Organisatie | Midden-Drenthe |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Midden-Drenthe 2019 |
Citeertitel | Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Midden-Drenthe 2019 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
19-12-2019 | Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Midden-Drenthe 2019 | 12-12-2019 | 1552341 |
De raad, het college en de burgemeester van de gemeente Midden-Drenthe;
ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;
gelezen het voorstel van het college van 5 november 2019;
gelet op artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb);
besluiten vast te stellen de volgende verordening:
Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Midden-Drenthe 2019
De commissie onderzoekt of de zaak in de minne kan worden geschikt alvorens de zaak in behandeling wordt genomen. De secretaris of een medewerker van de gemeente Midden-Drenthe verricht daartoe de nodige handelingen.
Artikel 8 Uitoefening bevoegdheden
De bevoegdheden ingevolge de hierna genoemde artikelen van de Awb worden voor de toepassing van deze verordening uitgeoefend door de voorzitters van de commissie. De secretaris verricht daartoe de nodige handelingen:
Voor het houden van een zitting is vereist dat in elk geval de voorzitter van de betreffende kamer, of zijn plaatsvervanger, en ten minste één commissielid aanwezig is.
Artikel 13 Niet-deelneming aan de behandeling
De voorzitters en de leden van de commissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn. Zij laten zich zo nodig vervangen.
De secretaris maakt een schriftelijk verslag van het besprokene wanneer een belanghebbende of diens gemachtigde geen toestemming heeft gegeven voor het maken van een geluidsopname, wanneer het bestuursorgaan dit nodig acht voor zijn besluitvorming, wanneer een belanghebbende daarom verzoekt of op verzoek van een gerechtelijke instantie in het geval van een (hoger)beroepsprocedure.
Artikel 18 Uitbrengen advies en verdaging
Indien naar het oordeel van de voorzitter van de betreffende kamer de termijn van 12 weken, genoemd in artikel 7:10, eerste lid, van de Awb, ontoereikend is voor achtereenvolgens het uitbrengen van een advies en het nemen van een beslissing, verzoekt hij het verwerend orgaan tijdig de beslissing te verdagen. De secretarissen verrichten daartoe de nodige handelingen.
De commissie brengt jaarlijks aan de bestuursorganen van de gemeente verslag uit van haar werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar.
Artikel 20 Vergoeding voor werkzaamheden
De bedragen in het tweede lid van dit artikel zijn niet bedoeld voor gemaakte reiskosten ingevolge artikel 96 lid 1 onder b van de Gemeentewet. Daarvoor ontvangen de commissieleden, per kilometer afstand tussen hun adres en de plaats waar de hoorzitting plaatsvindt, het bedrag van 0,37 cent per kilometer. De afstand wordt berekend op basis van de snelste route volgens de ANWB routeplanner.
Artikel 21 Intrekking oude regeling
De Verordening commissie bezwaarschriften 2012 gemeente Midden-Drenthe, zoals vastgesteld door de raad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester op 28 juni 2012, wordt ingetrokken op het moment van inwerkingtreding van deze verordening.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 12 december 2019 en de collegevergadering van 5 november 2019,
De voorzitter
M.F.V. Damsma
De griffier
C. Bodewes
De burgemeester
M.F.V. Damsma
De secretaris
M. Hacking
De burgemeester
M.F.V. Damsma
Toelichting bij de Verordening commissie bezwaarschriften gemeente Midden-Drenthe 2019
In de nieuwe verordening zijn een aantal wijzigingen doorgevoerd. Ten eerste krijgt elke kamer een eigen voorzitter. Er blijft wel een voorzitter voor de gehele commissie. Daarnaast worden de zittingsduur en de vergoedingen van de commissieleden gewijzigd. Verder wordt er in de toekomst voor de verslaglegging van hoorzittingen gebruik gemaakt van een digitale geluidsopname, tenzij er een reden is om gebruik te maken van schriftelijke verslaglegging. Tot slot zijn er nog een aantal tekstuele wijzigingen doorgevoerd om de verordening werkbaarder en leesbaarder te maken. In het navolgende worden de belangrijkste wijzigingen artikelsgewijs besproken. De wijzigingen die de verordening werkbaarder en leesbaarder maken worden verder niet besproken.
