| Organisatie | Overbetuwe |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Overbetuwe houdende regels omtrent budget (Budgetregeling gemeente Overbetuwe 2020) |
| Citeertitel | Budgetregeling gemeente Overbetuwe 2020 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Budgethouders-regeling gemeente Overbetuwe 2017.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2020 | nieuwe regeling | 17-12-2019 | 19BWB00097 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Overbetuwe;
gelet op artikel 160, lid 1 aanhef en onder c van de Gemeentewet en artikel 18 van de financiële verordening, op grond waarvan het College de bevoegdheid heeft om nadere regels te stellen over de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente door in een budgetregeling de financiële rollen met bijbehorende verantwoordelijkheden en bevoegdheden aan functionarissen in de organisatie toe te kennen.
en overwegende dat het college van burgemeester en wethouders de regels en de organisatiestructuur van de ambtelijke organisatie Overbetuwe (Organisatiebesluit gemeente Overbetuwe 2020) heeft vastgesteld;
Artikel 2. Aanwijzing (hoofd)budgethouders en budgetadviseurs
De gemeentesecretaris en/of de directeur ontwikkeling wijst per (deel)programma uit de begroting een medewerker met de functie van domeinmanager aan als hoofdbudgethouder voor deze (deel )programma’s. Voor de vervanging tijdens afwezigheid van een domeinmanager, wijst de gemeentesecretaris en/of de directeur ontwikkeling een andere medewerker met de functie van domeinmanager aan. Op het moment dat de aangewezen vervangers afwezig zijn, vervult de gemeentesecretaris respectievelijk de directeur ontwikkeling de vervanging.
De hoofdbudgethouder wijst per (sub) taakveld, krediet en/of project een medewerker als budgethouder aan. Voor de vervanging tijdens afwezigheid van een budgethouder, wijst de hoofdbudgethouder een andere medewerker als budgethouder aan. Op het moment dat de aangewezen vervangers afwezig zijn, vervult de hoofdbudgethouder de vervanging.
De rol van budgethouder kan aan de volgende functies toegewezen worden:
gemeentesecretaris (in beginsel voor de personeelskosten van de directeur ontwikkeling en de staf); directeur ontwikkeling (in beginsel voor de personeelskosten van de domeinmanagers); domeinmanager (in beginsel voor de personeelskosten van de teammanagers binnen het domein en het direct door hem/haar aangestuurde team), teammanager (in beginsel voor de personeelskosten van het team) en aan medewerkers in een HR 21 functie schaal 8 en hoger.
Artikel 3. Verantwoordelijkheden hoofdbudgethouder
De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor:
Artikel 6. Bevoegdheden en verplichtingen budgethouder
Mag privaatrechtelijke rechtshandelingen 1 waaraan financiële verplichtingen zijn verbonden aangaan, tenzij deze bevoegdheid op grond van bijlage 1 van deze regeling, is voorbehouden aan het college.
Het aangaan van een financiële verplichting gebeurt onder de volgende randvoorwaarden:
(meerjarig) financiële verplichtingen kunnen alleen worden aangegaan nadat de budgethouder heeft vastgesteld dat hiervoor in de lopende (meerjaren-) begroting voldoende budget aanwezig is en dat deze verplichtingen passen binnen de doelstelling waarvoor het budget beschikbaar gesteld is en het past binnen wetgeving, vastgestelde regelingen en/of beleid;
Stelt facturen betaalbaar, nadat door de budgetadviseur is vastgesteld dat de gefactureerde goederen en diensten zijn geleverd en voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit. Wanneer de vaststelling van de geleverde prestatie plaatsvindt binnen een actueel werkproces, is tussenkomst van een budgetadviseur niet nodig.
Treedt, overeenkomstig artikel 11 onder c van het Mandaatbesluit gemeente Overbetuwe 2020, in overleg met de hoofdbudgethouder en/of portefeuillehouder indien het uitoefenen van het budgethouderschap leidt tot een handeling die politiek, bestuurlijk, publicitair of anderszins als gevoelig wordt aangemerkt.
