CVDR63354_2Het reglement van orde voor de raadsmarkt en de vergaderingen van de fora van de gemeente Langedijk, 2009nlregelingLangedijk2019-01-29LangedijkGemeenteblad GB 10 december 2012 week 50, nummer 53Reglement van orde voor de raadsmarkt en de vergaderingen van de fora van de gemeente Langedijk, 2009Onbekend.gemeenteraadbestuur en recht2012-11-27De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2013-01-022013-01-01intrekkingR27112012 GB10122012Bestuur en rechtGeen.Geen.exb-2019-5462Het reglement van orde voor de raadsmarkt en de vergaderingen van de fora van de gemeente Langedijk, 2009 De raad van de gemeente Langedijk; gelezen het voorstel van de griffier van
1 november 2012, nummer 68; b e s l u i t : Reglement van orde voor de raadsmarkt en de vergaderingen van de fora van
de gemeente Langedijk, 2012 vast te stellen.IDe artikelen1Begripsomschrijving In dit reglement wordt verstaan onder: a. raadsmarkt: activiteiten met een informeel karakter voorafgaand aan
de vergaderingen van de fora, die zich met name afspelen in de hal van
het gemeentehuis; b. raad: de raad van de gemeente Langedijk; c. forum: een raadscommissie als bedoeld in artikel 82 van de
Gemeentewet; d. college: het college van burgemeester en wethouders van
Langedijk; e. burgerraadslid: door de raad benoemde vertegenwoordiger van een
fractie, niet zijnde raadslid, die tijdens de vergaderingen van de fora
namens de fractie het woord mag voeren; g. voorzitter: de voorzitter van een forum; h. forumgriffier: de ambtelijk secretaris van een forum; i. agendacommissie: overleg van de voorzitter van de raad en de
forumvoorzitters dat de agenda’s voor de forumvergaderingen en de
raadsvergadering in ontwerp vaststelt.2Raadsavond 1. In beginsel vindt een forum- en raadsavond plaats in een
vierwekelijkse cyclus op de dinsdagavond. 2. Jaarlijks wordt een schema opgesteld waarop de dagen met de forum-
en raadsavonden staan vermeld. 3. De forumavond vindt plaats in het gemeentehuis. In de regel start de
forumavond met de raadsmarkt om 19.30 uur, beginnen de vergaderingen van
de fora om 20.00 uur en duren tot 22.15 uur. 4. De agendacommissie kan in bijzondere gevallen een ander tijdstip
bepalen.3Raadsmarkt 1. Burgers, maatschappelijke instellingen en bedrijven kunnen bij de
griffier kenbaar maken gebruik te willen maken van de raadsmarkt. De
griffier meldt een dergelijk verzoek aan de raad. 2. De activiteiten tijdens de raadsmarkt hebben een informeel en
laagdrempelig karakter, gericht op een breed publiek. Zij kunnen
bijvoorbeeld gericht zijn op de voorlichting en promotie van
werkzaamheden waarmee burgers, maatschappelijke instellingen en
bedrijven zich bezig houden of zij kunnen gericht zijn op de
voorlichting en promotie van maatschappelijke thema’s of gesignaleerde
knelpunten op maatschappelijk terrein.4Instelling fora De raad stelt twee fora in.5Doelstelling fora 1. De fora hebben tot doel het bij de fracties doen vormen van een
(inhoudelijk) oordeel over allerhande, de raad aangaande
onderwerpen. 2. De fora zijn gericht op actieve deelname door fracties en op het
door hen kennis kunnen nemen van hetgeen door anderen wordt
gepresenteerd.6Samenstelling forum 1. Aan een vergadering van een forum kunnen maximaal twee
(burger)raadsleden per fractie deelnemen. 2. Het is fracties toegestaan om per onderwerp te bepalen welke leden
namens de fracties deelnemen aan de vergaderingen van één van de
fora. 3. De in het eerste lid genoemde leden worden door de raad op
voordracht van de afzonderlijke fracties benoemd als leden van de fora.
In totaal kunnen vier personen per fractie als burgerraadslid van de
fora worden voorgedragen. 4. Leden van de fora kunnen zowel raadsleden als burgerraadsleden zijn.
