| Organisatie | Zuidplas |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Zuidplas houdende regels omtrent verlenen van mandaat (Mandaatregeling gemeente Zuidplas 2020) |
| Citeertitel | Mandaatregeling gemeente Zuidplas 2020 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Mandaatregeling gemeente Zuidplas.
Het mandaatregister wordt jaarlijks geactualiseerd. Losse besluiten kunnen in het Gemeenteblad van Zuidplas teruggevonden worden.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2020 | 07-04-2021 | nieuwe regeling | 10-12-2019 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zuidplas en de burgemeester van de gemeente Zuidplas,
een ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;
dat het voor het efficiënt functioneren van de gemeente Zuidplas wenselijk is een
mandaatregeling vast te stellen;
gelet op de wettelijke voorschriften, in het bijzonder de bepalingen van afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht en de artikelen 156, 160, 165, 168, 171 en 178 van de Gemeentewet;
het krachtens mandaat nemen van besluiten, welke zijn vermeld in het bij deze regeling behorende mandaatregister, op te dragen aan de daarbij genoemde functionarissen, en
ten aanzien van de uitoefening van deze mandaten de navolgende regeling vast te stellen, de “Mandaatregeling gemeente Zuidplas 2020”
Artikel 3 Reikwijdte mandaat, volmacht en machtiging
Indien de voorbereidings- en uitvoeringshandelingen zoals genoemd in lid 1 van dit artikel leiden dan wel kunnen leiden tot rechtsgevolgen voor de gemeente dient controle plaats te vinden door het manager of diens plaatsvervanger ingeval deze handelingen worden verricht door de behandelend ambtenaar, en door de gemeentesecretaris of diens plaatsvervanger indien deze handelingen worden verricht door manager.
In geval van afwezigheid van functionarissen, aan wie bij of krachtens dit besluit bevoegdheden zijn toegekend, worden deze bevoegdheden uitgeoefend door hun direct leidinggevende met inachtneming van het volgende:
De gemandateerde is bevoegd tot het nemen van besluiten als vermeld in het bijgevoegde mandaatregister, tenzij:
Artikel 6 Ondertekeningswijze bij mandaat
Bij de uitoefening van een (onder)mandaat, verleend door:
Artikel 7 Schakelbepaling volmachten en machtigingen
Deze mandaatregeling is van overeenkomstige toepassing indien het college van burgemeester en wethouders aan een functionaris, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, machtiging verleent en indien de burgemeester aan een functionaris, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, volmacht verleent.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 10 december 2019.
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zuidplas,
De burgemeester,
J.F. Weber
de secretaris,
R.C.L. Heijdra
De burgemeester van de gemeente Zuidplas,
J.F. Weber
Toelichting op de Mandaatregeling gemeente Zuidplas
Met betrekking tot het nemen van mandaat- en ondermandaatbesluiten vervult het team Juridisch, inkoop en APV van de afdeling Bedrijfsvoering een coördinerende en adviserende rol. Zij beheert en distribueert het mandaatregister. Eén maal per jaar verzorgt het team Juridisch, inkoop en APV een algemene herziening van de mandaatregeling en -register.
Alle mandaat- en ondermandaatbesluiten die buiten deze jaarlijkse herziening moeten worden vastgesteld, worden door de afdelingen zelf opgepakt. Dit gaat in overleg met het team Juridisch, inkoop en APV. Het team Juridisch, inkoop en APV neemt, nadat de afdeling het mandaatbesluit heeft gepubliceerd, het mandaatbesluit op in het mandaatregister.
Deze mandaatregeling bestaat uit twee gedeelten. Allereerst de mandaatregeling waarin allerlei algemene zaken ten aanzien van mandaatverlening en volmacht- of machtigingverkrijging worden geregeld. Ten tweede een mandaatregister waarin alle mandaten zijn opgenomen. De mandaten worden verleend aan alle managers B en de secretaris , vervolgens vindt er ondermandaat plaats aan de managers C en D en de medewerkers.
Onderscheid mandaat, volmacht, machtiging
Het college van burgemeester en wethouders en de burgmeester kunnen verschillende handelingen verrichten: bestuursrechtelijke rechtshandelingen, privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijke handelingen. Afhankelijk van de soort (rechts)handeling kan deze worden opgedragen aan de uitvoerende organisatie. Juridisch spreken we dan over mandaat, volmacht en machtiging. In de Algemene wet bestuursrecht (Awb) zijn volmacht en machtiging door middel van een schakelbepaling onder de werking van de bepalingen over mandaat gebracht (artikel 10:12 Awb). Wat geldt voor de mandaten, geldt ook voor de volmachten en de machtigingen. Zij zijn dan ook samen met de mandaten, opgenomen in het bij de Mandaatregeling gemeente Zuidplas behorende mandaatregister.
