Organisatie | Noord-Holland |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Verordening van Provinciale Staten van de provincie Noord-Holland houdende regels omtrent financiën (Financiële verordening provincie Noord-Holland) |
Citeertitel | Financiële verordening provincie Noord-Holland |
Vastgesteld door | provinciale staten |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Financiële verordening Noord-Holland 2015.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
28-12-2019 | 01-01-2019 | nieuwe regeling | 16-12-2019 | 1309265/1309284 |
Provinciale Staten van Noord-Holland;
Gelezen het voorstel van Gedeputeerde Staten van 5 november 2019,
Gelet op de artikelen 216 en 217a van de Provinciewet en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;
Overwegende dat het uit oogpunt van actualisatie wenselijk is de Financiële verordening Noord-Holland 2015 te vervangen door bijgaande Financiële verordening Provincie Noord-Holland 2019.
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
afrekeningsverschil: bedragen die bij afsluiting van het begrotingsjaar nog moeten worden betaald dan wel ontvangen worden op de balans gezet. Wanneer de definitieve betaling of ontvangst blijkt af te wijken van het balansbedrag is sprake van een afrekeningsverschil. Het afrekeningsverschil wordt ten gunste of ten laste van het lopende begrotingsjaar gebracht;
garantstelling: een schriftelijke verklaring van de provincie aan een geldverstrekker (doorgaans een bank) dat de geldnemer aan zijn verplichtingen zal voldoen, waarbij wordt geregeld dat wanneer de geldnemer in betalingsproblemen komt, de provincie zorgt dat de financiële verplichtingen waarvoor zij garant staat, worden nagekomen;
overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de provincie, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt;
Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording
Artikel 2.2 Inrichting begroting en jaarstukken
De begroting en de jaarstukken bestaan uit de volgende verplichte onderdelen: het programmaplan inclusief het overzicht van algemene dekkingsmiddelen, de paragrafen, het overzicht van baten en lasten inclusief toelichting, de uiteenzetting van de financiële positie inclusief toelichting en de bijlage met het overzicht van de geraamde baten en lasten per taakveld. Daarnaast bevatten de begroting en de jaarstukken een overzicht van incidentele baten en lasten, waarbij als minimum grensbedrag € 500.000 wordt gehanteerd.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde en het door Provinciale Staten beschikbare gestelde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitatie.
Artikel 2.4 Autorisatie begroting en investeringskredieten
Bij de behandeling van de tussenrapportages in Provinciale Staten bedoeld in artikel 2.5, lid 1, kan het college van Gedeputeerde Staten voorstellen doen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het aanvragen van nieuwe kredieten en het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het college van Gedeputeerde Staten indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.
Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college van Gedeputeerde Staten voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel voorzien van een investeringskrediet inclusief de dekking aan de Provinciale Staten voor.
Hoofdstuk 3. Financieel beleid
Artikel 3.1 Financiële beleidskaders
Ten minste eenmaal in de vier jaar
Waar dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld door wetswijzigingen
Artikel 3.2 Waardering en afschrijving van vaste activa
De te hanteren afschrijvingsduur van de verschillende soorten activa is in onderstaande tabel vastgelegd.
Nazorg op de projecten geldt dat na het opleveren en ingebruikname van een investeringsproject een nazorgtermijn van maximaal één jaar kan worden ingesteld wanneer verwacht wordt dat de kosten van nazorg groter zijn dan € 100.000. Deze nagekomen lasten worden ten laste van het investeringskrediet verantwoord. De nazorgtermijn eindigt maximaal één jaar na het startmoment van de afschrijving. Daarna wordt het project financieel afgesloten. Wanneer de ingeschatte nazorgkosten lager zijn dan € 100.000 komen deze nazorgkosten ten laste van de exploitatie. Het project wordt dan afgesloten in het boekjaar waarin het werk in gebruik of gereed is gekomen.
Artikel 3.4 Reserves en voorzieningen
De omvang van de algemene reserve bedraagt tenminste 25% van de structurele algemene dekkingsmiddelen zoals die verantwoord zijn in de meest recente jaarrekening, met een minimum gelijk aan het saldo van het netto risicobedrag dat voor het boekjaar waarop deze jaarrekening betrekking heeft is bepaald.
In de jaarrekening vinden stortingen plaats in de reserve voor het bedrag dat via de begroting of begrotingswijzigingen door Provinciale Staten gedurende het begrotingsjaar is geaccordeerd. Uitgezonderd zijn de stortingen in de reserves kapitaallasten. De storting in deze reserves is gelijk aan de lasten van de desbetreffende investering waarvan de kapitaallasten worden gedekt door een onttrekking uit de reserve kapitaallasten en is nooit hoger dan het bedrag dat door Provinciale Staten uit een reserve als dekking ter beschikking is gesteld.
