Organisatie | Zevenaar |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit mandaat-, volmacht- en machtiging Zevenaar 2020 |
Citeertitel | Mandaatregeling Zevenaar 2020 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2020 | Nieuwe regeling | 17-12-2019 |
Het college van burgemeester en wethouders van Zevenaar en de burgemeester van Zevenaar, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;
gelet op de artikelen 10:1 tot en met 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb);
dat in deze regeling de publiekrechtelijke en privaatrechtelijke bevoegdheden aan functionarissen in de organisatie worden toegekend om hen in staat te stellen deze taken rechtmatig uit te voeren;
dat per 1 januari 2020 de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren in werking treedt;
Artikel 2 Schakelbepaling volmacht en machtiging
Waar in dit besluit gesproken wordt over mandaat, dient tenzij anders is bepaald, daaronder tevens te worden begrepen volmacht en machtiging.
De bevoegdheid om krachtens mandaat besluiten te nemen omvat tevens de bevoegdheid tot het stellen van voorschriften en beperkingen en het verrichten van voorbereidings- en uitvoeringshandelingen.
Het college en de burgemeester van Zevenaar verlenen de functionaris die werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het gemeentebestuur het mandaat om alle besluiten te nemen en alle overige (rechts)handelingen te verrichten, waaronder de vertegenwoordiging in rechte, die in het kader van een goede uitoefening van zijn taken en bevoegdheden nodig zijn.
Het college van burgemeester en wethouders, respectievelijk de burgemeester van Zevenaar,
Secretaris,
Burgemeester
Burgemeester
Bijlage 1 Niet gemandateerde bevoegdheden van het college en de burgemeester
Bijlage 2 mandaat voorbehouden aan algemeen directeur/secretaris
Bevoegdheden die gelden ten aanzien van alle (hiërarchisch ondergeschikte) medewerkers tenzij anders is vermeld.
Alle rechtshandelingen ten aanzien van de afdelingshoofden en functionarissen van functieboek 1, zoals: het aangaan, wijzigen en beëindigen/ontbinden/opzeggen van een arbeidsovereenkomst, schorsing, het overeenkomen van salaris bij aanvang van de arbeidsovereenkomst, het geven van extra salarisverhoging en persoonlijke toelage(n).
Bijlage 3 mandaat voorbehouden aan afdelingshoofd(en)
Bevoegdheden die gelden ten aanzien van alle (hiërarchisch ondergeschikte) medewerkers tenzij anders is vermeld.
Alle rechtshandelingen ten aanzien van de medewerkers van de desbetreffende afdeling, zoals: het aangaan en wijzigen van een arbeidsovereenkomst, het overeenkomen van salaris bij aanvang van de arbeidsovereenkomst, het geven van extra salarisverhoging en persoonlijke toelage(n), met uitzondering van het opzeggen/ontbinden of beëindigen van de arbeidsovereenkomst.
Toelichting op het Besluit mandaat-, volmacht- en machtiging Zevenaar 2020
Voor u ligt het mandaatbesluit van de gemeente Zevenaar. In artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt mandaat omschreven als de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. De bevoegdheid in mandaat wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van het oorspronkelijke bevoegde orgaan. De mandaathouder kan namens de mandaatgever besluiten nemen. Deze besluiten worden toegerekend aan het bestuursorgaan zelf. Het bestuursorgaan verliest de bevoegdheid om zelf het besluit te nemen niet en kan dit ook te allen tijde doen. Ook betekent dit dat bezwaar en beroep tegen een in mandaat genomen besluit wordt ingesteld tegen het bestuursorgaan zelf en niet tegen de ambtenaar die het besluit feitelijk heeft genomen. Voor de gemeente Zevenaar is behoefte aan een nieuwe mandaatregeling, die aansluit op de nieuwe organisatiestructuur.
De methodiek die in deze mandaatregeling wordt toegepast wijkt af van de methodiek die tot nu toe in de gemeente werd gehanteerd. Tot nu toe is het in de gemeente gebruikelijk om in de mandaatregeling alle gemandateerde bevoegdheden expliciet te benoemen, vaak onder verwijzing naar het wetsartikel waarin die bevoegdheid is neergelegd. Deze methode heeft vanzelfsprekend voor- en nadelen. Voordeel van deze methode is dat er vrij nauwkeurig kan worden nagegaan aan welke functionaris welke bevoegdheid is gemandateerd. Is een bepaalde bevoegdheid niet opgenomen in de mandaatregeling dan is uitsluitend het college of de burgemeester bevoegd om de besluiten te nemen. Nadeel van deze methode is dat dergelijke mandaatbesluiten snel “verouderen” en daardoor erg onderhoudsgevoelig zijn. Wetten worden voortdurend gewijzigd, er komen steeds nieuwe wetten of wetten worden juist ingetrokken. Dit alles maakt dat de mandaatregeling vrijwel voortdurend aan wijzigingen onderhevig is.
