| Organisatie | Deurne |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Uitvoeringsbesluit digitale vervanging archiefbescheiden Deurne 2019 |
| Citeertitel | Uitvoeringsbesluit digitale vervanging archiefbescheiden Deurne 2019 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 17-02-2024 | bijlage B05, B08 | 19-01-2024 | |||
| 17-02-2022 | 17-02-2024 | bijlage | 08-11-2021 | ||
| 30-10-2019 | 17-02-2022 | nieuwe regeling | 23-04-2019 |
Het college van burgemeester en wethouders van Deurne,
gezien het voorstel van 21 januari 2019,
gelet op het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 jo. artikel 26b van de Archiefregeling,
gezien het advies van de Streekarchivaris van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCE),
Vast te stellen het Uitvoeringsbesluit digitale vervanging archiefbescheiden Deurne 2019.
Vastgesteld in de collegevergadering van 23 april 2019.
Burgemeester en wethouders van Deurne,
Robbert Halffman
gemeentesecretaris
Hilko Mak
Burgemeester
Bijlage 1 Handboek digitale vervanging archiefbescheiden gemeente Deurne
Alle informatie die binnen een overheidsorganisatie wordt verwerkt, valt onder het domein van de Archiefwet 1995 (Aw). In de informatievoorziening wordt in hoog tempo de digitale archiefvorming dominant. De fysieke archiefbescheiden worden veelal traditiegetrouw bewaard, ook al zijn deze gescand. Integrale digitalisering van de archiefbescheiden zonder structurele vervanging (dus inclusief vernietiging van de originelen) schept echter een onwenselijke situatie. Het door en naast elkaar bestaan van originele en niet-originele digitale archiefbescheiden en dito fysieke archiefbescheiden is een bron van potentiële verwarring. Daarnaast worden de betrouwbaarheid van en het vertrouwen in de overheidsinformatie ondergraven en wordt het archiefbeheer nodeloos complex".
De Archiefwet 1995 geeft het college van burgemeester en wethouders in zijn rol als zorgdrager de mogelijkheid om archiefbescheiden te vervangen door (digitale) reproducties om vervolgens de fysieke originelen te mogen vernietigen 1 . Deze reproducties krijgen daarna de status van origineel en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 1995.
Omdat bij vervanging de originele archiefbescheiden vernietigd moeten worden, dient bij de voorbereiding van een besluit tot vervanging de nodige zorgvuldigheid te worden betracht.
Dit handboek geeft deze zorgvuldigheid weer en beschrijft alle aspecten die van belang zijn om tot vervanging over te kunnen gaan. Het supplement 'B01 Procedure Change Management in de digitale vervanging van fysieke archiefbescheiden gemeente Deurne’ borgt mede voor de toekomst deze zorgvuldigheid.
Samengevat vormt het handboek de vaste basis, wijzigingen worden vooraf aan de streekarchivaris van het RHCe voorgelegd. De supplementen zijn specifieker en aan wijziging onderhevig. De meest recente exemplaren zijn tijdens de halfjaarlijkse contact- en twee jaarlijkse inspectiebezoeken ter inzage beschikbaar.
Dit handboek is in nauwe samenwerking met het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) opgesteld en is door de Streekarchivaris voorzien van een positief advies.
Dit handboek is door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Deurne vastgesteld op ………………
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Deurne is de zorgdrager van de te vervangen fysieke archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt bij de uitvoering van de taken van deze gemeente, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De bescheiden van de gemeente Deurne worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats vallend onder de zorg van het Dagelijks Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven.
1.3 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995 is het college van burgemeester en wethouders bevoegd om archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen.
1.4 Bekendmaking en publicatie
De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 verplichten de gemeente tot het publiceren van een besluit tot vervanging. Daarbij moet verantwoording afgelegd worden over de wijze waarop wordt omgegaan met de belangen genoemd in het Archiefbesluit 1995 artikel 2 lid 1 sub c (rekening houdende met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed) en Archiefbesluit 1995 artikel 2 lid 1 sub d (rekening houdende met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en/of voor historisch onderzoek).
