Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Leiderdorp houdende regels omtrent de auditcommissie (Verordening auditcommissie gemeente Leiderdorp 2019)

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Leiderdorp
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Leiderdorp houdende regels omtrent de auditcommissie (Verordening auditcommissie gemeente Leiderdorp 2019)
Citeertitel	Verordening auditcommissie gemeente Leiderdorp 2019
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
27-11-2019			nieuwe regeling	07-10-2019 gmb-2019-286352	Z023D14B650

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Leiderdorp houdende regels omtrent de auditcommissie (Verordening auditcommissie gemeente Leiderdorp 2019)

De raad van de gemeente Leiderdorp;

gelezen het voorstel van , nr. Z/19/086936/167326;

gezien het advies van het Politiek Forum van 30 september 2019;

gelet op het bepaalde in artikel 82 en 84 van de Gemeentewet waarin is opgenomen dat de Raad

raadscommissies kan instellen;

gelet op artikel 4, lid 3 van de Controleverordening en daarmee overwegende dat de gemeenteraad van

Leiderdorp een verordening auditcommissie dient te hebben;

b e s l u i t:

1.
tot het instellen van een auditcommissie en daarmee de werkgroep financiën op te heffen.
2.
de Verordening Auditcommissie 2019 Leiderdorp vast te stellen.

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.
de accountant: de door de raad aangewezen accountant die belast is met de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;
b.
accountantsverklaring: de verklaring van de accountant over de getrouwheid, rechtmatigheid en wetmatigheid van de jaarrekening en over de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening;
c.
controleprotocol: het protocol waarin de raad de accountant nadere aanwijzingen geeft voor de controle;
d.
controleverordening: de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Leiderdorp, vastgesteld op 4 februari 2013;
e.
de adviseur: een van de door de raad benoemde functionarissen, genoemd in artikel 3, 2e lid van deze verordening;
f.
de ambtelijke secretaris: de griffier of één door de griffier aangewezen medewerker van de griffie, welke belast is met de ondersteuning van de auditcommissie, genoemd in artikel 3, 3e lid van deze verordening.

Artikel 2. Doel, taken en bevoegdheden

1.
Het doel van de auditcommissie is het versterken van de controlerende taak van de raad. Met een auditcommissie wordt de raad intensief en structureel geadviseerd in zijn kaderstellende taken (aan de voorkant van het proces) en controlerende taken (toezicht op interne beheersing, bedrijfsvoering, financiële verslaglegging en accountantscontrole).
2.
De auditcommissie (artikel 84 Gemeentewet) ondersteunt en adviseert de raad vanuit financieel-technisch perspectief en is apolitiek.
3.
De auditcommissie is belast met de advisering aan en overleg namens de raad over:
- a.
  voorbereiden, selecteren, adviseren over benoeming accountant; evalueren van het functioneren van de accountant;
- b.
  eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad over de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;
- c.
  het voeren van pre-audit gesprekken en adviseren van de gemeenteraad over de opdracht aan de accountant;
- d.
  de jaarlijkse voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol voor de accountantscontrole;
- e.
  het voeren van technisch overleg met de accountant over de jaarrekening en het rapport van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole;
- f.
  het adviseren van de raad over de wijze van behandeling van de rapportages van de accountant; het adviseren van de raad over het jaarverslag en de programmajaarrekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag. Op vaste momenten in het jaar adviseert de auditcommissie de raad over de stukken die betrekking hebben op de controle van de financiële organisatie:
  - o
    Het controleprotocol (najaar). Hierin worden de afspraken vastgelegd met de accountant over de controle van het boekjaar.
  - o
    De bestuursrapportages (september en november). Deze rapportages informeren de raad over belangrijke afwijkingen van de begrotingsafspraken;
  - o
    De jaarrekening (vast te stellen voor 15 juli van elk jaar), mede aan de hand van het accountantsrapport. De rekening geeft antwoord op de vraag of de begrotingsafspraken zijn nagekomen.
- g.
  gevraagd en ongevraagd adviseren over verbetering van de planning en control. Toezicht houden op de kwaliteit van de financiële rapportages;
- h.
  het adviseren van de raad over de uitvoering en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212 en 213 en 213a Gemeentewet;
- i.
  onderhoudt contact met de ingestelde Rekenkamercommissie en dient indien nodig als afstemmingsplatform over voorgenomen onderzoeken van Rekenkamercommissie;
- j.
  het bespreken van onderzoeken van de Rekenkamercommissie en het opstellen van een advies aan de raad over de afhandeling van het onderzoek;
- k.
  het voeren van afstemmingsoverleg over voorgenomen onderzoeken van de accountant en het college;
- l.
  het adviseren van de raad over de verantwoording van de bijdragen fractieondersteuning.
4.
De auditcommissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college en heeft dus geen besluitvormende bevoegdheden.
5.
De auditcommissie heeft geen directe opdracht gevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 3. Samenstelling en benoeming