In de jaarrekening vinden onttrekkingen plaats aan de reserve ter dekking van een project of activiteit tot maximaal het bedrag dat voor dat project of activiteit door Provinciale Staten beschikbaar is gesteld. De onttrekking is nooit hoger dan de maximaal te dekken lasten voor deze bestemming in het boekjaar.
In de volgende gevallen kan van deze regel worden afgeweken:
Voor de lastneming van subsidies worden de regels in het BBV en de uitleg daarvan door de commissie BBV gevolgd. Vanaf het moment dat het BBV deze regels verplicht stelt, zal de provincie deze regels voor lastneming volgen.
Artikel 3.6 Toerekening capaciteitskosten
Provinciale Staten stellen bij de begroting de verdeling van de totale capaciteitskosten over de programma’s en taakvelden vast door middel van een verdeelsleutel. De bij de begroting of begrotingswijziging vastgestelde verdeelsleutel wordt ook bij de jaarrekening gebruikt voor de verdeling van de totale capaciteitskosten over de programma’s.
Artikel 3.7 Kostprijsberekening
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken. Voor de bestede of te besteden uren die onderdeel zijn van de kostprijs van het recht, de heffing, het werk of dienst worden de meest actuele uurtarieven gebruikt die jaarlijks door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties worden gepubliceerd (de “Handleiding overheidstarieven”).
Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.
Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten die geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.
Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het derde en vierde lid betreffen, wordt uitgegaan van een aandeel in de totale overheadkosten ter grootte van de geraamde directe kosten van de economische categorieën Salarissen en sociale lasten en Ingeleend personeel die worden besteed aan de desbetreffende goederen, werken, diensten, rechten en heffingen, gedeeld door de totale geraamde directe kosten van de economische categorieën Salarissen en sociale lasten en Ingeleend personeel.
Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld, wanneer er sprake is van externe financiering. Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald uit het gewogen gemiddelde van het bij de begroting geraamde rentepercentage van de rentekosten op de opgenomen langlopende leningen, kortlopende leningen en kredieten. De uitkomst van dit percentage van de omslagrente wordt op een half procent afgerond.
In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering worden dan de werkelijke rentekosten toegerekend. In andere gevallen wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de portefeuille leningen.
Artikel 3.8 Prijzen economische activiteiten
Voor de levering van goederen, diensten of werken door de provincie aan overheidsbedrijven en derden waarbij de provincie in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Onderdeel van de integrale kostprijs is het aantal bestede of te besteden uren. Daarbij worden voor de bedragen van deze uren de meest actuele uurtarieven gebruikt die jaarlijks door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties worden gepubliceerd (de “Handleiding overheidstarieven”). Provinciale Staten kunnen hier vanwege publiek belang van afwijken. In dat geval doet het college van Gedeputeerde Staten vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een besluit aan Provinciale Staten, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.
Bij het verstrekken van kapitaal door de provincie aan overheidsbedrijven en derden gaat het college van Gedeputeerde Staten uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Provinciale Staten kunnen hier vanwege publiek belang van afwijken. In dat geval doet het college van Gedeputeerde Staten vooraf een voorstel voor een besluit aan Provinciale Staten, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.
Hoofdstuk 4. Financiële organisatie en financieel beheer
Het college van Gedeputeerde Staten zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Tevens zorgt het college van Gedeputeerde Staten er voor dat deze interne toetsing tenminste bestaat uit een planmatige periodieke controle en dat bij afwijkingen voor zover mogelijk maatregelen tot herstel worden genomen.
Hoofdstuk 5. De concerncontroller
Artikel 5.4 Bevoegdheden en taken
De concerncontroller is te allen tijde bevoegd informatie en gegevensbronnen en -bestanden te onderzoeken of te laten onderzoeken, processen en systemen te toetsen en te doen wat hij overigens noodzakelijk acht om zijn taken te kunnen vervullen. De concerncontroller heeft daartoe ongehinderd toegang tot alle informatie en personen binnen de Provincie Noord-Holland die hij voor de uitoefening van zijn taken nodig acht.
Artikel 6.2 Verantwoordelijkheden
De interne auditfunctie is verantwoordelijk voor de uitvoering van audits en overige werkzaamheden als bedoeld in artikel 6.3.
Hoofdstuk 7. De auditstuurgroep
De auditstuurgroep bestaat uit de portefeuillehouder Concern Controlling (voorzitter), de provinciesecretaris en de concerncontroller, de programmamanager Interne Audit alsmede een extern onafhankelijk door Gedeputeerde Staten aan te wijzen lid. Overige leden worden door Gedeputeerde Staten benoemd.
