CVDR63349_1Instructie voor de raadsgriffier van de gemeente Oss 2011nlregelingOss2018-03-20OssOss Actueel 12 januari 2011Instructie voor de raadsgriffier van de gemeente Oss 2011artikelen 28 en 29 van de Wet algemene regels herindeling en artikel 149 van de Gemeentewet; artikel 107a van de Gemeentewet;gemeenteraadbestuur en recht2011-01-03De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2011-01-13Onbekend2010-96GeenInstructie voor de raadsgriffier van de gemeente Oss 2011GemeenteraadGelet op de Wet samenvoeging gemeente Lith en Oss;Gezien het voorstel van de stuurgroep Oss-Lith van 23 november 2010;Gelet op de artikelen 28 en 29 van de Wet algemene regels herindeling en
artikel 149 van de Gemeentewet; Gelet op artikel 107a van de Gemeentewet;besluit vast te stellen de volgende:Instructie voor de raadsgriffier van de gemeente Oss 20111.Begripsbepalingen1:1BegripsbepalingenIn deze instructie wordt verstaan onder:
Raadsgriffier: de raadsfunctionaris ex artikel 107
Gemeentewet;
Griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt
onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit
de raadsgriffier en onder zijn verantwoordelijkheid
functionerende medewerkers;
Raadscommissie: een door de gemeenteraad ingestelde commissie ex
artikel 82 Gemeentewet;
Commissie: een door de gemeenteraad ingestelde commissie ex
artikel 82, 83 of 84 Gemeentewet;
Fractievoorzittersoverleg: een door de gemeenteraad ingesteld
overleg van de (plaatsvervangend) raadsvoorzitter en door de
gemeenteraad aangewezen vertegenwoordigers, waarin de
werkgeversfunctie van de raadsgriffie(r ) is belegd en waarin
zaken worden afgestemd die de huishouding van de gemeenteraad
betreffen;
Agendacommissie: een door de gemeenteraad ingesteld overleg ten
behoeve van het voorbereiden van de agenda’s van de gemeenteraad
en de raadscommissies;
Termijnagenda: plannings- en sturingsinstrument voor
(strategische) agendering van (meerjarige) beleidsprioriteiten
van de gemeenteraad.
2.Instructie voor de raadsgriffier2:1Algemene taken1.De raadsgriffier verleent advies en bijstand aan de gemeenteraad,
zijn leden, de door de gemeenteraad ingestelde commissies, de
raadsvoorzitter en de commissievoorzitters, de agendacommissie, het
fractievoorzittersoverleg en bij inspraak- en
beïnvloedingsinstrumenten zoals bijvoorbeeld podiumbijeenkomsten en
werkbezoeken,.2.De raadsgriffier draagt zorg voor de logistieke, procedurele en
procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de
gemeenteraad en de raadscommissies.3.De raadsgriffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren
en bewaken van procedures en processen ten behoeve van
besluitvorming door de gemeenteraad.4.De raadsgriffier stuurt processen aan en geeft leiding.2:2Bestuurlijk en ambtelijk overleg1.De raadsgriffier heeft periodiek overleg met de raadsvoorzitter en
de fractievoorzitters in het fractievoorzittersoverleg over de
invulling van de werkgeversrol door de gemeenteraad en de
huishouding van de griffie.2.De raadsgriffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de
burgemeester en de secretaris.3.De raadsgriffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de
planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het
bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om
ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad
en college.4.De raadsgriffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de
controle op de jaarrekening.5.De raadsgriffier heeft op grond van de Wet op de ondernemingsraden
periodiek overleg met medewerkers van de griffie.6.De raadsgriffier vertegenwoordigt zonodig de gemeenteraad in externe
overlegsituaties.2:3Agendering1.De raadsgriffier ondersteunt de agendacommissie bij het opstellen
van de voorlopige agenda van vergaderingen van de gemeenteraad, de
raadscommissies, podiumbijeenkomsten en werkbezoeken.2.De raadsgriffier adviseert de agendacommissie bij het opstellen van
de termijnagenda.3.De raadsgriffier adviseert de agendacommissie of een ingediend
voorstel rijp is voor agendering in de gemeenteraad of de
