| Organisatie | Weert |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Weert houdende regels omtrent instructie voor de griffier en regels ter zake van de organisatie van de griffie (Instructie voor de griffier en regels ter zake van de organisatie van de griffie van de gemeente Weert 2019) |
| Citeertitel | Instructie voor de griffier en regels ter zake van de organisatie van de griffie van de gemeente Weert 2019 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Instructie voor de griffier en regels ter zake van de organisatie van de griffie van de gemeente Weert”, vastgesteld door de raad van de gemeente Weert bij besluit van 11 december 2003.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 28-11-2019 | nieuwe regeling | 13-11-2019 | DJ-808839 |
De raad van de gemeente Weert;
gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie griffie gemeente Weert d.d. 3 oktober 2019;
gelet op de artikelen 107a, tweede lid, en 107e, eerste lid, van de Gemeentewet;
gezien het advies van de commissie Middelen & Bestuur d.d. 24 oktober 2019;
de “Instructie voor de griffier en regels ter zake van de organisatie van de griffie van de gemeente Weert 2019”.
Artikel 1. Algemene ondersteuning
De griffier verzorgt de faciliteiten voor de raads- en commissieleden, waaronder de vergoedingen, de overige voorzieningen vanuit de rechtspositionele regelingen voor de raads- en commissieleden, het beschikbaar stellen van computerapparatuur, het verstrekken van fractiebudget, scholingsactiviteiten en werkbezoeken.
Artikel 6. Budgethouderschap griffier
De griffier beheert de budgetten van de raad, de rekenkamer Weert en de griffie en levert de benodigde informatie over deze budgetten aan voor de gemeentelijke begroting, jaarrekening en tussentijdse rapportages, die aan de raad worden uitgebracht.
Artikel 7. De griffier en de accountant
De griffier fungeert als contactpersoon en aanspreekpunt in de afstemming tussen de gemeentelijke accountant en de raad.
Artikel 8. Het driehoeksoverleg
De griffier, de secretaris en de raadsvoorzitter voeren periodiek afstemmingsoverleg.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Weert d.d. 13 november 2019,
De griffier,
M.H.R.M. Wolfs-Corten
De voorzitter,
A.A.M.M. Heijmans
Artikel 1. Algemene ondersteuning
De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden. De gemeenteraad kent diverse gremia, die eveneens door de griffier en de griffiemedewerkers worden ondersteund. Het gaat daarbij in deze raadsperiode om de raadscommissies, de informatiebijeenkomsten voor de raad, het sprekersplein, de agendacommissie, het FVO, de auditcommissie , de werkgeverscommissie en de vertrouwenscommissie.
De ondersteuning bestaat uit het gevraagd en ongevraagd verstrekken van inhoudelijke adviezen en het procesmatig coördineren van de gehele vergadercyclus van de raad en de overige raadsgremia. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen van de raad en de individuele raadsleden en vormt samen met de secretaris de spil in het contact tussen raad en college.
Artikel 2. Vergaderingen algemeen en artikel 3. Vergaderingen raad en raadscommissies
Op grond van artikel 107a lid 1 van de Gemeentewet staat de griffier de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde.
De agenda’s van de raad en de raadscommissies worden vastgesteld door resp. de raad en de raadscommissies en worden voorbereid door de agendacommissie. Deze commissie wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het adviseren over de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen. De ambtelijke voorbereiding van de agendacommissie geschiedt door de griffier en de griffiemedewerkers.
De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij bijgestaan door de secretaris. Ingevolge artikel 107b is de griffier in de vergadering van de raad aanwezig. De griffier ondersteunt tijdens de raadsvergaderingen de raadsvoorzitter en de raadsleden en verzorgt na de vergadering de besluitenlijst.
Artikelen 4. Ondersteuning fractievoorzittersoverleg (FVO)
Het FVO bestaat uit de fractievoorzitters en de raadsvoorzitter. In het FVO kunnen naast procedurele aangelegenheden ook belangrijke inhoudelijke zaken de raad betreffende aan de orde komen. Ook dit instituut wordt door de griffier ondersteund.
Artikel 5. Ondersteuning rekenkamer Weert
Op grond van artikel 81j, derde lid, van de Gemeentewet verrichten de ambtenaren, die werkzaamheden verrichten voor de rekenkamer, niet tevens werkzaamheden voor een ander orgaan van de gemeente. Dit zou betekenen dat de rekenkamer voor alle voorkomende werkzaamheden extern personeel zou moeten inhuren. In Weert is er om praktische redenen voor gekozen dat een medewerker van de griffie de secretariële, administratieve en procesmatige ondersteuning van de rekenkamer verzorgt. Inhoudelijke werkzaamheden en advisering vallen hier dus nadrukkelijk niet onder. Het uitvoeren van rekenkameronderzoeken geschiedt door de leden van de rekenkamer zelf of wordt door de rekenkamer uitbesteed aan externe bureaus.