De artikelen 10, 11, 12, 13, en 15 van de Gemeentewet zijn van
overeenkomstige toepassing op de leden van de fora.7Voorzitter 1. Elk forum wordt voorgezeten door een voorzitter. Bij diens
afwezigheid neemt een plaatsvervangend voorzitter het voorzitterschap
waar. 2. De voorzitters zijn geen lid van de fora. 3. De voorzitters en de plaatsvervangend voorzitters van de fora worden
door de raad uit zijn midden benoemd. 8Zittingsduur en vacatures 1. De zittingsduur van de leden, de voorzitters en de plaatsvervangend
voorzitters van de fora eindigt in ieder geval aan het einde van de
zittingsperiode van de raad. 2. Een lid van de fora houdt op lid te zijn indien hij niet meer
voldoet aan de in artikel 6, lid 4 gestelde eisen. 3. De raad kan een lid van de fora ontslaan op voorstel van de fractie
op wiens voordracht het lid is benoemd. 4. De raad kan een voorzitter of een plaatsvervangend voorzitter
ontslaan. 5. Een lid, een voorzitter of een plaatsvervangend voorzitter kunnen te
allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijke mededeling aan
de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of
zoveel eerder als hun opvolger is benoemd. 6. Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de
raad zo spoedig mogelijk met inachtneming van de artikelen 5, 6 en
7. 7. Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de
voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad,
vervalt het lidmaatschap van het lid dat op voordracht van die fractie
is benoemd, van rechtswege.9Ambtelijke ondersteuning 1. Elk forum wordt ambtelijk bijgestaan door een forumgriffier. 2. De forumgriffier is in iedere vergadering van een forum
aanwezig. 3. Bij verhindering of afwezigheid wordt de forumgriffier vervangen
door een daartoe door de raad aangewezen ambtenaar.10Openbaarheid 1. De vergaderingen van de fora zijn openbaar. 2. Een forum kan in beslotenheid vergaderen; daartoe is het bepaalde in
artikel 23 Gemeentewet van toepassing.11Vaststelling onderwerpen 1. De onderwerpen in de fora worden op voorstel van de griffier in
ontwerp vastgesteld door de agendacommissie en in beginsel als volgt
toebedeeld: Forum 1: bestuurlijke- en welzijnsonderwerpen (incl. openbare orde en
veiligheid) Forum 2: onderwerpen over de ontwikkeling in, en beheer van de openbare
ruimte. 2. De onderwerpen kunnen bestaan uit: a. raadsvoorstellen/initiatiefvoorstellen; b. raadsonderwerpen niet zijnde raadsvoorstellen/initiatiefvoorstellen,
zoals kader-stellingen, opiniërende onderwerpen en dergelijke; c. ter (verdere) versterking van de vertegenwoordigende rol door de
raad (in overleg met het college van B&W) aan te wijzen
beleidsonderwerpen uit de raadsplanning die: - ofwel tot een zelfstandige maatschappelijke oriëntatie op deze
beleidsonderwerpen leiden; - ofwel door het college in de vorm van bijvoorbeeld een startnotitie
van een verkenning over de kern van het vraagstuk en de belangen die
daarbij spelen worden voorzien, op grond waarvan de beraadslaging in
oriënterende fora kan worden toegespitst. d. overleg met de portefeuillehouder/collegeverzoek om
consultatie; e. presentaties; f. burgerinitiatieven. 3. Indien tenminste één fractie van de raad de behandeling van een
onderwerp wenst, wordt het onderwerp door de agendacommissie op de
agenda van één van de fora opgenomen. Ter voorbereiding van de
behandeling stelt de fractie een oplegnotitie op. 4. Het college kan de agendacommissie verzoeken een onderwerp op de
agenda van één van de fora te plaatsen. 5. De agendacommissie stelt in beginsel twaalf dagen van tevoren de
agenda van de fora vast en wijst per vastgestelde onderwerp een
voorzitter aan. Bij de vaststelling van de agenda van de vergaderingen
van de fora wordt per onderwerp aangegeven of het onderwerp in de
oriënterende fase of in een meningsvormende fase wordt behandeld. De
voorzitters krijgen per onderwerp een richttijd mee voor behandeling van
het onderwerp.12Oproep 1. De agenda van de fora wordt ten minste tien dagen vóór de
vergaderingen aan het college, raads- en burgerraadsleden en andere
belanghebbenden bekend gemaakt door middel van een oproep onder
vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de
vergaderingen. 2. De agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de
in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde
stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden
beschikbaar gesteld alsmede op de gemeentelijke website geplaatst. 3. De forumleden kunnen in de week voorafgaand aan het forum technische
vragen die nood-zakelijk zijn om het voorstel helder te krijgen,
voorleggen aan de opsteller van het stuk. De politieke vragen dienen in de oriënterende fase aan de
