CVDR62923_1Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010-2013nlregelingReusel-De Mierden2018-01-09Reusel-De MierdenD'n Uitkijk, 14-05-2010Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010-2013AanbestedingsrichtlijnBesluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao)college van burgemeester en wethoudersfinanciën en economie2010-05-06De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2010-06-012013-04-01nieuwe regelingB&W 10-178financiën en economie1.GeenHet inkoop-en aanbestedingsbeleid 2004 wordt hierbij ingetrokken.Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010 - 2013Voor u ligt het nieuwe inkoopbeleid van de gemeente Reusel-De Mierden.
Het inkoopbeleid geeft de kaders weer voor het inkopen van goederen,
diensten en werken. Dit inkoopbeleid is een actualisatie van het
inkoopbeleid uit 2004. Het gemeentelijk inkoopbeleid uit 2004 is een
combinatie van beleid en uitvoeringsregels. Er is nu voor gekozen om het
beleid en de uitvoeringsregels van elkaar te scheiden. In inkoopbeleid
wordt vastgelegd wat de doelstellingen en uitgangspunten van de
inkoopfunctie van de gemeente zijn. Deze inkoopdoelstellingen zijn een
afgeleide van de organisatiedoelstellingen van de gemeente.In de uitvoeringsregels, de zogenaamde inkoop- en
aanbestedingsprocedure, wordt vastgelegd hoe deze beleidsregels moeten
worden uitgevoerd. Dit resulteert in heldere doelstellingen op
strategisch niveau en een praktisch werkbaar document op tactisch
niveau. De aanbestedingswet die in 2010 in werking zal treden laat voldoende
ruimte over om eigen beleid te voeren op het gebied van inkopen en
aanbesteden. Het inkoopbeleid geeft richting aan de opdrachtgeversrol
van de gemeente.Het inkoopbeleid gaat uit van de algemene beginselen van behoorlijk
bestuur: openheid, objectiviteit en zorgvuldigheid. Hierbij
wordt de volgende hoofddoelstelling gehanteerd:Het juridisch en inkooptechnisch verantwoord verwerven van
noodzakelijke en kwalitatief gewenste leveringen, diensten en
werken tegen lage integrale kosten op langere
termijn.Hierbij worden de volgende doelen nagestreefd:
Professioneel opdrachtgeverschap;
Doelmatig en rechtmatig inkopen;
De inkoopprocessen afstemmen op het behalen van de doelen uit de
gemeentelijke programma’s;
Het continue verbeteren en borgen van de inkoopfunctie, met als
doel de kwaliteit van de dienstverlening te vergroten;
Maatschappelijk verantwoord inkopen (duurzaam, sociaal en met
oog voor het MKB);
Integriteit van de gemeente, haar medewerkers en (te
contracteren) ondernemers;
Een eenduidige en transparante werkwijze.
Naast de doelen heeft de gemeente oog voor de navolgende gewenste
effecten:
Het stimuleren van de regionale economie;
Het bevorderen van de samenwerking met partnerorganisaties,
zoals het gemeentelijke SW-bedrijf;
Het stimuleren van deelname van inwoners van de gemeente aan de
arbeidsmarkt cq. arbeidsparticipatie;
Het stimuleren van marktwerking en het voorkomen van
afhankelijkheid van ondernemers.
De inkoopfunctie zoals hieronder staat weergegeven bestaat uit een
aantal fases die altijd moeten worden doorlopen. Gezien vanuit de
interne klant vindt eerst de offerteprocedure plaats. Hierin wordt
op basis van vooraf vastgestelde doelen een of meerdere ondernemers
geselecteerd die op basis van een specificatie een offerte in mogen
dienen. De vastgestelde doelen zijn gebaseerd op de uitgangspunten
van dit inkoopbeleid. De ondernemer die het meest geschikt is zal
worden gecontracteerd.Vervolgens start de bestelprocedure. Deze fase bestaat uit de
elementen: bestellen, bewaken en nazorg. Deze fase is tot nu toe
onderbelicht gebleven in het inkoopbeleid. In deze fase vindt de
daadwerkelijke levering van de producten, diensten en werken plaats.
