Organisatie | Oldambt |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen gemeente Oldambt 2019 |
Citeertitel | |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | basisregistratie |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
19-12-2019 | nieuwe regeling | 10-12-2019 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oldambt;
gelezen het voorstel van de cluster Dienstverlening d.d. 10 december 2019,
gelet op de bepalingen in de Wet basisregistratie personen en de Algemene Verordening Gegevensbescherming;
vast te stellen de navolgende:
Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen gemeente Oldambt 2019
Hoofdstuk 1 Aanwijzen functionarissen
Het college van burgemeester en wethouders wijst functionarissen aan die belast worden met:
Hoofdstuk 2 Het informatiebeheer
De informatiebeheerder beheert de gemeentelijke voorziening, het gegevensmagazijn en de autorisatiebesluiten.
De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:
Hoofdstuk 3 Het gegevensbeheer
De gegevensbeheerder beslist binnen 5 werkdagen op het in behandeling nemen van meldingen van een overheidsorgaan die gerede twijfel heeft over de juistheid van een in de gemeentelijke voorziening van de basisregistratie personen opgenomen (authentiek) gegeven en stelt het overheidsorgaan in kennis van deze beslissing.
De gegevensbeheerder BRP is bevoegd, in overleg met de applicatiebeheerder BRP, vanuit de in artikel 10 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen.
PinkRoccade (onze BRP-gegevens zijn opgeslagen in de cloud bij PinkRoccade) en/of de systeembeheerder zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het technisch onderhoud van de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen (hierna toepassingssysteem genoemd).
Hoofdstuk 5 Het applicatiebeheer
De applicatiebeheerder BRP is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk van het plan Informatiebeveiliging.
Hoofdstuk 8 Het toezichtsbeheer
De toezichthouders als bedoeld in artikel 4.2 van de Wet BRP, is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger ingevolge hoofdstuk 2, afdeling 1, paragraaf 5 van de Wet BRP.
De toezichthouder controleert of de burger voldoet aan zijn verplichtingen met betrekking tot de inschrijving in de BRP (artikel 2.38), de wijziging van diens adres (2.39), het rechtmatig gebruik van een briefadres (2.40 t/m 2.42), zijn vertrek uit Nederland (2.43) en de verstrekking van alle inlichtingen die nodig zijn voor de bijhouding van de BRP.
De toezichthouder ziet er op toe dat, indien de burger niet zelf aan zijn verplichtingen voldoet of kan voldoen, de verplichtingen worden vervuld door degene die daartoe bevoegd is op grond van de artikelen 2.49 en 2.50 van de Wet BRP.
De toezichthouder voert zijn werkzaamheden uit in samenspraak met de gegevensverwerker en koppelt het resultaat van zijn werkzaamheden terug aan de gegevensverwerker.
Hoofdstuk 9 Het beveiligingsbeheer
De beveiligingsbeheerder is in het bijzonder verantwoordelijk voor de opstelling en uitvoering van het plan Informatiebeveiliging voor de gemeentelijke voorzieningen waarmee de gemeente Oldambt uitvoering geeft aan de Wet BRP en tevens is hij verantwoordelijk voor het gegevensmagazijn, voor zover aanwezig.
De beveiligingsbeheerder is het aanspreekpunt op het gebied van Informatiebeveiliging en bevordert het beveiligingsbewustzijn bij management en medewerkers.
Hoofdstuk 10 Het beveiligingscontrol
De chief information security officer (CISO) is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligingsmaatregelen en –procedures zoals uitgewerkt in het plan Informatiebeveiliging en met inachtneming van de voor de gemeente vastgestelde Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).
De CISO is bevoegd om de gemeentesecretaris dringende adviezen te geven ten aanzien van de naleving van de beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de Wet BRP en het plan Informatiebeveiliging.
Hoofdstuk 11 De fraudecoördinatie (BRP)
De fraudecoördinator is verantwoordelijk voor het nagaan van signaleringen over fraude- en/of twijfelgevallen bij de identificatie of het opgeven van informatie aan de gemeente. Denk hierbij ook aan adresfraude.
De fraudecoördinator is bevoegd om binnengemeentelijke bronnen te raadplegen en te combineren met als doel om fraudegevallen op te sporen.
De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de gemeentelijke voorzieningen als bedoeld in artikel 1.2 juncto 1.4 van de Wet BRP, evenals voor de in de gemeentelijke voorziening genoemde aangehaakte gegevens en voor de basisgegevens uit de BRP die zich in het gegevensmagazijn bevinden.
Deze regeling treedt - na behoorlijk te zijn bekend gemaakt - in werking met ingang van de dag na haar bekendmaking.
Met inwerkingtreding van deze regeling wordt de ‘Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen gemeente Oldambt 2016’ ingetrokken.
