| Organisatie | Renkum |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Protocol geheimhouding, beslotenheid en vertrouwelijkheid |
| Citeertitel | Protocol geheimhouding, beslotenheid en vertrouwelijkheid |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 15-11-2019 | nieuwe regeling | 30-10-2019 |
De raad van de gemeente Renkum;
gelezen het raadsvoorstel van 30 oktober 2019, zaaknummer 105804;
gelet op artikel 10 en 11 van de Wet openbaarheid van bestuur, artikel 23, 25, 55, 86, 169 en 180 van de Gemeentewet, artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht;
vast te stellen het Protocol geheimhouding, beslotenheid en vertrouwelijkheid
Naar aanleiding van de toelichting van de uitkomsten van de Evaluatie Vergaderstelsel in de raadsontmoeting van 8 mei 2019 en de bespreking hiervan in de raadscommissie van 11 juni 2019 waarbij het college aanwezig was, is afgesproken dat er heldere regels dienen te worden vastgesteld met betrekking tot vertrouwelijkheid en geheimhouding.
In onderstaand protocol wordt uiteengezet hoe er in gemeente Renkum wordt omgegaan met openbaarheid, vertrouwelijkheid en geheimhouding in zijn algemeenheid, hoe met geheimhouding en vertrouwelijkheid op stukken, met besloten raadsvergaderingen en overige besloten bijeenkomsten.
Openbaarheid is het uitgangspunt en een groot goed in het openbaar bestuur. Geheimhouding wordt slechts in uitzonderlijke gevallen opgelegd.
Geheimhouding kan worden opgelegd op stukken, op het verhandelde tijdens een vergadering en op besluitenlijsten van besloten vergaderingen.
Geheimhouding moet zijn genormeerd aan de hand van de weigeringsgronden als bedoeld in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur.
Als het college gebruikmaakt van zijn bevoegdheid ex artikel 25, lid 2 van de Gemeentewet om geheimhouding op te leggen, dan wordt voor de betreffende stukken, op het verhandelde tijdens een vergadering en op besluitenlijsten in overeenstemming met de terminologie van de Gemeentewet, altijd de kwalificatie 'geheim' gebruikt.
Schending van de geheimhoudingsplicht is strafbaar gesteld in artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht.
Geheimhouding geldt voor degenen die bij de behandeling aanwezig waren en voor hen die kennis van de stukken dragen.
Van de geheimhouding op stukken wordt melding gemaakt door het plaatsen van een stempel op de voorpagina en de volgende pagina’s. Bij digitale stukken wordt dit op het digitale exemplaar kenbaar gemaakt (zowel in de benaming van het document als op de pagina’s in het document zelf).
De geheime stukken worden beveiligd in het raadsinformatiesysteem geplaatst en worden niet per e-mail verspreid.
Elk besluit van het college tot het opleggen van geheimhouding ten aanzien van stukken die hij aan de raad overlegt, gaat vergezeld van een gemotiveerd raadsvoorstel en ontwerpraadsbesluit tot bekrachtiging van de geheimhouding in de eerstvolgende vergadering van de raad.
Als de raad de geheimhouding in de eerstvolgende raadsvergadering niet bekrachtigt, vervalt de geheimhouding per direct. De stukken zijn daarmee nog niet openbaar.
Als de raad de geheimhouding bekrachtigt door middel van een raadsbesluit geldt de geheimhoudingsplicht tot dat de raad deze opheft. Het college kan daartoe een voorstel doen. Ook kan een raadslid via een initiatiefvoorstel de raad voorstellen de geheimhouding op te heffen.
Van door de gemeenteraad bekrachtigde besluiten tot geheimhouding wordt door de griffie een register bijgehouden. De griffie legt jaarlijks het register voor aan de raad zo nodig voorzien van een advies van het college m.b.t. het opheffen van de geheimhouding.
De oproep voor een besloten vergadering wordt door de voorzitter verzonden aan de leden van de raad. De agendacommissie, of in spoedeisende gevallen de voorzitter, stelt de agenda op voor een besloten vergadering.
De documenten van de besloten raads- en commissievergadering worden beveiligd in het raadsinformatiesysteem geplaatst en worden niet per e-mail verspreid.
De vergadering begint altijd openbaar! Het verzoek om een besloten vergadering wordt in de openbaarheid gedaan.