Om ook deze fase efficiënt te laten verlopen zal het contract
bewaakt worden. Op deze wijze wordt de ondernemer aan de
verplichtingen gehouden die in de offerteprocedure zijn afgesproken. Beide fases zijn zeer bepalend voor het resultaat dat de gemeente
wenst te behalen. In de eerste fase worden de doelen vastgelegd en
wordt hier een ondernemer op geselecteerd. In de tweede fase moeten
de doelen worden uitgewerkt. Gebleken is dat een goed contractbeheer
hier essentieel voor is. Zonder een goede contractbewaking zullen de
vooraf opgestelde doelen niet optimaal worden bereikt.ProfessionaliteitProfessioneel inkopen en aanbesteden wil niet alleen zeggen dat de
wet- en regelgeving wordt nageleefd. Het betekent ook dat er
rekening wordt gehouden met de aard en omvang van de individuele in
te kopen producten, diensten en werken en met de ondernemingen die
deze producten, diensten en werken leveren. Dit wordt “Best Value
Procurement” genoemd en gaat naast de efficiëntie ook van de
effectiviteit van de handelingen uit. Dit proces is in onderstaand
stroomschema uitgewerkt.Voordat begonnen wordt met een aanbesteding moeten de uitgangspunten
van de aanbesteding duidelijk zijn. Wat zijn de leveringen, diensten
en werken die men koopt en welke eigenschappen hebben deze.
Daarnaast moet er voldoende kennis zijn van de markt en de
ondernemers die de diensten, leveringen en werken kunnen leveren.
Het vastleggen van deze uitgangspunten zal er toe leiden dat een
aanbesteding soepeler verloopt en dat de tevredenheid over de
ingekochte leveringen, diensten of werken hoger is. Om dit te
organiseren zal voor de in te kopen leveringen, diensten of werken
een inkoopstrategie geschreven worden. In deze inkoopstrategie
zullen diverse analyses van de markt en van de in te kopen goederen,
diensten of werken uitgevoerd worden. Dit met als doel om zo
effectief en efficiënt mogelijk in te kopen. Hierbij zal niet alleen
gekeken worden naar prijsaspecten, maar ook naar te maken keuzes met
betrekking tot interne kosten en maatschappelijk verantwoord
inkopen. De basis van de inkoopstrategie blijft net als in het vorige inkoop-
en aanbestedingsbeleid het onderstaande model van Kraljic
(1983).Portfoliomodel KraljicHet model bestaat uit twee variabelen: inkoopwaarde en inkooprisico.
De inkoopwaarde gaat uit van het principe dat de gemeente zich
anders gedraagt wanneer het een goedkoop product, bijvoorbeeld een
balpen, aanschaft, dan wanneer het een duur product aanschaft,
bijvoorbeeld de aanleg van een nieuwe weg. Het inkooprisico is van
belang omdat dit aangeeft hoe vrij de gemeente zich kan bewegen in
de markt. De vraag hierbij is namelijk hoeveel potentiële
leveranciers er zijn voor dit product, waar de marktmacht ligt en in
het geval van structurele aankopen, hoe hoog de switching kosten
zijn.De inhoud van deze inkoopstrategieën en de mandatering met
betrekking tot goedkeuring van deze strategieën staan uitgewerkt in
de inkoop- en aanbestedingsprocedure. Doelmatig en rechtmatig inkopenUit het consultatiedocument voor de nieuwe aanbestedingswet (d.d. 29
april 2009) komt naar voren dat er geen aanvullende drempels voor
aanbesteden worden gesteld boven op de Europese drempels die al van
kracht zijn. De werkwijze van de gemeente moet voldoen aan de
algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de uitgangspunten van
het EG verdrag (transparantie, objectiviteit en non-discriminatie).
