| Organisatie | Oisterwijk |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Privacyreglement basisregistratie personen gemeente Oisterwijk 2019 |
| Citeertitel | Privacyreglement basisregistratie personen gemeente Oisterwijk 2019 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 26-11-2019 | nieuwe regeling | 29-10-2019 |
Het College van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk,
gelet op de Wet bescherming persoonsgegevens, Wet Basisregistratie persoonsgegevens, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen,
1. Vast te stellen het Privacyreglement Basisregistratie Personen de gemeente Oisterwijk, 2019.
2. In te trekken het Privacyreglement Basisregistratie Personen gemeente Oisterwijk 2014.
Artikel 1 Begripsbepalingen Dit reglement verstaat onder:
De wet: de Wet Basisregistratie persoonsgegevens
Het besluit: het Besluit Basisregistratie persoonsgegevens
De verordening: de Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen vastgesteld door de Gemeenteraad d.d. 24 oktober 2019.
Basisregistratie: de basisregistratie personen zoals bedoeld in artikel 1.2 van de wet.
GBA-V: de verstrekkingsvoorziening zoals bedoeld in artikel 66a van het besluit.
Autorisatiebesluit: een besluit zoals bedoeld in artikel 3.2 van de wet, betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA-V.
Ingeschrevene: diegene ten aanzien van wie een persoonslijst in de basisregistratie is opgenomen.
Ingezetene: de ingeschrevene die zijn adres heeft in de gemeente Oisterwijk en op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen.
Authentiek gegeven: een in de BRP opgenomen gegeven dat op grond van artikel 1.6 van de wet als authentiek wordt aangemerkt.
Aangehaakt gegeven: een in de BRP over de ingeschrevenen opgenomen gegeven dat niet behoort tot de verplichte gegevensset van de BRP, maar dat de gemeente per persoon bijhoudt voor eigen gebruik.
Bijhoudingsgemeente: de gemeente waarvan het college van burgemeester en wethouders op grond van artikel 1.4 van de wet verantwoordelijk is voor de bijhouding van de persoonslijst.
Beheerder: de functionaris die namens de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de BRP.
Bestuursorgaan: een orgaan van een rechtspersoon dat krachtens publiekrecht is ingesteld, of een ander persoon of college met enig openbaar gezag bekleed.
Binnengemeentelijke bestuursorgaan: een bestuursorgaan van de gemeente.
Derde: elke andere persoon of instelling dan een bestuursorgaan, een ingeschrevene of een geregistreerde.
Terugmelding: de verplichte melding van bestuursorganen aan de beheerder van de BRP bij gerede twijfel aan de juistheid van de in de BRP opgenomen authentieke gegevens.
Gebruikersprofiel: een afgeschermd gedeelte van de BRP applicatie, gebaseerd op de specifieke taak/functie van de betreffende medewerker.
Autorisatieprofiel: specifieke toekenning van een bepaalde set BRP-gegevens aan gebruikers, noodzakelijk voor het uitvoeren van een publiekrechtelijke taak, of een door het gemeentebestuur opgedragen taak, met een publiekrechtelijk karakter.
Artikel 2 Beheer van de basisregistratie personen
1. De beheerder van de BRP is de leidinggevende van de afdeling Dienstverlening of diens vervanger.
2. De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:
a. (Te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties.
b. (Rechtstreekse) toegang tot de basisregistratie door middel van andere geautomatiseerde toepassingen.
c. Verstrekkingen aan binnengemeentelijke bestuursorganen, of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de BRP.
Artikel 3 Verplicht gebruik authentieke gegevens en terugmeldplicht
1. Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden ten minste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke bestuursorgaan die deze gegevens uit de BRP nodig hebben voor de vervulling van hun taken; zodanig dat deze bestuursorgaan aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 1.7 en 2.34 van de wet kunnen voldoen.
2. Een bestuursorgaan die gerede twijfel heeft over de juistheid van een (authentiek) gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisregistratie is verplicht hiervan mededeling te doen aan de beheerder.
Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en de GBA-V
1. Rechtstreekse toegang tot de BRP hebben:
a. De beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van het team Burgerzaken.
b. De in Bijlage 1 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke bestuursorgaan, voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 3.5 en 3.8 van de wet.
