Organisatie | Wetterskip Fryslân |
---|---|
Organisatietype | Waterschap |
Officiële naam regeling | Reglement van orde voor het algemeen bestuur en de adviescommissies van Wetterskip Fryslân 2019 |
Citeertitel | Reglement van orde algemeen bestuur en adviescommissies Wetterskip Fryslân |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Reglement van orde algemeen bestuur en adviescommissies Wetterskip Fryslân |
Externe bijlagen | Toelichting Reglement van orde AB en Cie 2019 Rvo AB EN CIE 2019 |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
15-10-2019 | nieuwe regeling | 15-10-2019 |
Hoofdstuk 1 Begripsomschrijvingen, fractievoorzittersoverleg, agendacommissie, fracties, voorzitter, secretaris.
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In dit reglement van orde wordt verstaan onder:
De leden van het algemeen bestuur die door het stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, alsmede de leden van het algemeen bestuur die zijn benoemd overeenkomstig artikel 12, lid 2b,c en d van de Waterschapswet, worden bij de aanvang van de zitting als één fractie beschouwd. Is onder een lijst slechts één lid verkozen, respectievelijk voor een categorie van belanghebbenden slechts één lid benoemd, dan wordt dit lid als een afzonderlijke fractie beschouwd.
Artikel 7 Onderzoek geloofsbrieven; beëdiging
Voor de benoeming van nieuwe leden van het algemeen bestuur stelt het algemeen bestuur op voordracht van de voorzitter bij aanvang van elke nieuwe bestuursperiode een commissie in bestaande uit drie leden van het algemeen bestuur. De commissie onderzoekt de geloofsbrieven, de daarop betrekking hebbende stukken van nieuw benoemde leden en het proces-verbaal van het stembureau.
Artikel 8 Benoeming leden dagelijks bestuur
Bij de benoeming van een lid van het dagelijks bestuur van buiten de kring van het algemeen bestuur wordt overeenkomstig artikel 7, eerste lid, een commissie ingesteld welke onderzoekt of de kandidaat voldoet aan de eisen van de Waterschapswet. De werkwijze van deze commissie is overeenkomstig artikel 7, tweede lid.
Artikel 10. Samenstelling commissies
Een fractie met één zetel in het algemeen bestuur mag tot lid van een commissie voordragen een persoon die geen zitting heeft in het algemeen bestuur maar die wel voorkomt op de kandidatenlijst op basis waarvan de fractie in het algemeen bestuur zitting heeft. De benoeming van deze vaste leden geschiedt door de voorzitter van het algemeen bestuur.
Hoofdstuk 4 Vergaderingen algemeen bestuur en commissies
Paragraaf 1 Tijdstip van vergaderen; voorbereidingen
Artikel 13 Ter inzage leggen van stukken
Stukken die dienen ter achtergrondinformatie worden op de digitale leestafel geplaatst. De leden van het algemeen bestuur en of commissieleden ontvangen een mededeling zodra stukken op de digitale leestafel zijn geplaatst, inclusief een aanduiding van het soort stukken.
Paragraaf 2 Orde der vergadering
Artikel 18 Beknopte besluitenlijst
De beknopte besluitenlijst bevat ten minste:
een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de leden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de leden die zich overeenkomstig de Waterschapswet van stemming hebben onthouden of zich bij het uitbrengen van hun stem hebben vergist;
Artikel 19 Inspreekrecht burgers/ingezetenen
Bij vergaderingen van het algemeen bestuur kan niet worden ingesproken over onderwerpen die eerder geagendeerd stonden voor een commissievergadering.
De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken indien dit in het belang is van de orde van de vergadering. De voorzitter kan de vergadering voorstellen de inspreker het woord te geven direct voorafgaande aan de behandeling van het agendapunt waarover de inspreker het woord wil voeren.
Elke inspreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd. De inspreker voert het woord nadat de voorzitter hem dit heeft verleend.
Op verzoek van een lid van het algemeen bestuur c.q. de adviescommissie of op voorstel van de voorzitter kan worden besloten de beraadslaging voor een te benoemen tijd te schorsen ten einde het dagelijks bestuur of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.
Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker, hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
Op voorstel van de voorzitter of een deelnemer aan de vergadering kan het algemeen bestuur c.q. de adviescommissie voor daarbij te bepalen onderwerpen de spreektijd per fractie vaststellen.
Als na het sluiten van de beraadslaging tot stemming wordt overgegaan, bestaat voor de stemming gelegenheid het stemgedrag te motiveren door het afleggen van een stemverklaring.
Aan het begin van de vergadering wordt gelegenheid geboden vragen te stellen over niet op de agenda voorkomende onderwerpen. Spoedeisende actualiteiten uitgezonderd dienen de vragen voor de rondvraag 24 uur voor aanvang van de vergadering schriftelijk kenbaar gemaakt te worden aan de secretaris, die er vervolgens zorg voor draagt dat de vragen tijdig ter kennis worden gebracht aan de leden van het dagelijks en algemeen bestuur en/of de leden van de adviescommissie.
