| Overheidsorganisatie | Gemeente Uitgeest |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Financiële verordening |
| Citeertitel | Financiële verordening |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | structuur van de gemeente |
Regeling vervangt Financiele verordening van 2003.
Datum inwerkingtreding is bij benadering ingevuld.
Gemeentewet, art. 212
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 15-06-2007 | 01-01-2007 | 01-01-2012 | nieuwe regeling | 31-05-2007 Dagblad Kennemerland, 07-06-2007 | Raadsbesluit 07/39 |
FINANCIËLE VERORDENING
Verordening vastgesteld bij raadsbesluit van 31 mei 2007, nummer 07/39, gepubliceerd 7 juni 2007, in werking getreden met ingang van 1 januari 2007, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2008 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.
De verordening vastgesteld bij raadsbesluit van 27 oktober 2003, nummer 03/89, in werking getreden met ingang van 15 november 2003, komt per 1 januari 2007 te vervallen.
Gebaseerd op artikel 212 van de Gemeentewet.
Deze verordening regelt de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Uitgeest.
In deze verordening wordt verstaan onder:
afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als afdeling is aangewezen.
administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Uitgeest en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Uitgeest, teneinde te komen tot een goed inzicht in:
de financieel-economische positie;
het financiële beheer ;
de uitvoering van de begroting;
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.
financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Uitgeest.
rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.
doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
Titel 1. Begroting en verantwoording
Kaderstellen
De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling vast.
De raad stelt per programma vast:
beoogde maatschappelijke effecten;
te leveren goederen en diensten;
de baten en lasten.
Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot beoogde maatschappelijke effecten en te leveren goederen en diensten.
De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.
Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over geleverde goederen en diensten en maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.
Bij begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productenraming aan de programma’s.
De onderverdeling van de programma’s in de producten staat vast voor de raadsperiode.
Het college stelt vóór het begrotingsjaar een nota op over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren.
Uitvoering
Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig en doelmatig verloopt en tracht er toe bij te dragen dat de goederen en diensten doeltreffend zijn.
Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:
de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;
de budgetten uit de productenraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie.;
de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.
Beheersing en Interne controle
Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
Het college stelt ten minste elke vier jaar een nota op inzake het beleid ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.
Het college draagt zorg voor de toetsing van de organisatieonderdelen op rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Ieder onderdeel van de gemeente Uitgeest wordt voor minimaal één taakonderdeel eens in de vier jaar getoetst.
Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het derde lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.
Rapportage en Verantwoording
Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente Uitgeest over de eerste vier maanden en de eerste acht maanden van het lopende boekjaar.
De tussenrapportages worden aan de raad aangeboden op de volgende tijdstippen:
de Voorjaarsnota tijdig genoeg in het jaar waar de nota betrekking op heeft, dat behandeling en vaststelling door de raad in de laatste raadsvergadering vóór het zomerreces kan plaatsvinden;
de Najaarsnota tijdig genoeg dat behandeling en vaststelling door de raad kan plaatsvinden vóór het einde van het jaar waar de nota betrekking op heeft.
De inrichting van de Voorjaarsnota en Najaarsnota dienen aan te sluiten bij de programma-indeling van de begroting.
De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de baten als de lasten, de geleverde goederen en diensten en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten. In de rapportages wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen van:
inkomsten uit de algemene uitkering;
de renteontwikkeling op de kapitaalmarkt;
resultaten uit grondexploitatie;
afwijkingen in de exploitatie.
Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voorzover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:
investeringen groter dan € 5.000,-;
aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 5.000,-;
het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 5.000,-;
Het college informeert vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen indien het college nieuwe meerjarige verplichtingen aangaat waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 5.000,-.
Het college draagt zorg voor de productenrealisatie en de vertaling daarvan naar de programma verantwoording.
Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:
wat is bereikt;
welke goederen en/of diensten zijn geleverd;
wat de kosten en baten zijn;
hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.
De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de Programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.
