Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lelystad houdende regels omtrent vertrouwenspersoon (Regeling vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen gemeente Lelystad 2020)

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Lelystad
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lelystad houdende regels omtrent vertrouwenspersoon (Regeling vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen gemeente Lelystad 2020)
Citeertitel	Regeling vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen gemeente Lelystad 2020
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt de Regeling vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

artikel 160, eerste lid, van de Gemeentewet

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
01-01-2020			nieuwe regeling	12-11-2019 gmb-2019-310657	190018244

Tekst van de regeling

Intitulé

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Lelystad houdende regels omtrent vertrouwenspersoon (Regeling vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen gemeente Lelystad 2020)

Het College van de gemeente Lelystad,

Nummer: 190018244

Overwegende dat het in het kader van de invoering van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren noodzakelijk is lokale regelingen te actualiseren en vast te stellen;

Gelet op het gestelde in artikel 160 lid 1 onder c van de Gemeentewet;

Met instemming van de Ondernemingsraad d.d. 10 oktober 2019;

Na overeenstemming in het georganiseerd overleg d.d. 17 oktober 2019;

B E S L U I T:

Vast te stellen de navolgende

Regeling vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen gemeente Lelystad 2020

Artikel 1. Begrippen

Overheidswerkgever	Gemeente Lelystad
bevoegde functionaris:	De algemeen directeur van de gemeente die bevoegd is tot afdoening van een klacht met betrekking tot ongewenst gedrag. De griffier van de gemeente die bevoegd is tot afdoening van een klacht met betrekking tot ongewenst gedrag van een medewerker van de griffie.
gemeente:	de gemeente Lelystad die zich heeft aangesloten bij de Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag (LKOG) en deze regeling van toepassing heeft verklaard op de behandeling van klachten op het gebied van ongewenst gedrag
ongewenste omgangsvormen:	gedrag dat valt binnen de begrippen (seksuele) intimidatie, agressie, geweld, pesten en treiteren zoals bedoeld in artikel 1, derde lid, sub e. van de Arbeidsomstandighedenwet, alsmede discriminatie zoals bedoeld in de Algemene wet gelijke behandeling; in deze regeling wordt voor ongewenste omgangsvormen ook de term ongewenst gedrag gebruikt. Zie ook de Regeling omgangsvormen gemeente Lelystad 2020 en de bijbehorende Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen gemeente Lelystad 2020.
melding:	een door de melder geuite (mondeling dan wel schriftelijk) vermeende ongewenste gedragsvorm bij de in- of externe vertrouwenspersoon.
melder:	een persoon, niet zijnde een politieke ambtsdrager van de gemeente, die werkzaam is of werkzaam is geweest in de organisatie van de gemeente en een melding over ongewenst gedrag doet bij een vertrouwenspersoon.
interne vertrouwenspersoon:	de door de algemeen directeur benoemde functionarissen welke in dienst zijn bij de gemeente Lelystad, tot wie de persoon die geconfronteerd is met ongewenste omgangsvormen zich kan wenden voor advies, ondersteuning en begeleiding. (actuele contactgegevens staan op de website van P&O)
externe vertrouwenspersoon:	de door de algemeen directeur gecontracteerde externe deskundige op het gebied van ongewenste omgangsvormen, tot wie de persoon die geconfronteerd is met ongewenste omgangsvormen zich kan wenden voor advies, ondersteuning en begeleiding. (actuele contactgegevens staan op de website van P&O)
LVV:	Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen

Artikel 2. Benoeming, ontheffing en opzegging

1.
De algemeen directeur benoemt en ontheft de interne vertrouwenspersoon. De benoeming is in principe voor een periode van 4 jaar.
2.
De benoemingstermijn van de vertrouwenspersoon eindigt van rechtswege bij uitdiensttreding of bij het aflopen van de benoemingstermijn.
3.
Een benoeming kan alleen plaatsvinden indien de interne vertrouwenspersoon lid is van de LVV en zich conformeert aan de statuten en gedragscode van de LVV.
4.
De interne vertrouwenspersoon ontvangt een aanstellingsbrief waarin aanstellingsdatum en periode zijn opgenomen en waarin de taken, werkwijze, verplichtingen, rechten, beschikbare middelen en de eventuele ontheffing, eindiging op opzegging zijn opgenomen.
5.
De vertrouwenspersoon verklaart de Regeling omgangsvormen gemeente Lelystad 2020 en de Gedragscode Integriteit gemeente Lelystad 2020 te allen tijden na te leven en uit te dragen.
6.
De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht inzake de benoeming en ontheffing van de vertrouwenspersoon.
7.
De algemeen directeur stelt de vertrouwenspersoon in de gelegenheid zijn/haar taken naar behoren te vervullen.
8.
Naast de interne vertrouwenspersoon, is er ook een externe vertrouwenspersoon. gecontracteerd.
9.
Het betreft voor de interne vertrouwenspersonen een taak waar geen vergoeding tegenover staat maar binnen de functie wordt uitgevoerd.
10.
De vertrouwenspersoon kan te allen tijde zijn taak neerleggen. Hij geeft daarvan schriftelijk kennis aan de overheidswerkgever. Een reden daarvoor is niet verplicht.