Artikel 6. Budgethouderschap griffier
Afgezien van de verantwoording over en eventuele bijstelling van de budgetten in de gemeentelijke begroting, jaarrekening en tussenrapportages legt de griffier over de besteding van deze budgetten verantwoording aan de raad af door middel van het jaarverslag van de griffie.
Artikel 7. De griffier en de accountant
De accountant die de gemeentelijke jaarstukken controleert wordt door de raad benoemd. De accountant adviseert de raad over de jaarstukken. Er is in Weert een auditcommissie die het aanspreekpunt namens de raad is voor en periodiek overleg voert met de accountant. De griffier is het ambtelijke aanspreekpunt voor de accountant waar het zijn werkzaamheden voor de raad betreft en de tussenschakel tussen accountant en auditcommissie.
Artikel 8. Het driehoeksoverleg
Doel van dit overleg is de werkzaamheden van raad en college goed op elkaar af te stemmen en weg te zetten in de ambtelijke organisatie. Ook worden eventuele knelpunten besproken.
Bij externe overlegstructuren gaat het om overlegsituaties waarbij rol en positie van de raad in zijn algemeenheid aan de orde komen. Te denken is hierbij aan bijeenkomsten over de rol van de raad in het kader van burgerparticipatie, in relatie tot de gemeentelijke accountant of bij gemeentelijke samenwerkingsverbanden. Het gaat hierbij nadrukkelijk niet om overleg over inhoudelijke dossiers die tezijnertijd in de raad aan de orde komen of vertegenwoordiging van de raad in rechtsgedingen of beroepsprocedures. Deze taak is bij het college neergelegd en wordt veelal ambtelijk uitgevoerd door de reguliere ambtelijke organisatie.
De inwoners, instellingen en organisatie in de gemeente weten de griffie steeds beter te vinden als ambtelijk informatieportaal voor alles wat met de raad en zijn leden te maken heeft. De griffie zoekt namens de raad ook vaker de inwoners op, bijvoorbeeld in het kader van de organisatie van het sprekersplein of werkbezoeken.
Artikel 10. Organisatie griffie
De griffier heeft een hiërarchische verhouding ten opzichte van de griffiemedewerkers. De griffier verdeelt de taken en werkzaamheden binnen de griffie over de medewerkers, maar blijft eindverantwoordelijk. Over de wijze van uitvoering van de werkzaamheden vindt periodiek werkoverleg van de griffie plaats. De griffier verzorgt ook de algemene managementtaken ten opzichte van het griffiepersoneel, zoals het houden van de resultaat- en beoordelingsgesprekken en het toepassen van de rechtspositie.
Tijdens vergaderingen en bijeenkomsten van de raad, de raadscommissies en de overige raadsgremia gedraagt ook het bodepersoneel zich naar de aanwijzingen van de griffier.
Artikel 11. Verhindering en vervanging griffier
In de gemeente Weert is een beleidsadviseur raadsgriffie benoemd, die tevens plaatsvervangend griffier is. Indien de griffier verhinderd is zijn ambt te vervullen, is de plaatsvervangend griffier bevoegd als griffier op te treden, dat wil zeggen alle aan de griffier opgedragen taken en bevoegdheden uit te voeren/uit te oefenen. De plaatsvervanger wordt aangestuurd door de werkgeverscommissie.
Artikel 12. Aansturing en verantwoording griffier
Dit artikel ziet op de formele positie van de griffier. De gemeente is de werkgever van de ambtenaren die werkzaam zijn bij deze rechtspersoon. Raad en college vullen dit werkgeverschap in. De raad is daarbij het bevoegd gezag van de griffie en het college voor zijn ambtelijke organisatie. De griffier wordt op grond van artikel 107 van de Gemeentewet benoemd, geschorst en ontslagen door de gemeenteraad. De raad heeft voor de feitelijke invulling van het werkgeverschap een bestuurscommissie op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingesteld waaraan hij het nemen van personele besluiten en de aansturing van de griffie delegeert.
De werkgeverscommissie bereidt ook de voorstellen aan de raad voor die voortvloeien uit het werkgeverschap. Daarnaast bespreekt de commissie de voortgang van de werkzaamheden van de griffie met de griffier en voert zij functionerings- en beoordelingsgesprekken met de griffier. De werkgeverscommissie heeft een aantal personele bevoegdheden aangaande de griffiemedewerkers aan de griffier gemandateerd.
Artikel 13. Onvoorziene omstandigheden en artikel 14. Slotbepalingen