Hoofdstuk 5 Rechten van leden algemeen bestuur
Ieder lid van het algemeen bestuur kan tot het sluiten van de beraadslagingen over het betreffende agendapunt amendementen indienen. Een amendement kan het voorstel inhouden om een geagendeerd voorstel in één of meer onderdelen te splitsen, waarover afzonderlijke besluitvorming zal plaatsvinden. Er kan alleen beraadslaagd worden over amendementen die ingediend zijn door leden van het algemeen bestuur die de presentielijst getekend hebben en in de vergadering aanwezig zijn.
Het verzoek tot het houden van een interpellatie wordt, behoudens in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, ten minste 48 uur voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij de voorzitter ingediend. Het verzoek bevat een duidelijke omschrijving van het onderwerp waarover inlichtingen worden verlangd alsmede de te stellen vragen.
De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige leden van het algemeen en dagelijks bestuur. Bij de vaststelling van de agenda van de eerstvolgende vergadering na indiening van het verzoek wordt het verzoek in stemming gebracht. Het algemeen bestuur bepaalt op welk tijdstip tijdens de vergadering de interpellatie zal worden gehouden.
Artikel 35 Schriftelijke vragen
Schriftelijke vragen worden kort en duidelijk geformuleerd. De vragen kunnen van een toelichting worden voorzien. Bij de vragen wordt aangegeven of schriftelijke of mondelinge beantwoording wordt verlangd. Vragen die niet voldoen aan het hiervoor gestelde worden per omgaande aan de indiener teruggestuurd.
Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, in ieder geval binnen dertig dagen nadat de vragen zijn binnengekomen. Indien beantwoording niet binnen deze termijn kan plaatsvinden, stelt het dagelijks bestuur of de voorzitter de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis, waarbij de termijn aangegeven wordt waarbinnen beantwoording zal plaatsvinden. Dit bericht wordt behandeld als een antwoord.
De schriftelijke antwoorden van het dagelijks bestuur of de voorzitter worden door tussenkomst van de secretaris aan de leden van het algemeen bestuur toegezonden en op de website van het waterschap gepubliceerd. De vragensteller kan via de voorzitter aan het algemeen bestuur verzoeken het antwoord voor nadere beraadslagingen en inlichtingen op de agenda van de eerstvolgende commissievergadering te plaatsen.
Artikel 37 Algemene bepalingen over stemming
Heeft een lid zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, dan kan hij deze vergissing nog herstellen voordat het volgende lid gestemd heeft. Bemerkt het lid zijn vergissing pas later, dan kan hij nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt wel aantekening vragen dat hij zich heeft vergist; in de uitslag van de stemming brengt dit echter geen verandering.
Tenzij de vergadering voltallig is, wordt bij staking van stemmen het nemen van een besluit uitgesteld tot een volgende vergadering, waarin de beraadslagingen kunnen worden heropend. Indien de stemmen staken in een voltallige vergadering of in een volgende vergadering bedoeld in de vorige volzin, is het voorstel niet aangenomen.
Artikel 39 Stemming over personen
Het stembureau onderzoekt of het aantal ingeleverde stembriefjes gelijk is aan het aantal leden dat ingevolge het tweede lid verplicht is een stembriefje in te leveren. Wanneer de aantallen niet gelijk zijn, worden de stembriefjes vernietigd zonder deze te openen en wordt een nieuwe stemming gehouden.
Artikel 40 Herstemming over personen
Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen heeft een derde stemming plaats tussen de twee personen die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben.
Hoofdstuk 7 Besloten vergadering
Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
Hoofdstuk 8 Verantwoording over afvaardiging naar organisaties
Artikel 44 Verslag en verantwoording
Een lid van het algemeen bestuur, een lid van het dagelijks bestuur, de voorzitter of de secretaris, ieder voor zover door het algemeen bestuur aangewezen tot lid van het algemeen bestuur van een openbaar lichaam of van een ander op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen ingesteld gemeenschappelijk orgaan, heeft het recht verslag te doen over zaken die in het algemeen bestuur als bedoeld aan de orde zijn. De door het algemeen bestuur gewenste bespreking van dit verslag kan de voorzitter verwijzen naar de desbetreffende commissie.
Toelichting reglement van orde voor algemeen bestuur en adviescommissies Wetterskip Fryslân
Tot 2019 was het bij Wetterskip Fryslân gebruikelijk dat voor algemeen bestuur en adviescommissies afzonderlijke reglementen van orde golden. In navolging van veel andere bestuursorganen is er voor gekozen beide reglementen samen te voegen. Dankbaar is gebruikt van de vele goede voorbeelden die via internet te raadplegen zijn, al zijn natuurlijk wel de specifieke aspecten van Wetterskip Fryslân in acht genomen.