De zorgdrager moet op grond van artikel 26b van de Archiefregeling inzage geven in het proces en de technische inrichting van de toegepaste vervanging. Dit is in dit handboek en de afzonderlijke supplementen behorende tot dit handboek vastgelegd.
Het doel van de digitale vervanging is:
1.6 Uitgangspunten 2
De reproducties worden archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. Ze moeten dan ook voldoen aan de eisen die in de Archiefwet 1995 en –regelgeving zijn gesteld. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan de duurzaamheid: archiefbescheiden moeten zo lang raadpleegbaar zijn als bepaald is in de geldende selectielijst
2 Vervangingsproces en technische inrichting
Wie, wat, wanneer doet in het vervangingsproces is beschreven in de supplementen ‘B02.1 en B02.2Rollen en taken in de digitale vervanging van ontvangen en interne fysieke archiefbescheiden gemeente Deurne. (zie matrix B02.3)
2.1 Reikwijdte van het vervangingsproces
De volledige archiefbescheidenverwerking, wat valt onder het domein van de Archiefwet 1995, wordt gedigitaliseerd.
Het hoofd van de organisatorische eenheid die verantwoordelijk is voor de documentaire informatievoorziening ziet toe:
2.1.1 Categorieën waarop het vervangingsbesluit van toepassing is
De vervanging heeft betrekking op alle fysieke archiefbescheiden die ontvangen en/of opgemaakt worden bij het uitvoeren van de werkprocessen voortvloeiende uit de besluitvorming van de gemeenteraad en het college van B en W. Advies: "alle fysieke archiefbescheiden, die deel uitmaken van de werkprocessen van de gemeente Deurne, als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder b, Archiefwet 1995. Dit omvat de gemeenteraad en het college van B&W (zoals genoemd onder Titel II van de Gemeentewet)
2.1.2 Categorieën waarop het vervangingsbesluit niet van toepassing is
Als fysieke archiefbescheiden juist door hun drager een meerwaarde hebben, dan worden deze niet vervangen. Deze uitzondering is gebaseerd op de beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden, die beschrijft dat digitale vervanging in elk geval onverenigbaar is met de waarde, bedoeld in artikel 2, eerste lid onder c en d van het Archiefbesluit 1995.
In bepaalde gevallen hebben archiefbescheiden waarde voor het cultureel erfgoed in hun originele (fysieke) verschijningsvorm. Daarnaast kunnen archiefbescheiden in hun verschijningsvorm een meerwaarde vertegenwoordigen, die niet in een scan weergegeven worden,
Archiefbescheiden die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard, of om wat voor reden dan ook niet vervangen mogen worden, zullen in hun originele fysieke vorm bewaard moeten blijven. Deze uitzonderingen worden nader beschreven in paragraaf 2.1.3
De machtiging tot vervanging is ook niet van toepassing op archiefbescheiden die archiefwaardig zijn, maar niet in het DMS (kunnen) worden opgenomen en beheerd. Deze archiefbescheiden worden op een andere passende wijze gearchiveerd.
2.1.3 Originele drager heeft meerwaarde
Digitale vervanging is onverenigbaar met het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel d van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:
In een aantal gevallen is het vanuit historisch oogpunt onwenselijk om het fysieke document te vernietigen na scannen. Hierbij gaat het om de intrinsieke waarde van het document. Elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording van de vraag of sprake is van archiefbescheiden met intrinsieke waarde zijn:
Bij het opstellen van de vervangingslijst worden de archiefbescheiden gecontroleerd op eventuele aanwezige meerwaarde voordat tot vernietiging wordt overgegaan. Van de archiefbescheiden die niet vervangen mogen worden, blijkt vaak in de praktijk al voorafgaande aan het scannen dat het een uitzondering betreft. In deze gevallen blijft het fysieke exemplaar het te bewaren document conform de bepalingen die hierop berusten.
2.2 Inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen
Voor de scanning van de fysieke archiefbescheiden worden scanners gebruikt die voldoen aan de eisen, die op grond van de Archiefwet 1995 en regelgeving zijn gesteld.
