Regeling klachtencommissie ongewenst gedrag voor de Decentrale overheid

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN BEEK;

gelet op het bepaalde in artikel 3:2 van de “Arbeidsomstandighedenwet 1998”;

gelet op het instemmingsadvies van de ondernemingsraad;

BESLUITEN

vast te stellen de volgende

“Regeling klachtencommissie ongewenst gedrag voor de Decentrale overheid”

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. De werkgever: het bestuursorgaan van de gemeente Beek dat bevoegd is tot afdoening van een klacht met betrekking tot ongewenst gedrag;

b. commissie: de Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de decentrale overheid;

c. decentrale overheid: de gemeente, de provincie, het waterschap of een door deze overheden ingestelde instelling die zich heeft aangesloten bij de commissie en deze regeling van toepassing heeft verklaard op de behandeling van klachten op het gebied van ongewenst gedrag;

d. aangesloten organisatie: de decentrale overheid die is aangesloten bij de regeling van de commissie, dan wel een andere organisatie die deze regeling van toepassing heeft verklaard;

e. ongewenst gedrag: gedrag dat valt binnen de begrippen discriminatie, (seksuele) intimidatie zoals verwoord in artikel 1, 1 a en 2 van de Algemene wet gelijke behandeling en agressie, geweld en pesten zoals bedoeld in de Arbowet artikel 3 lid 2 jo. artikel 1, lid 3, sub e en f;

f. klacht: een door de klager ondertekend en van naam- en adresgegevens voorzien geschrift waarin het jegens hem ongewenste gedrag waarop de klacht betrekking heeft is omschreven, behoudens een klacht op grond van artikel 11;

g. klager: een persoon, niet zijnde een politieke ambtsdrager van de gemeente Beek, die werkzaam is of werkzaam is geweest in de organisatie en een klacht over ongewenst gedrag indient;

h. aangeklaagde: een persoon, niet zijnde een politieke ambtsdrager van de gemeente Beek, die werkzaam is of werkzaam is geweest in de organisatie en over wiens gedrag geklaagd wordt;

i. informant: degene die namens de werkgever informatie verstrekt aan de commissie;

j. getuigen: andere dan onder h genoemde personen die door de commissie worden verzocht informatie te verstrekken;

k. college: het College voor Arbeidszaken van de Vereniging Nederlandse Gemeenten dat deze klachtencommissie heeft ingesteld.

Artikel 1a Klachten over politiek ambtsdragers

De werkgever kan in afwijking van artikel 1 onder h. de commissie ad hoc belasten met onderzoek naar en advies over een klacht, die betrekking heeft op ongewenst gedrag van een politiek ambtsdrager van een aangesloten organisatie jegens klager.

Artikel 2 Taakstelling en samenstelling van de commissie

1. De commissie heeft tot taak een klacht te onderzoeken en daarover advies uit te brengen aan de werkgever.

2. Uit de commissie worden door de voorzitter van de commissie 3 leden aangewezen om een klacht te onderzoeken, waaronder een (plaatsvervangend) voorzitter.

3. Deze leden beslissen bij gewone meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies.

4. Een lid wordt vervangen als deze direct of indirect betrokken is geweest bij enige vorm van ongewenst gedrag waarover de klacht is ingediend dan wel een persoonlijk belang heeft bij de afhandeling van de klacht.

5. Benoeming, schorsing en ontslag van de voorzitter, overige leden en hun plaatsvervangers geschiedt door de voorzitter van het College voor Arbeidszaken van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

6. De voorzitter, overige leden en hun plaatsvervangers worden benoemd voor een periode van 6 jaar.

7. De commissie kan een nadere werkwijze bepalen.

Artikel 3 Secretaris en administratie

1. De voorzitter van het College voor Arbeidszaken wijst na overleg met de voorzitter van de commissie een secretaris en een of meer plaatsvervangend secretarissen aan.

2. De administratie ten behoeve van de commissie wordt gevoerd door het secretariaat van het College voor Arbeidszaken van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

Artikel 4 Indienen van de klacht

1. De klager kan de klacht zowel rechtstreeks bij de commissie indienen als bij de werkgever.

2. De klager vermeldt in de klacht zo mogelijk de datum, tijd, plaats van het ongewenst gedrag, de omstandigheden, de namen van aangeklaagde en eventuele getuigen, alsmede de stappen die hij reeds heeft ondernomen.