Artikel 12. Verplichtingen in het belang van een goede bedrijfsvoering
In het belang van een goede bedrijfsvoering, kan een medewerker, niet zijnde de budgethouder, binnen de volgende randvoorwaarden een financiële verplichting aangaan:
Artikel 13. Aanvullende instructies
De hoofdbudgethouder kan bij de toewijzing instructies meegeven aan de budgethouder over de wijze van uitvoering van de bevoegdheden. Deze instructies zijn tijdgebonden en gemotiveerd. De instructies worden centraal vastgelegd door medewerkers van Domein Dienstverlening, team Financiën.
Aldus besloten in de vergadering van 17 december 2019.
Burgemeester en wethouders,
de gemeentesecretaris,
mr. M.F.H. Knaapen.
de burgemeester,
R.P. Hoytink-Roubos.
Toelichting bij budgetregeling gemeente Overbetuwe 2020
Deze regeling is opgesteld op basis van de volgende uitgangspunten:
Uitzonderingen op deze uitgangspunten zijn mogelijk, maar zijn in principe van tijdelijke aard. Uitzonderingen worden als een tijdgebonden instructie van opdrachtgever (=directie of hoofdbudgethouder) aan opdrachtnemer (=budgethouder) vastgelegd en zijn inhoudelijk- of procesmatig van aard[1].
Het vier ogenprincipe (scheiding tussen persoon die factuur betaalbaar stelt en persoon die de juiste levering vaststelt) regelen we in Overbetuwe via een budgetadviseur tenzij er in het werkproces een andere garantie is voor deze scheiding van functies.
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
Artikel 2 Aanwijzing (hoofd)budgethouders en budgetadviseurs
Gemeentesecretaris en directeur ontwikkeling
De gemeentesecretaris is ten opzichte van het college eindverantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van de begroting en voor de verantwoording over het gevoerde beleid. Daaraan gekoppeld is de eindverantwoordelijkheid voor de juridische en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid en beheer. Binnen deze verantwoordelijkheid zorgt de gemeentesecretaris en/of de directeur ontwikkeling voor een goede budgetregeling en het toezien op de naleving ervan.
Op grond van het Organisatiebesluit kan het opdrachtgeverschap van de directie verdeeld zijn tussen de gemeentesecretaris en de directeur ontwikkeling. Die verdeling is ook van toepassing op deze regeling.
In Overbetuwe onderscheiden we de financiële rol van “hoofdbudgethouder”, “budgethouder” en “budgetadviseur”.
Deze rol wordt ingevuld door een domeinmanager, aangezien bij deze functie inhoud en geld met elkaar verbonden worden. Als manager is hij/zij eindverantwoordelijk voor het realiseren van de in het (deel)programma van de begroting opgenomen resultaten binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen.
Binnen het budgetbeheer in Overbetuwe is de budgethouder de “spin in het web” . Hij/zij is voor de organisatie aanspreekbaar op het realiseren van de doelen, contracteren, budgetten, risico’s, betaalbaar stellen van facturen en een juiste administratieve verwerking. Deze rol vereist een directe relatie met- en inzicht in het taakveld en de vaardigheden om alle aspecten van het budgethouderschap uit te kunnen voeren.
Het streven is om het budgethouderschap zo laag als mogelijk in de organisatie te beleggen. Wanneer het toewijzen van budget aan een medewerker (nog) niet mogelijk is, kan het budgethouderschap belegd worden bij een manager.
De budgetadviseur ondersteunt de budgethouder en voert een controle op de geleverde goederen en diensten uit. Dit gebeurt door een budgetadviseur tenzij deze controle binnen een actueel vastgesteld werkproces gegarandeerd is. Dit werkproces wordt benoemd in het in artikel 8 bedoelde “Overzicht van (hoofd)budgethouders en budgetadviseurs”.
Vervanging van budgethouders en budgetadviseurs
Ten aanzien van de vervanging geldt het volgende:
Artikel 3 Verantwoordelijkheden hoofdbudgethouder
Een hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor de realisatie van de gemaakte afspraken in zijn/haar (deel)programma en dat met de beschikbaar gestelde middelen. Hij/zij stuurt erop dat invulling wordt gegeven aan de verantwoordelijkheden die bij de rol van budgethouder horen. Dit sturen hoeft de hoofdbudgethouder niet daadwerkelijk zelf te doen, maar kan hij/zij beleggen bij de teammanager van de budgethouder.