De scanners die in het digitaliseringsproces worden gebruikt worden nader gespecificeerd in het supplement: ‘B03 Scanners en scansoftware in het vervangingsproces’. De scans die met deze apparatuur worden gemaakt, moeten voldoen aan de in de wet- en regelgeving gestelde eisen.
Dit betekent dat minimaal met de volgende parameters gescand kan worden:
Resolutie, technische eis: de resolutie dient optisch minimaal 300 ppi 3 te zijn.
Een hogere resolutie is toegestaan en vereist wanneer het detailbehoud bij 300 ppi niet is gewaarborgd. Het kleinste betekenisvolle detail in het document (bijvoorbeeld letter, lijn of stip) die op het origineel waarneembaar is met het blote oog en van belang is voor de informatieve waarde van het origineel, moet in de scan waarneembaar zijn.
Voor de berekeningen worden verschillende formules gebruikt, waarbij de h staat voor de hoogte van de kleinste letter ‘e’ van de onderkast in het originele document in mm.
Formule voor gedrukte tekst zwart-wit: QI= ppi x 0,039h/3
Formule voor gedrukte tekst in grijswaarden en kleur: QI = ppi x 0,039h/2
Het aantal lijnparen moet minimaal 4,5 per millimeter zijn bij een resolutie van 300 ppi.
Voorafgaand aan het scannen zal steekproefsgewijs o.b.v. de AQL methode de kleinste letter voorkomend in de archiefbescheiden worden gecontroleerd. Bij een constatering van een letter kleiner dan 1,5 mm groot, zal na het uitvoeren van een test scan (standaard 300 ppi) de scanresolutie worden aangepast zodat alsnog voldaan zal worden aan de minimale Ql eis.
Witbalans eis: om de belichting, het dynamisch bereik (OECF 4 ) en de kleurnauwkeurig te kunnen beoordelen moet er over de gehele grijstrap goed neutraal gesteld zijn
De beeldschermen die in het digitaliseringsproces worden gebruikt worden nader gespecificeerd in het supplement ‘B04 Beschrijving van de beeldschermen in het vervangingsproces’. De beeldschermen moeten in overeenstemming met de gebruikte scanners gekalibreerd worden, zodat de scan op waarheidsgetrouwe weergave van de informatie beoordeeld kan worden.
De beschrijving van het netwerk, de servers en de Back-up procedures die in het digitaliseringsproces worden gebruikt worden nader gespecificeerd in het supplement ‘B05 Beschrijving van het DMS / RMA en servers gemeente Deurne’.
2.3 Software en de gekozen instellingen
Bij het scannen worden de basisinstellingen van de scanner consequent toegepast. De scaninstellingen zijn in de job-definitie in de capturing software van de scanner opgeslagen.
Welke capturing software in het scanproces wordt gebruikt, is beschreven in het supplement ‘B03 Beschrijving van de scanners en scansoftware in het vervangingsproces’.
Hierbij wordt geen gebruik gemaakt van:
In de job-definitie zijn de volgende scaninstellingen vastgelegd:
op de achtergrond wordt het image ook in bitonaal TIFF groep 4 formaat opgeslagen. Van dit imagebestand wordt automatisch de bestandsgrootte vastgesteld. Bestanden kleiner dan 2 kb worden automatisch als blanco pagina geselecteerd. Het gelijknamige JPEG bestand wordt ook automatisch als blanco pagina geselecteerd. Het bitonale image wordt na deze actie automatisch verwijderd.
Optical CharacterRecognition (OCR)
Er wordt OCR toegepast om de reproducties full-text doorzoekbaar te maken, waarbij de afbeelding niet wordt aangetast. De tekst wordt als aparte, verborgen, laag in het pdf bestand opgenomen door gebruikmaking van render mode 3.
Document Management Systeem (DMS)
Welk DMS voor de opslag van de scans met metadata en voor de verdere afhandeling van zaken gebruikt wordt, is nader omschreven in het supplement ‘B05 Beschrijving van het DMS / RMA en servers gemeente Deurne’.
