Artikel 1: Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
- a.
aanvragen: ingediende verzoeken tot subsidieverstrekking in het bereik van beeldende kunst & vormgeving, podiumkunsten, culturele festivals & evenementen, cross-overs hiertussen of iedere andere nieuwe verschijningsvorm.
- b.
adviesgroep: de Brede Adviesgroep Cultureel Klimaat (BACK) adviesgroep die door het college is ingesteld ter advisering van het college.
- c.
college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amersfoort.
- d.
cultureel klimaat Amersfoort: het samenstel van uitingen, activiteiten en producten op het gebied van de kunst en cultuur in de gemeente Amersfoort en/of grotendeels gericht op inwoners van Amersfoort.
- e.
toepassingsgebied: zoals genoemd in artikel 2 van de subsidieregeling Projectsubsidies professionele kunst en cultuur en artikel 2 van de subsidieregeling Meerjarige project subsidie kunst en cultuur.
Artikel 2: Taak
- 1.
De adviesgroep adviseert het college over de toekenning van projectsubsidies professionele kunst en cultuur. De adviesgroep toetst aanvragen op subsidievoorwaarden en criteria volgens de vigerende subsidieverordening en de subsidieregeling projectsubsidies professionele kunst en cultuur. Als het college besluit een toepassingsgebied aan de projectsubsidies professionele kunst en cultuur toe te voegen, dan toetst de adviesgroep ook de aanvragen behorende bij het toegevoegde toepassingsgebied.
- 2.
De adviesgroep beoordeelt de initiatieven waarvoor meerjarige subsidie wordt aangevraagd in samenhang met het bestaande en gewenste culturele aanbod in Amersfoort. De adviesgroep toetst aan de hand van de ASV en de inhoud van de subsidieregeling
Artikel 3: Samenstelling van de adviesgroep
- 1.
De adviesgroep bestaat uit maximaal 8 leden en minimaal 3 leden De leden worden door het college benoemd.
- 2.
De verschillende disciplines in de sector kunst en cultuur worden vertegenwoordigd, in ieder geval vertegenwoordigen zij beeldende kunst, podiumkunst en evenementen
- 3.
Een lid kan worden benoemd als deze een goede inhoudelijke kennis en inzicht heeft van het cultureel klimaat in Amersfoort.
- 4.
Afwijkend van het tweede en derde lid van dit artikel worden maximaal 3 leden benoemd die geen kunstdiscipline vertegenwoordigen maar wel kennis hebben van een ander vakgebied die bijdraagt aan de opdracht van de adviesgroep.
- 5.
De leden opereren onafhankelijk en adviseren het college los van eigen belangen of instellingen in de sector kunst en cultuur in Amersfoort.
Artikel 4: Zittingsperiode
- 1.
De leden van de adviesgroep worden voor 4 jaar benoemd door het college en kunnen maximaal 1 keer herbenoemd worden voor een tweede periode van 4 jaar.
- 2.
In een vacature wordt zo spoedig mogelijk voorzien.
- 3.
De leden blijven hun functie vervullen totdat hun opvolgers zijn benoemd, tenzij dit wegens diverse belangen in redelijkheid niet mogelijk is.
- 4.
Een lid van de adviesgroep kan tussentijds het lidmaatschap opzeggen. Het vertrekkende lid dient minimaal een maand voor vertrek met opgaaf van reden het college hiervan schriftelijk op de hoogte te stellen.
- 5.
Het college kan van een lid het lidmaatschap opzeggen indien deze door handelen of nalaten afbreuk doet aan het functioneren van de adviesgroep.
Artikel 5: De voorzitter en secretaris
- 1.
De adviesgroep kiest uit zijn midden een voorzitter.
- 2.
De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van de adviesgroep en het vertegenwoordigen van de adviesgroep.
- 3.
De adviesgroep heeft een ambtelijk secretaris.
- 4.