Deze regeling wordt aangehaald als ‘Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen gemeente
In deze regeling zijn een aantal begrippen gebruikt waarvoor hieronder de definities zijn verwoord:
minister van BZK uitvoering geeft aan artikel 1.4 van de Wet BRP;
BRP betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de centrale voorzieningen;
wethouders is belast met de dagelijkse zorg voor de gemeentelijke voorziening, het gegevensmagazijn en het beheer van de autorisatiebesluiten;
zake de basisregistratie personen, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, evenals de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;
organisatie en uitvoering van de beveiliging van de persoonsinformatievoorziening;
naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen
uit het plan Informatiebeveiliging;
kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de
gegevensverwerking en de informatievoorziening;
de technische aspecten van het toepassingssysteem,
waarmee de gemeente uitvoering geeft aan de Wet BRP;
het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorzieningen de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;
persoonlijke levenssfeer bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens in de basisregistratie personen en de informatievoorziening daaruit;
voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand;
bewerkstelliging van het nakomen van verplichtingen door burgers, die op grond van de wet BRP voor hen gelden.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oldambt d.d. 10 december 2019.
Burgemeester en wethouders van de gemeente Oldambt,
De secretaris, De burgemeester,
Herman Groothuis Cora-Yfke Sikkema
Toelichting op regeling beheer en toezicht BRP gemeente Oldambt 2019
Sinds 1 januari 2010 geldt voor de hele overheid, en dus ook binnen gemeenten, de verplichting om bij de uitvoering van taken gebruik te maken van persoonsgegevens uit de gemeentelijke basisadmini¬stratie persoonsgegevens (GBA), thans basisregistratie personen (BRP). Organisatieonderdelen (volgens de wet ‘organen’) van de gemeente (voorheen gemeentelijke afnemers) dienen gegevens over de personen met wie ze zaken doen te betrekken uit de BRP.
Op grond van artikel 4.15 van de Wet BRP mag de gemeente tot aan het moment dat ze overgaat op het gebruik van een nieuwe ‘BRP-voorziening’, gebruik blijven maken van het GBA-systeem waarmee ze werkte tot aan het moment van inwerkingtreding van de Wet BRP. In aansluiting op artikel 4.15 van de Wet BRP, wordt in deze regeling de term ‘oude gemeentelijke voorziening voor de uitvoering van de BRP’ gebruikt, in deze toelichting afgekort tot GV. In GV registreert de gemeente gegevens over haar inwoners.
De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is op grond van artikel 1.9 Wet BRP verantwoordelijk voor de centrale voorzieningen waarmee de Wet BRP wordt uitgevoerd. De centrale voorzieningen (afgekort CV) zullen gegevens gaan bevatten over alle personen die in Nederland woonachtig zijn (ingezetenen) en over personen die niet in Nederland wonen maar wel een relatie hebben met de Nederlandse overheid (niet-ingezetenen). Vooralsnog zal de minister aan de Wet BRP uitvoering geven met behulp van de reeds bestaande landelijke voorziening voor de GBA, de GBA-V, en met een voorziening voor registratie voor de niet-ingezetenen (RNI).
Figuur 1: Distributie BRP-gegevens
Voor het gebruik van persoonsgegevens uit de GV kunnen nadere regels worden gesteld bij of krachtens Verordening. De verkrijging van gegevens uit de BRP is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).
In de praktijk vindt distributie van persoonsgegevens doorgaans niet (meer) rechtstreeks vanuit de BRP plaats, maar vanuit een specifiek daarvoor ingericht gegevensmagazijn. Dat gegevensmagazijn wordt gevoed zowel vanuit de GV (inwoners) als vanuit de (toekomstige) centrale voorziening (voor de niet-inwoners en niet-ingezetenen). Het hiervoor beschrevene wordt geïllustreerd aan de hand van figuur 1.
Uit oogpunt van privacy, beveiliging en beheer en toezicht is het noodzakelijk voor de GV een aantal taken te benoemen en vast te leggen in een regeling waarin de hoofdlijnen van het beheer van en toezicht op de GV is geregeld. Los van de noodzaak verplicht ook de wetgever het college van burgemeester en wethouders via artikel 1.11 Wet BRP, zich te houden aan de nadere regels van de systeembeschrijving (vooralsnog Logisch Ontwerp GBA). Het logisch ontwerp schrijft in hoofdstuk 8 de aanwijzing door burgemeester en wethouders voor van functionarissen die een aantal beheertaken uitvoeren. Deze hebben alleen betrekking op de GV.
De regeling is formeel gezien bedoeld voor de gegevensgegevensverwerking in de GV. Op de gegevens van inwoners en niet-inwoners in het gegevensmagazijn is de Algemene Verordening gegevensbescherming van toepassing. De verwerking van de uit de BRP afkomstige gegevens met behulp van het gegevensmagazijn dient te worden gemeld bij Autoriteit Persoonsgegevens (AP), maar de AVG schrijft geen vergelijkbare regeling voor.
Desondanks is het van belang om uit oogpunt van eenheid van persoonsinformatie- en privacybeleid en beheersbaarheid van de informatiestromen ook de voor het gegevensmagazijn relevante beheeraspecten onder te brengen respectievelijk te integreren in de regeling voor de GV. Daarmee ontstaat een ‘regeling voor informatievoorziening basisgegevens’, die zowel betrekking heeft op het beheer van de GV als op het gegevensmagazijn.