2.4 Wijze waarop de reproductie tot stand komt
De gescande archiefbescheiden worden in een open standaard opgeslagen, waarvoor JPEG 12 op 12 Subsampling of PDF/A het meest voor de hand liggen. PDF/A staat voor portable document format / archivering, een specificatie van het PDF-formaat, dat geschikt is voor archivering. Gedrukte teksten, tekeningen, afbeeldingen en plattegronden worden na scannen ten minste opgeslagen in PDF/A.
De bewerkingen binnen het scanproces staan beschreven in de supplementen ‘B02.1 en B02.2 Rollen en taken in de digitale vervanging van fysieke archiefbescheiden, waarin de rollen in de digitale vervanging van fysieke archiefbescheiden zijn verwoord. Hierin is eveneens vermeld welke rol voor welke bewerking verantwoordelijk is. Bij de beschrijving van de software en gekozen instellingen (zie paragraaf. 2.3) staat beschreven welke (softwarematige) bewerkingen niet zijn toegestaan.
Bij het maken en registreren van reproducties worden verschillende metagegevens (metadata)
vastgelegd. Deze zijn te verdelen in drie hoofdgroepen:
2.4.3.1 Metadata bij het digitaliseren
Bij het maken van reproducties worden technische metadata vastgelegd. Deze gegevens hebben voornamelijk betrekking op de instellingen van de opnameapparatuur tijdens het digitaliseren. De metadata worden 'embedded' bij het digitale bestand in de zogenaamde header informatie opgeslagen. De volgende metadata worden, bij gebruik van de centrale scanvoorziening, meegeleverd bij het digitaliseringsproces:
2.4.3.2 Metadata bij de registratie
Bij het registreren van de gemaakte reproducties in het digitale beheersysteem worden beschrijvende en administratieve metadata vastgelegd. Dit om een optimaal beheer van de digitale archiefbescheiden binnen de digitale beheeromgeving mogelijk te maken.
Beschrijvende metadata zijn onder meer:
Administratieve metadata zijn onder meer:
Welke beschrijvende en administratieve metadata worden vastgelegd is mede afhankelijk van het systeem waarin de reproducties worden beheerd. Per systeem wordt dit in een metadata-schema vastgelegd. De metadata worden getoetst aan het metadata-model dat is gebaseerd op het Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens van Zaken (RGBZ) en het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO).
Overige metadata die ingevoerd moeten worden, worden nader gespecificeerd in de beschrijving van de ‘B08 “metadataset digitale vervanging van fysieke archiefbescheiden gemeente Deurne’.
De archiefbescheiden worden per batch gescand, voor zover de scanapparatuur dit toelaat. Afwijkende formaten kunnen per stuk gescand worden.
2.5 Inrichting van de controle op juiste en volledige weergaven en van het herstel van fouten
Tijdens het vervangingsproces, zoals beschreven in hoofdstuk 3, vindt na iedere scanhandeling en op alle gedigitaliseerde archiefbescheiden (dus niet steekproefsgewijs), de kwaliteitscontrole plaats op de volgende onderdelen:
komen alle pagina’s van het fysieke document (een document bestaande uit meerdere pagina’s) en die niet als blanco 5 zijn aangemerkt, voor in de digitale reproductie.
Tevens vindt er controle plaats of de digitale reproductie voldoet aan de PDF/A – 1b standaard.
Maandelijks wordt aan het begin van de dag de scanner gereinigd, de witbalans en de kleur opnieuw ingesteld.
2.7 Proces van vernietiging van de te vervangen archiefbescheiden
2.7.1 Procedure opslag en vernietiging
De voor vervanging in aanmerking komende fysieke archiefbescheiden worden na scanning geplaatst in een dagdoos. Deze dagdoos is voorzien van een datumaanduiding, dit is de datum waarop de fysieke archiefbescheiden zijn gescand. Na scanning blijven de fysieke archiefbescheiden hier nog minimaal zes weken, maar niet langer dan dertien 6 weken, bewaard om daarna te worden vernietigd. Het vernietigen geschiedt gelijktijdig met het opstellen van de verklaring van vervanging die elk kwartaal zal worden opgemaakt.