Artikel 3 – Samenstelling van de commissie
In de oude verordening bestond de commissie nog uit één enkele voorzitter. Nu worden er, naast de voorzitter van de gehele commissie, een voorzitter van de persoonsgebonden kamer en een voorzitter van de grondgebonden kamer benoemd. Dit is vooral uit praktische overwegingen. De voorzitter van de gehele commissie is namelijk niet bij alle hoorzittingen aanwezig en kan daardoor niet altijd een gedegen advies geven aan het college. Bovendien kunnen beide voorzitters zich op deze manier specialiseren op hun eigen vakgebied, wat de kwaliteit van de adviezen ten goede komt. De commissie houdt nog steeds één overkoepelende voorzitter, die kan gelden als aanspreekpunt. Zo weet de raad bijvoorbeeld bij wie zij moeten zijn indien zij vragen hebben.
In de vorige verordening was niet geregeld of de leden van de commissie een maximaal aantal keer benoemd konden worden. De leden traden af op het moment van aftreden van de raad, bleven hun functie vervullen totdat in hun opvolging is voorzien, maar konden ook telkens opnieuw benoemd worden door de raad.
In de nieuwe verordening is bepaald dat commissieleden maximaal drie maal benoemd kunnen worden. Het bepalen van een maximaal aantal benoemingstermijnen is een ontwikkeling die zichtbaar is bij meerdere gemeentes. Daarmee komt men tegemoet aan de voordelen van het binnenhalen van nieuwe kennis, inzicht en vernieuwing van de commissieleden. Daarnaast wekt men in mindere mate de schijn van partijdigheid.
De bestaande commissieleden zullen in ieder geval nog één maal herbenoemd worden. Een aantal commissieleden heeft dan na afloop van die termijn (meer dan) drie maal zitting gehad in de commissie. Deze leden kunnen na afloop van die termijn vervangen worden door nieuwe leden. De overige commissieleden kunnen dan nogmaals benoemd worden. Zij zitten dan na afloop van die termijn op drie termijnen. Er ontstaat op die manier op natuurlijke wijze een getrapt aftreden en benoemen. Door het hanteren van deze drie termijnen kan de gemeente Midden-Drenthe het werven en selecteren van nieuwe commissieleden in goede banen leiden. Eventuele bestaande ervaring met, en kennis over, het adviseren bij de gemeente Midden-Drenthe gaat dan niet in één klap verloren en kan worden overgedragen aan de nieuwe leden.
De commissie onderzoekt bij elke zaak of deze in de minne kan worden geschikt, voordat deze in behandeling wordt genomen. Deze aanpak houdt in dat, indien de zaak hier aanleiding toe geeft, door de betrokken ambtenaren in eerste aanleg contact wordt opgenomen met de belanghebbenden waarbij wordt geïnventariseerd of men open staat voor een alternatieve geschillenbeslechting. Op deze manier kunnen misverstanden worden rechtgezet, het besluit nader worden toegelicht etc. Dit kan leiden tot intrekking van het bezwaarschrift of wijziging van het bestreden besluit. Hierdoor kan worden voorkomen dat er onnodig een hoorzitting moet plaatsvinden of dat er onnodige procedures worden gevoerd.
Dit artikel wijzigt de verslaglegging van de hoorzitting van een standaard (zakelijk) schriftelijk verslag in een digitale geluidsopname, waarbij alleen indien nodig nog een (zakelijk) schriftelijk verslag wordt opgemaakt.
Er zijn bezwaarschriftencommissies bij andere gemeenten die al een tijd op deze wijze werken. Het opstellen van een schriftelijk verslag van een hoorzitting kost in de praktijk namelijk erg veel tijd, terwijl het veelal weinig toegevoegde waarde heeft. Door deze nieuwe werkwijze kan het secretariaat effectiever werken, maar worden de belangen van belanghebbenden niet geschaad. Bovendien bevat een digitale opname al hetgeen op de hoorzitting naar voren is gebracht, terwijl een verslag slechts een zakelijke weergave daarvan is. Als er discussie is over wat er al dan niet op de hoorzitting naar voren is gebracht, kan middels het afluisteren van de digitale opname daarover zekerheid worden verkregen. Dat is niet het geval als er alleen sprake is van een (zakelijk) schriftelijk verslag.