portefeuillehouder te worden voorgelegd. 13Openbare kennisgeving 1. De vergadering wordt door aankondiging op de gemeentelijke website
en door plaatsing in het in de gemeente verschijnende gemeenteblad
openbaar gemaakt. Indien plaatsing in het gemeenteblad niet mogelijk is,
vindt plaatsing in het in de gemeente verschijnende lokale huis-aan-huis
blad plaats. 2. Deze openbare kennisgeving vermeldt: a. de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de agenda van de
vergadering; b. de wijze waarop en de plaats waar een ieder de bij de vergadering
behorende stukken kan inzien. 3. De agenda en de daarbij behorende stukken worden op de website van
de gemeente geplaatst en worden gelijktijdig voor een ieder in het
gemeentehuis ter inzage gelegd, behoudens stukken waar op grond van
artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is
opgelegd.14Presentielijst Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid van het forum dat
op dat moment zal gaan vergaderen de presentielijst. Aan het einde van
elke vergadering wordt de lijst door de voorzitter en de forumgriffier
door ondertekening vastgesteld.15Deelname aan de fora door collegeleden 1. Collegeleden zijn uitgenodigd om deel te nemen aan de vergaderingen
van de fora. Zij kunnen zich daarbij laten ondersteunen door een of meer
ambtenaren. 2. Tijdens de in de fora gehouden onderwerpen, genoemd in artikel 11,
lid 2, onder a, kan een lid van het college zich laten vertegenwoordigen
door een door hem aan te wijzen ambtenaar.16Deelname aan de fora door burgers, maatschappelijke instellingen
en bedrijven 1. Burgers, vertegenwoordigers van maatschappelijke instellingen en
bedrijven kunnen aan de beraadslaging deelnemen bij een onderwerp dat op
de agenda staat in de oriënterende fase. 2. Om deel te nemen aan de beraadslaging melden de betreffende burgers,
vertegenwoordigers van maatschappelijke instellingen en bedrijven zich
voor de vergadering bij de voorzitter en forumgriffier. 3. Deelname aan de beraadslaging door burgers, vertegenwoordigers van
maatschappelijke instellingen en bedrijven, over een onderwerp op de
agenda is niet mogelijk indien: a. de inbreng een individueel belang betreft; b. het onderwerp in een meningsvormende fase wordt behandeld; c. het een besluit van het gemeentebestuur betreft waar bezwaar en
beroep openstaat of heeft opengestaan; d. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen aan
de orde zijn; e. een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet
bestuursrecht kan of kon worden ingediend.17Werkwijze bij de vergaderingen van de fora 1. De voorzitters leiden de hen door de agendacommissie toegewezen fora
en dragen zorg voor een goed verloop daarvan. 2. Van de vergaderingen van de fora wordt onder verantwoordelijkheid
van de forumgriffiers een audioverslag en een besluitenlijst
gemaakt. 3. De besluitenlijsten van de fora worden ter vaststelling geagendeerd
voor forum 1. 4. De orde gedurende de vergadering wordt bepaald door de
voorzitter. 5. De voorzitter bewaakt dat alle geagendeerde onderwerpen
daadwerkelijk worden behandeld; de inbreng per deelnemer dient zoveel
mogelijk naar evenredigheid te geschieden. 6. De twee fractieleden in het forum mogen beiden over een onderwerp op
de agenda het woord voeren.18Uitkomst van de behandeling van een onderwerp in een
forum 1. Aan het eind van de door hem voorgezeten vergadering over een
onderwerp vat de voorzitter de concrete uitkomsten van de behandeling
van het onderwerp samen. Hij formuleert een eindconclusie, op basis van
het gestelde in het tweede lid. 2. Elke behandeling van een onderwerp in een vergadering van een forum
leidt tot een concrete uitkomst, waarbij eveneens over de verdere
stappen wordt geadviseerd aan de agendacommissie (behandeling in de
meningsvormende fase, besluitrijp, debatrijp, terugkeer in een forum
voor overleg met het college, een gesprek met bewoners, een werkbezoek
of dergelijke). 3. De beslissing of een agendapunt voldoende is behandeld in de
oriënterende fase en door kan naar de meningsvormende fase, wordt
genomen door de meerderheid van het forum. Als de uitkomst van een
vergadering is dat de meerderheid van het forum het verzoek doet om een
onderwerp nogmaals te agenderen voor een vergadering van een forum wordt
aan dit verzoek voldaan. De agendacommissie bepaalt voor welke
vergadering het onderwerp wordt geagendeerd. 4. Indien een onderwerp in een vergadering is gericht op besluitvorming
door de raad kan, conform het Reglement van orde voor de vergaderingen
en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Langedijk 2012, het
voorstel worden geamendeerd. Eveneens kan, overeenkomstig het Reglement
van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de
gemeenteraad van Langedijk 2012, een motie worden ingediend.