1.
De raad benoemt de leden van de auditcommissie op voordracht van het presidium. Zowel raadsleden als burgerraadsleden kunnen lid zijn van de auditcommissie.
2.
De auditcommissie bestaat uit minimaal vijf leden en maximaal zoveel leden als er fracties zijn. Per fractie kan één lid benoemd worden in de auditcommissie.
3.
De raad wijst jaarlijks één van de leden van de auditcommissie aan als voorzitter voor de duur van één jaar. De voorzitter is altijd een raadslid. De auditcommissie wijst één of meer plaatsvervangende voorzitters aan.
4.
De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijds benoemingen.
5.
De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad.
6.
De auditcommissie heeft een aantal vaste adviseurs, te weten: de portefeuillehouder Financiën, de concerncontroller, de accountant en de gemeentesecretaris (dan wel een door de gemeentesecretaris aan te wijzen vervanger). De voorzitter van de Rekenkamercommissie kan als externe adviseur worden gevraagd aan de vergaderingen van de auditcommissie deel te nemen.
7.
De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de auditcommissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.
8.
De secretaris van de auditcommissie kan voor de inhoudelijke ondersteuning en bijstand met tussenkomst van de gemeentesecretaris een beroep doen op de ambtelijke organisatie.
9.
De auditcommissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de auditcommissie.
10.
Leden van de auditcommissie worden bij afwezigheid niet vervangen.

Artikel 4. Voorzitter

1.
De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de auditcommissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over auditcommissieaangelegenheden.
2.
De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de auditcommissie.

Artikel 5. Bevoegdheden auditcommissie

1.
De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen voorstellen uit te brengen voorzien van een advies over door de raad te nemen besluiten.
2.
In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de gemeentelijke Rekenkamercommissie en de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid, onder a.
3.
De auditcommissie kan advies inwinnen bij een extern deskundige.
4.
De auditcommissie is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 2 onder a.
5.
De auditcommissie is bevoegd om leden van het college, leden van de gemeentelijke Rekenkamercommissie, de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a., ambtenaren, belanghebbende en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen.
6.
Indien de auditcommissie ambtenaren uitnodigt informeert zij het college hierover.

Artikel 6. Vergaderingen en verslaglegging

1.
De auditcommissie kan een huishoudelijk reglement vaststellen. Dit wordt ter kennisname aangeboden aan de raad en het college. Bij strijdigheid van bepalingen tussen het huishoudelijk reglement en deze verordening, prevaleren de bepalingen van deze verordening.
2.
De auditcommissie vergadert tenminste twee maal per jaar, vergaderingen waarin de begroting en de jaarrekening worden behandeld om tot een advies aan de raad te komen. Voorts vergadert de auditcommissie zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de auditcommissie.
3.
De agenda en de bijbehorende stukken worden gepubliceerd via de gebruikelijke kanalen.
4.
De vaste adviseurs worden voor elke vergadering van de auditcommissie uitgenodigd.
5.
De auditcommissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.
6.
De vergaderingen van de auditcommissie zijn openbaar, tenzij de auditcommissie anders bepaalt.
7.
Indien een vergadering niet openbaar is beslist de auditcommissie over de openbaarmaking van het in een vergadering besprokene en van stukken die door de auditcommissie worden behandeld.
8.
Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de auditcommissie en ter beschikking gesteld van de raad, het college en de directie van de gemeente.
9.
Het vastgestelde verslag van niet openbare vergaderingen wordt vertrouwelijk ter kennis gebracht aan de raad en aan het college.

Artikel 7. Geheimhouding

1.
De auditcommissie kan omtrent de inhoud van de stukken en die aan haar worden voorgelegd – en over hetgeen besproken is in de commissievergadering - geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door allen die van de stukken en van het besprokene in de audit commissiekennis dragen, in acht genomen totdat de auditcommissie haar opheft.

Artikel 8. Informeren raad

1.
De auditcommissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.
2.
Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de auditcommissie een toelichting in de gemeenteraad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 9. Onvoorzien

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de auditcommissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 10. Citeertitel en inwerkingtreding

Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening auditcommissie gemeente Leiderdorp 2019”. De verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Vastgesteld in de openbare vergadering van

de raad van Leiderdorp op 7 oktober 2019,

de griffier,

de heer B.A.M. Rijsbergen

de voorzitter,

mevrouw L.M. Driessen-Jansen