindt, dit kan persoonlijk, schriftelijk of online, via de gemeentelijke website.
Toelichting artikel 3, lid 2 en 3:
Bij de aangifte moet een schriftelijke verklaring van instemming te worden bijgevoegd van de briefadresgever (artikel 2.45, lid 2 van de wet BRP). In de schriftelijke verklaring worden de redenen van het briefadres en de te verwachten duur opgenomen. De identiteit van zowel aangever als briefadresgever moet worden vastgesteld.
Het is niet waarschijnlijk dat de briefadreshouder bij zijn aangifte een verklaring van de burgemeester zal kunnen overleggen. Meestal komt deze verklaring bij team Dienstverlening terecht komt via de interne kanalen van de gemeente.
Als er sprake is van afgifte van een briefadres in verband met het behoren tot een kwetsbare groep of in verband met een langdurig vermiste persoon is er vaak meer bekend binnen de gemeente, of er is een onderliggend dossier waaruit de noodzaak voor het afgeven van een briefadres blijkt.
Als een briefadres verleend wordt op het adres Dampten 18 te Hoorn (Leger des Heils) of
Scheerder 4 te Hoorn (DNO Doen), dan is een schriftelijke verklaring van instemming van die instelling nodig. De verklaring is vereist om aan te tonen dat men daadwerkelijk bekend is bij de instantie en om te borgen dat de post de briefadreshouder daadwerkelijk bereikt.
Het afgeven van een briefadres op het adres Dampten 18 (Leger des Heils) of Scheerder 4 te Hoorn (DNO Doen) wordt toegestaan met het doel de situatie van kwetsbare personen weer op de rit te krijgen. Alleen het toekennen van een briefadres is daarbij niet voldoende, het briefadres kan wel als hulpmiddel dienen om op maat gesneden ondersteuning te kunnen bieden.
Het is toegestaan dat een briefadresgever meer dan één briefadreshouder op zijn woonadres kan hebben. Bijvoorbeeld een particulier die al dan niet tegen betaling briefadresgever is voor gedetineerden, omdat zij hun familie daar niet mee willen belasten.
Als de gemeente zelf of een instelling voor maatschappelijke opvang als briefadresgever optreedt, is de beperking die lid 6 vermeldt, niet van toepassing.
Ontbreekt bij de aangifte tot briefadres één of meer van de benodigde stukken, dan wordt de aangifte behandeld als een onvolledige aangifte. De aangever wordt schriftelijke verzocht de ontbrekende stukken binnen veertien dagen alsnog te overleggen. Als de aangever niet binnen veertien dagen zijn aangifte aanvult of uitstel aanvraagt, wordt een besluit verstuurd dat aan de aangifte geen gevolg wordt gegeven wegens het ontbreken van de gevraagde documenten.
Het is toegestaan om een briefadres bij inschrijving op grond van aangifte van verblijf en adres te kiezen. Dit is niet in strijd met artikel 2.38 Wet BRP.
Er kan geen briefadres gekozen worden als de aangever een woonadres heeft. Onder woonadres wordt het adres verstaan als bedoeld in artikel 1.1 Wet BRP:
In de situatie dat geen woonadres vastgesteld kan worden, moet gekozen worden voor een briefadres.
Een uitzondering kan gemaakt worden in de gevallen genoemd in artikel 2.
Het permanent bewonen van een recreatiewoning wordt ook beschouwd als woonadres en is dus geen reden om een briefadres toe te kennen.
In de situatie bedoeld in artikel 2, lid 1 onder a en b of f wordt in eerste instantie een briefadres voor drie maanden verleend. Daarna wordt gecontroleerd of het briefadres nog nodig is. Zo nodig kan de termijn met een redelijke termijn worden verlengd, afhankelijk van de situatie. De periode van drie maanden is bewust gekozen om in ieder geval na drie maanden een contactmoment te hebben met de burger. In de situatie zoals bedoeld in artikel 2, lid 1 onder a of f is dit gewenst om de continuïteit van de (ambulante) zorg te waarborgen.
Bij de andere genoemde redenen is een afwijkende termijn van toepassing, afhankelijk van de situatie.
De Wet BRP verplicht een ingezetene om aangifte te doen van zijn nieuwe adres. Zodra hij weer beschikt over een woonadres of over een ander briefadres, moet hij hiervan aangifte doen. Hij mag hier niet mee wachten totdat de maximale termijn van het briefadres is verstreken. Als aangifte wordt gedaan van een nieuw briefadres, dan wordt dit uiteraard weer getoetst aan de voorwaarden uit deze regeling.
De gemeente moet periodiek controleren of de betrokken persoon nog terecht is ingeschreven met een briefadres. Dit gebeurt in de meeste gevallen voorafgaand aan het verlopen van de termijn, of eerder als daarvoor aanleiding is. Er zijn een aantal uitzonderingen, bijvoorbeeld binnenvaartschippers, dak- en thuislozen of mensen die wonen in een instelling. Aan deze personen wordt vaak een briefadres voor een langere periode verleend. Hiervoor geldt een andere controlefrequentie.
In artikel 3 lid 7 is het maximale aantal briefadressen op een adres aangegeven. Het is echter wel toegestaan dat iemand voor meer personen als briefadresgever optreedt. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als een particulier of bepaalde instelling, briefadresgever is voor meerdere personen. De gemeente zal dit moeten controleren.
Op grond van artikel 4.17 Wet BRP kan een bestuurlijke boete worden opgelegd als er geen of een onjuiste aangifte van een (brief)adres wordt gedaan. Dit geldt ook voor de verplichting voor de briefadreshouder en de briefadresgever om op verzoek van het college van burgemeester en wethouders inlichtingen te verstrekken die noodzakelijk zijn voor een juiste bijhouding van de basisregistratie.
Volgens artikel 4:84 AWB wordt gehandeld zoals vastgesteld in deze beleidsregel, tenzij dat voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die onevenredig zijn in verhouding tot de met de beleidsregel te dienen doelen. Dit kan zich voordoen bij bedreigde personen in de opvang conform de circulaire BRP en briefadres. In deze circulaire zijn de mogelijkheden aangegeven die bewoners van opvanghuizen hebben om in de Wet basisregistratie personen (BRP) een briefadres te kiezen bij een gemeente of aan het kantoor van een opvanghuis.
Aldus vastgesteld, 10 december 2019
College van burgemeester en wethouders