| Organisatie | Apeldoorn |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN HET COLLEGE 2019 |
| Citeertitel | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college 2019 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 14-11-2019 | nieuwe regeling | 05-11-2019 | 2019-45 |
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.
Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering
Het college kan besluiten ambtelijk medewerkers of derden voor een vergadering uit te nodigen.
Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.
c. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
Artikel 9 Besluiten tijdens collegevergadering en notulen
Met inachtneming van het bepaalde in artikel 8 komen besluiten tot stand in een collegevergadering waarvoor mede worden geagendeerd de concept-besluiten, zijnde ambtelijke adviezen, die door één of meer collegeleden buiten de vergadering digitaal voor bespreking zijn aangemerkt of waarvoor de secretaris bespreking adviseert.
Artikel 11 Spoed en vakantieperiode
Indien wegens spoedeisendheid een besluit geen uitstel duldt, wordt een besluit genomen als tenminste de helft plus één van het aantal collegeleden binnen een circulatietermijn van twee werkdagen digitaal akkoord is met het voorgenomen besluit. De secretaris doet een kopie van het besluit toekomen aan de overige leden het van het college.
In de door het college vastgestelde vakantieperiode wordt een besluit buiten de vergadering genomen als tenminste de helft plus één van het aantal collegeleden binnen een circulatietermijn van vijf werkdagen digitaal akkoord is met het voorgenomen besluit. De secretaris doet een kopie van het besluit toekomen aan de overige leden het van het college.
Indien tijdens de door het college vastgestelde vakantieperiode een besluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt, zijn één of meer collegeleden bevoegd om ter zake een besluit te nemen binnen een circulatietermijn van twee werkdagen. In de eerstvolgende vergadering van het college wordt van de uitoefening van deze machtiging mededeling gedaan.
Aldus vastgesteld op 5 november 2019.
Het college van burgemeester en wethouders
de secretaris, de burgemeester
TOELICHTING REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN HET COLLEGE
Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een Reglement van Orde (RvO) voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook de onderlinge vervanging van de wethouders behoort daartoe. De Wet dualisering gemeentebestuur (2002) geeft weinig wijzigingen die van invloed zijn op het RvO van het college. Waar nodig wordt hier in de toelichting aandacht aan besteed.
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de in artikel 168 Gemeentewet geboden mogelijkheid tot mandaatverlening aan individuele leden van het college.
Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerste lid, Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat zowel de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), als ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerste lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer. Door niet voor te schrijven in welke vorm de toezending van de oproep moet gebeuren, kunnen in voorkomend geval de stukken voor de extra vergadering zo nodig per e-mail verzonden worden.
Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor beraadslaging en besluitvorming niet gehaald wordt. De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.
De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in de organisatieregeling.
In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.
Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning
Deze tekst is afgeleid van de artikelen 103, lid 1, en 104 Gemeentewet, waarbij is bepaald dat de secretaris het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies terzijde staat bij de uitoefening van hun taak en in de vergadering van het college aanwezig is. Daarnaast zijn bij de vergaderingen van het college een notulist en een communicatie adviseur aanwezig.
Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering
De artikelen 55, lid 1, en 57 Gemeentewet geven indirect aan, dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze artikelen in de Gemeentewet geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.
Artikel 56 van de Gemeentewet regelt het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit Gemeentewetsartikel aan het college vrijstaat in het RvO een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet ter zake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.
Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het RvO voor de raad zijn opgenomen. Het is praktisch om regelingen zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Wel is de regeling voor de raad erg uitgebreid. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen. Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het RvO gebruikgemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd. Volledigheidshalve is daarom de tekst hierover uit artikel 59 Gemeentewet integraal opgenomen als lid 3.
Artikel 9 Besluiten tijdens collegevergadering en notulen
Onderhavig artikel regelt de besluitvorming tijdens de collegevergadering en de taak van de secretaris voor het bijhouden van de notulen van de vergadering.
Artikel 10 Besluiten op hamerstukken
In dit artikel is de systematiek van hamerstukken opgenomen. Een hamerstuk-besluit komt tot stand door middel van een concept-besluit waarop de collegeleden binnen een gestelde termijn niet hebben aangegeven dat zij bespreking van het concept-besluit in een collegevergadering wensen.
Tijdens de eerst volgende collegevergadering wordt middels een hamerslag een besluit genomen. In artikel 7 van dit Reglement is het besluitquorum geborgd. Dit besluitquorum geldt dus ook voor het nemen van hamerstuk-besluiten.
Nu er geen misverstand mag bestaan over het moment van besluitvorming, is opgenomen dat het besluit is genomen op het moment van dagtekening door de secretaris.
Artikel 11 Spoed en vakantieregime
In dit artikel is het besluitvormingsproces bepaald voor het vakantieregime, in gevallen van spoed en voor spoedeisende gevallen tijdens het vakantieregime.
Indien wegens spoedeisendheid een besluit geen uitstel duldt, wordt een besluit genomen als tenminste de helft plus één van het aantal collegeleden akkoord is met het voorgenomen besluit.
In de door het college vastgestelde vakantieperiode wordt een besluit buiten de vergadering genomen als tenminste de helft plus één van het aantal collegeleden akkoord is met het voorgenomen besluit.
In geval van spoed tijdens het vakantieregime kan één of meer dienstdoende leden van het college buiten de vergadering een besluit nemen namens het college. Deze machtiging geldt alleen tijdens de door het college vastgestelde vakantieperiode en indien een beslissing, naar het oordeel van het/de dienstdoende collegelid of collegeleden, geen uitstel duldt. De bevoegdheid om één of meer collegeleden te machtigen tot uitoefening van bevoegdheden van het college volgt uit artikel 168 van de Gemeentewet.
Dit artikel regelt de taak van de secretaris voor het opstellen van de besluitenlijst. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijke besluitenlijst moeten worden gemaakt. Deze zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.
Door het college worden alleen de vastgestelde besluitenlijsten aan de raad gezonden en openbaar gemaakt. Hiermee wordt voorkomen dat een week later, bij een gewijzigde vaststelling van een besluit, een herstelactie moet worden ondernomen. Het toezenden van de besluitenlijst aan de raad is een onderdeel van de actieve informatieplicht van het college en is gebaseerd op artikel 169 lid 2 van de Gemeentewet. De invulling van de actieve informatieplicht is in de Nota actieve informatieplicht (vastgesteld 16 februari 2006) nader uitgewerkt.
Artikel 13 Openbare vergadering
Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. In artikel 10 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt lid 2 van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.