2. De in Bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke bestuursorganen hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens in de BRP. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.
3. Voor zover daartoe geautoriseerd krachtens het autorisatiebesluit, hebben de in Bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke bestuursorganen rechtstreeks toegang tot de in die bijlage 2 vermelde gegevens in de GBA-V. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.
4. De in Bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke bestuursorganen hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.
Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke bestuursorganen
Met inachtneming van de artikelen 3.8 en 3.9 van de wet worden aan de in Bijlage 3 vermelde binnengemeentelijke bestuursorgaan de aldaar aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens aldaar aangegeven doeleinden. In Bijlage 5 zijn hiervoor instructies opgenomen.
Artikel 6 Verbanden met andere registraties
1. Op grond van artikel 3.8 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden vanuit de basisregistratie gegevens verstrekt aan de in Bijlage 4 genoemde beheerders van andere registraties.
2. De betreffende gegevenssets en de voorwaarden waaronder deze worden verstrekt, kunnen in een convenant worden vastgelegd.
Artikel 7 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Aan bestuursorganen niet zijnde een orgaan van de gemeente, aan derden zoals bedoeld in artikel 3.9 van de wet, en aan andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden—ter beoordeling van de beheerder—inlichtingen verstrekt. In Bijlage 5 zijn hiervoor instructies opgenomen.
Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt
Met inachtneming van artikel 3.9 van de wet, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 3.3 en 3.6 van de wet, hebben gemeenten de bevoegdheid om op basis van de Wet BRP bij of krachtens verordening te bepalen of en in welke mate gegevens worden verstrekt aan derden vanwege een voor de gemeente aanwezig geacht maatschappelijk belang, uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden, en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad (zie bijlage 6).
Het verstrekken van gegevens aan commerciële bedrijven behoort niet tot het doel van de BRP en staat in beginsel op gespannen voet met de primaire doelstelling van de basisadministraties. Om die reden wordt gegevensverstrekking aan commerciële instellingen en bedrijven volledig uitgesloten. Commerciële instellingen zoals incassobureaus en postorderbedrijven hebben dus geen recht op gegevensverstrekking.
Ook de categorie van gegevens die mogen worden verstrekt is afgebakend.
Ingevolge de wet BRP heeft de burger het recht geheimhouding tot verstrekking van zijn gegevens te vragen. In dat geval wordt de gevraagde informatie niet verstrekt.
Gegevensverstrekking is alleen mogelijk aan rechtspersonen zonder winstoogmerk voor zover de verstrekking noodzakelijk is in het belang van betrokkenen of van de rechten en vrijheden van anderen. Daarbij wordt nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte, een gemeentelijk belang, of de verstrekking in de juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en of dit doel op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt.
Een voorbeeld van gegevensverstrekkingen aan rechtspersonen is de verstrekking van gegevens aan woningcorporaties in het kader van de samenwerking op het gebied van de fraudebestrijding en eerlijke verdeling van de woonruimte.
Aan particulieren mogen gegevens worden verstrekt ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang zoals in verband met een reünie of opsporing van een familielid. Verplicht is gesteld dat de gemeente eerst uitdrukkelijk toestemming verkrijgt van de ingeschrevene van wie de gegevens worden verstrekt. De schriftelijke toestemmingen moeten een jaar lang worden bewaard.
1. Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de BRP of de GBA-V, doet hiervan mededeling aan de beheerder.
2. De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan.
3. De beheerder regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer wordt gedaan naar aanleiding van een melding; met inachtneming van het bepaalde in artikel 2.34 van de wet en de artikelen 27 en 28 van het besluit.
‘Protocollering’ is het recht van ingeschrevenen om te weten welke gegevens van hen zijn verstrekt aan overheidsorganen en derden. Het gaat om gegevensverstrekkingen die tot twintig jaren voorafgaand aan het verzoek hebben plaatsgevonden.
De beheerder houdt een protocol bij van het verstrekken van gegevens.