Amendementen en moties dienen bij voorkeur te worden aangekondigd en
besproken in de vergaderingen van de fora. Indien een motie geen
betrekking heeft op een voor de raadsvergadering geagendeerd onderwerp
dient de indiener van de motie dit vóór de raadsvergadering te melden
bij de voorzitter van de raad. 5. Aan het slot van de vergadering van een forum kan de indiener (of
kunnen de indieners) bepalen of de motie of het amendement wordt
gehandhaafd voor het moment van debat en/of besluitvorming in de
betreffende raadsvergadering. 6. Een onderwerp in een forum dat alleen bestaat uit een presentatie
kent geen concrete uitkomst.19Voorstellen van orde 1. De voorzitter en ieder lid van een forum kunnen tijdens de
vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden
toegelicht. 2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering
betreffen. 3. Over een voorstel van orde beslist het forum terstond.20Handhaving orde; schorsing 1. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij: a. de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit
reglement te herinneren; b. een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker
zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden; c. interrupties worden als regel niet toegestaan tijdens de
oriënterende fase. 2. Indien een spreker, zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen
veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere
spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde
verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de
betreffende spreker, hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem
gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige
onderwerp het woord ontzeggen. 3. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een
door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde
opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.21Besloten vergadering Op een besloten vergadering van een forum zijn de bepalingen van dit
reglement van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet
strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.22Besluitenlijst besloten vergadering 1. De besluitenlijst van een besloten vergadering wordt niet
rondgedeeld, maar ligt uitsluitend voor de leden ter inzage bij de
griffier. 2. De besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk in een besloten
vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt
het forum tevens de beslissing over het al dan niet openbaar maken van
deze besluitenlijst. 23Geheimhouding besloten vergadering Voor de afloop van de besloten vergadering beslist het forum
overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de
inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. Het
forum kan besluiten de geheimhouding op te heffen. . 24Opheffing geheimhouding besloten vergadering Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de
Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover,
indien het forum dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in
een besloten vergadering met het forum overleg gevoerd.25Toehoorders en pers 1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend
op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen. 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze
verstoren van de orde is verboden.26Geluid- en beeldregistraties Degenen die in een vergadering van een forum geluid- dan wel
beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter
en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet
zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten.27Gebruik digitale apparatuur In de vergaderzaal is het niet toegestaan mobiele telefoontoestellen of
andere digitale apparatuur anders dan in een geluidloze toestand bij
zich te hebben. 28Onvoorziene gevallen In die gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het
presidium. 29Inwerkingtreding 1. Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2013. Op dat moment
