Artikel 1.1 Geheimhouding is de uitzondering
- 1.
In de informatievoorziening van college of burgemeester naar de raad en in de vergaderingen van raad en raadskamers is openbaarheid de regel en geheimhouding de uitzondering;
- 2.
Het opleggen van geheimhouding dient altijd te worden gemotiveerd en verantwoord, zoveel mogelijk in het openbaar.
Artikel 1.2 Wettelijke kaders
- 1.
De Wet Openbaarheid van Bestuur beschrijft in artikel 10 de gronden op basis waarvan geheimhouding kan worden opgelegd;
- 2.
De Algemene Wet Bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden;
- 3.
Het Wetboek van Strafrecht bepaalt in artikel 272 de strafbaarheid van het schenden van de geheimhoudingsplicht;
- 4.
De Gemeentewet bepaalt in de artikelen 23 en 24 de regels voor besloten raadsvergaderingen, in artikel 25 de regels voor het opleggen en opheffen van geheimhouding en in artikel 86 de regels voor besloten raadskamervergaderingen;
- 5.
In het reglement van orde voor de voor de Politieke Avond en in het Protocol Geheimhouding worden de regels voor besloten vergaderingen en geheimhouding nader uitgewerkt.
Paragraaf 2 Geheimhouding van documenten
Artikel 2.1 Geheim en vertrouwelijk
Het college en de burgemeester gebruiken voor alle documenten die zij aan de raad, aan raadskamers of aan leden van de raad overleggen en die niet openbaar mogen worden, de term 'geheim'. De term vertrouwelijk wordt niet gebruikt.
Artikel 2.2 Gronden voor geheimhouding
Het college en de burgemeester vermelden zowel de wettelijke grondslag als de inhoudelijke motivatie voor de geheimhouding op de documenten die zij als geheim aan de raad, aan de raadskamer of aan leden van de raad aanbiedt.
Artikel 2.3 Horizonbepaling
Het college en de burgemeester vermelden in alle gevallen onder welke voorwaarde of na welke datum de geheimhouding kan worden opgeheven. Bestaat er noch een voorwaarde waar onder - noch een datum waar na de geheimhouding kan worden opgeheven, dan wordt vermeld dat de geheimhouding 'voor onbepaalde tijd' dient te gelden.
Artikel 2.4 Hoofddocument openbaar
Het opleggen van geheimhouding op een compleet document vindt zeer terughoudend plaats. Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen.
Artikel 2.5 Herkenbaarheid geheime documenten
Iedere pagina van een geheim document wordt door het college voorzien van de aanduiding 'GEHEIM'.
Paragraaf 3 Bekrachtiging geheimhouding
Artikel 3.1 Bekrachtiging
De bekrachtiging van geheimhouding van documenten die door het college onder (voorlopige) geheimhouding worden overlegd aan de raad, wordt op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de raad geplaatst.
Artikel 3.2 Agendering
De agendering vindt plaats door middel van een door het dagelijks bestuur van de agendacommissie voor te bereiden (verzamel)besluit waarin tot bekrachtiging wordt overgegaan van alle in de voorliggende periode aan de raad overgelegde geheime documenten.
Paragraaf 4 Vergaderen in beslotenheid
Artikel 4.1 Openbare aankondiging en opening
- 1.
Vergaderingen, ook wanneer deze geheel of gedeeltelijk in beslotenheid plaatsvinden, worden openbaar aangekondigd en geopend, behoudens de vergadering waarin over de aanbeveling voor benoeming of herbenoeming van de burgemeester wordt besloten. Deze vergadering is van
- 2.
begin tot einde besloten.
- 3.
Op de agenda wordt in globale termen aangekondigd dat een geheim stuk of onderwerp wordt besproken, tenzij reeds met het gebruik van globale termen een deel van de geheime inhoud wordt geopenbaard. In dat geval wordt het onderwerp van de besloten vergadering niet bekend gemaakt.
Artikel 4.2 Sluiten van de deuren
- 1.
Op verzoek van ten minste een vijfde deel van de aanwezige raadsleden of fractievolgers of als de voorzitter dit nodig vindt, worden de deuren gesloten.
- 2.
Als de deuren sluiten, dan mogen raadsleden, fractievolgers, leden van het college, functioneel betrokken ambtenaren en griffiepersoneel aanwezig zijn, tenzij de vergadering anders beslist.
- 3.
Als de deuren worden gesloten draagt de griffie er zorg voor dat de uitzending van de vergadering wordt stopgezet en dat de vergadering niet langer elders in het stadhuis is te volgen.
Artikel 4.3 Vergaderen achter gesloten deuren
- 1.
Het eerste wat de voorzitter doet na het sluiten van de deuren is aan de raad of aan de raadskamer voorleggen of er daadwerkelijk in beslotenheid verder zal worden vergaderd
- 2.
Als de raad of raadskamer beslist in beslotenheid te vergaderen dan registreert de griffie alle aanwezigen.
- 3.
Indien voorzienbaar is dat een deel van een vergadering achter gesloten deuren zal plaatsvinden, dan wordt zo mogelijk eerst het openbare gedeelte van de vergadering afgerond.
Artikel 4.4 Opleggen van geheimhouding
- 1.
Geheimhouding wordt tijdens de vergadering door de raad of de raadskamer opgelegd. De voorzitter doet daartoe tijdens de vergadering een expliciet voorstel om geheimhouding op te leggen op hetgeen is besproken tijdens de vergadering.
- 2.
Het opleggen van geheimhouding op hetgeen achter gesloten deuren is verhandeld, gebeurt alleen als een van de gronden van artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur van toepassing is en ingeroepen is.
Artikel 4.5 Verslag
Van een vergadering met gesloten deuren wordt altijd een audioverslag opgemaakt. Dit verslag wordt niet openbaar gemaakt tenzij de raad of raadskamer anders beslist.
Artikel 4.6 Overleg in fracties
Overleg tussen fractiegenoten over verstrekte geheime informatie is mogelijk, ook als er leden van de fractie niet aanwezig zijn geweest bij de besloten vergadering. Alle raadsleden en fractievolgers kunnen kennisnemen van het audioverslag van een besloten vergadering.
Paragraaf 5 Beschikbaarheid en register
Artikel 5.1 Beschikbaarheid geheime documenten en verslagen besloten vergaderingen
- 1.
Geheime documenten worden ter inzage gelegd op de griffie;
- 2.
Geheime documenten waarvan de omvang zodanig groot is, dat van de leden van de raad niet verwacht kan worden dat zij deze uitsluitend op de griffie kunnen bestuderen, worden door middel van een koeriersdienst op de huisadressen van de raadsleden bezorgd.
- 3.
Audioverslagen van besloten vergaderingen worden bewaard- en zijn te raadplegen op de griffie.
Artikel 5.2 Register
- 1.
De griffie legt een register aan van alle documenten waar de raad geheimhouding heeft opgelegd/bekrachtigd.
- 2.
de griffie legt een register aan van alle vergaderingen of delen van vergaderingen die in beslotenheid zijn gehouden en waarbij op het verhandelde geheimhouding is opgelegd
- 3.
De registers bevatten de datums van de vergadering, de datum van bekrachtiging, de reden voor de geheimhouding en de horizonbepaling dan wel de datum waarop of voorwaarde waaronder de geheimhouding wordt opgeheven.
- 4.
De registers worden in het raadsinformatiesysteem geplaatst;
- 5.
De griffie bewaakt de horizonbepalingen en zorgt ervoor dat indien geheimhouding kan worden opgeheven hiertoe een voorstel aan de raad wordt gedaan.