Artikel 7.3 Taken en bevoegdheden
Tot de taken van de auditstuurgroep behoren:
het adviseren van Gedeputeerde Staten met betrekking tot de onderzoeken als bedoeld in artikel 6.4, eerste lid, onderdeel a, het Auditstatuut als bedoeld in artikel 6.4, vierde lid, het auditjaarplan als bedoeld in artikel 6.5, eerste lid, het jaarverslag als bedoeld in artikel 6.5, derde lid en overige zaken die naar mening van de auditstuurgroep relevant zijn voor de doeltreffendheid van de interne audit;
Haarlem, 16 december 2019
Provinciale Staten voornoemd,
A.Th.H. van Dijk,
voorzitter
K. Bolt,
statengriffier
Toelichting Financiële verordening
Artikel 3.1 Financiële beleidskaders
De nota reserves behandeld in ieder geval het voorgestelde beleid met betrekking reserves en voorziening en de noodzaak tot het aanhouden van reserves.
Artikel 3.2 Waardering en afschrijving vaste activa, tweede lid Materiële vaste activa
Voorbereidingskosten met aankoop of levensduur verlengend onderhoud worden geactiveerd. Technische installaties bij aankoop of nieuwbouw bedrijfsgebouw niet op levensduur activeren maar op de afschrijvings- termijn aankoop/nieuwbouw.
Artikel 3.2 Waardering en afschrijving vaste activa, tweede lid Financiële vaste activa
Provinciale bijdragen aan activa van derden worden in principe in de vorm van een subsidie ten laste van de exploitatie gebracht. Wanneer er geargumenteerd voor wordt gekozen deze te activeren dan zijn de afschrijvingstermijnen van toepassing.
Volgens artikel 61 van het BBV Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd, indien:
Aan alle vier de voorwaarden (cumulatief) moet voldaan zijn.
Artikel 3.2 Waardering en afschrijving vaste activa, vierde lid, start afschrijvingen
Voor een eenduidig definitie wordt als moment van technisch gereed of ingebruikname de volgende momenten gekozen:
Bij grote langlopende projecten wordt zoveel mogelijk met deelkredieten gewerkt.
Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft in haar brief van 19 augustus 2019 het Interprovinciaal Overleg (IPO) medegedeeld dat de oude werkwijze voor het boekjaar 2019 gedoogd wordt. De oude werkwijze hield in dat wanneer de provincie een subsidie verstrekt de verstrekking als prestatie beschouwd werd. De subsidieverstrekking werd als last verantwoord in de jaarrekening. Op dit moment vind discussie plaats of dat ook nog voor 2020 het geval zal zijn. De nieuwe werkwijze brengt hogere administratieve lasten met zich mee, voor zowel subsidieverstrekker als subsidieontvanger.
Artikel 3.7 Kostprijsberekening
Voor de bepaling van de kostprijs van een recht, heffing, werk of dienst wordt bepaald hoeveel uren er besteed worden. Die uren worden vermenigvuldigd met een uurtarief. Daarbij is aansluiting gezocht bij de tarieven die het Rijk jaarlijks publiceert. Deze tarieven worden door veel overheidsorganisaties gebruikt voor de berekeningen van kostprijzen. Om de vergelijkbaarheid met andere overheidsorganisaties te bevorderen sluit de Provincie Noord-Holland zich hierbij aan.
Artikel 3.9 Vaststelling hoogte belastingen, rechten en heffingen
Een desbetreffend besluit wordt vóór 1 december van het voorafgaande jaar in afschrift ter kennis gebracht van Onze Minister van Financiën (artikel 222a Provinciewet, lid 1).
Artikel 4.3 Afrekeningsverschillen
Een verplichting bestaat als de prestatie in een boekjaar is geleverd, maar de factuur is nog niet ontvangen.
Dit artikel verwijst ook naar de nota reserves, waar op basis van de functie van een reserve (o.a. Egalisatiereserve, budgetgerichte reserve, doelgerichte reserve) regels staan hoe omgegaan moet worden met goedkoper of duurder uitvallende projecten en activiteiten.
Deze hoofdstukken zijn thans ongewijzigd. De verwachting is dat een of meer van deze hoofdstukken volgend jaar wel zullen moeten worden gewijzigd. Dat jaar zal in het BBV de verplichting voor GS wordt opgenomen om met ingang van het begrotingsjaar 2021 een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening. Die verplichting kan gevolgen hebben voor de control- en auditfunctie.
De verordening gaat in met terugwerkende kracht, omdat deze een aantal aanpassingen bevat die nodig waren naar aanleiding van gewijzigde wetgeving en betrekking hebben op het gehele boekjaar 2019.