Artikel 11 Recht op inzage en kennisneming van verstrekking
1. Verzoeken om inzage en verzoeken om mededeling van verstrekkingen aan derden ten aanzien van gegevens van geregistreerde en aangehaakte gegevens, worden ingediend bij de beheerder.
2. De beheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken.
3. De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.
1. Verzoeken om verbetering, aanvulling of verwijdering van gegevens van geregistreerde en aangehaakte gegevens, worden schriftelijk ingediend bij de beheerder.
2. De beheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken.
3. De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.
Artikel 13 Verwijdering van gegevens
Gegevens van geregistreerde en aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de BRP verwijderd, na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen drie maanden na dit besluit.
De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde beveiligingsplan, en conform het vastgestelde beveiligingsbeleid van de gemeente Oisterwijk.
Vernietiging van gegevens van geregistreerde en aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de bewaartermijnen van de Archiefwet 1995.
1. Dit reglement wordt aangehaald als ‘Privacyreglement Basisregistratie Personen de gemeente Oisterwijk’.
2. Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuis en treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.
3. Het privacyreglement BRP van de gemeente Oisterwijk van 6 januari 2014 wordt ingetrokken.
Oisterwijk,
Het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Oisterwijk,
de heer drs. J.F.M. Janssen, burgemeester
mevrouw A.M.M. Depmann, gemeentesecretaris
BIJLAGE 1 - Lijst van binnengemeentelijke bestuursorganen met een raadpleegmogelijkheid in de basisregistratie en de GBA-V
De medewerkers van de volgende organisatieonderdelen van de gemeente Oisterwijk hebben rechtstreekse toegang tot de basisregistratie en tot de GBA-V, voor zover daartoe geautoriseerd op grond van het Autorisatiebesluit. Voor het verstrekken van binnengemeentelijke gegevens (met uitzondering van burgerzaken) wordt de criteria van de buitengemeentelijke gegevensset conform het Autorisatiebesluit gehanteerd.
BIJLAGE 2 - Lijst van gegevens die kunnen worden geraadpleegd door binnengemeentelijke bestuursorganen in de basisregistratie en de GBA-V
De verantwoordelijke kan, indien noodzakelijk, nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Alle binnengemeentelijke bestuursorganen beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.
Voor deze gegevens wordt verwezen naar het autorisatiebesluit voor de systematische verstrekking van gegevens uit de basisregistratie personen, afgegeven door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (Rijksdienst voor Identiteitsgegevens).
BIJLAGE 3 - Lijst van binnengemeentelijke bestuursorganen waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de BRP
BIJLAGE 4 - Lijst van informatiesystemen waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, systematisch gegevens worden verstrekt uit de BRP
BIJLAGE 5 - Gegevensverstrekking binnen de eigen organisatie
De Wet BRP laat de regeling van de gegevensverstrekking uit de BRP over aan het College van B&W. Het beleidskader voor de verstrekking is vastgelegd in een verordening. In de gemeente Oisterwijk heeft Gemeenteraad in 10.8.1 Verordening gegevensverstrekking BRP het vigerende beleid vastgelegd en College van B&W heeft dit beleid concreet geregeld in 10.8.1.1 Privacyreglement BRP.
Hierin is bepaald voor welk doel, over welke personen en over welke gegevens de diverse organisatieonderdelen moeten beschikken.
Het College van B&W wordt in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gezien als de verantwoordelijke. Op de verantwoordelijke rust de verantwoordelijkheid om de privacy van de burgerij te beschermen door adequate beveiligingsmaatregelen te nemen.
Er zijn in de BRP drie typen gegevensverstrekking:
• Raadpleging van de BRP door middel van ad-hoc-vraagstelling op persoon of op adres
In bijlage 1 van het Privacyreglement BRP staan de organisatie onderdelen van de gemeente Oisterwijk beschreven die ad hoc vragen mogen stellen. De inhoud van de taak is bepalend voor de wijze van het stellen van vragen (ad hoc adres of ad hoc persoon), de categorie van personen (inwoners / niet-inwoners), en de bijbehorende set van persoonsgegevens. Vrijwel alle onderdelen van de organisatie zullen persoonsgegevens gebruiken tenzij het doel van de BRP zich niet verenigd met de taak waarvoor het organisatieonderdeel zich geplaatst ziet. Een voorbeeld hiervan is dat persoonsgegevens uit de BRP niet mogen worden gebruikt voor de eigen personeelsadministratie.
