| Organisatie | Oudewater |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | archiefverordening |
| Citeertitel | Archiefverordening Oudewater 2008 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | INGETROKKEN |
De bron van bekendmaking kan niet worden achterhaald. De datum van inwerkingtreding van de regeling kan niet worden achterhaald en is bij benadering ingevuld.
Besluit Beheer Documentaire Informatie 2008, B en W 200800746, 04-11-2008
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 08-10-2008 | 31-10-2012 | Ingetrokken | 25-10-2012 | D5-105 | |
| 08-10-2008 | nieuwe regeling | 02-10-2008 Onbekend | Raad 200800259 Decos 020 |
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a, de wet : de Archiefwet 1995;
b. archiefbescheiden : de in artikel l, sub c, van de wet bedoelde bescheiden;
c. gemeentelijke organen : de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet,
voor zover behorende tot de gemeente;
d. RHC : het Regionaal Historisch Centrum Rijnstreek en Lopikerwaard
e. de archiefbewaarplaatsen : de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van
de wet aangewezen archiefbewaarplaatsen;
f. de streekarchivaris : de streekarchivaris, hoofd van het RHC Rijnstreek en
g. de beheerder : degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de
nog niet formeel naar de archiefbewaarplaats overgebrachte
bescheiden van de gemeentelijke organen;
h. informatiesysteem : systeem van documentatie, procedures, apparatuur en
programmatuur, waarmee archiefbescheiden kunnen worden
Hoofdstuk III De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een
archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden, bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen, dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen, het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
Hoofdstuk IV Het beheer van de archiefbewaarplaats
Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de streekarchivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
De streekarchivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden op te nemen, afkomstig van particuliere instellingen of personen, indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de streekarchivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden, die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de streekarchivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens de in de legesverordening voor het regionaal historisch centrum vermelde tarieven en voorwaarden.
Hoofdstuk V Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De streekarchivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De streekarchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, lid 2, van de wet opgedragen toezicht zich, onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid, te doen vervangen door aan hem ondergeschikte medewerkers, die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artike122 van de wet.
De beheerder verstrekt aan de streek archivaris of aan degene, die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de documenten alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin documenten z~n opgenomen.
De archivaris en degenen, die hem in de uitvoering van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de documenten die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
De streekarchivaris doet van zijn bevinden bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij daartoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Het hoofd van de beheerseenheid doet aan de streekarchivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:
a) bouw, verbouw, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
b) verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
c) ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
d) voorbereiding, invoering en wijziging van een ordeningssysteem.
De gemeentesecretaris doet aan de streekarchivaris tijdig mededeling van het voornemen tot opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatieonderdeel of overdracht van één of meer taken aan een ander organisatieonderdeel, overheidsorgaan of rechtspersoon, voor zover dit consequenties heeft ten aanzien van het archief.
Volgens voorstel door de raad besloten in de openbare vergadering van 2 oktober 2008.
De griffier, A. van Aalst
De voorzitter, mevrouw M.C.A.A. Ruigrok-Verreijt
Besluit beheer documentaire informatie 1
Burgemeester en wethouders van de gemeente Oudewater;
gelet op artikel 8 van de Archiefverordening 2008;
Vast te stellen de navolgende voorschriften betreffende het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Besluit Beheer Documentaire Informatie 2008
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
a. de wet : de Archiefwet 1995;
b. het besluit : het Archiefbesluit 1995;
c. Archiefverordening 2008 : de in de artikelen 30, eerste lid, 31, 32 eerste en tweede lid van
de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de
gemeenteraad d.d. 2 oktober 2008;
d. documenten : de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
e. beheer van documenten : het treffen van maatregelen en het aanbrengen van
voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede,
geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
f. informatiebestand : documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening
gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan
g. informatievoorziening : het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening,
inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten;
h. de archivaris : de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde archivaris;
i. archiefbewaarplaats : de door de gemeenteraad overeenkomstig art. 31 van de wet
aangewezen archiefbewaarplaats;
j. beheerseenheid : het organisatieonderdeel dat is belast met de documentaire
(sector Middelen) informatieverzorging;
k. postregistratie-systeem : het bij de beheerseenheid in beheer zijnde centrale
I. organisatieonderdeel : een vaste of tijdelijke eenheid in de organisatie met een
(alle sectoren) samenhangend takenpakket, bevoegd- en verantwoordelijkheden.