De deuren worden gesloten als ten minste 1/5 deel van de leden daarom verzoekt of als de voorzitter het nodig oordeelt.
Als de deuren worden gesloten moeten in ieder geval de in de vergadering aanwezige belangstellenden en de pers de vergaderzaal verlaten. Collegeleden en/of ambtenaren en eventueel bij de zaak betrokken externe adviseurs kunnen, dat is ter beoordeling aan de raad of raadscommissie, zitten blijven.
In beslotenheid kan diegene, die een verzoek om beslotenheid heeft gedaan, dit toelichten.
Vervolgens beslist de raad of de commissie of er in beslotenheid wordt vergaderd. Hiervoor geldt een gewone ofwel volstrekte meerderheid. Het principe ‘one man one vote’ is hier van toepassing.
Wordt besloten tot een vergadering in beslotenheid, dan blijven de deuren dicht tot hetgeen in beslotenheid moet worden besproken is afgehandeld. De uitzending van de vergadering wordt gedurende het besloten gedeelte van de raadsvergadering stopgezet.
Tijdens de vergadering moet een besluit worden genomen of op het besprokene geheimhouding wordt gelegd.
In de besloten raads- en commissievergadering wordt wel/niet geheimhouding opgelegd op de besluitenlijst. Een duidelijke motivering daarvoor wordt vastgelegd in de besluitenlijst.
De besloten besluitenlijst wordt in een besloten vergadering vastgesteld. In die vergadering besluit de raad/commissie of de besluitenlijst besloten blijft. De besloten besluitenlijst wordt beveiligd in het raadsinformatiesysteem geplaatst en wordt niet per e-mail verspreid.
Vertrouwelijke informatie aan raads- en commissieleden, zowel schriftelijk als mondeling, komt af en toe voor. Het college kan de raads- en commissieleden vertrouwelijk informeren zonder dat direct van formele geheimhouding sprake is.
Vertrouwelijkheid is een afspraak tussen het college en de raad. Het openbaar maken van vertrouwelijke informatie is iets anders dan het schenden van de formele geheimhoudingsplicht. Het stempel vertrouwelijk heeft op zichzelf geen juridische betekenis. Als raads-, college of commissieleden hadden kunnen weten of redelijkerwijs hadden moeten weten dat de stukken vertrouwelijk zijn, dan kan o.g.v. artikel 2:5 Awb vertrouwelijkheid ontstaan.
Artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht geeft een algemene verplichting voor eenieder die als (onderdeel van een) bestuursorgaan of als daarvoor werkzame persoon (in welke rechtsverhouding ook) in aanraking komt met vertrouwelijke gegevens tot geheimhouding daarvan. Schending van deze vertrouwelijkheid levert een strafbaar feit op.
Het is van belang om vertrouwelijkheid en geheimhouding altijd goed te onderscheiden. Zo moet er steeds nadrukkelijk worden stilgestaan bij de vraag of vertrouwelijkheid voldoende is of dat er geheimhouding opgelegd moet worden. Het is gebruikelijk om die vertrouwelijkheid aan het begin van de vergadering af te spreken.
Vertrouwelijkheid met betrekking tot stukken moet worden vastgelegd in de stukken of in een begeleidende brief, waarin ook de reden van de vertrouwelijkheid wordt vermeld. Bovenaan de stukken staat dat het een vertrouwelijk stuk is. Vertrouwelijke stukken worden op beveiligd in het raadsinformatiesysteem geplaatst en worden niet per e-mail verspreid.
De raads- en commissieleden gaan vertrouwelijk om met de ambtelijke adviezen en/of bijlagen die op het raadsinformatiesysteem zijn geplaatst.
Als het college buiten het formele kader van de raads- of commissievergadering om in beslotenheid wil overleggen met de gemeenteraad, of als de raad dat zelf wil, kan worden gekozen voor een interne raadsontmoeting.
Het college en/of de raad is terughoudend in de organisatie van dergelijke besloten bijeenkomsten aangezien openbaarheid uitgangspunt is. Een dergelijke besloten bijeenkomst zal in principe slechts worden gehouden indien voldaan wordt aan de uitzonderingsgronden die in de Wet openbaarheid van bestuur (artikel 10) zijn aangegeven.