Het vorige artikel 15 bepaalde (impliciet) dat van elke hoorzitting een schriftelijk verslag werd opgesteld. Op grond van artikel 7:7 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) dient immers van het horen een verslag gemaakt te worden. Uit de wetsgeschiedenis blijkt, zo heeft ook de hoogste bestuursrechter (de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State) geoordeeld, dat een schriftelijk verslag wordt bedoeld. Dit kan op verschillende wijzen worden vormgegeven. Zo kan ook uit de beslissing op bezwaar blijken wat op de hoorzitting is verhandeld.
Het besluit is in strijd met artikel 7:7 van de Awb genomen als er geen schriftelijk verslag is gemaakt en uit de beslissing op bezwaar niet blijkt wat op de hoorzitting verhandeld is. Uit de rechtspraak (onder andere van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State) blijkt echter dat deze strijd met artikel 7:7 van de Awb wordt hersteld als een belanghebbende (zoals bezwaarmaker) desgewenst de beschikking krijgt over de geluidsopname van de hoorzitting en indien er alsnog een verslag van de hoorzitting wordt gemaakt als daartoe aanleiding is.
Daarom is in de nieuwe verordening vastgelegd dat van elke hoorzitting een digitale geluidsopname wordt gemaakt, die op verzoek aan de belanghebbende(n) ter beschikking kan worden gesteld. Dit dient in het besluit op bezwaar te worden vermeld. Daarnaast is vastgelegd dat de secretaris een schriftelijk verslag maakt in het geval een belanghebbende of diens gemachtigde geen toestemming geeft voor het maken van een geluidsopname, indien dat nodig is voor de besluitvorming door het bestuursorgaan, op verzoek van een belanghebbende of in het geval een gerechtelijke instantie daarom verzoekt bij een (hoger)beroepsprocedure. Tijdens de hoorzitting dienen de belanghebbenden en hun gemachtigden van het maken van de geluidsopname op de hoogte te worden gesteld, zodat zij de gelegenheid hebben toestemming daaraan te onthouden.
Het nieuwe lid 3 ziet op toezending van de geluidsopname van de hoorzitting aan belanghebbenden dan wel het weigeren daarvan. De commissie kan besluiten dat er omstandigheden zijn op grond waarvan toezending van de geluidsopname wordt geweigerd, bijvoorbeeld als er op de hoorzitting gevoelige persoonsgegevens (zoals medische informatie) zijn besproken of de hoorzitting in een vijandige sfeer (met bijbehorend taalgebruik) heeft plaatsgevonden. Als de geluidsopname niet wordt verstrekt dient een (zakelijk) schriftelijk verslag te worden toegezonden.
De eisen waaraan een schriftelijk verslag moet voldoen zijn niet gewijzigd maar zijn, vanwege het invoegen van het maken van digitale opnamen, hernummerd in andere leden van artikel 15.
Voor de invoering van deze verordening werd er al jaarlijks een verslag uitgebracht aan de bestuursorganen van de gemeente. In de nieuwe verordening is dit nu vastgelegd. Door het uitbrengen van een verslag aan het college en de raad worden zij geïnformeerd over de werkzaamheden van de commissie en kunnen zij hierover hun bevindingen uiten.
Artikel 20 – Vergoeding voor werkzaamheden
In de vorige verordening was niets geregeld over een vergoeding voor werkzaamheden van de commissieleden. Voor het bepalen van deze vergoeding is er onderzoek gedaan naar de vergoeding bij vergelijkbare gemeenten. Hierbij wordt aangesloten. Dit komt neer op het volgende:
Er wordt een vast bedrag gehanteerd per hoorzitting, ongeacht het aantal bezwaarschriften op de agenda. Na vergelijkend onderzoek bij andere gemeenten en het aantal zaken die gemiddeld bij onze commissie dienen is een vergoeding van €175,00 voor een commissielid en €200,00 voor een voorzitter redelijk.