De gemeentelijke bestuursorganen voeren bestuursrechtelijke rechtshandelingen uit. Voorbeelden:
de burgemeester verleent een vergunning of het college verstrekt een subsidie. Al deze bevoegdheden steunen op een bestuursrechtelijke wet, waarin die bevoegdheid zijn grondslag kent en zijn besluiten in de zin van artikel 1:3 Awb.
Als een bestuursorgaan een bestuursbevoegdheid opdraagt aan een ambtenaar noemen we dat mandaat. De ambtenaar oefent die bevoegdheid uit namens het bestuursorgaan. Dit houdt dat hij kan beslissen en kan ondertekenen
Verschil met delegatie is dat het bestuursorgaan bij mandaat de bevoegdheid niet verliest. De verantwoordelijkheid voor de uitoefening van de bevoegdheid blijft bij het bestuursorgaan. Hierbij mag het bestuursorgaan op elk moment de bevoegdheid zelf uitoefenen en tussentijds algemene en bijzondere instructies geven aan de ambtenaar over de wijze waarop de bevoegdheid wordt uitgeoefend.
Voorwaarde voor de juridische binding is dat het besluit is genomen binnen de grenzen van de gemandateerde bevoegdheid. Dit spreekt voor zichzelf, omdat buiten de grenzen van wat is gemandateerd geen bevoegdheid bestaat. Wordt een besluit genomen over een onderwerp dat buiten de bevoegdheid ligt, dan is sprake van een onbevoegd genomen besluit. Het gevolg van een onbevoegd genomen besluit kan zijn dat dit in rechte wordt vernietigd. De bestuursrechter mag/zal een dergelijk bevoegdheidsgebrek ambtshalve constateren.
De toelichting onder het mandaat geldt ook voor het ondertekeningsmandaat. Het verschil is dat bij een ondertekeningmandaat alleen de bevoegdheid tot ondertekenen wordt gemandateerd de beslissingsbevoegdheid blijft bij het bestuursorgaan liggen.
De gemeenteraad stelt budgetten beschikbaar door de begroting vast te stellen (budgetrecht artikel 191 Gemeentewet). Het college voert de begroting uit (taak van college op grond van artikel 160 Gemeentewet). In de Regeling Budgethouderschap van de gemeente Zuidplas wordt geregeld welke functionaris op welke wijze over bepaalde budgetten kan beschikken. Om budgetten te kunnen aanwenden is het nodig dat bepaalde bestuursrechtelijke, privaatrechtelijke of feitelijke handelingen worden verricht. Er moet bijvoorbeeld een overeenkomst met een leverancier worden gesloten. Het is belangrijk om te beseffen dat de budgethouder niet automatisch op grond van zijn budgethouderschap de nodige bijbehorende handelingen mag verrichten, maar hiervoor aparte mandaten, volmachten en machtigingen nodig heeft van het ter zake bevoegd bestuursorgaan. Deze zijn te vinden in het mandaatregister.
De gemeente kan ook als ´gewoon´ rechtspersoon (net als een B.V. bijvoorbeeld) deelnemen aan het rechtsverkeer en voert in die hoedanigheid privaatrechtelijke rechtshandelingen uit.
Voorbeelden: het aan- of verkopen van grond, het sluiten van een contract, het verlenen van een opdracht tot onderzoek of het aanschaffen van een product.
De privaatrechtelijke tegenhanger van mandaat is de volmacht. Voorbeeld: de burgemeester kan zijn bevoegdheid om een overeenkomst te ondertekenen opdragen aan een door hem aan te wijzen persoon, bijvoorbeeld een ambtenaar of een notaris. Dit gebeurt dan met een volmacht.
Naast bestuursrechtelijke en privaatrechtelijke rechtshandelingen verricht de gemeente ook feitelijke handelingen. Dit zijn de gewone dagelijkse handelingen die geen rechtsgevolgen hebben.
Voorbeelden daarvan zijn: het planten van een boom, het voeren van verweer bij de rechtbank, het uitoefenen van toezicht in de stad, het verstrekken van informatie aan burgers of het aanleggen van een uitrit. Een machtiging wordt verleend in het geval dat er geen sprake is van een besluit, maar ook niet van een privaatrechtelijke rechtshandeling.
Overzicht “bij mandaat afgedane stukken”
De gemandateerde draagt zorg voor een deugdelijke verslaglegging van de door hem in mandaat genomen besluiten. Elke afdeling maakt maandelijks een overzicht van de in mandaat genomen besluiten.
Aangezien de mandaatgever verantwoordelijk blijft voor de door de gemandateerden genomen besluiten wordt dit overzicht maandelijks op de agenda voor de vergadering van het college opgenomen.
De managers bespreken met het ter zake bevoegd bestuursorgaan (burgemeester dan wel het college van burgemeester en wethouders) in hun reguliere portefeuillehoudersoverleg de krachtens (onder)mandaat genomen besluiten aan de hand van het onder artikel 7 lid 2 genoemde overzicht.