De rechtmatigheid zal worden getoetst door interne controle.Inkoop moet een meerwaarde bieden aan de gemeentelijke processen en
doelstellingen en hierop afgestemd zijn. De doelmatigheid wordt
gewaarborgd door de inkoopstrategieën die voor de trajecten worden
opgesteld. Wederom zal hier een interne toetsing op
plaatsvinden.Maatschappelijk verantwoord inkopen betekent dat er naast de
financiële aspecten ook rekening wordt gehouden met de
maatschappelijke gevolgen: de sociale-, milieugerelateerde en
economische gevolgen.Gemeente Reusel-De Mierden heeft de ambitie om in 2015 al haar
werken, leveringen en diensten 100% duurzaam in te kopen. Deze
ambitie is vastgelegd in de Verklaring Duurzaam Inkopen van 29 september 2008. Duurzaam inkopen vindt plaats aan de hand van de
criteriadocumenten voor productgroepen opgesteld door Agentschap NL
(voorheen SenterNovem). Duurzaam inkopen maakt onderdeel uit van het
gemeentelijk klimaatbeleid. Er wordt een plan van aanpak opgesteld
voor de implementatie en borging van duurzaam inkopen in het
gemeentelijk inkoopproces.De gemeente Reusel-De Mierden overweegt bij iedere aanbesteding of
er sociale doelstellingen aan verbonden kunnen worden en bekijkt per
geval of het stellen van deze eisen haalbaar is. Er bestaan
mogelijkheden om opdrachten voor te behouden aan de uitvoerders wet
sociale werkvoorziening. Daarnaast is het mogelijke om
projectafhankelijk potentiële medewerkers voor een bepaalde tijd in
het geselecteerde bedrijf op laten nemen of leer-werkbedrijven te
selecteren.De gemeente vindt het van belang dat zowel bestuurders en
medewerkers van de gemeente als ondernemers integer handelen. De
bestuurders en de medewerkers van de gemeente houden zich aan de
vastgestelde gedragscodes. De integriteit wordt gewaarborgd door een
adequate functiescheiding toe te passen, waarbij de rol van de
budgetverantwoordelijke en de inkoopfunctie van elkaar gescheiden
zijn.De gemeente hecht ook belang aan de integriteit van de door haar
gecontracteerde ondernemers. De gemeente doet enkel zaken met
ondernemers die zich niet bezig houden met criminele of illegale
praktijken. Daarom toetst de gemeente de integriteit van de
ondernemers bij aanbestedingen, door minimaal een
integriteitsverklaring te vragen. Dit is opgenomen in de
gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsprocedure.Het uitgangspunt van het beleid is dat het product, dienst of werk
voor de juiste kwaliteit en prijs verkregen zal worden. Een van de
grondbeginselen van het EG-verdrag is dat de gemeente potentiële
opdrachtnemers, ongeacht de grootte en de plaats van vestiging,
gelijk zal behandelen. De gemeente mag daarom ook geen positieve
discriminatie toepassen ten behoeve van een individuele ondernemer
of het plaatselijke MKB, maar heeft wel oog voor de belangen van de
lokale ondernemers. Met hen wordt rekening gehouden door de
minimumeisen en geschiktheidseisen niet disproportioneel hoog te
stellen. Daarnaast wordt middels de inkoopstrategie altijd onderzoek
gedaan naar de aanwezige lokale en regionale ondernemers.De gemeente Reusel-De Mierden heeft ervoor gekozen de kennis en
ondersteuning op het gebied van inkoop te bundelen door deel te
nemen in Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant (BIZOB).
BIZOB voert een aantal strategische en tactische inkooptaken uit,
bundelt kennis over inkoop en juridisch gerelateerde zaken,
rapporteert over het inkoopbeleid en neemt deel in diverse
werkgroepen met betrekking tot inkoop. Daarnaast worden samen met
andere gemeenten inkoopprojecten opgepakt om op deze wijze voordelen
te behalen op het gebied van betere prijs, kwaliteit en kennis.De bevoegdheden voor alle aan het inkoopproces gerelateerde taken
zijn geregeld in het mandatenbeleid en/of budgethoudersregeling van
de gemeente. Binnen de gemeente is het afdelingshoofd verantwoordelijk voor de
uitgevoerde inkoopprocessen binnen zijn afdeling. Hij is niet alleen
verantwoordelijk voor de financiële afhandeling maar ook voor de
rechtmatige afhandeling van de processen. Het college van burgemeester en wethouders stelt op basis van dit
inkoopbeleid een inkoop- en aanbestedingsprocedure vast waarin de
interne regels met betrekking tot inkoop en aanbestedingen worden
vastgelegd.Jaarlijks wordt door de gemeente , na vaststelling van de begroting
en voor het einde van november, een lijst gemaakt met hierin alle
inkopen die gepland staan voor het komende jaar. Op basis van deze
lijst, bestaande uit zowel incidentele als structurele geplande
uitgaven, gesprekken met de gemeente, de begroting en de
spendanalyse wordt door het inkoopbureau in samenwerking met de
gemeente het inkoopplan opgesteld. In dit inkoopplan worden de
projecten opgenomen, waar de gemeente ondersteuning nodig heeft van
het inkoopbureau en de trajecten die gezamenlijk met andere
gemeenten worden uitgevoerd.Door op een centrale plek overzicht van alle lopende contracten van
de gemeente te creëren en deze te beheren, is men niet alleen in
staat diverse overeenkomsten met een leverancier te bundelen, maar
ook strategische keuzes te maken die de rol van de gemeente
aanmerkelijk kunnen versterken. Bovendien houdt het managen van
contracten in dat er op basis van een totaaloverzicht tijdig acties
kunnen worden ondernomen om de interne discussie over aflopende
overeenkomsten wederom op te starten.Dit beleid treedt per 1 juni 2010 in werking.De beleidsuitgangspunten worden in de inkoop- en aanbestedingsprocedure
nader uitgewerkt.De gemeente Reusel-De Mierden wil op een doelmatige en rechtmatige wijze
opdrachten verlenen door te handelen binnen de kaders van het
inkoopbeleid en de daaruit volgende inkoop- en aanbestedingsprocedure.