De gemeente Zevenaar kent een besturingsfilosofie, waarbij op basis van integraliteit wordt gewerkt. Volgens dit organisatiebeginsel worden de bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie gelegd om de organisatie zo slagvaardig mogelijk te maken. De afdelingshoofden, maar ook de onder hen ressorterende functionarissen, moeten over die bevoegdheden beschikken om de hen toegekende taken adequaat en efficiënt uit te voeren.
Dat impliceert tevens dat het bestuur haar medewerkers het vertrouwen schenkt dat zij op gepaste en verstandige wijze gebruik maken van en omgaan met hun bevoegdheden. Derhalve wordt een zeker inschattingsvermogen en politieke sensitiviteit verlangd van de betrokken functionaris. Waar dat in een incidenteel geval verkeerd wordt ingeschat, heeft dat naar derden geen gevolgen. Immers, de betreffende functionaris was formeel bevoegd. Intern kan de functionaris echter aangesproken worden op een onjuist of onterecht gebruik van zijn bevoegdheden. Belangrijk is ook dat van een mandaat gebruik kan worden gemaakt; het is geen verplichting. Dit dient van geval tot geval bekeken te worden door de functionaris.
De nieuwe, omgekeerde methodiek is minder onderhoudsgevoelig en komt beter tegemoet aan de uitgangspunten van integraliteit. Alle collegebevoegdheden worden gemandateerd tot op medewerkers-niveau, tenzij de bevoegdheid expliciet wordt voorbehouden aan een ander (leidinggevend) niveau. Bovendien wordt in de mandaatregeling zo min mogelijk verwezen naar wetsartikelen e.d. Het directe gevolg van deze methode is natuurlijk dat alle bevoegdheden die niet zijn uitgezonderd van het mandaat, zijn gemandateerd tot op medewerkers-niveau en dus zo laag mogelijk in de organisatie komen te liggen.
Ondertekening- en beslissingsmandaat
In het mandaatbesluit is degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen. Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten zijn. Met beslissingen worden hier zowel beslissingen gericht op rechtsgevolg bedoeld (besluiten in de zin van de Awb) als beslissingen die niet zijn gericht op rechtsgevolg.
Dit artikel vormt een weerslag van artikel 10:12 Awb. Door dit artikel wordt duidelijk dat de mandaatregeling niet slechts betrekking heeft op het publiekrechtelijk handelen van de gemeente maar op al het handelen, dus ook privaatrechtelijk en feitelijk handelen.
Een voorbeeld van volmacht is de bevoegdheid tot het aangaan van overeenkomsten en een voorbeeld van een machtiging is de bevoegdheid om een betaling te verrichten of om tarieven vast te stellen voor commerciële dienstverlening door de gemeente.
Volmacht is de privaatrechtelijke evenknie van mandaat. Volmacht is geregeld in het Burgerlijk Wetboek, boek 3 art. 60 e.v. en wordt via de schakelbepaling in de Awb (art. 10:12) gelijkgesteld met mandaat. Volmacht is niet als zodanig in het mandaatbesluit te onderscheiden. Toch is het van belang even bij deze rechtsfiguur stil te staan. Volmacht speelt een rol bij het optreden van de gemeente als rechtspersoon naar burgerlijk recht. Een voorbeeld kan hierbij wellicht duidelijkheid verschaffen. Als de gemeente (als rechtspersoon) een koopovereenkomst sluit, is het college op grond van de Gemeentewet het bevoegde orgaan om tot koop te beslissen. De ondertekening van de koopovereenkomst wordt echter door de burgemeester (ingevolge art. 171 Gemeentewet) gedaan. Het college kan een ambtenaar een volmacht verlenen om besluiten te nemen tot het aangaan van een overeenkomst. Toch zal de burgemeester nog steeds de overeenkomst moeten ondertekenen, tenzij deze aan een ambtenaar volmacht verleent om de gemeente namens hem/haar te vertegenwoordigen.