3. Indien de klager de klacht indient bij de werkgever, bevestigt de werkgever de ontvangst van de klacht aan de klager en vermeldt daarbij dat de klacht zal worden doorgezonden naar de commissie die de werkgever over de afhandeling van de klacht zal adviseren. De werkgever zendt de klacht, nadat daarop de datum van ontvangst is aangetekend, zo spoedig mogelijk door aan de commissie.

4. De commissie bevestigt de ontvangst van de klacht aan de klager en stelt hem op de hoogte van de termijnen en de wijze van afdoening van de klacht. Tevens informeert de commissie de werkgever binnen 2 weken, dat een klacht is ontvangen. Indien de klacht rechtstreeks bij de commissie is ingediend bevat de melding aan de werkgever geen persoonsgegevens van klager, beklaagde of getuigen.

Artikel 5 In behandeling nemen van de klacht

1. De werkgever verstrekt op verzoek alle op de klacht betrekking hebbende gegevens waaronder de klachtenregeling van de aangesloten organisatie, de contact- en functiegegevens van klager en aangeklaagde en een overzicht van de reeds geproduceerde stukken met betrekking tot de klacht.

2. De commissie neemt een klacht niet in behandeling indien verplichte stappen uit de klachtenprocedure van de betreffende organisatie niet zijn doorlopen.

3. De commissie verklaart de klacht niet ontvankelijk indien deze niet valt binnen de begripsbepalingen van artikel 1 onder c, e, f, g en h van deze regeling.

4. Ingeval lid 2 van toepassing is brengt de commissie klager- en in geval lid 3 van toepassing is klager en de werkgever binnen 2 weken na ontvangst van de klacht schriftelijk op de hoogte van het niet in behandeling nemen (lid 2) of de niet ontvankelijkheid (lid 3) van de klacht.

5. De commissie kan de klacht voorts niet in behandeling nemen indien:

a. de klacht niet binnen een redelijke termijn nadat het ongewenste gedrag heeft plaatsgevonden aan de commissie is voorgelegd;

b. er sprake is van een uitzondering als bedoeld in artikel 9:8, lid 1 en 2 van de Algemene Wet Bestuursrecht;

c. wanneer niet in voldoende mate voldaan is aan het bepaalde in artikel 4 lid 2.

Artikel 6 Onderzoek naar de klacht

1. Indien de commissie dit voor de uitoefening van haar taak noodzakelijk acht stelt zij een onderzoek in.

2. Ten behoeve van het onderzoek is de commissie bevoegd bij de werkgever alle inlichtingen in te winnen die zij voor de vorming van haar advies nodig acht. De werkgever verschaft de commissie de gevraagde inlichtingen en stelt de commissie desgevraagd in de gelegenheid de werkomgeving te aanschouwen.

3. De werkgever stelt personen werkzaam binnen de aangesloten organisatie in de gelegenheid te worden gehoord.

4. Personen als bedoeld in lid 3 die door de commissie worden opgeroepen, zijn verplicht te verschijnen.

5. De commissie kan de werkgever adviseren tussentijdse maatregelen te nemen indien en voor zover dit in het belang is van het onderzoek of van de positie van de in het onderzoek betrokken personen.

6. De commissie kan op verzoek van klager en op door klager te motiveren gronden de behandeling van de klacht voor een periode van ten hoogste 2 maanden opschorten.

Artikel 7 Horen

1. Alvorens een advies uit te brengen stelt de commissie de klager, de aangeklaagde en zo nodig de informant en getuigen in de gelegenheid om te worden gehoord. De commissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of een ander lid van de commissie of aan beiden.

2. Van het horen kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is.

3. De zittingen van de commissie zijn niet openbaar.

4. Van het horen wordt een verslag gemaakt.

5. De zittingen vinden zoveel mogelijk plaats op een voor partijen goed bereikbare locatie die voldoende rust en discretie biedt aan alle betrokkenen.

