CVDR629413_1Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Opsterland houdende regels omtrent instructie voor de griffier opsterland 2019nlregelingOpsterland2019-11-22Opsterlandgmb-2019-281970Instructie voor de griffier Opsterland 2019artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewetgemeenteraadbestuur en recht2019-11-11De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2019-11-22nieuwe regeling.Onbekend.Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datumvan inwerkingtreding.Deze regeling vervangt de Instructie voor de griffier 2015.Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Opsterland houdende regels omtrent instructie voor de griffier opsterland 2019De raad der gemeente Opsterland;gelet op artikel 107a, lid 2 van de Gemeentewet;gelet het voorstel van het presidium van 24 september 2019;BESLUIT vast te stellen de volgende INSTRUCTIE VOOR DE GRIFFIER OPSTERLAND 2019Artikel1Algemene bepalingen1.Deze instructie verstaan onder:de raadde gemeenteraadHet presidiumhet door de raad ingestelde presidium o.g.v. artikel 82 van de Gemeentewet De agendacommissiede raad ingestelde agendacommissie (artikel 4 Reglement voor de gemeenteraad van Opsterland)het collegehet college van burgemeester en wethoudersde burgemeesterde voorzitter van de raad en het collegede griffierde griffier van de raadde gemeentesecretarishet hoofd van de het college ten dienste staande bestuursdienstde bestuursdienstde ambtelijke organisatie van het collegehet driehoeksoverleghet overleg tussen burgemeester, griffier en gemeente-secretaris ambtelijke bijstandeen algemene term voor het verstrekken, respectievelijk verlenen van informatie, advies of ondersteuning door ambtenaren aan de raad of leden van de raad, nader toegelicht in het Reglement voor de ambtelijke bijstandreglement van ordehet door de raad vastgestelde Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Opsterland 20172.Ter wille van de leesbaarheid van deze instructie is de mannelijke persoonvorm gebruikt. Hiermee wordt tevens de vrouwelijke vorm bedoeld.Artikel2Algemene taken van de griffier1.De griffier staat de raad, de door de raad ingestelde commissies, raadswerkgroepen, het presidium en de agendacommissie bij de uitoefening van hun taak terzijde.2.De griffier is in elke vergadering van de raad, de commissies, raadswerkgroepen, het presidium en de agendacommissie aanwezig.3.De griffier adviseert en ondersteunt de raad, de commissies, raadswerkgroepen, het presidium en de agendacommissie over gemeenterechtelijke en andere wettelijke regelingen m.b.t. procedurele zaken.4.De griffier draagt zorg voor een goede procesgang van te bespreken agendapunten.5.De griffier draagt zorg voor het opmaken van planningen en afsprakenlijsten en bewaakt de nakoming daarvan.6.De griffier draagt zorg voor het opmaken van de jaarlijkse vergaderschema’s van de raad, het presidium, raadswerkgroepen, agendacommissie en de fracties.7.De griffier staat de voorzitters van de raad, de commissies, het presidium, raadswerkgroepen en de agendacommissie ter zijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en handhaving van de orde van de vergaderingen. 8.De griffier adviseert, organiseert en ondersteunt de raad bij zijn representatieve en controlerende taken.9.De griffier draagt zorg voor de uitvoering van rechtspositionele zaken de raad betreffende.Artikel3De taken m.b.t. de raadvergadering e.a.1.De griffier draagt zorg voor de verzending van de oproep, de voorlopige agenda en alle daarbij behorende stukken.2.De griffier draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van de raadsvergaderingen.3.De griffier draagt zorg voor de verslaglegging (digitaal) van de vergaderingen van de raad, zulks met inachtneming van de richtlijnen van de raad terzake.4.De griffier draagt zorg voor het opstellen en vaststellen van de besluitenlijsten van de raadsvergaderingen.5.De griffier ondersteunt de raad en de leden van de raad bij het gebruik maken van de hen toekomende rechten. Deze ondersteuning wordt verleend in de vorm van informatie en redactionele vormgeving van initiatiefvoorstellen, ontwerpbesluiten, (sub) amendementen, moties, interpellaties, schriftelijke vragen en het vragen van inlichtingen.6.De griffier draagt zorg voor de procedure van behandeling van aan de raad of aan leden van de raad gerichte stukken, zulks met inachtneming van de richtlijnen van de raad terzake.7.De griffier draagt zorg voor het uitvoeren van uitgaande correspondentie van de raad.8.De griffier draagt zorg voor de uitvoering van referenda over raadsbesluiten.9.De griffier draagt zorg voor de voorlichting over onderwerpen en zaken die de raad van belang acht. Artikel4De taken m.b.t. de vergaderingen van het presidium en de agendacommissie 1.De griffier draagt zorg voor de voorbereiding en uitvoering van de vergaderingen van het presidium en de agendacommissie. 2.De griffier draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst van het presidium en de agendacommissie.Artikel5De taken m.b.t. een onderzoekscommissieIndien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.Artikel6Ambtelijke bijstand De griffier draagt zorg voor een goede uitvoering van de bepalingen in het Reglement voor de ambtelijke bijstand aan de raad, aan leden van de raad en aan de in de raad vertegenwoordigde groeperingen.Artikel7Het driehoeksoverleg1.Het driehoeksoverleg vervult waar nodig een coördinerende rol met betrekking tot de bestuurlijke overdracht van onderwerpen, bestuursopdrachten van de raad aan het college, alsmede de planning en de inzet van personeel en middelen.2.Bij verschil van mening over de kwaliteitseisen draagt het driehoeksoverleg zorg voor de oplossing daarvan. Artikel8Afwezigheid griffier1.De griffier neemt verlof op volgens het reguliere verlofsysteem van de gemeentelijke organisatie.2.De griffier doet van zijn afwezigheid tijdig mededeling aan de raad.3.De griffier wordt bij afwezigheid vervangen door een door de raad benoemde plaatsvervangend griffier.Artikel9Organisatie griffie1.De griffier geeft leiding aan de griffie2.De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van taken van de griffie3.Het griffiepersoneel handelt overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.Artikel10Vervanging van de griffierDeze instructie is van overeenkomstige toepassing op degene die de griffier vervangt.Artikel11SlotbepalingIn alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.Artikel12InwerkingtredingDeze instructie treedt in werking met ingang van 11 november 2019.Tegelijkertijd vervalt de Instructie voor de griffier 2015, vastgesteld bij raadsbesluit van 2 maart 2015Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Opsterland van 11 november 2019.De griffier, Ieke Zwart De voorzitter,Ellen van Selm