Tot het moment van vernietiging verblijven de fysieke archiefbescheiden in een afgesloten ruimte waarbij toegang beperkt is tot de hiertoe geautoriseerde medewerkers, inclusief de archiefinspecteur. In deze fase vindt er geen uitlening plaats van de fysieke archiefbescheiden.
Nadat het besluit tot vervanging conform art. 6 van het Archiefbesluit 1995 is vastgesteld en gepubliceerd, zal tot vernietiging van de fysieke archiefbescheiden worden overgegaan rekening houdend met de van toepassing zijnde termijnen zoals boven beschreven.
2.7.2 Verklaring van vervanging
Op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 wordt een verklaring van vervanging opgesteld en door de hiertoe gemandateerde functionaris ondertekend. De verklaring bevat een specificatie van de handelingen die zijn verricht ten aanzien van de digitalisering, controle en vernietiging van de vervangen fysieke archiefbescheiden in de betreffende periode.
Bij twijfel over de authenticiteit van het origineel, wordt vooraf advies gevraagd aan de gemeentearchivaris.
3 Inrichting van het vervangingsproces
3.1 Beschrijving inhoud, structuur en vorm
De vervanging heeft betrekking op de fysieke archiefbescheiden die de gemeente Deurne ontvangt of opmaakt voor de uitoefening van haar taken.
Daarnaast worden alleen die archiefbescheiden vervangen die voor registratie en archivering in aanmerking komen. Op deze archiefbescheiden zijn één of meerdere kenmerken van toepassing:
3.2 Tijdstip ontvangst en/of opmaak en uit welke taak / handeling
Dit handboek beschrijft de generieke procedure en het routinematig vervangen van alle fysieke archiefbescheiden die in aanmerking komen voor scanning, registratie en opslag in een DMS. Het betreft de archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt door de gemeente Deurne. Deze procedure gaat in werking van het moment dat het vervangingsbesluit is genomen.
3.3 Samenhang met andere archiefbescheiden
Elk document dat wordt opgeslagen in het DMS, wordt toegevoegd aan de zaak waarop het betrekking heeft. Tenzij het archiefstuk zelf een zaak initieert. Elke zaak wordt gekoppeld aan een zaaktype. De zaaktypecatalogus is ingericht op basis van de I-navigator van VHIC.
Het ZTC is gebaseerd op de selectielijst. Hierdoor is geborgd dat bestanden op het juiste moment vernietigd c.q. bewaard/overgebracht worden.
Wat benoem je vervolgens per zaaktype:
Het managementteam van de gemeente Deurne stelt het Documentair Structuur Plan (DSP) vast. De applicatiebeheerder van het DMS zorgt voor de integratie van informatie uit het DSP in het DMS. Het DSP bevordert de terugvindbaarheid en context van zaken door een gestructureerde opslag hiervan in het DMS.
3.4 Belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekende en historisch onderzoek
Het handboek verschaft inzicht in alle aspecten van het vervangingsproces als bedoeld in artikel 26b van de Archiefregeling
Bij de vervanging blijft de bewijswaarde en informatiewaarde van de archiefbescheiden bewaard voor zowel de gemeente als andere overheidsorganen en voor de recht- en bewijszoekende burger. Ook de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en de bewijswaarde voor historisch onderzoek blijven bij vervanging bewaard. Hiermee moet terdege rekening gehouden worden bij de kwaliteitscontrole op onder andere de integriteit en authenticiteit van de scans. Hiermee is invulling gegeven aan artikel 2 en artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 .
4. Beschrijving van de vervangingsprocedure
Dit hoofdstuk beschrijft de wijze waarop de documentbehandeling is ingericht. Hieronder vallen de volgende processen:
Wie, wat, wanneer doet in het vervangingsproces is beschreven in het supplement ‘B02.1 en B02.2 Rollen in de digitale vervanging van fysieke archiefbescheiden gemeente Deurne’.