De ambtelijk secretaris ondersteunt de adviesgroep bij de werkzaamheden die nodig zijn voor het gehele proces van goede advisering.
Artikel 6: Frequentie van vergaderen
- 1.
De adviesgroep vergadert op verzoek van het college in beginsel 4 keer per jaar, of zo vaak als het college dat nodig vindt.
- 2.
De ambtelijk secretaris draagt er zorg voor dat de uitnodiging, spoedeisende gevallen uitgezonderd, tenminste drie weken voor de vergadering aan de leden wordt gestuurd.
- 3.
De stukken die nodig zijn voor de advisering van de aanvragen worden tenminste één week voor de vergadering aan de leden verstuurd.
Artikel 7: Quorum
- 1.
Indien leden zijn verhinderd doen zij daarvan tijdig mededeling aan de ambtelijk secretaris. Als tijdig wordt beschouwd uiterlijk 3 werkdagen voor het tijdstip van de vergadering.
- 2.
Het minimum aantal leden dat nodig is voor de totstandkoming van geldige adviezen is bepaald op 3 leden.
- 3.
Bij het staken van de stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
- 4.
Indien het aantal genoemd in het tweede lid niet aanwezig is, wordt getracht de vergadering naar een ander tijdstip te verzetten, tenzij het gestelde onder artikel 8.3 voorziet in de geldigheid van adviezen.
Artikel 8: Adviezen & werkwijze
- 1.
De onderscheiden werkwijzen voor (de totstandkoming van) beoordelingen en adviezen staan omschreven in de geldende regelingen.
- 2.
De adviesgroep levert gezamenlijk gemotiveerde, schriftelijke adviezen, op basis van een format.
- 3.
stemming vindt mondeling of, indien leden verhinderd zijn om op de vergadering zelf aanwezig te zijn, per digitaal middel of schriftelijk plaats. Blanco stemmen tellen niet mee.
Artikel 9: Vertrouwlijkheid en Waarborg onpartijdigheid
- 1.
De leden van de adviesgroep gaan vertrouwelijk om met de inhoud van de stukken en met wat besproken is in de vergadering inhoud van de beraadslaging ter vergadering.
- 2.
De voorzitter en/of leden van de adviesgroep nemen niet deel aan de behandeling van die specifieke aanvraag indien daarbij de schijn van belangenverstrengeling wordt gewekt en/of een aanvraag (laten) doen die op hun belang zijn terug te voeren.
- 3.
Bij twijfel of zich een omstandigheid voordoet als bedoeld in het tweede lid, vindt er hoor en wederhoor plaats. de adviesgroep beslist door een gesloten stemming. Hierbij is een motivering noodzakelijk.
- 4.
Gedurende de zittingsperiode en een redelijke termijn na de zittingsperiode, doen leden zelf géén aanvragen in het kader van de regelingen waarover zij het college adviseren.
Artikel 10: Vergoeding
- 1.
De leden van de adviesgroep krijgen elk € 140,- voor voorbereiding van en deelname aan de vergadering van de adviesgroep. Dit bedrag wordt jaarlijks aangepast met de in de begroting van Amersfoort opgenomen prijsindexering voor dat jaar.
- 2.
De leden ontvangen, indien woonachtig buiten de gemeente Amersfoort, een reiskostenvergoeding gebaseerd op openbaar vervoer 2e klas.
Artikel 11: Wijziging of intrekken van het reglement
De adviesgroep kan een verzoek tot wijziging of intrekking van dit reglement indienen bij het college. In de overige gevallen wordt dit reglement niet eerder gewijzigd dan na overleg met de adviesgroep. Een besluit tot intrekking van dit reglement kan niet eerder worden genomen dan na overleg met de adviesgroep.
Artikel 12: Citeertitel
Dit reglement kan worden aangehaald als: Reglement van de Brede Adviesgroep Cultureel Klimaat (BACK). Het reglement treedt in werking op de eerste werkdag na de bekendmaking.