| Organisatie | Gouda |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Gouda houdende regels omtrent de griffier (Instructie voor de griffier Gouda 2019) |
| Citeertitel | Instructie voor de griffier van de gemeente Gouda 2019 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regelling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 07-12-2019 | nieuwe regeling | 06-11-2019 |
Hoofdstuk 1. BEGRIPSBEPALINGEN
In deze instructie wordt verstaan onder:
agendacommissie: een door de raad ingesteld overleg ten behoeve van het voorbereiden van de agenda’s van de raad en de commissies. 1
Hoofdstuk 2. Instructie voor de griffier
BESTUURLIJK EN AMBTELIJK OVERLEG
De griffier(en/of een door de griffier aangewezen medewerker van de griffie) overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening en in voorkomende gevallen overlegt de griffier (en/of een door de griffier aangewezen medewerker van de griffie) met de auditcommissie en adviseert deze commissie.
Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Gouda van 6 november 2019
griffier
mr. drs. E.J. Karman-Moerman
voorzitter
M. Salet
Toelichting op de instructie voor de griffier
Met de dualisering van het gemeentebestuur in 2002 ontstond een nieuwe professie. Vanaf dat moment werd de ondersteuning van de gemeenteraad niet langer door de gemeentesecretaris gedaan, maar door een nieuwe functionaris: de griffier. In 2019, is de griffier niet meer weg te denken uit het lokale bestuur: de griffier is een gevestigd instituut geworden.
In opdracht van het bestuur van de Vereniging van Griffiers (VvG) deden Tilburg University en de Radboud Universiteit onderzoek naar het ambt van griffier van de gemeenteraad. Het onderzoek is gefinancierd door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) in een reeks onderzoeken naar gemeentelijke ambtsdragers. De betrokkenheid van BZK staat expliciet in het licht van de brede discussie over de positie van de gemeenteraad, het functioneren van het lokaal bestuur en het vraagstuk van de werkdruk van raadsleden.
In de door BZK toegekende subsidieaanvraag staan de volgende feitelijke doelen van het onderzoek.
1. Beschrijving van het ambt van raadsgriffier anno 2014/2015 (positie, rollen en functioneren).
2. Visie op het griffiersambt richting 2025 (positionering en rollen van de griffier), waarbij het van belang is dat een visie ontwikkeld wordt die breder is dan de rollen die de griffiers thans vervullen.
3. Handreiking raden en griffiers voor ontwikkeling en professionalisering van het griffiersambt.
Het gepubliceerde onderzoeksrapport van de Tilburg University en de Radboud Universiteit ‘Griffier in de gemeente geschetst’ (van juli 2016) omvat het eerste doel en doet een voorzet voor het tweede. In het verdere traject gaat de VvG aan de slag met de doorontwikkeling van het ambt en de belangenbehartiging die bij een stevige positie van de griffier horen.
Raadsgriffiers zijn geprofileerde allrounders
Griffiers organiseren, faciliteren, adviseren en vertegenwoordigen (als ambassadeur) het werk van de gemeenteraad. Alle griffiers bewegen zich op deze taakvelden. De grootte van de gemeente, de beschikbare tijd en de omvang van de aanstelling geven significante verschillen in de mate waarin griffiers in de praktijk aan deze taken toekomen. Van de raadsgriffiers houdt 47% zich primair bezig met de basis van het raadswerk, alle zaken rond gewone raadsbijeenkomsten. Dit geldt met name voor griffiers zonder medewerkers. Bij 29% van de raadsgriffiers is sprake van substantiële faciliterende en adviserende taken, zoals raadsbijeenkomsten met anderen in de samenleving en raadstrainingen. En 24% van de raadsgriffiers is nog nadrukkelijker doende met kwaliteitsontwikkeling en strategische advisering.
Voor de verdere professionalisering van het griffiersambt analyseren de Tilburg University en de Radboud Universiteit een drietal ontwikkelpunten.
Allereerst het verbeteren van de organisatorische en faciliterende kant van het ambt. Dit zal gemeenteraden af moeten helpen van teveel vergaderen en teveel papier – een algemeen geuite wens (onder verwijzing naar het belevingsonderzoek van BZK onder raadsleden ‘Decentrale volksvertegenwoordiging anno 2015’).