Artikel 3. Taken vertrouwenspersoon

1.
De vertrouwenspersoon heeft de volgende taken:
- a.
  de eerste opvang van een melder die meent te maken hebben gehad met ongewenst gedrag en een beroep doet op de hulp van een vertrouwenspersoon.
- b.
  het bijstaan, begeleiden (bijv. ondersteuning bij gesprekken) en adviseren (bespreekt kansen en risico’s) van een melder en zo nodig verwijzen naar een professionele hulpverlenende instantie;
- c.
  in overleg met melder trachten te komen tot oplossing van de problemen;
- d.
  het door middel van het inschakelen van een bemiddelaar trachten tot een oplossing te komen. De bemiddelaar is zo mogelijk de direct leidinggevende omdat deze verantwoordelijk is voor een veilige werkomgeving voor zijn team/afdeling. Indien de direct leidinggevende zelf onderdeel is van het probleem, wordt de hoger leidinggevende gevraagd te bemiddelen. Als deze bemiddeling onvoldoende tot een oplossing leidt, of de verhoudingen ernstig verstoord zijn, kan een andere bemiddelaar (deskundige of een mediator) worden ingeschakeld.
- e.
  het ondersteunen van een melder bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie of indien het een strafbaar feit betreft (aanranding, verkrachting, mishandeling) bij het doen van aangifte bij de politie.
- f.
  Het verlenen van nazorg aan de melder die is geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen met als doel te bezien of het indienen van een klacht niet leidt tot repercussies voor de klager, of de ongewenste gedragingen zijn opgehouden, of de door de overheidswerkgever gestelde maatregel wordt uitgevoerd.
2.
De vertrouwenspersoon verricht geen handelingen ter uitvoering van zijn taak dan met toestemming van melder ( met uitzondering van art. 4 lid 5).

Artikel 4. Overige taken vertrouwenspersoon

1.
De vertrouwenspersoon houdt een vertrouwelijke registratie bij van alle bij hem ingediende meldingen van ongewenste omgangsvormen en de afdoening ervan.
2.
De vertrouwenspersoon verstrekt jaarlijks een geanonimiseerd overzicht van het aantal meldingen en de afdoening ervan aan de overheidswerkgever.
3.
De stukken behorend bij een melding worden drie jaar na afdoening vernietigd.
4.
De vertrouwenspersoon kan de algemeen directeur, de griffier en/of de ondernemingsraad gevraagd en ongevraagd adviseren op het gebied van preventie en bestrijding van ongewenste omgangsvormen.
5.
De vertrouwenspersoon is verplicht tot het vertrouwelijk omgaan met hetgeen hem/haar als vertrouwenspersoon ter kennis komt. In uitzonderingssituaties, als er gevaar dreigt voor de betrokkene of zijn omgeving, heeft de vertrouwenspersoon de bevoegdheid de vertrouwelijkheid te doorbreken. Ook bij verdediging van het belang van de interne vertrouwenspersoon in een klachtenprocedure mag de vertrouwenspersoon zo nodig zijn vertrouwelijke stukken aan de behandelaar van de klacht overleggen.
6.
Personen die door de vertrouwenspersoon zijn benaderd zijn tevens tot deze vertrouwelijkheid verplicht.
7.
De vertrouwenspersoon werkt zelf aan de bekendheid en toegankelijkheid van de rol van vertrouwenspersoon.
8.
De vertrouwenspersoon signaleert eventuele knelpunten in het omgangsvormen-beleid aan de bevoegde functionaris.

