Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hoeksche Waard houdende regels omtrent organisatie (organisatieregeling gemeente Hoeksche Waard)

Artikel 1 begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  ambtelijke organisatie: het geheel van personen in dienst van de gemeente, met uitzondering van de personen op de griffie;

• b.

  gemeentesecretaris/ algemeen directeur: ambtenaar aan het hoofd van de ambtelijke organisatie en eindverantwoordelijk voor het dagelijks beheer daarvan, met uitzondering van de griffier en de ambtelijke organisatie van de griffie;

• c.

  concerncontroller; ambtenaar die als onafhankelijk adviseur is belast met het gevraagd en ongevraagd geven van advies aan het college, de burgemeester, de gemeentesecretaris en de teammanagers;

• d.

  directiesecretaris: ambtelijke ondersteuning en sparringpartner voor en van de directie en ondersteuning gemeentesecretaris ten behoeve van de collegevergaderingen;

• e.

  directie: het ambtelijk orgaan dat onder leiding van de algemeen directeur de ambtelijke organisatie aanstuurt, en verder bestaat uit directeuren, de concerncontroller en de directiesecretaris;

• f.

  directeur: de ambtenaar die benoemd is door de gemeentesecretaris/ algemeen directeur, en

• 1.

  een verantwoordingsplicht heeft aan de gemeentesecretaris/ algemeen directeur, en die belast is met de aansturing van (een deel van ) de teammanagers en toeziet op de organisatiebrede inzet van capaciteit en middelen;

• g.

  opgave: een opgave is integraal, strategisch, complex, multidisciplinair en met verhoogde politiek-bestuurlijke aandacht;

• h.

  opgaveregisseur: regisseert de opgave(n) en heeft een verantwoordingsplicht aan een directeur als ambtelijk opdrachtgever en aan de opgave(n) gerelateerde bestuurlijke portefeuillehouder(s);

• i.

  teammanager: de ambtenaar die belast is met de dagelijkse leiding van een team(s) en daarmee verantwoordelijk is voor het resultaat en de inzet van middelen en die een eigen verantwoordingsplicht heeft aan de directie.

Artikel 2 Structuur van de ambtelijke organisatie

• 1.

  De ambtelijke organisatie heeft tot doel het gemeentebestuur en zijn organen bij de uitoefening van hun taken te ondersteunen en zorg te dragen voor een adequate dienstverlening aan de inwoners van de gemeente Hoeksche Waard. Integraal management is daarbij het uitgangspunt. Doelen en middelen worden geïntegreerd over de teams heen.

• 2.

  De hoofdstructuur/het organisatiemodel bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur, directeuren, concerncontroller, teammanagers en teams.

• 3.

  De gemeentesecretaris/ algemeen directeur is bevoegd om teams samen te voegen, te splitsen of nieuwe teams samen te stellen binnen de hoofdstructuur/organisatiemodel;

• 4.

  De gemeentesecretaris/ algemeen directeur is bevoegd om teams toe te wijzen aan een teammanager afhankelijk van span of control, span of interest en span of attention;

• 5.

  In het organogram is de actuele opsomming van teams beschreven.

Artikel 3 Beheer

• 1.

  Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders is het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie opgedragen aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

• 2.

  Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders en de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/ algemeen directeur is het dagelijks beheer van de teams opgedragen aan de teammanagers.

• 3.

  De concerncontroller stuurt inhoudelijk en functioneel het team control aan. Het team valt alleen voor de personele verantwoordelijkheid onder een teammanager.

Artikel 4 Instructie

• 1.

  De bepalingen in dit hoofdstuk gelden tevens als instructie voor de gemeentesecretaris in de zin van artikel 103, lid 2 gemeentewet;

• 2.

  Voor zover hetgeen in dit besluit is vastgelegd niet uitsluitend betrekking heeft op de in de Gemeentewet opgenomen taken van de gemeentesecretaris, wordt in het vervolg van dit besluit met “gemeentesecretaris” tevens “algemeen directeur” bedoeld.

Artikel 5 Relatie tot de gemeenteraad

• 1.

  De gemeentesecretaris draagt er desgevraagd aan bij of draagt er uit eigen beweging zorg voor dat het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester in staat zijn, ieder wat betreft de eigen verantwoordelijkheid, tot naleving van de actieve informatieplicht ex artikel 169 lid 2 en artikel 180 lid 2 Gemeentewet.

• 2.

  De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen, zoals bepaald in de Verordening ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning gemeente Hoeksche Waard 2019 en artikel 33 van de Gemeentewet.

Artikel 6 Bijstand

• 1.

  De gemeentesecretaris heeft het recht bij de gehele ambtelijke organisatie, zowel individueel als per onderdeel van de organisatie, de inlichtingen in te winnen die voor een goede invulling van haar/zijn taak nodig zijn.

• 2.

  Voor zover de gemeentesecretaris bij de uitvoering van de in dit hoofdstuk benoemde taken behoefte heeft aan ambtelijke bijstand, kan hij daarvoor rechtstreeks beroep doen op alle onderdelen en alle medewerkers van de ambtelijke organisatie.