De gemeente Reusel-De Mierden heeft daarom besloten deze inkoop- en
aanbestedingsprocedure vast te stellen, waarin de interne regels van de
gemeente Reusel-De Mierden voor de aanbesteding van leveringen, diensten
en werken zijn opgenomen.In deze inkoop- en aanbestedingsprocedure wordt verstaan onder:
Aanbestedende dienst: de staat, een provincie, een gemeente,
een waterschap, een publiekrechtelijke instelling of een
samenwerkingsverband van deze overheden of
publiekrechtelijke instellingen.
Aanbesteding: de procedure waarbij meerdere ondernemingen in
de gelegenheid worden gesteld om inschrijvingen in te dienen
ten behoeve van het plaatsen van een opdracht of het aangaan
van een overeenkomst.
Aanbestedingsdocument (bestek/programma van eisen): document
waarin informatie over de opdracht en de eisen staan vermeld
om in aanmerking te kunnen komen voor de gunning van de
opdracht. Op basis van dit document wordt een inschrijving
ingediend.
Aankondiging: publicatie van een aanbesteding.
Aanmelding: verzoek tot deelname aan de offerteprocedure
binnen de niet openbare procedure.
AgentschapNL: Agentschap van het ministerie van Economische
Zaken. Zij bieden regelingen en programma’s aan op het
gebied van duurzaamheid en innovatie.
ARW 2005: Aanbestedingsregelement Werken 2005. Hierin liggen
de regels voor het aanbesteden van (meestal) bestekken
vast.
Beoordelingsmatrix: document waarin de wijze van beoordeling
van een inschrijving of aanmelding staan opgenomen. Tevens
staan hier de verdeling van de gunningscriteria en
subgunningscriteria in uitgewerkt.
Contractbeheer: het proces dat er voor zorgt dat de juiste
informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats is,
ter ondersteuning van het contractmanagementproces.
Contractmanagement: het proces waarbij op basis van
verkregen input, getekende overeenkomsten en wijzigingen
hierop eenduidig worden vastgelegd, beheert en bewaakt,
teneinde een volledige benutting van overeenkomsten te
faciliteren.
Dienst: alle contracten onder bezwarende titel met een
ondernemer op het gebied van dienstverlening, die niet
beschouwd kunnen worden als opdrachten voor leveringen of
werken. Diensten hebben vrijwel altijd betrekking op het
inkopen van kennis, capaciteit, onderhoud of reparatie.
Diensten zijn niet tastbaar.
EMVI: Economisch Meest Voordelige Inschrijving.
Gunningscriterium waarbij naast prijs ook op andere criteria
wordt beoordeeld.
Enkelvoudig inkoopprocedure: een procedure waarbij aan één
ondernemer wordt gevraagd een inschrijving in te
dienen.
Europese drempel: het door de Europese Commissie
vastgestelde bedrag vanaf waar opdrachten Europees moeten
worden aanbesteed.
Gegadigde: een potentieel inschrijver.
Gemeente: de gemeente Reusel-De Mierden, de gebruiker van
deze inkoop- en aanbestedingsprocedure.
Geschiktheidseis: eis over de aard van de inschrijver,
waaraan de inschrijver moet voldoen om in aanmerking te
komen voor de opdracht.
Gunningscriterium: criterium waarop de inschrijvingen
beoordeeld worden.
Hefboomproduct: productcategorie in de Kraljicportfolio.
