Het college van de gemeente Heemstede;
gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;
overwegende dat het wenselijk is dit reglement te herzien en overeen te stemmen met de actuele werkwijze;
besluit vast te stellen de volgende regeling:
Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
- 1.
Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden tijdens de eerste vergadering na de benoeming van wethouders als bedoeld in artikel 37 van de Gemeentewet of nadat de gemeenteraad conform artikel 39 van de Gemeentewet heeft voorzien in de benoeming van één of meer wethouders in (een)tussentijds open gevallen wethoudersplaats(en).
- 2.
Hierbij worden in ieder geval besluiten genomen over:
- a.
de verdeling van de portefeuilles tussen de collegeleden;
- b.
de omschrijving van de portefeuilles;
- c.
de plaatsvervanging van de burgemeester;
- d.
de plaatsvervanging van de wethouders;
- 3.
Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.
- 4.
Als de secretaris is verhinderd, wordt hij vervangen door een door het college te benoemen loco-secretaris.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
- 1.
Het college vergadert in de regel eenmaal per week en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.
- 2.
Het college kan besluiten een vergadering geen doorgang te laten vinden of tijdens reces perioden te volstaan met een technische vergadering.
- 3.
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
- 4.
De vergaderingen worden als regel in het raadhuis gehouden. Het college kan besluiten zijn vergaderingen op een andere plaats binnen de gemeente te houden.
Artikel 3 Quorum en verhindering
- 1.
Een vergadering kan plaatsvinden als ten minste de helft van de collegeleden aanwezig is.
- 2.
Wanneer een collegelid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.
- 3.
Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.
Artikel 4 Agenda
- 1.
De stukken die voor het college worden geagendeerd worden uiterlijk op woensdag om 12.00 uur bij de secretaris aangeleverd.
- 2.
Voor elke vergadering wordt, als regel minimaal 48 uur van tevoren, aan de leden van het college een agenda met bestuurlijke behandelvoorstellen toegezonden.
- 3.
Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, maar waarover de beraadslaging vanwege de spoedeisendheid niet kan worden uitgesteld, kunnen onder opgave van redenen uiterlijk voor het begin van de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.
- 4.
Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 2, tweede lid, wordt naar bevind van zaken gehandeld.
Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.
Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering
Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derde voor een vergadering uit te nodigen om zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een toelichting te verschaffen op een agendapunt.
Artikel 7 Stemmingen
- 1.
Indien geen van de leden van het college op de toegezonden agenda kenbaar maakt behoefte te hebben aan bespreking van een bestuurlijk behandelvoorstel, wordt aangenomen dat conform de gevraagde beslissing is besloten.
- 2.
Indien geen van de leden van het college na bespreking van een bestuurlijk behandelvoorstel stemming vraagt, wordt aangenomen dat conform de gevraagde beslissing is besloten.
- 3.
Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het vierde lid wordt toegepast.
- 4.
Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.
- 5.
Bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen geldt het volgende:
- a.
Indien de stemming is beperkt tot één persoon en de stemmen staken, beslist het lot.
- b.
Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
Artikel 8 Besluitenlijst
- 1.
De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van de besluitenlijst van de vergadering.
- 2.
De besluitenlijst bevat tenminste:
- a.
de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;
- b.
de namen van de afwezige leden;
- c.
een formulering van de door het college genomen besluiten.
- 3.
Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.
- 4.
Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.
Artikel 9 Openbare vergadering
- 1.
Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.
- 2.
De bepalingen van deze regeling zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.
Artikel 10 Collegebericht
Het college geeft onder meer uitvoering aan haar informatieplicht (art. 169 Gemw) via het instrument van een collegebericht.
Artikel 11 Intrekking oude regeling
Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college, vastgesteld bij collegebesluit van 4 juli 2006, wordt ingetrokken.
Artikel 12 Inwerkingtreding
Deze regeling treedt, voor zover nodig met terugwerkende kracht, in werking op 1 november 2019.
Artikel 13 Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als: Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college.