VERDELING BEHEER- EN TOEZICHTROLLEN
Deze regeling onderkent naast een aantal beheerrollen, te weten informatiebeheer, gegevensbeheer, applicatiebeheer, technisch beheer, beveiligingsbeheer en privacybeheer ook de rol van de gegevensverwerker, de fraudecoördinator, de toezichthouder en chief information security officer. Gegevensverwerkers verwerken uitsluitend de persoonsgegevens voor de GV. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de basisgegevens van personen die niet tot de bevolking van de gemeente worden gerekend, ligt namelijk bij de beheerder van de GV’s van de andere gemeenten en bij de beheerder van de centrale voorzieningen, de Minister van BZK.
De verdeling van de beheer- en toezichtrollen is mede afhankelijk van de inrichting van de (persoons-) informatiehuishouding en het informatie- en beveiligingsbeleid van de gemeente. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol en de bijbehorende competenties zijn richtinggevend voor de plaats in de organisatie waar deze belegd worden.
BEVEILIGINGSBEHEER EN BEVEILIGINGSCONTROL
De inhoud van de rol van de beveiligingsbeheerder had onder het regime van de GBA vooral betrekking op toezichtaspecten (beveiligingscontrol). Voor een correcte uitvoering van beveiligingsbeheer en -toezicht (en tevens aansluiting op de Baseline Informatiebeveiliging Overheid) is het noodzakelijk gebleken om de inhoud van beheer en toezicht in aparte rollen onder te brengen. In de regeling is het beveiligingsbeheer opgenomen in ‘Hoofdstuk 9’ en het beveiligingstoezicht (control) in ‘Hoofdstuk 10’.
De privacybeheerder heeft als rol de informatiebeheerder te adviseren over alle privacyvraagstukken aangaande de persoonsgegevensverwerking waarvoor de informatiebeheerder verantwoordelijk is. Daarnaast adviseert de privacybeheerder degenen die belast zijn met de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden in het kader van de Wet en Verordening BRP.
De taken van de privacybeheerder beperken zich in deze regeling niet tot de verwerking van persoonsgegevens uit de GV. Verzoeken uit de organisatie om gegevens uit de GV zowel als uit de centrale voorzieningen dienen door de privacybeheerder getoetst te worden op doelbinding, rechtmatigheid, proportionaliteit, et cetera. Daaronder valt ook de advisering over wijze van verstrekking van gegevens uit de BRP en over koppelingen tussen het gegevensmagazijn en de verschillende systemen van de gebruikers in de organisatie. De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder, die moet beslissen op dergelijke verzoeken. Een verzoek kan gebruikmaking van de bestaande ministeriële autorisatie betekenen, maar ook uitbreiding van de autorisatie in verband met de uitvoering van een taak, die tijdens de goedkeuring van de autorisatie nog niet was voorzien.
Het eerste hoofdstuk betreft de aanwijzing van de functionarissen die worden belast met de verschillende beheer- en toezichtrollen. Het college van burgemeester en wethouders wijzen de functionarissen aan waarvan de inhoud van de rol die zij vervullen, zich niet beperkt tot de GV of het gegevensmagazijn.
Gelet op de noodzaak van een onafhankelijke rolinvulling, wijzen burgemeester en wethouders de privacybeheerder aan. In de praktijk zal aan de rol van de privacybeheerder BRP veelal invulling gegeven worden door de functionaris die verantwoordelijk is voor het totale privacybeheer van de gemeente.
De informatiebeheerder voorziet in de aanwijzing van het functioneel inhoudelijk beheer, het verstrekkingenbeheer uit de GV en het gegevensmagazijn. De informatiebeheerder als bronhouder beheert inhoud en kwaliteit van de gegevens in de GV en stelt tevens leveringsvoorwaarden (i.c. privacyvoorwaarden) aan de verstrekking van gegevens uit de basisregistratie personen.
De gegevensverstrekking binnen de gemeentelijke organisatie over niet-inwoners uit de BRP moet gebaseerd zijn op het autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken. Het beheer en de uitvoering van dat autorisatiebesluit, maken deel uit van het functioneel inhoudelijk en verstrekkingenbeheer.
Hoofdstuk 1 behandelt de aanwijzing van de functionarissen door het college van burgemeester en wethouders en door de informatiebeheerder. De hoofdstukken 2 tot en met 11 bevatten de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol. De slotbepalingen zijn opgenomen in hoofdstuk 12.
In bijlage 1 zijn de begrippen die in deze regeling worden gebruikt, nader gedefinieerd.
De door burgemeester en wethouders respectievelijk de informatiebeheerder genomen besluiten om functionarissen aan te wijzen die invulling geven aan de in deze regeling beschreven rollen zijn opgenomen in het aanwijsbesluit beheerfunctionarissen BRP door het college, aanwijsbesluit beheerfunctionarissen BRP door de informatiebeheerder en het mandaatbesluit informatie- en privacybeheer BRP.