Ten opzichte van de beide voorlopers zijn in dit nieuwe reglement niet veel opvallende wijzigingen aan te treffen. Nieuw is de agendacommissie die voort is gevloeid uit de gedachtevorming binnen de commissie bestuurlijke vernieuwing 2018.
Hoofdstuk 1Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
Er is voor gekozen voor regelmatig terugkerende begrippen een omschrijving op te nemen.
In het belang van de oordeelsvorming is het wenselijk dat –spoedeisende actualiteiten uitgezonderd- de leden er naar streven om (sub) amendementen, moties, voorstellen van orde, initiatiefvoorstellen, interpellaties, vragen voor de rondvraag en alle andere uitingen die zich daar voor lenen ten minste 24 uur voor aanvang van de vergadering schriftelijk kenbaar te maken bij de secretaris opdat die er zorg voor kan dragen dat dagelijks en algemeen bestuur tijdig in kennis worden gesteld.
Artikel 2 Het voorzittersoverleg
Tussen de voorzitter en de fracties in het algemeen bestuur vindt periodiek overleg plaats over de werkwijze en het reguleren van de vergaderingen. Hieronder vallen taken als: het initiëren van een aanpassing van het reglement van orde en het regelen van ondersteuning van het algemeen bestuur. Ook bij vertrouwelijke personele aangelegenheden kan een voorzittersoverleg een belangrijke rol vervullen.
Gekozen is voor een voorzittersoverleg waarin elke fractie is vertegenwoordigd met voor elke deelnemer een (één) volwaardige stem. Op deze wijze wordt aan de positie van alle fracties recht gedaan. Het voorzittersoverleg wordt ingevolge artikel 2 lid 4 ondersteund door de secretaris. Dit borgt ook dat de secretaris weet welke punten de aandacht van het algemeen bestuur hebben. De aanwezigheid van de secretaris kan ook gewenst zijn, omdat hij aandacht moet kunnen vragen voor of een toelichting kan geven op onderwerpen die worden voorbereid door de ambtelijke organisatie.
In artikel 3 is de samenstelling, taak en werkwijze van de agendacommissie opgenomen. De agendacommissie heeft een belangrijke taak bij het voorlopig vaststellen van de agenda’s voor de vergaderingen van algemeen bestuur en commissies. Voorts waakt de agendacommissie over de lange termijn agenda en de vergaderschema’s.
De Waterschapswet kent het begrip niet, maar gaat onder andere in artikel 14 wel uit van het bestaan van in het algemeen bestuur vertegenwoordigde categorieën van belanghebbenden. Voor de categorie ingezeten hebben verkiezingen plaatsgevonden waaraan geregistreerde belangengroeperingen konden deelnemen. In navolging van vertegenwoordigende lichamen van algemeen bestuur ligt het in de rede ook bij waterschapsbesturen te spreken van fracties.
Bij de aanvang van de eerste zitting van het nieuwe algemeen bestuur na de verkiezingen, worden de leden die op dezelfde lijst hebben gestaan, als één fractie beschouwd. De fractie gebruikt in de vergadering van het algemeen bestuur de aanduiding die zij boven de kandidatenlijst hadden staan. Op deze wijze is de relatie tussen de fractie in het algemeen bestuur en de fractie op de kandidatenlijst voor de burger duidelijk. Ook de door de koepels aangewezen leden worden als fracties beschouwd.
In de loop van een zittingsperiode kan het voorkomen dat leden het algemeen bestuur verlaten. Het beëindigen van de zitting in het algemeen bestuur kan verschillende oorzaken hebben. Leden kunnen ongeneeslijk ziek zijn, een conflict met hun fractie hebben, te weinig tijd hebben voor het waterschapswerk en zo zijn er nog vele redenen denkbaar. In een dergelijk geval vindt er een verandering in de samenstelling van de fractie plaats. Als dit het geval is, deelt de fractie dit aan de voorzitter mede. Het is ook mogelijk dat een lid van het algemeen bestuur zijn lidmaatschap niet opzegt maar uit een fractie stapt. Hij kan als zelfstandige fractie verdergaan of zich aansluiten bij een bestaande fractie van de categorie ingezetenen. Uitgangspunt van ons kiesstelsel is dat volksvertegenwoordigers op persoonlijke titel worden verkozen (een kandidaat wordt door de voorzitter van het stembureau benoemd). Een zetel ‘hoort’ niet bij een belangengroepering, maar is verbonden aan de “volksvertegenwoordiger” die daardoor ook de mogelijkheid heeft om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan. Het algemeen bestuur heeft geen zeggenschap over wijzigingen in de samenstelling, fusies en splitsingen van fracties en de naamvoering. Een mededeling aan de voorzitter van het algemeen bestuur is voldoende. Het algemeen bestuur is gehouden met ingang van de eerstvolgende vergadering nadat hiervan mededeling is gedaan rekening te houden met de nieuwe situatie. Het provinciaal reglement bepaalt de omvang van de vertegenwoordigers van de geborgde belangen; het is dus formeel niet mogelijk dat een gekozen vertegenwoordiger van de categorie ingezetenen lid wordt van een fractie samengesteld uit benoemde vertegenwoordigers en omgekeerd dat benoemde vertegenwoordigers lid worden van een fractie uit de categorie ingezetenen. Een nauwe samenwerking tussen is natuurlijk niet uitgesloten.