Vanuit de applicatie Key2Burgerzaken van leverancier Centric worden berichten aangemaakt voor diverse applicaties. Het gaat hier om berichten over geboorte, huwelijk, overlijden, verhuizingen, vertrekken, vestigingen in Nederland. In Bijlage 3 van het Privacyreglement BRP is het organisatieonderdeel bepaald dat recht heeft op deze verstrekkingen. Mutaties worden doorgaans digitaal aangeleverd en verwerkt.
Dit betreft verstrekkingen over inwoners die aan specifieke selectiecriteria voldoen. Bij elke selectie wordt vooraf getoetst of de organisatie recht heeft op deze verstrekking, gelet op de uit te voeren taak waarvoor deze gegevens worden gevraagd. De beslissing over het al dan niet verstrekken wordt op ambtelijk niveau genomen door de procesverantwoordelijke, voor zover bepaald in het Privacyreglement BRP. Over niet voorziene selectieverzoeken beslist het College van B&W als verantwoordelijke.
Aanlevering van deze gegevens is in principe mogelijk via het netwerk, cd-rom, USB-stick en/of op papier.
Telefonisch / mondeling / mail
In geval een medewerker telefonisch of in persoon gegevens opvraagt, moet zowel de identiteit als de bevoegdheid van de aanvrager worden vastgesteld. Hiertoe kan gebruik worden gemaakt van de ‘wie is wie’ op intranet. Bij twijfel aan de identiteit van de aanvrager wordt—via het (mobiele) nummer vermeld in de ‘wie is wie’-pagina’s op intranet—zelf telefonisch rechtstreeks contact opgenomen met de aanvragende collega.
Uiteraard worden uitsluitend die gegevens verstrekt die nodig zijn voor de uitvoering van zijn of haar taak.
Ook binnen de organisatie geldt een terugmeldplicht. Dit houdt in dat organen van de gemeente die persoonsgegevens gebruiken, bij gerede twijfel over de juistheid van het verstrekte gegeven het team Burgerzaken daarvan in kennis moeten stellen.
Periodieke controle en rapportage
Periodiek (minimaal éénmaal per jaar) worden bovengenoemde verstrekkingen op bijzonderheden gecontroleerd. De applicatiebeheerder Key2Burgerzaken voert deze controle uit en rapporteert hierover aan de leidinggevende van de afdeling Dienstverlening.
BIJLAGE 6 – Verstrekkingentabel BRP
In deze bijlage is een overzicht opgenomen vanwege het aanwezig geachte maatschappelijk belang voor de gemeente, die voor verstrekkingen in aanmerking komen.
Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van en met inachtneming van artikel 3.21 WBrp verzocht heeft om geheimhouding.
Om in aanmerking te komen voor gegevensverstrekking uit de BRP, dienen deze derden te voldoen aan de criteria:
• de verzoeker is geen (rechts)persoon met winstoogmerk;
• het verzoek betreft geen commercieel doel;
• de verzoeker kan niet op minder ingrijpende wijze zijn doel of doelgroep bereiken;
• het doel betreft een maatschappelijk of gemeentelijk belang of het doel ligt in het verlengde van het
Deze derden krijgen gegevens verstrekt op basis van maximaal de algemene en verwijsgegevens, deze gegevens worden verder telefoonboekgegevens uit de BRP genoemd en betreffen:
algemene en verwijsgegevens over de naam, geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerder geregistreerde echtgenoot, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum, en de datum van overlijden.
Bij iedere aanvraag zal een procesbeschrijving worden doorlopen. Zowel de beleidsmedewerker/beleidsadviseur, functionaris gegevensbescherming en senior medewerker publiekszaken hebben een rol in dit proces. (zie procesbeschrijving)
Zie 6.2.1.3. Verstrekkingentabel BRP.docx
Documentversie: 16 augustus 2019
Documentnaam: 10.8.1.1 Privacyreglement basisregistratie personen.docx