Artikel 4 Bevoegdheden en verplichtingen hoofdbudgethouder
Artikel 5 Verantwoordelijkheden budgethouder en budgetadviseur
Artikel 6 Bevoegdheden en verplichtingen budgethouder
Artikel 7 Bevoegdheden en verplichtingen budgetadviseur
Artikel 8 Overzicht van (hoofd-)budgethouders en budgetadviseurs
Voor een goed inzicht in de bevoegdheden wordt een overzicht bijgehouden van alle aangewezen (hoofd)budgethouders, budgetadviseurs en hun vervangers. Bij de inwerkingtreding van de budgetregeling 2020 wordt eenmalig een totaaloverzicht opgesteld van alle hoofdbudgethouders, budgethouders en budgetadviseurs. Dit wordt ondertekend door de gemeentesecretaris. Het overzicht wordt ingevoerd in Civision Middelen en vervolgens beheerd door medewerkers van het domein Dienstverlening, team Financiën. Invoer van mutaties van budgethouders en budgetadviseurs in de systemen vindt plaats als diegene die bevoegdheden toegewezen heeft gekregen:
Een afspraak heeft gemaakt over het ontvangen van instructie door het bovengenoemde team Financiën. Indien hij/zij deze instructie niet volgt, kunnen de bevoegdheden binnen het financieel systeem door team Financiën worden ingetrokken. Dit in overleg met de hoofdbudgethouder (bij budgethouders) of budgethouder (bij budgetadviseurs).
Eén keer per jaar wordt het totaaloverzicht door de gemeentesecretaris ondertekend. Team Financiën heeft een adviserende rol in hoeverre bevoegdheden mogelijk moeten worden ingetrokken. De hoofdbudgethouder/ budgethouder wordt daarover vooraf geconsulteerd.
Tussentijdse mutaties worden door degene die daartoe bevoegd is, met behulp van een formulier, doorgegeven aan het team Financiën.
Artikel 9 Schuiven met budgetten
Uit praktische overwegingen mag de budgethouder binnen een (sub)taakveld schuiven met budgetten mits de verschuiving budgettair neutraal blijft en past binnen de afgesproken doelen. De budgethouders voert hierover uiteraard wel het gesprek met zijn/haar hoofdbudgethouder en financieel adviseur.
Onder budgetafwijkingen verstaan we zowel overschrijdingen als onderschrijdingen. Wanneer een budgethouder een budgetafwijking verwacht, is het zijn/haar verantwoordelijkheid hierover te communiceren of te rapporteren. Het is afhankelijk van de grootte van de afwijking (zie financiële verordening) en de politieke gevoeligheid of het gaat om informeren (mondeling, mail, memo, collegevoorstel) of rapporteren (tussentijdse rapportage, raadsvoorstel met begrotingswijziging).
Om te voorkomen dat kredieten een eenmalige projectbudgetten onnodig lang doorlopen is er een maximale looptijd bepaald. Indien de realisatie van de investering of het project aantoonbaar langer duurt, kan de directie besluiten de termijn te verlengen.
Artikel 12: Verplichtingen in het belang van een goede bedrijfsvoering
In een aantal specifieke gevallen is het, in het belang van een goede bedrijfsvoering, nodig dat er snel gehandeld kan worden. Voorbeeld hiervan is schadeherstel aan een gemeentelijk gebouw in het weekend. Op grond van bijlage 1 is in deze gevallen een specifieke medewerker, niet zijnde een budgethouder, gemachtigd om de noodzakelijke verplichtingen aan te gaan binnen de gestelde financiële kaders. Net zoals in het Mandaatbesluit, is de uitoefening van deze bevoegdheid gebonden aan het werkterrein zoals beschreven in het Organisatiebesluit waarbinnen de medewerker zijn werkzaamheden verricht.
Artikel 13 Aanvullende instructies
Artikel 14 Overgangsbepalingen
De toewijzing van de budgethouders binnen de aanwijzingen van deze regeling is op 1 januari 2020 nog niet gereed. Daarom blijven de (hoofd)budgethouders- en adviseurs die zijn aangewezen op basis van de oude regeling hun taken vervullen tot het moment dat de nieuwe aanwijzingen (vermoedelijk eind maart 2020) een feit zijn.
[1] Voorbeelden van inhoudelijk aard zijn bestuurlijke gevoeligheid, complexiteit van het dossier, of omvang van het risicoprofiel. Een voorbeeld van een procesmatige uitzondering is het ontwikkelproces van een budgethouder.