| Organisatie | Overbetuwe |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Overbetuwe houdende regels omtrent persoonsgegevens (Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens door de gemeenteraad van Overbetuwe 2019) |
| Citeertitel | Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens door de gemeenteraad van Overbetuwe 2019 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | openbare orde en veiligheid |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 13-12-2019 | nieuwe regeling | 03-12-2019 | 19rb000139 |
De raad van de gemeente Overbetuwe;
gelezen het raadsvoorstel van het seniorenconvent van 1 oktober 2019;
overwegende dat het gewenst is om gedragscode te formuleren voor het publiceren van persoonsgegevens op de website van de gemeenteraad van Overbetuwe;
gelet op de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming;
gelet op de Wet openbaarheid van bestuur
gelet op artikel 149 Gemeentewet;
Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens door de gemeenteraad van Overbetuwe 2019
Artikel 1 Definitie ‘publicatie op de website’
Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare, website van de gemeenteraad van Overbetuwe en het openbare deel van het digitale vergadersysteem, bijvoorbeeld iBabs (waar je vanaf de website van de gemeenteraad op wordt doorgelinkt voor de openbare vergaderingen).
Artikel 2 Digitaal vergadersysteem
Deze gedragscode is niet van toepassing op het niet-openbare deel van een door raadsleden te gebruiken digitaal vergadersysteem, bijvoorbeeld het niet openbare deel van iBabs. Het niet-openbare deel is dat deel dat niet via de gemeentelijke website is te bereiken, maar alleen voor de personen die door de griffie zijn geautoriseerd.
De griffie vinkt in iBabs per vergadersoort en per map in de persoonlijke documenten de personen aan die toegang hebben tot betreffende map of vergadering.
Artikel 3 Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens
Personen die het aangaat kunnen aangeven dat hun persoonsgegevens van de website van de gemeenteraad van Overbetuwe moeten worden verwijderd. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd. Bij een dergelijk verzoek wordt aan de hand van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) beoordeeld of het laten staan van de persoonsgegevens noodzakelijk is.
Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website van de raad gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de volgende gedragslijn. Voor wat betreft de categorieën c tot en met g geldt dat betrokkenen actief geïnformeerd worden over vermelde persoonsgegevens.
Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, zoals op agenda’s, notulen, politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen, amendementen et cetera.
Op de website van de gemeenteraad van Overbetuwe worden minimaal voor- en achternaam en partijnaam van raads- en burgerleden gepubliceerd. De overige persoonsgegevens kunnen slechts na toestemming van betreffende persoon worden gepubliceerd, zoals foto, adres en telefoonnummer. Nevenfuncties van politieke ambtsdragers moeten wettelijk openbaar worden gemaakt.
Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt geen beperking, behoudens hetgeen de wet aangeeft, voor het bekendmaken van persoonsgegevens op de website. De handtekening van politieke ambtsdragers wordt niet gepubliceerd.
Ambtenaren worden veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van politieke avonden. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking op de website relevant en niet ‘bovenmatig’. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam, het organisatieonderdeel waar zij werkzaam zijn.
Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad – ongeacht of zij voor de gemeente Overbetuwe of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn – geldt dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) op de website openbaar worden gemaakt, eventueel met vermelding van hun functie en het organisatieonderdeel waar zij werkzaam zijn
Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer en emailadres van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans handgeschreven naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten.
Openbaarmaking – dit geldt voor genoemde vormen – zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Dit moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van de brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over wat de brief van de raad vraagt.
Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op de website is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen. Hiertoe is het voldoende als de datum van ontvangst en het onderwerp worden vermeld.
Ingekomen brieven en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden als zodanig niet op de website van de raad openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van de datum van ontvangst en een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd.
Ingekomen brieven en petities worden via het niet openbaar gedeelte van IBabs ontsloten zodat raadsleden en burgerleden wel kennis kunnen nemen van de ingekomen stukken waarop persoonsgegevens staan.
Geïnteresseerden (pers/inwoners) kunnen naar aanleiding van de lijst met ingekomen stukken wel de brieven en petities opvragen bij de griffie. Dergelijke verzoeken zullen dan met toepassing van de Wet openbaarheid van bestuur worden behandeld.
Raadsleden en burgerleden kunnen via het besloten deel van het digitale vergadersysteem kennisnemen van de ingekomen stukken en petities waar persoonsgegevens op staan.
Personen die tijdens voorronde, raadsspreekuur of raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Zij leveren tijdens de vergadering vaak ook de tekst van hun inspraakbijdrage in – al of niet digitaal – voor publicatie op de website van de raad. Er kunnen geluids- en beeldopnamen worden gemaakt van deze vergaderingen. Door in het openbaar het spreekrecht te gebruiken geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website met vermelding van hun naam. Insprekers worden hierop gewezen door middel van het inspreekformulier dat zij ontvangen van de griffie.
De inhoudelijke bijdrage van een persoon die gebruik maakt van het inspreekrecht in een vergadering wordt te allen tijde op de gebruikelijke manier genotuleerd. Daarbij wordt zijn of haar naam vermeld. Indien een inspreker een tekst inlevert – op papier of digitaal –, dan wordt deze op de website geplaatst zoals deze is ontvangen. Als op de door hen aangeleverde tekst hun adres en eventuele overige persoonsgegevens staan, worden deze niet gepubliceerd zonder toestemming van de betrokkene. De wens van de betrokkene mbt publicatie persoonsgegevens wordt vastgelegd in het zaaksysteem, bij de besluitenlijst/notulen.