Aan lid 5 wordt invulling gegeven door onder meer het gestelde in de Verordening fractieondersteuning Wetterskip Fryslân. En in de praktijk kunnen de fracties ook een beroep doen op het cluster Bestuur- en Directieondersteuning (BDA).
De voorzitter is voorzitter van het algemeen bestuur en dagelijks bestuur. Artikel 94 van de Waterschapswet schrijft dit dwingend voor. De regeling bij verhindering staat in artikel 51a van de Waterschapswet; het Reglement kan voorzien in de aanwijzing van een plaatsvervangend voorzitter. De voorzitter heeft het recht op grond van artikel 94, derde lid, van de Waterschapswet in de vergaderingen van het algemeen bestuur aan de beraadslaging deel te nemen.
Het algemeen bestuur is verplicht een secretaris te benoemen (artikel 53 Waterschapswet). De
secretaris is in eerste instantie verantwoordelijk voor de bijstand aan het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter. De Waterschapswet eist dat het dagelijks bestuur de vervanging van de secretaris regelt (artikel 55a).
Hoofdstuk 2Toelating van nieuwe leden; benoeming lid van het dagelijks bestuur
Artikel 7 Onderzoek geloofsbrieven; beëdiging
Met de geloofsbrief geeft de voorzitter van het stembureau aan de benoemde kennis van zijn benoeming. De benoemde geeft schriftelijk aan of hij de benoeming aanneemt. Tegelijk met de
mededeling dat hij zijn benoeming aanneemt worden aan het algemeen bestuur stukken overlegd waaruit blijkt dat de benoemde voldoet aan de eisen om als lid van het algemeen bestuur toegelaten te worden. Dit omvat de volgende stukken: een ondertekende verklaring met een opgave van de andere functies dan het lidmaatschap van het algemeen bestuur die hij bekleedt en een uittrekstel uit de GBA met zijn woonplaats, geboorteplaats en –datum (indien voor het eerst gekozen). Het onderzoek van de geloofsbrieven moet in een openbare vergadering gebeuren. Dit onderzoek wordt voorbereid door een door het algemeen bestuur te benoemen commissie onderzoek geloofsbrieven. Bij het onderzoek zal ook de vraag worden betrokken of sprake is van incompatibiliteiten en niet toegestane nevenfuncties. De commissie onderzoek geloofsbrieven brengt verslag uit aan het algemeen bestuur; dit kan zowel mondeling als schriftelijk.
De formulering van het eerste lid benadrukt dat het algemeen bestuur en niet de voorzitter een commissie instelt, die het zogenaamde geloofsbrievenonderzoek verricht nadat de voorzitter van het stembureau nieuwe leden kennis heeft gegeven van hun benoeming. Het onderzoek van het proces verbaal (onderzoek naar het verloop van de verkiezing of de vaststelling van de uitslag) gebeurt in de eerste samenkomst van het nieuwe algemeen bestuur na de verkiezingen. Het onderzoek van de geloofsbrief strekt zich niet uit tot de geldigheid van de kandidatenlijsten en van de lijstverbindingen.
Er is een verschil in de procedure bij de samenstelling van een nieuwe algemeen bestuur of bij de vervulling van een tussentijdse vacature. Na een verkiezing dienen de algemeen bestuursleden in de eerste vergadering van het algemeen bestuur in nieuwe samenstelling de eed of verklaring en belofte af te leggen. De voorzitter zal hen hiervoor oproepen. Bij tussentijdse vacaturevervulling kan de eed of verklaring en belofte aansluitend aan de beslissing van het algemeen bestuur over de toelating van het betrokken lid plaatsvinden. De tekst van de eed of verklaring en belofte die een lid van het algemeen bestuur bij het aanvaarden van het lidmaatschap van het algemeen bestuur moet afleggen, is in artikel 50 van de Waterschapswet vastgelegd.