Artikel 2 Mandaat en ondermandaat
Mandaat is in de regel een bevoegdheidsverlening aan een hiërarchisch ondergeschikte. Het college van burgemeester en wethouders mandateert bijvoorbeeld het manager van een afdeling om namens het college vergunningen te verlenen.
Mandaat aan een niet-ondergeschikte is een uitzondering. Een voorbeeld is het mandaat aan de directeur van de Omgevingsdienst Midden-Holland. Hiervoor geldt de bijzondere eis dat de gemandateerde schriftelijke instemming dient te verlenen, tenzij de mandaatverlening is voorzien bij wettelijk voorschrift. Een wettelijk voorschrift of de aard van de bevoegdheid kan zich tegen mandaatverlening verzetten.
Het verlenen van ondermandaat is op grond van de Awb een mogelijkheid, maar bestuursorganen moeten hiertoe wel uitdrukkelijk besluiten. In deze Mandaatregeling is dit opgenomen in artikel 2, tweede lid.
In dit artikel is bepaald dat het verlenen van een bevoegdheid niet alleen betreft het nemen van een besluit, bijvoorbeeld het beslissen op een vergunningaanvraag, of het besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen of het verrichten van een feitelijke handelingen, maar dat daaronder ook valt het treffen van alle voorbereidingen, het voeren van correspondentie en alle andere handelingen die worden verricht in de aanloop tot de totstandkoming van het besluit, de privaatrechtelijke rechtshandeling of de feitelijke handeling.
Indien een gemandateerde afwezig is, is zijn plaatsvervanger bevoegd om het mandaat uit te oefenen. Let wel: er moet sprake zijn van een plaatsvervanger die formeel als zodanig is aangewezen (b.v. bij zijn benoemingsbesluit of in zijn functiebeschrijving). Mochten zowel gemandateerde als zijn plaatsvervanger afwezig zijn, dan is de plaatsvervanging geregeld:
In principe geldt de verticale plaatsvervanging, waarbij de eerstvolgende hogergeplaatste leidinggevende van de gemandateerde het mandaat krijgt toebedeeld. In de gemeente Zuidplas is dat (bij ondermandaat de manager B en daarna) de gemeentesecretaris.
Tenzij door de managers B gezamenlijk is bepaald voor elke manager B door welke andere manager B deze vervangen wordt. Zijn deze vervangende manager B niet aanwezig, dan treedt de “normale” verticale plaatsvervanging in werking.
In de mandaatregeling worden grenzen gesteld aan de omvang van de mandaatverlening, in die zin dat er situaties zijn waarin het mandaat niet geldt en het besluit door het oorspronkelijk bevoegd bestuursorgaan wordt genomen. Als regel wordt bijvoorbeeld gesteld dat besluiten geen afwijking van het bestaande beleid tot gevolg mogen hebben. Besluiten die afwijken van het beleid moeten aan het bestuursorgaan worden voorgelegd. Alvorens een van het beleid afwijkend besluit wordt genomen heeft het bestuursorgaan op deze wijze de gelegenheid het onderliggende beleid nog eens te heroverwegen. Ook moet een besluit aan het bevoegd bestuursorgaan worden voorgelegd als er geen eensluidend ambtelijk advies is. Verder kunnen besluiten waarvoor geen financiële dekking aanwezig is, niet in mandaat worden afgedaan.
Voorbeeld van persoonlijke betrokkenheid als bedoeld onder k doet zich bijvoorbeeld voor als de gemandateerde een vergunning aanvraagt voor het kappen van een eigen boom.
De verantwoordelijkheid en de beslissing om in de artikel 5 beschreven situaties niet van het gegeven mandaat gebruik te maken ligt bij de gemandateerde functionaris.
Artikel 6 Ondertekeningswijze bij mandaat
De burger die met een besluit wordt geconfronteerd dat in mandaat is genomen dient hierover te worden geïnformeerd, zo bepaalt artikel 10:10 van de Awb. Deze informatieplicht vloeit voort uit het meer omvattende beginsel van de rechtszekerheid. Het krachtens mandaat genomen besluit moet dan ook vermelden namens welk bestuursorgaan het is genomen.
In artikel 8 van deze regeling staat precies beschreven hoe besluiten die in (onder)mandaat zijn genomen moeten worden ondertekend.
Artikel 7 Schakelbepaling volmachten en machtigingen
Teneinde expliciet duidelijk te maken dat deze mandaatregeling ook van toepassing is op volmachten tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, of machtiging tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn, is deze schakelbepaling opgenomen. Van belang is dat dit alleen geldt voor gemandateerde die werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester.
Deze regeling en het bij deze regeling behorende mandaatregister moeten worden gepubliceerd. Immers, artikel 3:40 van de Awb bepaalt, dat een besluit niet in werking treedt voordat het is bekendgemaakt.
Bijlage 1: Mandaatregister 2020
(behorend bij de Mandaatregeling gemeente Zuidplas 2020)
BESTUUR, COMMUNICATIE EN VEILIGHEID