Hefboomproducten kunnen bij meer ondernemers worden
ingekocht en hebben een grote invloed op het financiële
resultaat.
Inkoopfunctie: de persoon die verantwoordelijk is voor een
betreffend inkooptraject.
Inkoopbureau: de centrale vervulling van de inkoopfunctie.
Op dit moment wordt dit ingevuld door BIZOB.
Inkoopstrategie: document waarin de koers voor het te volgen
inkooptraject wordt vastgelegd.
Inschrijving (offerte): onherroepelijk aanbod van de
inschrijver.
Knelpunt product: productcategorie in de Kraljicportfolio.
Heeft een relatief lage invloed op het financiële resultaat
en een hoog risico voor de eigen organisatie.
Levering: de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of
zonder koopoptie, van producten.
Minimumeis: eis waaraan een inschrijving, te leveren
product, werk of dienst of organisatie minimaal aan moet
voldoen om kans te maken op de gunning van de opdacht.
Niet-openbare procedure: een aanbesteding waaraan
ondernemers mogen verzoeken deel te nemen, maar waarbij
alleen de door de gemeente aangezochte ondernemers mogen
inschrijven.
Nota van inlichtingen: document waarin de vragen van
gegadigden en de antwoorden hierop staan weergegeven. Tevens
kunnen hier aanvullingen of wijzigingen op het
aanbestedingsdocument in opgenomen worden.
Onderhandse procedure: procedure waarbij twee of meer
ondernemers worden uitgenodigd om een inschrijving te
doen.
Ondernemer: aannemer, leverancier of dienstverlener.
Opdracht: een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende
titel met een of meer ondernemers.
Openbare procedure: aanbesteding waarbij ondernemers door
middel van een aankondiging worden opgeroepen om in te
schrijven op een opdracht.
Overeenkomst: een overeenkomst met één of meer ondernemers
met als doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden
inzake de te gunnen overheidsopdrachten vast te leggen.
Prestatie-indicator: Meetbare eenheden waaraan de prestaties
van een ondernemer kunnen worden beoordeeld.
Proportionaliteitsbeginsel: De zwaarte van de gestelde eisen
moeten in relatie staan met de grootte en inhoud van de
opdracht.
Routineproduct: productcategorie in de Kraljicportfolio.
Routineproducten kunnen bij meer ondernemers worden
ingekocht en hebben een kleine invloed op het financiële
resultaat. De inkoopkosten hiervan zijn relatief groot.
Sociale werkvoorziening: voorziening om mensen met een
lichamelijke, sociale of psychologische handicap aan het
werk te krijgen.
Stand-still periode: verplichte termijn van 15 kalenderdagen
tussen het versturen van het voornemen tot gunning en de
daadwerkelijke gunning.
Strategisch product: productcategorie in de
Kraljicportfolio. Het inkooprisico en de invloed op het
financiële resultaat zijn hoog.
Subsidie: de aanspraak op financiële middelen, door de
gemeente verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van
de aanvrager, anders dan de betaling voor aan de gemeente
geleverde goederen of diensten.
TED: Tenders Electronic Daily. Aanbestedingspublicatie van
Europa.
Uitnodiging tot inschrijving: uitnodiging om deel te nemen
aan een onderhandse procedure.
Uitsluitingsgrond: criterium op basis waarvan een
inschrijver, bij het niet voldoen aan dit criterium, voor de
gunning van de opdracht wordt uitgesloten.
Voornemen tot gunning: besluit van de gemeente waarin zij
aangeeft voornemens te zijn de opdracht te gunnen aan een
bepaalde ondernemer.
Werk: het product van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken
dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of
technische functie te vervullen.
De gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsprocedure is van toepassing
op alle opdrachten voor leveringen, diensten en werken.De gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsprocedure is niet van
toepassing op opdrachten:
betreffende de verwerving of huur, ongeacht de financiële
modaliteiten ervan,van grond, bestaande gebouwen of andere
onroerende zaken of betreffende de rechten hierop, met
uitzondering van de overeenkomsten betreffende financiële
diensten die voorafgaand aan, gelijktijdig met of als
vervolg op het koop- of huurcontract worden gesloten.
betreffende de aankoop, de ontwikkeling, de productie of de
coproductie van programmamateriaal bestemd voor uitzendingen
door radio-omroeporganisaties en overeenkomsten betreffende
zendtijd.
betreffende diensten van arbitrage en bemiddeling.
op financieel gebied betreffende de uitgifte, de aankoop, de
verkoop en de overdracht van effecten of andere financiële
instrumenten en door de centrale bank verleende
diensten.
inzake arbeidsovereenkomsten.
betreffende diensten voor onderzoek en ontwikkeling, met
uitzondering van die waarvan de resultaten in hun geheel aan
de gemeente toekomen voor gebruik ervan in de uitoefening
van zijn eigen werkzaamheden, mits de dienstverlening
volledig door de gemeente wordt beloond of
voor opdrachten onder de Europese drempel die aan andere
aanbestedende diensten of aan een samenwerkingsverband
daarvan worden gegund.