Artikel 5. Werkwijze, verplichtingen en rechten vertrouwenspersonen

1.
De vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht over hetgeen hem of haar door medewerkers die melding maken van ongewenste omgangsvormen ter kennis wordt gebracht. Deze geheimhouding stopt niet na het beëindigen van de functie van vertrouwenspersoon.
2.
De overheidswerkgever en de interne vertrouwenspersoon voorkomen ieder, zowel gezamenlijk als onafhankelijk van elkaar, dat er strijdige belangen ontstaan tussen de werkzaamheden van de interne vertrouwenspersoon in die hoedanigheid en enige andere werkzaamheid voor de overheidswerkgever.
3.
De vertrouwenspersoon staat naast de melder en doet niet aan waarheidsvinding (neemt voor waar aan wat de melder vertelt). Daarmee is de functie van de vertrouwenspersoon “partijdig”. Deze partijdigheid houdt in dat een vertrouwenspersoon:
- •
  Niet kan bemiddelen tussen melder en de persoon waarop de melding betrekking heeft
- •
  Geen hoor en wederhoor kan toepassen
- •
  Niet corrigerend kan optreden
- •
  Geen onafhankelijk advies kan verstrekken aan het management, P&O of anderen.
4.
De vertrouwenspersoon is uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de overheidswerkgever (bijvoorbeeld over bestede uren). Er is geen verantwoording verschuldigd aan de overheidswerkgever over de uitvoering, het verloop en het resultaat van de begeleiding van een melder.
5.
Degenen die als vertrouwenspersoon zijn aangesteld, mogen niet uit hoofde van deze functie worden benadeeld in hun arbeidsvoorwaardelijke aanspraken bij de overheidswerkgever.
6.
Ten behoeve van de werkzaamheden van de vertrouwenspersoon stelt de overheidswerkgever een budget beschikbaar dat onder andere bedoeld is voor opleiding van vertrouwenspersonen en het kunnen raadplegen van eventuele externe deskundigen.
7.
De vertrouwenspersoon dient een door de LVV erkende basiscursus vertrouwenspersoon te hebben gevolgd, jaarlijks intervisie te plegen en zich bij of na te scholen.

Artikel 6. Verantwoordelijkheden bevoegd gezag

1.
De interne vertrouwenspersonen zijn deskundig (opgeleid) op het gebied van ongewenste omgangsvormen en/of worden daartoe in de gelegenheid gesteld door de gemeente Lelystad. Ook worden zij gefaciliteerd om hun kennis en vaardigheden op peil te houden voor het goed vervullen van de rol van vertrouwenspersoon.
2.
De algemeen directeur is bevoegd een vertrouwenspersoon uit de functie van vertrouwenspersoon te ontheffen, indien redelijkerwijs niet meer van de overheidswerkgever gevergd kan worden de aanstelling als vertrouwenspersoon te laten voortduren en dit de instemming van de OR heeft. In dat geval zal de overheidswerkgever de vertrouwenspersoon daarvan schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte stellen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer:
- a.
  Is vastgesteld dat de vertrouwenspersoon in ernstige mate heeft verzuimd de taken naar behoren uit te voeren of de eigen bevoegdheden in ernstige mate heeft overschreden. Vaststelling hiervan dient door een onafhankelijke instantie te geschieden, die geheimhouding betracht over de inhoud van de casuïstiek die haar ter kennis komt.
- b.
  Er een belangenverstrengeling met een hoofd- (of andere neven) functie van de vertrouwenspersoon bestaat of ontstaat.
3.
De algemeen directeur vrijwaart de interne vertrouwenspersoon voor zijn aansprakelijkheid in zijn functie van interne vertrouwenspersoon.
4.
De algemeen directeur faciliteert de interne vertrouwenspersoon zodanig dat alle digitale en fysieke dossiers veilig en vertrouwelijk door hem beheerd en bewerkt kunnen worden.

Artikel 7. Klacht handelswijze interne vertrouwenspersoon

Indien een melder een klacht heeft over de handelswijze van een interne vertrouwenspersoon aangaande zijn eigen melding, dan kan hij deze klacht indienen bij de overheidswerkgever of de Commissie van Toezicht LVV. Zie de bijlages, te raadplegen via de website van de LVV

( www.lvvv.nl):

1.
Gedragscode LVV
2.
Klachtafhandeling
3.
Toelichting klachtafhandeling van het LVV.

Artikel 8. Klacht handelswijze externe vertrouwenspersoon

Indien een melder een klacht heeft over de handelswijze van een externe vertrouwenspersoon aangaande zijn eigen melding, dan kan hij bij P&O vragen naar contactgegevens voor het melden van deze klacht of de website van de LVV raadplegen.

Artikel 9. Slotbepaling

Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen gemeente Lelystad 2020” en treedt in werking op 1 januari 2020 dan wel op de dag van inwerkingtreding van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren indien deze Wet op een latere datum in werking treedt, onder gelijktijdige intrekking van de op 12 juni 2017 vastgesteld “Regeling vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen.

Lelystad, 12 november 2019

Het college van Lelystad,

de secretaris,

de burgemeester,