vervalt het Reglement van orde voor de raadsmarkt en de vergaderingen
van de fora van de gemeente Langedijk, 2009. Voor het bepaalde in
artikel 6 lid 3 is de inwerkingtreding bepaald op de dag waarop de nieuwe fora worden samengesteld na de raadsverkiezingen van maart
2014; 2. Dit reglement wordt aangehaald als Reglement van orde voor de
raadsmarkt en de vergaderingen van de fora van de gemeente Langedijk,
2012. Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Langedijk in zijn openbare vergadering van. 27 november 2012. De voorzitter, drs. J.F.N. Cornelisse De griffier, J. van den Bogaerde Toelichting op het reglement van orde voor de raadsmarkt en de vergaderingen
van de fora van de gemeente Langedijk, 2012 Artikel 1 Begripsomschrijvingen In dit artikel zijn de begripsomschrijvingen geregeld. Artikel 2
Raadsavond Lid 3 geeft een beschrijving van wat de forumavond inhoudt. Artikel 3
Raadsmarkt In dit artikel is geregeld wat de raadsmarkt inhoudt. Tevens is de aanvraag om
aan een raadsmarkt te mogen deelnemen in dit artikel geregeld. De raadsmarkt
vindt plaats in de hal van het gemeentehuis. In voorkomende gevallen kan er ook
gebruik worden gemaakt van de Trouwzaal. Artikel 4 Instelling fora In dit artikel is de instelling van de twee fora geregeld. Er is tevens in dit
artikel bepaald dat in de twee fora de onderwerpen worden behandeld als genoemd
in artikel 11 van dit reglement. Dit betekent dat een forum in beginsel gebonden
is aan een bepaalde categorie van beleidsonderwerpen. Afhankelijk van de
publieke belangstelling voor een onderwerp kan de agendacommissie besluiten dat
een onderwerp in een ander forum wordt behandeld. In artikel 1 sub c van dit reglement is bepaald dat een forum een
raadscommissie is als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet. In artikel 82,
eerste lid, van de Gemeentewet zijn de taken van raadscommissies vastgelegd. De
raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met
het college of de burgemeester. Artikel 5 Doelstelling fora Het raadswerk bestaat voor een groot deel uit «onderzoek en voorbereiding».
Daarmee wordt bedoeld onderzoeken van politiek-bestuurlijke vraagstukken en
voorbereiden van vraagstukken voor het politieke debat en voor definitieve
besluitvorming. De werkzaamheden kunnen bestaan uit het lezen van stukken en uit
het bevragen van portefeuillehouders, ambtenaren, externe deskundigen, bewoners,
maatschappelijke instanties e.d. Voor aanvang van de vergaderingen van de fora
dient de fractievertegenwoordiger een helder antwoord te vinden op vragen
als: - Wat is nu precies de vraag aan de raad, die op dit moment voorligt? - Welke belangen zijn hierbij in het geding? - Wat moet het inhoudelijk resultaat van de activiteit zijn? - Hoe moet het proces verder gaan: verdere behandeling van een onderwerp in een
van de fora of kan het ter debat of besluitvorming naar de raad? - Hoe kan een goede behandeling van een onderwerp worden bereikt? Voor de beantwoording van de vragen zal de fractievertegenwoordiger in de regel
zowel naar inhoud als naar proces mandaat van de fractie nodig hebben. Fracties
zijn minder gedwongen om in één keer op basis van soms onvolledige informatie
tot een standpunt te komen, maar kunnen het proces meer stapsgewijs
voorbereiden. De periode tussen behandeling van onderwerpen in de vergaderingen
van de fora en de raad geeft fracties ook meer mogelijkheden om in onderling
overleg/onderhandeling politiek draagvlak voor alternatieven/varianten in de
vorm van amendementen te onderzoeken. Werkwijze: Een forumbehandeling kent twee fases: een oriënterende en een meningsvormende.
In de oriënterende fase vindt – na bestudering van de stukken – een verdere
uitdieping van het onderwerp plaats. Het is daarbij niet de bedoeling om wat
wordt genoemd «technische vragen» de boventoon te laten voeren. Dit soort vragen
behelzen in het algemeen detailkwesties, het opheffen van mineure onduidelijkheden, het wijzen op kennelijke hiaten of omissies, e.d.