Indien op opdrachten hogere wet- en regelgeving van toepassing is
gaan de bepalingen van de hogere wet- en regelgeving boven de
bepalingen van de onderhavige inkoop- en
aanbestedingsprocedure.Wanneer de gemeente gelden of subsidies beschikbaar stelt aan een
derde kan de gemeente de plicht opleggen dat deze derde de
gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsprocedure toepast, wanneer de
opdrachten die in het kader van de verkregen gelden of subsidies
worden verstrekt voor meer dan 50% worden gefinancierd met deze
gelden of subsidies.Afwijken van de inkoop- en aanbestedingsprocedure of een gedeelte
daarvan is slechts mogelijk wanneer het college van burgemeester en
wethouders voorafgaand aan de voorgenomen afwijking heeft ingestemd
op basis van een goed onderbouwde motivatie. Het voorstel om af te
mogen wijken van de inkoop- en aanbestedingsprocedure moet vergezeld
gaan van het advies van de inkoopfunctie.Bij het aanbesteden worden de algemene beginselen van behoorlijk
bestuur in acht genomen. De gemeente behandelt ondernemers op
gelijke en niet-discriminerende wijze en handelt transparant en
zorgvuldig.Bij het aanbesteden staat het verwerven van noodzakelijke en
kwalitatief gewenste producten, diensten en leveringen tegen lage
integrale kosten op langere termijn voorop.Bij het aanbesteden worden de administratieve lasten voor de
inschrijvers zo laag mogelijk gehouden. De gestelde eisen aan een
inschrijver dienen in een redelijke verhouding te staan tot de te
verstrekken opdracht (proportioneel).De bevoegdheid voor het uitvoeren van een aanbestedingsprocedure en
het verstrekken van opdrachten is geregeld in het mandaatbeleid
en/of budgethoudersregeling van de gemeente. Zie tevens de
rolverdeling van de inkoopprocessen die als bijlage 2 bij deze
inkoop- en aanbestedingsprocedure zijn gevoegd.Bij het ramen van de opdrachtwaarde wordt uitgegaan van de waarde
van de opdracht voor het totale bedrag, exclusief omzetbelasting,
voor de totale duur van de opdracht. Bij deze berekening wordt
rekening gehouden met het geraamde totaalbedrag met inbegrip van de
eventuele opties en eventuele verlengingen in de opdracht.Voor een opdracht bestaande uit zowel werken, diensten en/of
leveringen bepaalt dat deel dat in waarde het grootste is of er
sprake is van een werk, dienst dan wel levering.Op basis van de berekende opdrachtwaarde wordt de navolgende
procedure gevolgd:Werken
OpdrachtwaardeHefboomRoutineStrategischKnelpuntTot € 30.000EnkelvoudigEnkelvoudigEnkelvoudigEnkelvoudig€ 30.000 tot € 100.000Minimaal 3 offertesMinimaal 3 offertesVoorstel op basis van inkoopstrategie€ 100.000 tot Europese drempelVoorstel op basis van inkoopstrategieVanaf Europese drempel(Niet) openbare procedureUitvoering op basis van inkoopstrategie
Leveringen en diensten
OpdrachtwaardeHefboomRoutineStrategischKnelpuntTot € 10.000EnkelvoudigEnkelvoudigEnkelvoudigEnkelvoudig€ 10.000 tot € 50.000Minimaal 3 offertesMinimaal 3 offertesVoorstel op basis van inkoopstrategie€ 50.000 tot Europese drempelVoorstel op basis van inkoopstrategieVanaf Europese drempel(Niet) openbare procedureUitvoering op basis van inkoopstrategie
De onderwerpen die minimaal onderdeel uit moeten maken van en op te
stellen inkoopstrategie maken onderdeel uit van de in bijlage 3
bijgevoegde stappenplannen.De inkoopstrategie wordt vastgesteld conform het mandaatbeleid en/of
budgethoudersregeling. Wanneer de gemeente deelneemt in een inkooptraject met een andere
gemeente zal er, ongeacht de geraamde waarde, een inkoopstrategie
worden opgesteld die ter goedkeuring wordt voorgelegd aan het
college van burgemeester en wethouders.De gemeente kan een opdracht zonder aanbesteding gunnen:
wanneer in het kader van een openbare procedure of een
niet-openbare procedure, geen of geen geschikte
inschrijvingen of geen verzoeken om een uitnodiging tot
deelneming zijn ingediend.