Het ligt voor de hand dat bij mandatering van een bevoegdheid ook de daarbij behorende handelingen, bijvoorbeeld ondertekening van de stukken, door de mandaathouder worden verricht. In plaats van per gemandateerde bevoegdheid ook de bijbehorende handelingen te mandateren, is deze algemene bepaling in het mandaatbesluit opgenomen.
In het eerste artikellid worden de bevoegdheden die bij het college en de burgemeester berusten, gemandateerd aan de medewerkers van de gemeente Zevenaar en aan ingehuurde medewerkers die werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van het gemeentebestuur.
In het tweede lid is opgenomen dat de voorwaarden en uitzonderingen die in artikel 5 zijn opgenomen in acht dienen te worden genomen bij de uitoefening van het mandaat.
In het derde lid is opgenomen dat er geen onderscheid bestaat tussen een beslis- en ondertekeningsmandaat.
In het eerste lid is de voorwaarde opgenomen dat pas gebruik kan worden gemaakt van een mandaat als de uitoefening van een bevoegdheid overeenstemt met de taken en verantwoordelijkheden van de desbetreffende organisatie-eenheid danwel taakveld. In de hoofd- en detailstructuur, vastgesteld door de stuurgroep Rijnwaarden/Zevenaar, zijn de verschillende organisatie-eenheden beschreven. Daarnaast zijn in de functieplaatsingsboeken de taken beschreven op medewerkers-niveau.
Het uitgangspunt van de regeling is dat de bevoegdheden zodanig in de organisatie zijn neergelegd dat het slechts in uitzonderingssituaties nodig moet zijn om terug te vallen op een hoger bevoegdhedenniveau. Dit past ook bij de uitgangspunten van de besturingsfilosofie die door de stuurgroep is vastgesteld.
In het tweede lid wordt verwezen naar bijlage 1, waarin de bevoegdheden zijn opgesomd die zijn uitgezonderd van mandaat.
In het derde lid wordt verwezen naar bijlage 2, waarin de bevoegdheden zijn opgesomd die zijn gemandateerd aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris.
In het vierde lid wordt verwezen naar bijlage 3, waarin de bevoegdheden zijn opgesomd die zijn gemandateerd aan de afdelingshoofden.
In het vijfde lid is opgenomen dat ondermandaat niet is toegestaan, tenzij dit expliciet is aangegeven.
In het zesde lid is opgenomen dat het doorgeven van een volmacht (substitutie) of machtiging wel is toegestaan. Dit is met name van belang bij het compareren bij en het ondertekenen van notariële akten. Aan de medewerkers van het desbetreffende notariskantoor kan per geval een volmacht/machtiging worden verleend door de burgemeester danwel de gevolmachtigde ambtenaar.
In het zevende lid is opgenomen dat hetgeen is bepaald in de Budgethoudersregeling en het Treasurystatuut in acht wordt genomen bij de uitoefening van een mandaat.
In het achtste lid is geregeld dat de Budgethoudersregeling voorgaat op het Mandaatbesluit in geval van strijdigheid.
In het negende lid is opgenomen dat het college en de burgemeester ook nog individuele mandaten kunnen verlenen. Een overzicht van deze mandaten wordt achter deze mandatenregeling gevoegd.
In dit artikel zijn de mandaten aan derden geregeld. Het betreft derden die niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever. In bijlage 4 is een lijst van mandaten opgesomd.
In het tweede lid is opgenomen dat de mandaten die aan een gemeenschappelijke regeling zijn verleend buiten de reikwijdte van het Mandaatbesluit vallen.
De mandaten aan externe partijen worden niet ingetrokken en blijven dus ook na in werking treden van dit mandaatbesluit gelden. Dit sluit aan bij art. 10:4 Awb. Mandaat aan ondergeschikten is steeds een eenzijdige (publiekrechtelijke) rechtshandeling. Externe partijen zijn geen ondergeschikten. Mandaat aan niet- ondergeschikten is – met uitzondering van de situatie waarin bij wettelijk voorschrift in mandaat is voorzien – alleen mogelijk indien de ander het mandaat ook aanvaardt: wilsovereenstemming is vereist en dat impliceert een afspraak of in de terminologie van het BW een overeenkomst. De omgekeerde methodiek is niet geschikt voor het vastleggen van mandaten aan niet-ondergeschikten.
In deze bijlage staan de bevoegdheden die van mandaat zijn uitgezonderd.