Hoofdstuk II Verantwoordelijkheid
Het hoofd van de beheerseenheid is belast met de informatievoorziening alsmede met het beheer van documenten, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Het hoofd van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.
Hoofdstuk III Archiefvorming en -ordening
De hoofden van de organisatieonderdelen dragen er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De hoofden van de organisatieonderdelen doen bij een voorgenomen aanschaf of vervanging van een geautomatiseerd systeem waarin gegevens/informatie wordt verwerkt en/of opgeslagen hiervan melding bij het hoofd van de beheerseenheid. Zij overleggen hierbij de technische specificaties waaraan het aan te schaffen c.q. te vervangen systeem zal voldoen. Het hoofd van de beheerseenheid toetst deze specificaties aan de door de wet gestelde eisen t.a.v. digitale duurzaamheid en authenticiteit.
Van documenten, ongeacht hun vorm, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een identiek exemplaar bewaard als archiefexemplaar.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt, voor zover van toepassing, zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
De hoofden van de organisatieonderdelen dragen er zorg voor, dat van ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is en wanneer en aan wie een exemplaar is verzonden.
Ten aanzien van documenten, die in behandeling moeten worden genomen dan wel worden vetzonden, dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden. Deze verslaglegging geschiedt in het postregistratiesysteem binnen een werkdag nadat deze documenten bij de beheerseenheid zijn ontvangen, opgemaakt of verzonden. Documenten mogen in principe niet in behandeling worden genomen als bedoelde kenmerken nog niet zijn verwerkt in het postregistratiesysteem.
Het hoofd van de beheerseenheid kan besluiten om bepaalde onderwerpen niet in het postregistratiesysteem te laten opnemen.
De vorige leden hebben geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger of ten aanzien waarvan door het hoofd van de beheerseenheid met het betreffende organisatieonderdeel nadere afspraken zijn gemaakt.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen en bijhouden van een register met specificaties van de binnen de gemeente aanwezige, al dan niet geautomatiseerde, informatiesystemen.
Ordening en toegankelijkheid van documenten
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn/haar beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en bewaard.
De ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.
Het hoofd van de beheerseenheid ziet er op toe, dat van informatiebestanden een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.
Uit de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.
Hoofdstuk IV Beheer van documenten
De hoofden van de organisatie onderdelen dragen er zorg voor, dat de documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard en na ambtelijke behandeling worden overgedragen aan het hoofd van de beheerseenheid.
De bewaring van documenten vindt na ambtelijke afdoening daarvan centraal plaats bij de beheerseenheid.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder zijn/haar beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de archivaris gehoord.
Beveiliging en raadpleging van documenten
De hoofden van de organisatieonderdelen dragen zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.
Toevoeging of verwijdering van documenten aan c.q. uit een dossier (zowel papier als digitaal) is slechts toegestaan door de daartoe aangewezen medewerkers van de beheerseenheid.
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens een wet gegeven regels. Bij verwijdering dient altijd een melding richting het hoofd van de beheerseenheid te worden gedaan i.v.m. opstellen verklaring van vernietiging.
De hoofden van de organisatieonderdelen dragen zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.
Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.
De hoofden van de organisatieonderdelen dragen er zorg voor dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan het hoofd van de beheerseenheid meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding noodzakelijk is.
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het besluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het besluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.
Selectie en vernietiging van documenten
De archivaris kan voorstellen doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de wet.
Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg moge(ijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.
Ingeval van selectie voor vernietiging worden documenten voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.
Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 12 bedoelde inventaris.
Het hoofd van de beheerseenheid stelt, alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan, een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.
Overbrenging als bedoeld in artikel 12 van de wet, geschiedt als regel in periodeblokken van 10 jaar.
Dit besluit treedt in werking op de eerste dag van de maand, volgende op de datum van vaststelling van dit besluit.
Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Beheer Documentaire Informatie 2008
Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Oudewater d.d. 4 november 2008.