Artikel 8 Benoeming leden dagelijks bestuur
Veelal wordt in de provinciale waterschapsreglementen bepaald dat de leden van het dagelijks bestuur worden benoemd in de eerste vergadering van het algemeen bestuur in de nieuwe samenstelling. In praktijk zal dit in een latere vergadering zijn. Eerst moet een coalitie worden gevormd met een besluit over de omvang van het dagelijks bestuur (met inachtneming van het bepaalde in het provinciale waterschapsreglement). Vervolgens vinden verkiezingen plaats tussen door de fracties voorgedragen kandidaten.
Vanuit de gedachte dat de meerderheid van het algemeen bestuur bestaat uit gekozen vertegenwoordigers van de categorie ingezetenen, is er voor gekozen eerst de db-leden uit die categorie te doen benoemen.
Het vijfde lid geeft invulling aan een leemte in de Waterschapswet. De Waterschapswet geeft wel aan welke formele eisen gesteld worden aan een lid van het dagelijks bestuur, maar niet op welk moment deze getoetst worden. De formele eisen voor een lid van het dagelijks bestuur zijn grotendeels vergelijkbaar met de vereisten voor het lidmaatschap van het algemeen bestuur. Het ligt voor de hand om voor het benoemen van een lid van het dagelijks bestuur van buiten de kring van het algemeen bestuur ook een commissie voor het onderzoek naar de geloofsbrieven in te stellen.
Anders dan in het verleden gaat de systematiek van deze nieuwe regeling er van uit dat de commissie onderzoek geloofsbrieven aan voor een langere periode wordt benoemd en niet steeds van samenstelling wisselt indien er een tussentijdse ontstane vacature moet worden voorzien.
Artikel 9 Instelling adviescommissies
Dit artikel biedt de kapstok voor het instellen van adviescommissies. Het is aan het algemeen bestuur te besluiten of en zo ja op welke wijze de besluitvorming over voorstellen aan het algemeen bestuur wordt voorbereid.
Artikel 10 Instelling adviescommissies
In dit artikel wordt de samenstelling van de commissie geregeld. In artikel 2 wordt gewaarborgd dat kleine fracties in elke commissie vertegenwoordigd kunnen zijn.
Hoofdstuk 4 Vergaderingen algemeen bestuur en commissies
De bepalingen in dit hoofdstuk gelden voor zowel de vergaderingen van het algemeen bestuur als de vergaderingen van de adviescommissies, tenzij nadrukkelijk is aangegeven dat een artikel alleen geldt voor een AB- of adviescommissievergadering. Algemeen bestuur en adviescommissies hebben een verschillende taak. Het algemeen bestuur neemt besluiten en de adviescommissies beperken zich veelal tot het geven van adviezen. Niettemin komt de wijze van vergaderen in grote trekken overeen en kan dus die orde beschreven worden in een reglement.
Paragraaf 1Tijd van vergaderen; voorbereidingen
Artikel 11 Oproep en voorlopige agenda
In dit artikel wordt geregeld dat de bestuurders van Wetterskip Fryslân tijdig komen te beschikken over de vergaderstukken waarover zij een oordeel dienen te geven. In de regel worden agenda en stukken tien dagen voor een commissievergadering in Ibabs gezet.
Artikel 12 regelt dat in spoedeisende gevallen de voorzitter in overleg met de agendacommissie nog punten aan de reeds toegezonden agenda kan toevoegen. Dit kan tot uiterlijk 48 uur voor de vergadering. In lid 2 wordt geregeld dat elk gremium uiteindelijk zelf de vergaderagenda bepaalt.
Artikel 13 Ter inzage leggen van stukken
Van oudsher werd achtergrondinformatie ter inzage gelegd. Het ging daarbij om informatie die niet direct noodzakelijk werd geacht voor goede beraadslaging en besluitvorming. Door deze in enkelvoud ter inzage te leggen, bleef de belasting voor zowel de lezer als de verspreider beperkt. Tegenwoordig is de hoeveelheid informatie geen probleem meer bij het (digitaal) verspreiden, maar des te groter bij het ontvangen van informatie. Om die reden wordt achtergrondinformatie nog altijd niet actief verspreid via de vergaderstukken, maar wordt deze (digitaal) ter inzage gelegd.
Artikel 14 Openbare kennisgeving
Dit artikel spreekt voor zich. Er wordt naar gestreefd de uitvoering van de artikelen 10 en 13 zoveel mogelijk te synchroniseren.
Paragraaf 2Orde der vergadering
Voor een ordentelijke vergaderingen – en vooral ook met het oog op de rechtstreekse uitzendingen- is het van belang dat een ieder zijn vaste zitplaats heeft. De voorzitter kan na overleg in het voorzittersoverleg de indeling herzien, indien daartoe aanleiding bestaat. Ook andere personen kunnen uitgenodigd worden om ter vergadering aanwezig te zijn. De voorzitter is de aangewezen persoon om voor een zitplaats voor hen te zorgen.