Als tweede wordt genoemd de rol van de griffier in het verbinden van raad, regio en maatschappij. Steeds meer beslissingen worden regionaal genomen, steeds meer beslissingen behoeven lokaal draagvlak en draagkracht. De onderzoekers opperen dat griffiers voor de verbinding daartussen een belangrijke intermediair kunnen zijn.
De derde richting voor verdere ontwikkeling is het vernieuwen van de lokale democratie. De onderzoekers wijzen erop dat de griffier functie voortkomt uit een eerdere poging de kwaliteit van de lokale democratie te verbeteren, maar dat de lokale democratie nog steeds - en misschien wel steeds meer - onder druk staat. Zij opperen dat de griffier als niet-politieke functionaris voorop kan lopen om de gemeenteraad te helpen om te gaan met andere, aanvullende vormen van burgerbetrokkenheid en democratie. Binnen de VvG staan deze ontwikkelpunten op het netvlies, en krijgen ze een vervolg in opleidingsactiviteiten. Daarnaast worden, samen met de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden, raden aangemoedigd worden ambitieuzer te zijn in het vormgeven van hun ondersteuning. De kennissessies voor werkgeverscommissies zijn hiervoor een geschikte gelegenheid. De minister van BZK heeft ook aangegeven, in zijn actieplan ter ondersteuning van raadsleden, aandacht te vragen voor voldoende raadsbudget.
Volgens artikel 107a, 2e lid van de Gemeentewet dient de raad een instructie vast te stellen voor de griffier. Daarnaast staat in de artikelen 107d en 107 e van de Gemeentewet, dat de raad de vervanging van de griffier regelt en, dat de raad regels kan stellen over de organisatie van de griffie.
In dit artikel worden alle taken en bevoegdheden van de griffier opgesomd. De aangegeven taken stemmen overeen met de taken volgens het onderzoeksrapport.
De griffier geeft hiërarchisch leiding aan de griffie. Functioneel wordt leiding gegeven daar waar medewerkers van de ambtelijke organisatie ambtelijke ondersteuning geven of door derden werkzaamheden worden verricht voor de raad. De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van de ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de verordening op de fractieondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bode/kantine personeel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier.
In dit artikel worden alle overlegsituaties voor de griffier beschreven. Het gaat hier ook om de vertegenwoordigende rol van de griffier.
De raadsagenda wordt vastgesteld door de raad en wordt voorbereid door de agendacommissie (waarvan de taak en samenstelling is geregeld in het Reglement van Orde van de raad). De griffier ondersteunt en adviseert de agendacommissie. Ook adviseren over het opstellen van de termijnagenda, een belangrijk plannings- en sturingsinstrument, is een taak van de griffier.
Het presidium (waarvan de taak en samenstelling is geregeld in het Reglement van Orde van de raad) houdt zich bezig met de organisatie en het functioneren van de raad en de commissies. De griffier ondersteunt en adviseert het presidium.
In dit artikel wordt de adviserende taak van de griffier genoemd als het gaat om ontwikkeling en positiebepaling van de raad. Ook de ondersteunende en adviserende taak van de griffier om de bestuurlijke besluitvorming zo optimaal mogelijk te laten verlopen komt in dit artikel tot uitdrukking. Bij de leden 4 en 5 is het de verantwoordelijkheid van het college om dit te doen, het is vervolgens aan de raad om dit te monitoren en te bewaken. De griffier kan de raad ondersteuning verlenen bij de monitoring en de bewaking.
Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra menskracht (intern dan wel extern) ingeschakeld moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld over deze enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.
De raad vertegenwoordigt alle inwoners van de gemeente. Het is van belang dat inwoners ook worden geïnformeerd omtrent hetgeen zich in en rondom de raad afspeelt. De griffier draagt hier zorg voor, bijvoorbeeld door het publiceren van raadsagenda’s en raadsvoorstellen op internet e.d. Communicatie door de griffier vindt altijd plaats namens de gehele raad. Burgers en instellingen kunnen op hun beurt ook interesse tonen in de raad. De griffier verstrekt informatie over de werkwijze van de raad en de mogelijkheden tot burgerparticipatie.
Het opstellen van een jaarverslag voor de griffie draagt bij aan een overzicht van de werkzaamheden van de griffie en aan een planmatige aanpak.
Dit artikel is van belang voor het werkgeverschap van de griffie dat is neergelegd bij de werkgeverscommissie. Die commissie voert ook de functionerings- en beoordelingsgesprekken.