raadscommissie(s) en controleert daartoe of de voorstellen aan de
gemeenteraad alle noodzakelijke elementen bevatten.2:4Bestuurlijke besluitvorming1.De raadsgriffier adviseert de gemeenteraad over de vergaderwijze,
doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor
de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.2.De raadsgriffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van
gemeenteraadsleden ten behoeve van een effectieve
besluitvorming.3.De raadsgriffier bewaakt de scheiding van rollen en
verantwoordelijkheden van alle betrokken spelers bij het
besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij
aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad.4.De raadsgriffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking
door het college.5.De raadsgriffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de
afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het
nakomen van afspraken en toezeggingen door het college in
raadscommissies.2:5Onderzoek1.De raadsgriffier is desgevraagd verantwoordelijk voor ondersteuning
van de rekenkamerfunctie, die de gemeenteraad kan instellen op grond
van artikel 81o Gemeentewet.2.De raadsgriffier is desgevraagd verantwoordelijk voor de
ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de gemeenteraad kan
instellen op grond van artikel 155a Gemeentewet.3.De raadsgriffier is desgevraagd verantwoordelijk voor ondersteuning
van door leden van de gemeenteraad gewenste onderzoeken, anders dan
bedoeld in artikel 155a Gemeentewet.2:6Communicatie en voorlichting1.De raadsgriffier is verantwoordelijk voor advisering van de
gemeenteraad over de invulling en uitvoering van het
communicatiebeleid van de gemeenteraad.2.De raadsgriffier is verantwoordelijk voor de publicatie en
terinzagelegging van raadsbesluiten en de agenda’s en verslagen van
vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.3.De raadsgriffier is verantwoordelijk voor voorlichting aan burgers
over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven.4.De raadsgriffier draagt, op verzoek van de gemeenteraad, zorg voor
de organisatie van een informatiebijeenkomst, hoorzitting en
inspraakavond, zoals bedoeld in afdeling 3.4 van de Awb.2:7Leidinggeven en management1.De raadsgriffier geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de
griffie.2.De raadsgriffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de
ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning
van de gemeenteraad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke
bijstand.3.De raadsgriffier is verantwoordelijk voor het functioneel leiding
geven aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de
gemeenteraad werkzaamheden uitvoeren.4.De raadsgriffier rapporteert jaarlijks aan de gemeenteraad over de
(uitvoering van) activiteiten van de griffie.5.De raadsgriffier beheert de budgetten met betrekking tot de
huishouding van de gemeenteraad en van de griffie, signaleert
budgetoverschrijdingen en adviseert de gemeenteraad over de wijze
van omgaan hiermee.2:8Verhindering en vervangingIndien de raadsgriffier meer dan vijf werkdagen verhinderd is zijn ambt
te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de voltallige
raad.2:9Onvoorziene gevallenIn gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de
raadsgriffier voorzover nodig overleg met de voorzitter van het
fractievoorzittersoverleg of diens plaatsvervanger.3.Slotbepalingen3:1CiteertitelDeze instructie wordt aangehaald als “Instructie voor de raadsgriffier
van de gemeente Oss 2011”.3:2Inwerkingtreding; intrekken oude instructies1.Bekendmaking van deze voorschriften zal plaatsvinden in Oss Actueel
d.d. 12 januari 2011,waarna deze op 13 januari 2011 voor de nieuwe
gemeente Oss in werking treden. 2.De “Instructie voor de griffier van de gemeente Lith” van 3 juli 2003
en de “Instructie voor de raadsgriffier van de gemeente Oss” van 2
januari 2003 worden ingetrokken.Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 3 januari 2011.
Coll:Bekend gemaakt d.d. 12 januari 2011Bron: Oss Actueel In werking getreden d.d. 13 januari 2011