Alle in het handboek beschreven processen en regels dienen door de medewerkers nageleefd te worden. Bij het niet nakomen van deze processen en regels kan er geëscaleerd worden naar de betreffende verantwoordelijke van het proces.
4.1 Procedure voor ingekomen fysieke archiefbescheiden
Van ingekomen fysieke archiefbescheiden wordt eerst beoordeeld of de envelop geopend mag worden. De criteria op basis waarvan het poststuk wordt geopend of niet zijn beschreven in het supplement ‘B06 Uitzonderingenlijst bij beheer van de archiefbescheidenstroom’.
Als een poststuk niet geopend mag worden, wordt het doorgezonden naar de eenheid waarvoor het bestemd is. Bij deze eenheid wordt na opening bepaald of het document wel of niet in het DMS moet worden opgenomen. Als het opgenomen moet worden, biedt de eenheid het document ter scanning aan de scanoperator.
Als een ingekomen document mag worden geopend, beoordeelt de ontvanger (medewerker KCC 1e lijn) of het archiefwaardig is en daarom moet worden geregistreerd in het DMS. De beoordeling hiertoe geschiedt conform de bepalingen zoals opgenomen in het supplement 'B07 Procedure archiefbescheidenbehandeling en -afhandeling'
4.2 Procedure voor interne archiefbescheiden
Archiefwaardige interne archiefbescheiden worden digitaal opgemaakt, in het DMS opgenomen, bewerkt verstuurd, behandeld en gearchiveerd. Er is dan geen sprake van vervanging.
In uitzonderlijke gevallen, vindt echter vervanging van interne archiefbescheiden plaats, namelijk als een document toch in fysieke vorm is behandeld en hierop belangrijke aantekeningen of parafen zijn gezet.
In dit geval is de procedure als volgt:
4.3 Procedure voor uitgaande archiefbescheiden
Uitgaande archiefbescheiden worden digitaal opgemaakt en gearchiveerd in het DMS. Deze archiefbescheiden zijn al digitaal van oorsprong zodat er geen sprake is van vervanging. Er dient echter wel vervanging plaats te vinden in die gevallen waarbij van een digitaal document een fysieke kopie is gemaakt en op deze kopie aanvullende gegevens zijn gezet. Voor uitgaande archiefbescheiden geldt dit ook als er een “natte” handtekening is gezet.
Daar waar vervanging dient plaats te vinden is de procedure hetzelfde als onder paragraaf 4.2 is opgenomen.
4.4 Procedure scannen fysieke archiefbescheiden (zie B11)
De fysieke archiefbescheiden worden handmatig voorbereid om zonder verstoringen als batch door de scanner te kunnen verwerkt. Het voorbereiden bestaat uit:
het verwijderen van nietjes, paperclips, omslagen en andere hechtmechanieken waarbij ervoor wordt gezorgd dat informatieverlies wordt voorkomen. Bij ingebonden archiefbescheiden die niet zonder meer kunnen worden onthecht, wordt een 2e fysiek of bij voorkeur en afhankelijk van beschikbaarheid een 'digital born' exemplaar opgevraagd. Het fysieke exemplaar wordt met het 'digital born' exemplaar vergeleken, zodat zeker is dat beide exemplaren identiek zijn. Het digitale exemplaar vervangt in dat geval het fysieke exemplaar. Het fysieke exemplaar wordt vernietigd;
De fysieke archiefbescheiden worden met een scanner gedigitaliseerd. De wijze waarop is beschreven in het supplement ‘B08 Procedure scannen fysieke archiefbescheiden gemeente Deurne’. waarbij de bepalingen zoals opgenomen onder paragraaf 2.2 en 2.3 van toepassing zijn.
Het resultaat van het scannen wordt handmatig gecontroleerd op basis van de bepalingen zoals opgenomen onder paragraaf 2.5. Indien nodig wordt een document opnieuw gescand
De scans krijgen metadata toegewezen die in het DMS overgenomen worden. Dit zijn ten minste de NAW-gegevens van de afzender van het document, de datum van het document, het referentiekenmerk (indien aanwezig) en het verantwoordelijke organisatieonderdeel.