wanneer de opdracht om technische of artistieke redenen of
om redenen van bescherming van uitsluitende rechten slechts
aan een bepaalde ondernemer kan worden toevertrouwd.
als gevolg van dwingende spoed door gebeurtenissen die door
de gemeente niet konden worden voorzien en die niet te
wijten zijn aan de gemeente.
Het is toegestaan om een opdracht zonder aanbesteding te gunnen
wanneer voor een aanvullende opdracht, die noch in het
oorspronkelijk gegunde ontwerp, noch in een oorspronkelijk gegunde
opdracht was opgenomen en die technisch of economisch niet los van
de oorspronkelijke opdracht kan worden uitgevoerd, onder de volgende
voorwaarden:
de aanvullende werken of diensten zijn ten gevolge van een
onvoorziene omstandigheid noodzakelijk geworden, en
de gunning geschiedt aan de opdrachtnemer die de
oorspronkelijke opdracht uitvoert, en
het totale bedrag voor de aanvullende opdracht(en)
(cumulatief) niet hoger is (zijn) dan 50% van de waarde van
de oorspronkelijke opdracht.
De gemeente kan aanvullende opdrachten voor leveringen zonder
aanbesteding gunnen aan de oorspronkelijke leverancier wanneer de
aanvullende leveringen: a. bestemd zijn voor gedeeltelijke
vernieuwing van leveringen of installaties voor courant gebruik, of
b. voor de uitbreiding van bestaande leveringen of installaties,
wanneer verandering van leverancier de aanbestedende dienst ertoe
zou verplichten apparatuur aan te schaffen met andere technische
eigenschappen, zodat onverenigbaarheid ontstaat of bij gebruik en
onderhoud onevenredige technische moeilijkheden voordoen, mits de
looptijd van deze opdrachten voor leveringen en nabestellingen niet
langer is dan drie jaar.Het stappenplan voor de uit te voeren onderhandse, openbare en
niet-openbare procedure staat nader uitgewerkt in bijlage 3De gemeente kan de deelneming aan procedures voor de gunning van een
opdracht voorbehouden aan sociale werkvoorzieningen, indien de
meerderheid van de bij de uitvoering van de betreffende opdracht
betrokken werknemers personen met een handicap zijn, die wegens de
aard of de ernst van hun handicap geen beroepsactiviteit in normale
omstandigheden kunnen uitoefenen.De gemeente kan bij een aanbesteding nadere voorwaarden verbinden
aan de uitvoering van een opdracht inzake het inzetten van personen
uit specifieke doelgroepen.In haar streven naar een 100% duurzaam inkoopproces neemt de
gemeente bij haar aanbestedingen duurzaamheidcriteria op. De
gemeente stelt hierbij de minimaal door AgentschapNL gepubliceerde
minimumeisen verplicht zoals deze door AgentschapNL per productgroep
worden opgesteld. Indien de verplichte minimumeisen niet worden
toegepast, wordt dit met opgaaf van redenen vastgelegd in het
inkoopdossier.Voorafgaand aan de publicatie van een aanbesteding of het versturen
van de uitnodiging tot inschrijving worden de in de procedure toe te
passen uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en gunningcriteria
vastgesteld. De vastgestelde uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen
en gunningcriteria worden in het aanbestedingsdocument of de
aankondiging kenbaar gemaakt. De gemeente sluit iedere inschrijver jegens wie bij een
onherroepelijk vonnis of arrest een veroordeling is uitgesproken op
grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of
323a, 328ter, tweede lid, 416, 417, 417bis, 420bis, 420ter of
420quater van het Wetboek van Strafrecht van deelneming aan een
overheidsopdracht uit.De gemeente kan van deelneming aan een overheidsopdracht uitsluiten
iedere ondernemer:
die in staat van faillissement of van liquidatie verkeert,
wiens werkzaamheden zijn gestaakt, jegens wie een surseance
van betaling of een akkoord geldt;
wiens faillissement of liquidatie is aangevraagd of tegen
wie een procedure van surseance van betaling of akkoord
aanhangig is gemaakt;
jegens wie een rechterlijke uitspraak met kracht van
gewijsde, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is
met de beroepsregels;
die in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout
heeft begaan, vastgesteld op een grond die de aanbestedende
dienst aannemelijk kan maken;
die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien
van de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen;
die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien
van de betaling van zijn belastingen;
die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse
verklaringen bij het verstekken van inlichtingen of die
inlichtingen niet heeft verstrekt.