deze fase is ook eerder van voorbereidende aard dan van oriënterende. Bij de voorbereiding bestaat de mogelijkheid schriftelijke technische vragen te
stellen, die door of namens het college voorafgaand aan de forumbehandeling
schriftelijk worden beantwoord. Die vragen en antwoorden maken dus als het ware
onderdeel uit van het onderhanden dossier. In de voorbereidingsfase hoort ook de
mogelijkheid van het één op één vragen stellen aan medewerkers binnen de
collegeorganisatie, vanzelfsprekend binnen de afbakening dat het moet gaan om
technische en niet om politieke vragen. Met de beschikbare stukken, de vragen en antwoorden op de technische vragen –
en een voorbereiding in de eigen fractie – kan het forumlid in de oriënterende
fase zoeken naar de antwoorden op de hierboven geformuleerde vragen. Als het forum aangeeft dat deze fase is afgerond wordt de behandeling van een
onderwerp verder gebracht naar de meningsvormende fase. Daarin maken forumleden
duidelijk welke opvatting zij – en hun fractie – hebben over het onderhanden
onderwerp en of ze er iets aan willen veranderen (moties en amendementen worden
in deze fase bij voorkeur onderling uitgewisseld en besproken!). Wederzijdse pogingen om standpunten te laten veranderen vinden echter niet in
het forum plaats maar in de raadsvergadering. Eigenlijk is het doel van deze
fase om de voorbereiding van het raadsdebat en de besluitvorming in de raad zo
goed mogelijk voor te bereiden. In dat kader is het van belang dat de forumleden in hun fractie kunnen
terugkoppelen wat het resultaat van de forumbehandeling is. Hier is één van de
redenen om de raadsvergadering niet meer onmiddellijk op de forumbehandeling te
laten volgen maar daar een periode van 14 dagen tussen te laten. Artikel 6
Samenstelling forum Het maximale aantal burgerraadsleden per fractie bedraagt vier. Een fractie van
– bijvoorbeeld – drie leden heeft dus met het maximale aantal burgerraadsleden
zeven mogelijke foraleden die kunnen worden voorgedragen aan de raad tot
benoeming als lid van de fora. N.B.: ook raadsleden moeten door de raad worden
benoemd als lid van een forum. Dit kunnen zowel raadsleden als burgerraadsleden
zijn. Deze foraleden kunnen naar eigen inzicht van de fractie ingezet worden
voor de vergaderingen van de fora. Dit betekent dat de fractie per
vergadercyclus een keuze dient te maken wie van de vier leden deelneemt aan de
vergaderingen van de fora, aangezien per forumvergadering maar twee leden per
fractie daadwerkelijk aan de vergadering mogen deelnemen. De raad bepaalt de
samenstelling van de fora. Artikel 82, derde lid van de Gemeentewet schrijft
voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in
de raad vertegenwoordigende politieke groeperingen. De fractie bepaalt zelf de
inzet van burgerraadsleden over de fora. Misnoegen tussen een fractie en een
burgerraadslid leidt (dus) niet tot nieuwe eenpersoonsfracties in een forum.
Artikel 7 Voorzitter Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van
een raadscommissie raadslid moet zijn. Op basis van het tweede lid is de
voorzitter geen lid van de fora. Dit is een bewuste keuze. Op deze wijze kan de
voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn
tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de fora. Hij hoeft
zich niet te bekommeren om de inbreng van zijn fractie in de fora. Artikel 8
Zittingsduur en vacatures De zittingsperiode van de leden, de voorzitters en hun plaatsvervangers van de
fora is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier
jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te
ontslaan. Op grond van het tweede lid eindigt het lidmaatschap van een forum eveneens van
rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 6, vierde lid,
gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die
blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet meer
vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid). De raad kan een lid van een forum
op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen, ontslaan. Deze
situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De
ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 6, eerste lid,
recht op een eigen leden. De raad kan een (plaatsvervangend) voorzitter van een forum ook zonder voorstel
van een fractie ontslaan, bijvoorbeeld indien de (plaatsvervangend) voorzitter
niet meer het vertrouwen van de meerderheid van de raad bezit. Het vijfde en
zesde lid voorzien in de situatie van tussentijdse vacature, hetzij door ontslag
het zij door overlijden. Artikel 9 Ambtelijke ondersteuning Elk forum wordt ondersteund door een forumgriffier. Een medewerker van de
griffie kan ook parttime door de raad als forumgriffier worden benoemd. Indien
de forumgriffier een medewerker van de griffie is, is de raad de werkgever en
benoemt deze de forumgriffier en regelt zijn vervanging. De forumgriffier is
altijd bij de vergaderingen van een forum aanwezig. In principe neemt hij geen