De verplichting tot het hebben van een presentielijst vloeit indirect voort uit artikel 38b en 38c Waterschapswet. De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen, dat het vergaderquorum aanwezig is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen. De ondertekening door voorzitter en secretaris dient te waarborgen dat de lijst volledig is en het quorum aanwezig was.
Artikel 17 Opening vergadering, quorum
Dit artikel spreekt voor zich.
Artikel 18 Beknopte besluitenlijst
Dit artikel regelt dat de vergaderingen in beeld en geluid worden opgenomen en rechtstreeks worden uitgezonden via de website van Wetterskip Fryslân. Daar blijven de opnames voortdurend raadpleegbaar. Voorts regelt het artikel dat er een korte besluitenlijst wordt samengesteld na iedere vergadering. Het artikel regelt ook wat de korte besluitenlijst dient te bevatten en hoe de vaststelling wordt geregeld.
In dit artikel wordt het spreekrecht van burgers geregeld tijdens de vergadering. In het derde lid is bepaald dat insprekers zich tot uiterlijk 24 uur voor aanvang van de vergadering moeten melden. Deze bepaling is opgenomen om vooral het dagelijks bestuur in staat te stellen zich te prepareren. Over onderwerpen die tijdens een commissievergadering aan de orde zijn geweest kan tijdens een AB-vergadering niet (nogmaals) worden ‘ingesproken’.
Artikel 20 Voorstellen van orde
De voorzitter legt aan het algemeen bestuur ter beslissing voor of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door het algemeen bestuur. Bij staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen. Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een pauze. Indien het gaat om een niet geagendeerd voorstel, dient de procedure van een initiatiefvoorstel gevolgd te worden (artikel 35).
Teneinde de vergaderduur niet te zeer te verlengen wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het vierde lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Het vijfde lid voorziet in de mogelijkheid de vergadering te schorsen voor nader onderling beraad.
Artikel 22 Aantal spreektermijnen
Indien het algemeen bestuur of een commissie van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan daartoe uitdrukkelijk besloten worden. Het tweede lid benadrukt dat de voorzitter elke spreektermijn afsluit. Dit behoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de algemeen bestuursleden/commissieleden in de eerste en tweede termijn. Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een verzoek van een lid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, zal de voorzitter in beginsel niet honoreren. De beraadslaging over een motie vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het betreffende, aan de orde zijnde onderwerp.
Het eerste lid verzekert dat sprekers tijdens een vergadering vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties toegestaan, behalve wanneer deze zo veelvuldig zijn dat de voorzitter in het belang van de voortgang van de beraadslagingen bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat de bestuursleden zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten, is in artikel 39 Waterschapswet bepaald dat zij niet in rechte vervolgd kunnen worden, aan te spreken zijn of verplicht zijn getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen.
Het artikel strekt ertoe te benadrukken dat algemeen bestuur en commissies ook uit eigen initiatief regels kunnen stellen over de spreektijd van de leden. De voorzitter hoeft dit niet voor te stellen. De voorzitter kan in het kader van zijn taak tot het handhaven van de orde tijdens de vergadering wel wijzigingen voorstellen in de omvang van de spreektijd.
Artikel 25 Deelname aan de beraadslaging door anderen
Om AB of commissie moverende redenen kunnen anderen – bijvoorbeeld specifiek deskundigen- in de gelegenheid worden gesteld om deel te nemen aan de beraadslagingen.
Stemverklaringen zullen kort moeten zijn en mogen niet het karakter krijgen van een derde termijn, als laatste reactie op de vorige spreker. De stemverklaringen worden gegeven vóór de voorzitter de wijze van stemming aan de orde stelt.
De voorzitter kan de beraadslaging sluiten, als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij het algemeen bestuur anders beslist. De voorzitter formuleert daarna de te nemen eindbeslissing. Indien geen stemming wordt gevraagd, is het voorstel aangenomen.
Er zijn drie type vragen te onderscheiden:
technisch inhoudelijke vraag: een vraag waarvan het antwoord leidt tot een verduidelijking van een passage in een schriftelijk stuk dat behoort tot de agenda van een vergadering van het algemeen bestuur. Deze vragen dienen zoveel als mogelijk voorafgaand aan een vergadering te worden gesteld en (veelal ambtelijk) beantwoord te worden, zodat de voortgang van de vergadering er niet door wordt opgehouden. Bij het stellen van de vraag (mondeling of schriftelijk) wordt de aard van de vraag aangegeven.
vraag voor de rondvraag: een mondelinge vraag op basis van artikel 28 van het reglement van orde. De vraag heeft betrekking op niet op de agenda voorkomende onderwerpen en dienen –actualiteiten uitgezonderd- 24 uur voor de vergadering kenbaar te worden gemaakt bij de secretaris. Deze draagt er zorg voor dat de leden van het dagelijks en algemeen bestuur ruim voor de vergadering kennis kunnen nemen van de vragen.