Artikel 7 Verantwoordelijkheid

• 1.

  De gemeentesecretaris heeft binnen de door het college van burgemeester en wethouders gegeven (beleids)kaders de eindverantwoordelijkheid voor:

  • a.

    De kwaliteit, onafhankelijkheid en tijdigheid van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen en / of leden van de bestuursorganen;

  • b.

    De kwaliteit van het management en de organisatie van de ambtelijke organisatie;

  • c.

    De planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;

  • d.

    De integrale beleidsontwikkeling, - voorbereiding, - uitvoering;

  • e.

    De vormgeving en uitvoering van de P&C cyclus;

  • f.

    Het leveren van tijdige, juiste en volledige informatie over de bedrijfsvoering.

• 2.

  De gemeentesecretaris heeft de bevoegdheid om in bijzondere situaties rechtstreeks instructies en aanwijzingen te geven aan de medewerkers.

• 3.

  De gemeentesecretaris is de voorzitter van het directieteam en neemt, gehoord hebbende de meningsvorming binnen het DT, de benodigde besluiten en draagt eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming.

• 4.

  De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor het scheppen van voorwaarden waarbinnen de medezeggenschap binnen de organisatie goed kan functioneren

• 5.

  De gemeentesecretaris is (voor de gehele organisatie exclusief de griffie) bestuurder in de zin van Wet op de Ondernemingsraden. Hij ziet toe dat zaken voor advies of voor instemming aan de ondernemingsraad wordt voorgelegd.

Artikel 8 Loco-secretaris.

• 1.

  Het college benoemt een of meerdere loco-secretarissen conform artikel 106 van de Gemeentewet.

• 2.

  De loco-secretaris vervangt de gemeentesecretaris bij afwezigheid en treedt in al haar/zijn rechten en bevoegdheden.

• 3.

  De artikelen van dit hoofdstuk zijn overeenkomstig van toepassing op de loco-secretaris.

Artikel 9 Directeur

• 1.

  De directeur legt verantwoording af aan de algemeen directeur.

• 2.

  De directeur draagt binnen de door de bestuursorganen en de gemeentesecretaris/ algemeen directeur gegeven kaders de zorg en verantwoordelijkheid voor de portefeuilles die aan hem zijn toebedeeld vanuit het integrale management;

• 3.

  De directeur is lid van het directieteam en uit dien hoofde verantwoordelijk voor een integrale beleidsontwikkeling, - voorbereiding, en – realisatie binnen de door de bestuursorganen en gemeentesecretaris vastgestelde kaders.

• 4.

  De directeur kan zo nodig een periodiek managementoverleg instellen met (een aantal van) de toegewezen teammanagers, bijvoorbeeld rondom een inhoudelijk domein. Dit, onverminderd de (mede) verantwoordelijkheid van de directeur voor het geheel en onverminderd de integrale eigen managementverantwoordelijkheid van de teammanager. De organisatie kent geen sectoren of afdelingen maar alleen teams die onderdeel zijn van 1 organisatie aangestuurd door een teammanager binnen strategische kaders van de directie.

• 5.

  De directeur ziet er op toe dat de producten en diensten van de onder zijn verantwoordelijkheid vallende teams passen binnen de door de bestuursorganen vastgestelde kaders en voldoen aan alle ter zake geldende wet- en regelgeving. Dit geldt tevens voor de uitvoering van genomen besluiten.

• 6.

  Een directeur wordt bij afwezigheid vervangen door een andere directeur. De directeuren maken zelf een schema om deze vervanging te organiseren.

• 7.

  De beslissingsbevoegdheden van de directeur zijn vastgelegd in het mandaatbesluit Hoeksche Waard.

Artikel 10 Teammanager

• 1.

  De teammanager draagt onverminderd de taken en bevoegdheden van de directeur, zorg en verantwoordelijkheid voor:

  • a.

    Ondersteuning en advisering van de directie bij het tot stand brengen en actueel houden van de (vakinhoudelijke) strategische visie en realisatie van opgaven;

  • b.

    De teammanager vervult de rol van opdrachtnemer, in de richting van de directie (als opdrachtgever), ten aanzien van de uitvoering van het teamplan;

  • c.

    Het motiveren, stimuleren en faciliteren van medewerkers zodat zij de gewenste kwaliteit en kwantiteit kunnen leveren, die nodig is om de dienstverlening alsmede organisatie of bestuurlijke opgaven in te kunnen vullen, in lijn van het bevorderen van het zelforganiserend vermogen;

  • d.

    De effectieve en efficiënte inzet en het beheer van middelen (personeel, informatie, automatisering en financiën) binnen de gestelde kaders en budgetten;

  • e.

    Het leveren van teamspecifieke bijdragen aan documenten in de planning &control cyclus;

  • f.

    De budgetbewaking van budgetten die aan het team zijn toegewezen;

• 2.

  De beslissingsbevoegdheden van de teammanager zijn vastgelegd in het mandaatbesluit Hoeksche Waard

• 3.