deel aan de beraadslagingen. Artikel 10 Openbaarheid De vergaderingen van de fora zijn in principe openbaar. In bijzondere gevallen
kan de agendacommissie c.q. het forum besluiten dat een vergadering van een
forum in beslotenheid plaatsvindt. Het kan namelijk zijn, dat de raad in
beslotenheid een onderwerp wil bespreken, bijvoorbeeld ten behoeve van een
mogelijke kaderstelling of raadsopdracht. Ook is het mogelijk dat het college
over een bepaald onderwerp in een zeer vroeg stadium met de raad wil overleggen,
bijvoorbeeld over een mogelijk te ontwikkelen stedenbouwkundig project,
exploitaties e.d. Een besloten vergadering van een forum is een officiële vergadering, waarbij de
vergaderregels van het reglement van orde in acht genomen dienen te worden, voor
zover de bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de
vergadering. In artikel 23 van de Gemeentewet zijn procedurevoorschriften
opgenomen voor «het sluiten van de deuren», de wijze waarop een vergadering een
besloten vergadering wordt. Deze zijn voor zover mogelijk dus van
overeenkomstige toepassing op de vergadering van een forum (1/5e van het aantal
leden en/of de voorzitter kan vragen om een besloten vergadering en zoals eerder
beschreven: ook de agendacommissie kan dan bepalen). Het forum zelf besluit tot
beslotenheid; is zo’n besluit er niet, en de voorzitter vindt dat die
beslotenheid er wel moet zijn, dan kan het onderwerp niet worden behandeld.
Artikel 11 Vaststelling onderwerpen In lid 1 is geregeld dat de agendacommissie de onderwerpen voor de
foravergaderingen vaststelt. Bij het opstellen van de agenda is het uitgangspunt
dat de bestuurlijke- en welzijnsonderwerpen (incl. openbare orde en veiligheid)
worden behandeld in Forum 1 en de onderwerpen over de ontwikkeling in, en beheer
van de openbare ruimte in Forum 2. Afhankelijk van de publieke belangstelling
voor een onderwerp kan de agendacommissie besluiten dat een onderwerp in een
ander forum wordt behandeld (zie ook toelichting bij artikel 4). In lid 2 is
aangegeven het soort onderwerpen dat behandeld kan worden in de vergaderingen
van de fora. Het is de bedoeling dat de fracties in de week voorafgaand aan de
vergaderingen van de fora rechtstreeks de technische vragen over onderwerpen
kunnen stellen aan de behandelend ambtenaar per e-mail of per telefoon. De bespreking van een «raadsonderwerp» als genoemd in lid 2 onder b en c heeft
tot doel onderzoek te doen naar een bepaald onderwerp, op verzoek van de raad of
fracties. Bij «overleg met de portefeuillehouder» als genoemd in lid 2 onder d kan het
gaan om een gesprek met de portefeuillehouder over de uitoefening van een
collegebevoegdheid, bijvoorbeeld vragen over de uitvoering van beleid
(controlerende rol), wenselijkheid van een corrigerende rol, uitleg over een
communicatietraject. Afhankelijk van het verloop van het gesprek met de
portefeuillehouder kan er een vervolgactiviteit plaatsvinden in de fora of
besloten worden tot het voeren van een debat in de raad of indienen van een
motie. Bij «collegeverzoek om consultatie» als genoemd in lid 2 onder d vindt
consultatie in één van de fora plaats over de uitoefening van een
collegebevoegdheid. «Presentaties» als genoemd in lid 2 onder e zijn bedoeld om de raad te
informeren over een bepaald onderwerp. Het college kan de agendacommissie
verzoeken tot het houden van een presentatie. Daarnaast kunnen ook
maatschappelijke instellingen en bewonersgroepen daartoe een verzoek doen. In
lid 3 is bepaald dat een fractie ook zelf een onderwerp kan aandragen ter
behandeling in één van de fora. Het verzoek zal tijdig bij de agendacommissie
moeten worden ingediend met het oog op de bepaling van de agenda van de
foravergaderingen en de verzending van de vergaderstukken. Voor het indienen van
een vergaderonderwerp gebruikt de fractie de modeloplegnotitie, waarin het
onderwerp wort beschreven, de aanleiding voor de gewenste agendering en een
toelichting. Gezien de beperkte vergadertijd van de fora en het aanbod van
onderwerpen kan het gebeuren dat een onderwerp pas later in het kalenderjaar zal
worden geagendeerd. In lid 4 is bepaald dat het college kan verzoeken om een
onderwerp op de agenda te plaatsen. De agendacommissie bepaalt of het verzoek
wordt overgenomen. In lid 5 is de opstelling en vaststelling van de agenda van
de foravergaderingen geregeld. In dat kader wordt onder meer per onderwerp door
de agendacommissie aangegeven of het onderwerp in een oriënterende of in een
meningsvormende fase wordt behandeld. Indien een onderwerp voor de eerste keer
wordt behandeld in een forumvergadering geldt automatisch eerst de oriënterende
fase, eventueel aangevuld met de meningsvormende fase. Het forum bepaalt het
vervolg van de behandeling van het onderwerp: nogmaals oriënterende fase,
meningsvormende fase of naar de besluitvorming. Artikel 12 Oproep Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 13 Openbare kennisgeving Dit artikel bevat een uitwerking van artikel 82, vijfde lid van de Gemeentewet.