In dit artikel wordt geregeld dat aan het algemeen bestuur of een commissie gerichte stukken worden geplaatst op de digitale leestafel van het algemeen bestuur. Voorts wordt geregeld hoe dergelijke stukken doorgeleid worden naar de verschillende commissievergaderingen.
Hoofdstuk 5Rechten van leden algemeen bestuur
De definitie van amendement is opgenomen in artikel 1. Door het recht van amendement kan de regelgevende taak van het algemeen bestuur reëel inhoud krijgen. Ook kleine fracties en individuele leden van het algemeen bestuur moeten in staat gesteld worden (sub)amendementen in te dienen. Daarom is niet bepaald dat een amendement door een aantal andere leden inhoudelijk moet worden ondersteund. Voor wat betreft de stemming over amendementen wordt verwezen naar artikel 38.
De definitie van motie is opgenomen in artikel 1. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politiek-bestuurlijke, procedurele aard), het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over bepaalde ontwikkelingen of om het doen van een verzoek. Een motie betreft dus niet een concreet besluit dat op rechtsgevolg is gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politiek- bestuurlijke betekenis. Daarom is het dagelijks bestuur formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Voor wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt opgemerkt, dat over een motie een apart besluit wordt genomen. Voor de beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp geldt, dat deze niet plaatsvindt in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het onderwerp, waarop de motie betrekking heeft. Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt aan het einde van de vergadering plaats.
Artikel 32 Initiatiefvoorstellen
Het is de taak van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur de nodige voorstellen te doen. Leden van het algemeen bestuur kunnen ook zelf een voorstel voor een ontwerpverordening of ontwerpbeslissing ter behandeling bij het algemeen bestuur indienen als het dagelijks bestuur niet of naar het oordeel van één of meer leden niet tijdig zelf met voorstellen komt. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend. Het algemeen bestuur beslist bij de vaststelling van de agenda of een initiatiefvoorstel op de agenda blijft staan. Het vierde lid biedt de mogelijkheid nadere regels te stellen.
Artikel 33 Voorstel dagelijks bestuur
Dit artikel spreekt voor zich.
Het interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht. Het gaat om een recht van een lid van het algemeen bestuur om tijdens een vergadering over een niet geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het dagelijks bestuur of de voorzitter te vragen. Daar is verlof van het algemeen bestuur voor nodig.
Artikel 35 Schriftelijke vragen
Het vragenrecht geeft aan de leden van het algemeen bestuur het recht informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het dagelijks bestuur of de voorzitter behoren. Het karakter van deze vragen is primair van informatieve strekking. Op grond van deze bepaling kan een lid van het algemeen bestuur schriftelijke vragen stellen aan het dagelijks bestuur of de voorzitter, al naar gelang wie verantwoordelijk is. Het dagelijks bestuur kan besluiten dat de verantwoordelijke portefeuillehouder voor schriftelijke beantwoording zorg draagt. (zie ook toelichting bij artikel 28)
In dit artikel wordt een procedurele uitwerking gegeven van de inlichtingenplicht die het dagelijks bestuur (artikel 89, tweede lid, Waterschapswet) en de voorzitter (artikel 97, tweede lid, Waterschapswet) hebben ten opzichte van het algemeen bestuur.
Artikel 37 Algemene bepalingen over stemming
Indien een lid te kennen geeft stemming te wensen, moet de stemming plaatsvinden. Als regel zal stemmen bij handopsteking toereikend zijn. Maar een lid kan ook vragen om hoofdelijke stemming. Het algemeen bestuur heeft niet de bevoegdheid hiervan af te wijken. Vraagt niemand stemming, dan wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. De regeling in het tweede lid kan enkel toepassing krijgen, indien de uitkomst van de stemming tevoren duidelijk is en slechts enkele leden zouden tegenstemmen. Een lid van het algemeen bestuur kan zich alleen onthouden van stemming op grond van artikel 38a Waterschapswet. In alle andere gevallen is een lid van het algemeen bestuur verplicht stelling in te nemen en te stemmen. Stemmingen zijn in principe ook openbaar. Een lid van het algemeen bestuur als gekozen of benoemde vertegenwoordiger van zijn categorie van belanghebbenden dient duidelijk te zijn in zijn of haar rol. Door de openbaarheid is het voor de achterban (kiezers of benoemende koepels) duidelijk hoe ze vertegenwoordigd worden. Bij wie de hoofdelijke stemming begint wordt geregeld door loting. Indien bij het staken van stemmen de vergadering voltallig is, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Is de vergadering niet voltallig, dan wordt het nemen van het besluit tot een volgende vergadering uitgesteld. Als ook dan de stemmen staken, wordt het voorstel geacht niet te zijn aangenomen.