  De teammanager draagt zorg voor de totstandkoming van de integrale beleidsontwikkeling van de binnen het team vallende taken.

• 4.

  De teammanager draagt zorg voor de kwaliteit van voorstellen, adviezen en rapportages, waaronder begrepen: a. de tijdigheid, onafhankelijkheid, juistheid en verantwoordelijkheid, b. de integraliteit en c. rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.

• 5.

  Het gevraagd en ongevraagd leveren van informatie aan de directeur die nodig is om haar/zijn functie goed te kunnen uitoefenen.

• 6.

  Een teammanager wordt bij afwezigheid vervangen door een andere teammanager. De teammanagers maken zelf een schema om deze onderlinge vervanging te organiseren.

Artikel 11 Concerncontroller

• 1.

  De concerncontroller geeft als onafhankelijk adviseur gevraagd en ongevraagd advies aan het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de gemeentesecretaris, het directieteam en de directeuren.

• 2.

  De concerncontroller is, onverminderd de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, verantwoordelijk voor de inrichting en het onderhoud van een samenhangend systeem van sturing, beheersing en verantwoording dat waarborgen schept voor rechtmatigheid, doelmatigheid, doeltreffendheid en risicomanagement.

• 3.

  Met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris en de directie is de concerncontroller verantwoordelijk voor onder meer:

  • •

    Vertaling strategische, organisatiebrede vraagstukken naar een optimale bedrijfsvoering en control;

  • •

    Rapportages en financiële adviezen, gevraagd en ongevraagd, aan de gemeentesecretaris, de directie en het college voor wat betreft rechtmatigheid, doelmatigheid, effectiviteit en efficiency, risicomanagement en de kwaliteit van de bedrijfsvoering;

  • •

    Een goed functionerende administratieve organisatie en interne controle (AO/ IC);

  • •

    Het vertalen van signalen vanuit de (interne en externe) omgeving in voorstellen voor nieuw beleid en instrumenten op het eigen vakgebied;

  • •

    De concerncontroller rapporteert aan de directie; indien de controller over de inhoud van inzicht verschilt met de directie en beiden komen, na onderling overleg, niet tot overeenstemming, is de concerncontroller bevoegd rechtstreeks aan het college te rapporteren.

• 4.

  De concerncontroller kan uit eigen beweging onderzoeken instellen of audits uitvoering op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid, doeltreffendheid en risicomanagement.

• 5.

  Voor zover de resultaten van toetsing en onderzoeken betrekking hebben op het functioneren van de gemeentesecretaris vindt onafhankelijke rapportage plaats aan het college van burgemeester en wethouders.

• 6.

  Voor zaken die te maken hebben met het aangaan van risico’s en de integriteit van het bestuur en de organisatie heeft de concerncontroller, met vooraf een meldingsplicht aan de gemeentesecretaris, de mogelijkheid zich rechtstreeks tot het college van burgemeester en wethouders te wenden. Als het college van oordeel is dat de informatie en/ of zienswijze van de concerncontroller niet of niet geheel in zijn informatie of voorstel aan de raad moet worden opgenomen, draagt hij er zorg voor dat die afzonderlijk aan de raad wordt verstrekt, voor zover de concerncontroller dat noodzakelijk acht.

• 7.

  De concerncontroller wordt bij afwezigheid vervangen door een controller.

Artikel 12 Instelling

• 1.

  Het directieteam bestaat uit de gemeentesecretaris en directeuren. De concerncontroller is structureel adviserend lid.

• 2.

  Het directieteam wordt ondersteund door de directiesecretaris. De directiesecretaris draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van het directieteam, het maken van het verslag en geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de leden van het directieteam.

• 3.

  Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere functionarissen uit om aan de vergadering deel te nemen

Artikel 13 Doelstelling

• 1.

  Het directieteam heeft tot doel, onverminderd de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, het doelmatig, doeltreffend en integraal functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen.

• 2.

  De directie stelt kaders, schept voorwaarden en bewaakt de samenhang en draagt zorg voor de ontwikkeling van de organisatie naar onze organisatiebeginselen van zelforganisatie, 100% dienstverlenend, opgave- en dorpsgericht werken.

• 3.

  De directie doet dit onder meer door middel van:

  • a.

    De coördinatie van de planning, prioriteitsstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, - uitvoering, en – verantwoording;

  • b.

    De planning en voortgangsbewaking van organisatie-, cultuur- en managementontwikkeling;

  • c.

    De coördinatie van processen en projecten binnen de organisatie;

  • d.

    De informatie uitwisseling over zaken van gemeenschappelijk belang;

  • e.

    Het tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen en het ter zake adviseren van het college van burgemeester en wethouders;

  • f.

    Informatie overdracht naar de ambtelijke organisatie

  • g.

    Het vaststellen van de inhoud van aan het directieteam aangeboden documenten.

Artikel 14 Slotbepalingen

• 1.

  Deze regeling wordt ‘organisatieregeling gemeente Hoeksche Waard’ genoemd.