De keuze om een ondernemer (niet) uit te sluiten op basis van
bovengenoemde uitsluitingsgronden is voorbehouden aan het college
van burgemeester en wethouders.Bij het bepalen van de zwaarte van de geschiktheidseisen wordt
nadrukkelijk rekening gehouden met het
proportionaliteitsbeginsel.In geval van een Europese of nationale openbare of niet-openbare
aanbesteding vindt de publicatie plaats via
www.aanbestedingskalender.nl. De aanbestedingsdocumenten worden zo veel mogelijk digitaal ter
beschikking gesteld.Er wordt een redelijke termijn gesteld vanaf het publiceren van de
aankondiging of het versturen van de uitnodiging tot het indienen
van de inschrijving door de ondernemer. Na verzending van de
uitnodiging of publicatie van de aanbesteding krijgen de ondernemers
de mogelijkheid tot het stellen van vragen. De gestelde vragen en de
antwoorden daarop worden op hetzelfde moment aan alle ondernemers
kenbaar gemaakt. Er wordt een redelijke termijn gesteld vanaf het
beantwoorden van de vragen tot het indienen van de inschrijving door
de ondernemer.Beoordeling van de inschrijvingen vindt plaats op basis van de op
voorhand opgestelde uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en
gunningcriteria.De gemeente spreekt voor gunning het voornemen tot gunning uit. Dit
voornemen houdt geen aanvaarding in, als bedoeld in artikel 6:217,
eerste lid van het Burgerlijk Wetboek. Definitieve gunning geschiedt
na goedkeuring van de daartoe bevoegde instanties.Inschrijvers die op basis van een aanbestedingsprocedure niet in
aanmerking komen voor de gunning van de opdracht ontvangen van de
gemeente een motivatie van de redenen van de afwijzing. De gemeente hanteert een stand-still periode van minimaal 15
kalenderdagen vanaf het versturen van de afwijzingen tot het
definitief maken van de overeenkomst. In deze periode heeft de
afgewezen ondernemer 15 kalenderdagen om rechtsmiddelen aan te
wenden tegen het besluit van de gemeente.De gemeente sluit geen overeenkomst met de geselecteerde partij
binnen de stand-still periode.Nadat de gunning definitief is kan de overeenkomst ondertekend
worden. Verplichtingen en prestatie-indicatoren die opgenomen zijn
in de overeenkomst worden geregistreerd.Van een aanbesteding wordt een inkoopdossier bijgehouden. De inhoud
van het inkoopdossier is in bijlage 1 van deze inkoop- en
aanbestedingsprocedure vastgelegd. De vervuller van de inkoopfunctie
is verantwoordelijk voor het juist en volledig bijhouden van het
inkoopdossier.De met een ondernemer gesloten overeenkomst wordt bewaakt op basis
van de vastgelegde prestatie-indicatoren. In geval van een opdracht
wordt het presteren van de ondernemer minimaal één keer geëvalueerd.
In geval van een meerjarige overeenkomst wordt het presteren van de
ondernemer minimaal één keer per jaar geëvalueerd. De resultaten
hiervan worden geregistreerd.Het college van burgemeester en wethouders past deze inkoop- en
aanbestedingsprocedure aan wanneer dit op grond van gewijzigde wet-
en regelgeving of wanneer dit op grond van wijzigingen in het inkoop
en aanbestedingsbeleid en de daarbij behorende inkoop- en
aanbestedingsprocedure gewenst is.Het college van burgemeester en wethouders informeert de raad over
aanpassingen van de inkoop- en aanbestedingsprocedure.De inkoop- en aanbestedingsprocedure treedt in werking op 1 juni
2010.