Titel 2. Financiële positie
Kaderstellen
Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie wordt in ieder geval aandacht besteed aan de elementen zoals die genoemd zijn in artikel 20 en 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.
De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten met dien verstande dat, alvorens tot vrijgave wordt besloten, de raad eerst een raadsvoorstel krijgt voorgelegd.
Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden bij voorkeur in één keer afgeschreven doch, indien ze voldoen aan de voorwaarden zoals gesteld in artikel 60 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, lineair in maximaal 4 jaar afgeschreven
Het saldo van agio en disagio heeft een afschrijvingsduur die maximaal gelijk is aan de looptijd van de lening, maar wordt bij voorkeur in één keer afgeschreven.
Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.
De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven conform een afzonderlijk overzicht van objecten met de daarbij te hanteren afschrijvingstermijnen. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 5.000,- worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.
Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan investeringen in aanleg en reconstructie van: (inrichting) wegen, waterwegen; civiele kunstwerken, groen en kunstwerken,
Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan kan bij raadsbesluit worden afgeweken. In geval van activering bij raadsbesluit wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere, door de raad aan te geven tijdsduur.
Voor openstaande vorderingen betreffende gemeentelijke belastingen: wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het geschatte percentage van oninbaarheid conform de berekeningsmethodiek vastgelegd in de gemeenterekening 2002 op pagina 217.
Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden overeenkomstig de methodiek genoemd in lid 1.
Het college biedt iedere vier jaar een beleidsnota reserves en voorzieningen aan.
De nota behandelt:
de vorming en besteding van reserves;
de vorming en besteding van voorzieningen;
de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen, in relatie tot de nota weerstandsvermogen bedoeld in artikel 17.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Uitgeest wordt het bij collegebesluit van 7 november 2006, nr.2006.1521 vastgestelde systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die samenhangen met de door de gemeente Uitgeest verleende diensten.
Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.
De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door de jaarlijkse totale rentekosten om te slaan over de boekwaarden van nog niet afgeschreven investeringen aan het begin van het jaar.
Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;
het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;
het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;
het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.
Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de richtlijnen in acht zoals die zijn opgenomen in het Treasurystatuut gemeente Uitgeest.
Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.
Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een Treasurystatuut. Het college zendt het besluit Treasurystatuut ter vaststelling aan de raad.
Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.
Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente Uitgeest systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en register¬goederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar.
Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.
Titel 3. Paragrafen
Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen tenminste verslag van de items zoals die zijn genoemd in artikel 10 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf weerstandsvermogen tenminste verslag van de items zoals die zijn genoemd in artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
De paragraaf betreffende het onderhoud van kapitaalgoederen bevat ten minste de kapitaalgoederen zoals die zijn opgenomen in artikel 12 lid 1 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen tenminste verslag van de items zoals die zijn genoemd in artikel 12 lid 2 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van. de items zoals die zijn opgenomen in artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
Bij de begroting en de jaarstukken geeft het college in de paragraaf bedrijfsvoering in ieder geval inzicht in de stand van zaken en voornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering.
Dit is in overeenstemming met artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
Bij de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in ieder geval de items behandelt zoals die zijn opgenomen in artikel 15 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf grondbeleid in ieder geval verslag van de items zoals die zijn opgenomen in artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
Titel 4. Financiële organisatie en administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente Uitgeest als geheel en in de afdelingen afzonderlijk;
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden.;
het verschaffen van informatie aan de budgethouders ;
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
Het college draagt er zorg voor dat:
de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;
de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.
Het college draagt er zorg voor en legt in een besluit vast:
een indeling van de gemeentelijke organisatie en een toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;
een zodanige scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, dat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd met inachtneming van de omvang van de organisatie;
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de afdelingen van de gemeente Uitgeest;
de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.
Het college stelt een protocol vast voor de inkoop en aanbesteding van werken, leveringen en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.
Titel 5. Slotbepalingen
Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2007, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2008 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.