Dit houdt in dat de bestuursorganen zelf deze bevoegdheden blijven uitoefenen. Een portefeuillehouder alleen komen geen bevoegdheden toe op grond van de wet. Deze lijn is doorgetrokken in dit Mandaatbesluit.
Er is een onderverdeling gemaakt in algemeen, publiekrechtelijke bevoegdheden, privaatrechtelijke bevoegdheden, personeelsaangelegenheden en specifieke bevoegdheden van de burgemeester.
Veel van de bevoegdheden spreken voor zich. Een enkele bevoegdheid wordt hieronder nog toegelicht.
Onder 2; de portefeuillehouder kan zelfstandig ook de raad informeren.
Onder 10; het mandaat kan worden uitgeoefend per vordering; er kunnen meerdere vorderingen bestaan op één wederpartij.
Onder 13; onderstaande drempelwaarden dienen in acht te worden genomen bij het aangaan (en opzeggen) van een verplichting.
De Wet normalisering rechtspositie ambtenaren, die per 1 januari 2020 in werking treedt, regelt dat ambtenaren zoveel mogelijk dezelfde rechten en plichten krijgen als werknemers in het bedrijfsleven. De aanstelling verandert in een arbeidsovereenkomst, zodat het Burgerlijk Wetboek rechtstreeks van toepassing is op de rechtspositie van ambtenaren tezamen met de CAO Gemeenten en het personeelshandboek.
Onder 2; aan het college blijft voorbehouden alle rechtshandelingen ten aanzien van de gemeentesecretaris.
Onder 1; het betreft een beslismandaat. Het ondertekeningsmandaat is gemandateerd aan de Hulpofficier van Justitie (zie bijlage 4, onder 1).
Onder 3; het weigeren van evenementenvergunning risicocategorie C is wel gemandateerd. Ook het verlenen/weigeren van een evenementenvergunning risicocategorie 0, A en B is gemandateerd (zie afdeling 7 van de APV).
Onder 4; het betreft een bevoegdheid op grond van de APV.
Onder 5; dit is geregeld in Hoofdstuk XI van de Gemeentewet.
Onder 7; sinds 1 januari 2020 vervangt de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg, de Wet bijzondere opnemingen psychiatrische ziekenhuizen (Bopz).
In deze bijlage staan de bevoegdheden die zijn gemandateerd aan de algemeen directeur/gemeentesecretaris.
Onder 2; de gemeentesecretaris beslist over alle rechtspositionele aangelegenheden ten aanzien van de afdelingshoofden en functionarissen van functieboek 1.
Onder 3; de gemeentesecretaris gaat over het ontslag van alle ambtenaren die hiërarchisch ondergeschikt aan hem/haar zijn. Dit betreft alle gronden voor ontslag, zoals genoemd in artikel 7:669, derde lid, van het Burgerlijk Wetboek.
Onder 4; als met een medewerker een vaststellingsovereenkomst wordt gesloten, waarbij een vergoeding wordt toegekend dan is de gemeentesecretaris bevoegd.
In deze bijlage staan de bevoegdheden die zijn gemandateerd aan de afdelingshoofden.
Onder 1; de afdelingshoofden beslissen over alle rechtspositionele aangelegenheden ten aanzien van hun medewerkers, met uitzondering van het schorsen van de medewerker of opzeggen van de arbeidsovereenkomst. Deze bevoegdheid ligt bij de gemeentesecretaris.
Onder 2; bij bedragen boven de € 50.000,- dient eerst te worden afgestemd met de portefeuillehouder.
Onder 5; dit geldt niet voor de hardheidsclausule in de CAO of het Personeelshandboek. Deze bevoegdheid ligt bij de gemeentesecretaris.
Onder 6; zie toelichting bij punt 13 van bijlage 1.
Onder 7; als het besluit past binnen de financiële kaders van de Grondexploitatie (GREX) en de grondprijsbrief dan ligt het mandaat op medewerkers-niveau, ongeacht de waarde die met de verplichting is gemoeid.
Onder 13; de bevoegdheid ziet ook op het machtigen van derden (zoals advocaten en adviseurs).
Onder 16; deze overeenkomsten zijn gebaseerd op de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
In deze bijlage staan de bevoegdheden die aan externen zijn verleend. Het betreft een opsomming van de verleende mandaten. De mandaten zijn niet gedetailleerd beschreven. Hiervoor dienen de afzonderlijke mandaatbesluiten te worden geraadpleegd.
Niet tot de categorie externen behoren de gemeenschappelijke regelingen. Dit is bepaald in artikel 6, tweede lid.