| Organisatie | Deurne |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Deurne houdende regels omtrent het archief (Archiefverordening Deurne 2019) |
| Citeertitel | Archiefverordening Deurne 2019 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Archiefverordening gemeente Deurne 2007.
artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 27-11-2019 | nieuwe regeling | 12-11-2019 |
Hoofdstuk II - De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanwijzen van de beheereenheden en hun beheerders.
Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm.
Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Deurne op 12 november 2019,
De griffier,
(R. Rutten)
De voorzitter,
(H.J. Mak)
De verordening beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. De regeling voor de zorg en het beheer van de regionale archiefbewaarplaats(en) en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente wordt beschreven in de archiefverordening van de krachtens gemeenschappelijke regeling ingestelde Metropoolregio Eindhoven, aan wie deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn, is geregeld in artikel 13 van het Archiefbesluit 1995 en de mede daaruit voortvloeiende Archiefregeling van 15 december 2009.
Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de zorg en het beheer van zijn eigen archiefbescheiden, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats(en) bij het openbaar lichaam Metropoolregio Eindhoven, welke is ingesteld krachtens de gemeenschappelijke regeling. De zorg voor en het beheer van de archiefbescheiden welke zijn overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats(en) bij de Metropoolregio Eindhoven, zijn krachtens de gemeenschappelijke regeling overgedragen (artikel 5, lid 3, onder l van de gemeenschappelijke regeling). Eveneens overgedragen is het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover die archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats (artikel 5 lid 3 onder m van de gemeenschappelijke regeling). Ook zo is de verordeningsbevoegdheid met betrekking tot dit toezicht (artikel 32 lid 2 Archiefwet 1995) overgedragen aan het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven (artikel 5 lid 3 onder d van de gemeenschappelijke regeling). Deze onderhavige gemeentelijke verordening beperkt zich daarom tot de voornoemde zorg voor de archiefbescheiden, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats(en).
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend.
De Archiefregeling bepaalt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefruimten moeten voldoen. Een archiefruimte is de ruimte die is bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats. De wettelijke omschrijving is zodanig dat een ruimte in geval van feitelijke ingebruikneming wordt aangemerkt als archiefruimte.
Bewust ontbreekt in de archiefverordening een overeenkomstige bepaling ten aanzien van de archiefbewaarplaats. De regionale archiefbewaarplaats wordt overeenkomstig artikel 5 lid 3 onder jo. artikel 12 van de gemeenschappelijke regeling door het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven aangewezen en heeft daarmee te gelden als de gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van artikel 31 van de wet. Het is daarmee dan ook aan het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven om zorg te dragen voor de aanwijzing, inrichting en instandhouding van een archiefbewaarplaats als bedoelt in artikel 31 van de wet.
De aanwijzing van de beheereenheden en beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 vast te stellen nadere regels: het Besluit informatiebeheer.
Voor de goede orde, het begrip ‘archiefbescheiden’ kan ten onrechte de suggestie wekken dat het slechts om papieren documenten zou gaan. Dit is echter niet het geval, zoals ook blijkt uit een nauwkeurige lezing van het begrip. Onder archiefbescheiden wordt verstaan:
Het gaat dus niet alleen om papieren, maar ook digitale archiefbescheiden waaronder databases, websites, agenda’s en berichten via sociale media. Om misverstanden te voorkomen wordt in de praktijk ook vaak de meer neutrale term ‘informatie’ gehanteerd als er over ‘archiefbescheiden’ wordt gesproken of geschreven.
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de door haar opgemaakte stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de ontvangen aan de Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
De bedoelde nadere regels zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
Jaarlijks verneemt de gemeenteraad wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. De verplichte verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, waarbij een zwaarder accent wordt gelegd op de horizontale verantwoording.