Artikel 38 Stemming over amendementen en moties
Er is een verschil in procedure tussen een motie en een amendement. Een amendement komt in stemming voorafgaande aan de stemming over het onderliggende voorstel. Een motie strekt niet tot wijziging van een voorgesteld besluit; over een motie wordt een apart besluit genomen, voordat de besluitvorming over het aanhangige voorstel is afgerond. Bij een motie over een afzonderlijk onderwerp geldt dit uiteraard niet en is het vierde lid niet van toepassing.
Artikel 39 Stemming over personen
Over de benoeming, voordracht of aanbeveling van personen, dient de stemming schriftelijk te geschieden door middel van gesloten en ongetekende stembriefjes. Op deze wijze is geheimhouding gewaarborgd. Het reglement van orde gaat uit van een stemming door middel van een behoorlijk ingevuld stembriefjes. Een blanco stembriefje wordt niet aangemerkt als een behoorlijk ingevuld stembriefje. In geval van een schriftelijke stemming wordt dan ook geen rekening gehouden met blanco stembriefjes. Een blanco of verkeerd ingevuld stembriefje telt wel mee bij de bepaling van het quorum. Het algemeen bestuur oordeelt uiteindelijk of een stembriefje behoorlijk is ingevuld.
Bij een benoeming stelt het algemeen bestuur een specifiek persoon aan in een bepaald ambt (lid van het dagelijks bestuur, secretaris, ombudsman etc). Op het stembiljet kan de naam van de te benoemen persoon met daarachter de opties ‘voor’ en ‘tegen’ worden vermeld. Onder voordracht wordt verstaan het als kandidaat voorstellen van een persoon voor een bepaald ambt. Een voordracht is voor het algemeen bestuur bindend, op de stembiljetten dienen de namen van de voorgedragen perso(o)n(en) te worden vermeld met daarachter de opties ‘voor’ en ‘tegen’. Bij een aanbeveling wordt voorgesteld om bepaalde personen voor een bepaald ambt voor te dragen, het algemeen bestuur mag van de aanbevelingen afwijken. Het betreft hier een zogenaamde vrije stemming. Op de stembiljetten kunnen de namen van de aanbevolen personen worden vermeld met daarachter de opties ‘voor’ en ‘tegen’ én een vrije ruimte waar een kandidaat van eigen keuze kan worden ingevuld.
Artikelen 40 en 41 Herstemming over personen en beslissing door het lot
Indien bij de stemming over personen als bedoeld in artikel 30 geen besluit valt moet er herstemming en zo nodig loting plaatsvinden. Deze artikelen beschrijven de procedures daarvoor.
Hoofdstuk 7Besloten vergadering
Dit artikel bepaalt dat de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing zijn op een vergadering achter gesloten deuren. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het recht van amendement, het recht van motie, het maken van het verslag. De bepalingen van het reglement zijn echter niet van toepassing voor zover het toepassen van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal het algemeen bestuur moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 37 van de Waterschapswet wordt opgelegd dan wel opgeheven.
In artikel 35 van de Waterschapswet zijn procedurevoorschriften opgenomen voor ‘het sluiten van de deuren’, de wijze waarop een vergadering een besloten vergadering wordt.
Besloten vergaderingen worden wel opgenomen doch niet via internet uitgezonden. Met behulp van de opname kan een verslag worden gemaakt conform artikel 35 lid 4 van de Waterschapswet.
Hoofdstuk 8Verslag en verantwoording afvaardiging naar andere organisaties
Artikel 44Verslag en verantwoording
Degene die door het algemeen bestuur is aangewezen als lid van een openbaar lichaam of van een ander gemeenschappelijk orgaan is zowel lid van dat bestuur als vertegenwoordiger van het waterschap. Hij is aan het algemeen bestuur verantwoording verschuldigd voor de wijze waarop hij in het bestuur van de gemeenschappelijke regeling functioneert. Het ligt in de rede de bepalingen van dit artikel ook van toepassing te verklaren op andere organisaties, waarin het algemeen bestuur een of meer van zijn leden of de voorzitter heeft benoemd. Hierbij valt te denken aan stichtingen (bijv. tot instandhouding van een of meer molens/gemalen) en vennootschappen (bijv. een slibverbrandingsinstallatie). Hierin voorziet het vierde lid.
hoofdstuk 9Toehoorders en pers
Artikel 45 Toehoorders en pers
De voorzitter is belast met het handhaven van de orde. Dit artikel biedt de grondslag om toehoorders die de orde verstoren, aan te spreken en bij volharding in hun gedrag hun de toegang te ontzeggen.
Artikel 46 Geluid- en beeldregistraties
Aangezien de vergaderingen van het algemeen bestuur en de adviescommissies in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluids- en beeldregistraties maken mits de aanwijzingen van de voorzitter worden opgevolgd. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.