De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college. Bij zienswijzen, bijvoorbeeld tegen bestemmingsplannen, worden de documenten geanonimiseerd en handtekeningen afgeplakt
Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Ook in dit soort gevallen worden de stukken geanonimiseerd aangeboden aan de gemeenteraad en worden handtekeningen afgeplakt. Bezwaarschriften waarbij de gemeenteraad betrokken is als werkgever worden uitsluitend in een besloten raadsvergadering behandeld. Op het betreffende dossier wordt conform de Gemeentewet geheimhouding opgelegd.
Een derde categorie is het indienen van een burgerinitiatief. Dat is een uitgewerkt voorstel over een onderwerp dat een dorp of de gehele gemeente aangaat. Met een burgerinitiatief vragen inwoners de gemeenteraad om een voorstel te bespreken en er een standpunt over in te nemen. Het verzoek en de steunbetuigingen moeten worden voorzien van naam,(contact-) adres, en handtekening van degene(n) die het verzoek indient/ondersteunt. Deze persoonsgegevens worden echter niet openbaar gepubliceerd.
De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en de daarbij behorende bijlagen, voor zover deze op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd en dat handtekeningen worden afgeplakt, tenzij er toestemming is van de persoon in kwestie. De griffie ziet hierop toe.
Dit geldt ook voor raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures en bij de raad ingediende zienswijzen. Indien nodig wordt de zaak in een besloten raadsvergadering behandeld en wordt conform de Gemeentewet geheimhouding opgelegd. Dit geldt in ieder geval voor bezwaarschriften waarbij de gemeenteraad als werkgever betrokken is.
Deze stukken worden via het niet openbaar gedeelte van iBabs ontsloten zodat raadsleden en burgerleden wel kennis kunnen nemen van de ingekomen stukken waarop persoonsgegevens staan.
Een voorstel van een burgerinitiatief wordt geanonimiseerd op de website gepubliceerd, tenzij er toestemming is van de betrokkene(n) om persoonsgegevens te publiceren. Deze toestemming m.b.t. publicatie persoonsgegevens wordt vastgelegd in het zaaksysteem, bij het burgerinitiatief. De ondersteuningsverklaringen worden niet op de website gepubliceerd. Deze verklaringen zijn wel zichtbaar via het besloten deel van het digitale vergadersysteem.
Raads- en burgerleden kunnen via het besloten deel van het digitale vergadersysteem kennisnemen van de hiervoor genoemde stukken waar persoonsgegevens op staan.
Brieven aan de gemeenteraad worden vaak ter afdoening doorgezonden naar het college. De beantwoording van deze brieven wordt in afschrift naar de gemeenteraad gezonden. Deze brieven bevatten de adresgegevens van de briefschrijvers.
Daarnaast zendt het college regelmatig informatie naar de raad, zoals bijvoorbeeld informatiememo’s en de openbare besluitenlijsten van het college.
Raads- en burgerleden kunnen via het besloten deel van het digitale vergadersysteem kennisnemen van de beantwoordingsbrieven waarop persoonsgegevens staan. Als er een verzoek van buiten de raad, college of ambtelijke organisatie komt om een van deze stukken in te mogen zien, zal dit verzoek met toepassing van de Wet openbaarheid van bestuur worden behandeld.
De beantwoording van schriftelijke vragen door het college wordt gestuurd naar de griffie en zonder persoonsgegevens en handtekening op de website gepubliceerd.
Besluitenlijsten van het college en informatiememo’s worden zonder handtekening op de website geplaatst.
In het overzicht van activiteiten voor de raad op de website kunnen persoonsgegevens voorkomen van mensen die bij de betreffende activiteit zijn betrokken. Als regel gaat het daarbij om mensen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. In verreweg de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of e-mail adressen zijn vermeld. Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit noodzakelijke gegevens. Er mogen geen andere gegevens op de website worden gepubliceerd dan die voor de activiteit noodzakelijk zijn.
Bij publicatie van activiteiten voor de raad op de website wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een telefoonnummer en/of e-mail adres. Eventuele handtekeningen op bijlagen worden afgeplakt. Vermelding van het adres van de contactpersoon gebeurt niet, tenzij dit voor de duidelijkheid omtrent de betreffende activiteit onvermijdelijk is.
Artikel 5. Livestream en geluidsopnames openbare vergaderingen raad (inclusief voorrondes en raadsspreekuur)
De openbare vergaderingen van de raad en het raadsspreekuur worden uitgezonden via livestream. Voorrondes worden op geluidsband vastgelegd. Bij livestream komen insprekers in beeld, maar ook mensen op de publieke tribune zijn te zien.
Op de website van de gemeenteraad wordt in het privacyverklaring opgenomen waarom er opnames worden gemaakt en uitgezonden (openbaarheid vergaderingen raad en commissie) en waar het opgeslagen wordt (bij de aanbieder van de livestream).
Artikel 6. Anonimiseren van persoonsgegevens
In die gevallen waarin anonimiseren volgens deze gedragscode nodig is wordt aanbevolen de namen te verwijderen. Voor zover het een goed begrip van de tekst van de documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld aanvrager, klager, (derde)belanghebbende etc. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de Rechtspraak.