Artikel 14 Presentielijst Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 15 Deelname aan de fora door
collegeleden Dit artikel regelt de deelname aan de fora door collegeleden. Artikel 16
Deelname aan de fora door burgers, maatschappelijke instellingen en bedrijven Dit artikel regelt de deelname aan de beraadslaging van onderwerpen in de
vergaderingen van de fora door burgers, maatschappelijke instellingen en
bedrijven. Artikel 17 Werkwijze bij de vergaderingen van de fora Er wordt een verslag van de vergaderingen van de fora opgesteld onder
verantwoordelijkheid van de forumgriffiers. Dit omvat een beknopte samenvatting
van de behandeling van onderwerpen tijdens de foravergaderingen. Raadsleden
kunnen individueel niet alle foravergaderingen volgen. Een snelle
informatievoorziening van datgene wat zich in de foravergaderingen heeft
afgespeeld is daarom essentieel. De concept-verslagen worden per e-mail aan alle
raadsleden, burgerraadsleden, collegeleden, directie en afdelingshoofden
toegezonden. Artikel 18 Uitkomst van de behandeling van een onderwerp in een
forum. Dit artikel behoeft geen toelichting Artikel 19 Voorstellen van orde De voorzitter legt aan het forum ter beslissing voor of er inderdaad sprake is
van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder
beraadslaging, besloten door het forum. Artikel 20 Handhaven orde/schorsing Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 21 Besloten vergadering Een besloten vergadering van een forum is een officiële vergadering, waarbij de
vergaderregels van het reglement van orde in acht genomen dienen te worden, voor
zover de bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de
vergadering. In artikel 23 van de Gemeentewet zijn procedurevoorschriften
opgenomen voor «het sluiten van de deuren», de wijze waarop een vergadering een
besloten vergadering wordt. Artikel 22 Besluitenlijst besloten vergadering Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van de
Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de
Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk
verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in
casu dus een forum anders beslist. Artikel 23 Geheimhouding besloten
vergadering Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering valt niet van rechtswege
onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van een procedure volgens
artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een forum kan
geheimhoudingsplicht opleggen, ook de voorzitter van een forum, het college en
de burgemeester kunnen geheimhouding aan een raadscommissie opleggen. Overigens kan een forum ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college
ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25,
tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding
geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of
die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De
geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de
raad, haar opheft. Artikel 24 Opheffing geheimhouding besloten vergadering Zoals in de toelichting op artikel 23 blijkt kan de raad de geheimhouding die
een forum aan de raad oplegt, opheffen. In de praktijk kan dit bv. plaatsvinden
bij de vaststelling van het verslag van de besloten vergadering. In deze
bepaling is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan
het principe van hoor en wederhoor. Artikel 25 Toehoorders en pers Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 26 Geluid- en
beeldregistraties Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 27 Gebruik digitale
apparatuur Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 28 Onvoorziene gevallen Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 29 Inwerkingtreding Dit artikel behoeft geen toelichting. De uitzondering van artikel 6 lid, 3
spreekt voor zich: gedurende de raadsperiode kan men dit niet invoeren.BijlagenToelichting Reglement van orde voor de raadsmarkt en de vergaderingen van de fora