6. De commissie zendt tijdig voorafgaand aan de hoorzitting aan de aangeklaagde – en voor zover nodig aan klager en informant – een afschrift van de klacht en van andere stukken die op de klacht betrekking hebben.

7. De commissie hoort de klager, de aangeklaagde en de getuigen in beginsel buiten elkaars aanwezigheid. De commissie stelt klager en aangeklaagde in de gelegenheid van elkaars zienswijzen, alsmede van de inhoud van de hoorgesprekken met de informatie en/of de getuigen kennis te nemen en daarop te reageren.

8. De klager en aangeklaagde kunnen zich op eigen kosten ter zitting laten bijstaan door een (raads)persoon.

9. De commissie is bevoegd om getuigen, andere betrokkenen en deskundigen schriftelijk of mondeling te raadplegen.

Artikel 8 Omgang met persoonsgegevens

1. De commissie verzamelt en verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitbrengen van een advies. Bij de verwerking van persoonsgegevens zorgt de commissie voor beveiliging van de gegevens tegen verlies en onrechtmatige verwerking.

2. Voor de commissie alsmede de secretaris geldt de plicht tot geheimhouding van persoonsgegevens voor zover overdracht van informatie niet noodzakelijk is voor de uitoefening van de taak van de commissie. Wanneer de inhoud van bepaalde informatie uitsluitend ter kennisneming door de commissie dient te blijven wordt dit aan de commissie meegedeeld.

3. De commissie wijst personen die worden gehoord of geraadpleegd op de vertrouwelijkheid van hetgeen ter zitting aan de orde komt.

Artikel 9 Advies over de klacht

1. De commissie brengt binnen 8 weken na ontvangst van de klacht advies uit aan de werkgever over de gegrondheid van de klacht vergezeld van een rapport van bevindingen. Het rapport bevat een verslag van het horen. Een afschrift van het advies wordt aan klager en aangeklaagde toegezonden.

2. De commissie kan de werkgever verzoeken de in eerste lid genoemde termijn met 4 weken te verdagen.

3. Met schriftelijke instemming van de klager kan de commissie de werkgever op basis van artikel 9:11 lid 3 Algemene wet bestuursrecht verzoeken om verder uitstel.

4. In het advies kunnen aanbevelingen worden gedaan over door de werkgever te nemen maatregelen.

Artikel 10 Afdoening van de klacht

1. De werkgever handelt de klacht binnen 10 weken na ontvangst van het klaagschrift af.

2. De werkgever kan op verzoek van de commissie de afdoening voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan klager en aangeklaagde.

3. Onverminderd het bepaalde in artikel 9 lid 2 en 3, stelt de werkgever binnen 2 weken na ontvangst van het advies van de commissie bedoeld in artikel 9 lid 1, klager en aangeklaagde schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn besluit alsmede de conclusies die het daaraan verbindt.

4. De werkgever zendt een afschrift van het ter afdoening van de klacht genomen besluit naar de commissie.

Artikel 11 Klachten betreffende het functioneren van de commissie

1. Ingeval een klager of de werkgever een klacht heeft over enig handelen of nalaten van de commissie betreffende de uitvoering van haar taak, wordt deze klacht behandeld door tenminste 2 leden uit de commissie die niet aan het betreffende onderzoek hebben deelgenomen.

2. Voornoemde leden doen binnen 4 weken na ontvangst van de klacht, bedoeld in lid 1 uitspraak over de (on)gegrondheid daarvan.

Artikel 12 Jaarverslag

1. Jaarlijks wordt een verslag opgesteld door de commissie.

2. In dat verslag worden in geanonimiseerde zin en met in achtneming van de ter zake geldende wettelijke bepalingen vermeld:

a. het aantal klachten dat de commissie heeft ontvangen;

b. het aantal niet-ontvankelijk, (gedeeltelijk) gegrond en ongegrond geachte klachten;

c. de aard van de klachten;

d. statistische gegevens over klagers en aangeklaagden;

e. de doorlooptijd van de adviezen;

f. aanbevelingen en tendensen.

3. Het verslag wordt gepubliceerd op de website van de VNG.

Artikel 13 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2020.

Per genoemde datum vervalt de klachtenregeling ongewenst gedrag voor de decentrale overheid vastgesteld d.d. 7 mei 2013.