Wat betreft de bewaartermijn en beschikbaarheid van bedoelde NAW-gegevens zal de gemeente Deurne te allen tijde kunnen verantwoorden wat in deze haar beleid is en dat hiermee conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt gehandeld.
De gescande archiefbescheiden in tiff-formaat worden geconverteerd naar PDF/A-formaat conform paragraaf 2.3. Hierbij mag geen kwaliteitsverlies optreden. De PDF-archiefbescheiden worden met OCR inhoudelijk op tekst doorzoekbaar gemaakt.
De archiefbescheiden in de batch met de al toegekende metadata worden, nadat de kwaliteitscontrole positief is doorlopen, vrijgegeven voor de verdere uitsortering.
De batch wordt uit gesorteerd, waarbij de archiefbescheiden worden verdeeld voor aanvullende registratie in het DMS. Er wordt bepaald of er al een zaak bestaat waarin het document kan worden opgenomen of er wordt een nieuwe zaak aangemaakt.
Op het fysieke document wordt het zaaknummer in het DMS genoteerd. Standaard worden fysieke archiefbescheiden na ordenen opgeslagen in dagdozen. Uitzonderingen hierop zijn beschreven in het supplement ‘B09 Speciallijst’. De uitzonderingen zijn fysieke archiefbescheiden die na scannen en ordenen vanwege de leesfunctie naar de behandelende eenheid worden gestuurd.
Deze archiefbescheiden worden voorzien van de tekst “Werkkopie, na gebruik vernietigen”.
In het DMS wordt vastgelegd dat het fysieke document naar de behandelende eenheid is gestuurd.
Na het scannen worden de fysieke archiefbescheiden in de dagdozen, die voorzien zijn van een datum ten minste zes tot dertien weken bewaard. Archiefbescheiden waarvan is bepaald dat deze fysiek bewaard moeten blijven, worden apart geborgen ‘B10 Procedure beoordeling fysiek te bewaren archiefbescheiden’. In het DMS wordt hiervoor een plaatsingskenmerk geregistreerd.
B00 Beschrijving ZTC / i-navigator gemeente Deurne
B01 Change Management digitale vervanging
B02.1 Rollen in de digitale vervanging ontvangen fysieke archiefbescheiden
B02.2 Rollen in de digitale vervanging interne en uitgaande fysieke archiefbescheiden
B03 Beschrijving scanners en scansoftware in het vervangingsproces
B03a Kodak i3000 series scanner
B04 Beschrijving beeldschermen in het vervangingsproces
B05 Beschrijving van het DMS-RMA en servers v3
B06 Uitzonderingenlijst bij beheer van de archiefbescheidenstroom
B07 Procedure documentbehandeling en afhandeling.
B08 Metadataset digitale vervanging van fysieke archiefbescheiden
B10 Procedure beoordeling fysiek te bewaren archiefbescheiden
B11 Procedure scannen fysieke archiefbescheiden
B12 Modelbesluit van vervanging van archiefbescheiden
Wijziging Uitvoeringsbesluit digitale vervanging archiefbescheiden Deurne 2019
B00 Beschrijving ZTC / i-navigator gemeente Deurne
De gemeente Deurne gebruikt de applicatie iNavigator van leverancier SDU als centrale bron voor het beheer van de zaaktypecatalogus om zaken en informatie-objecten binnen de organisatie te onderscheiden en te kunnen voorzien van relevante gegevens (metadata).
Daarnaast heeft OneGov als zaaksysteem een geïntegreerde metadata-manager. In het zaaksysteem wordt per zaaktype de historie en het versiebeheer bijgehouden, waardoor het mogelijk is de wijze van metadatering te reproduceren.
Betreffend document is niet als bijlage toegevoegd, omdat het een levend document is. Indien gewenst kunnen wij een actuele ZTC leveren.
Geaccordeerd door Regionaal Historisch Centrum Eindhoven: d.d. 11-01-2022
B01 Procedure Change Management in de digitale vervanging van fysieke documenten gemeente Deurne
Deze procedure is opgesteld om de regie te voeren en te houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures maar ook de instrumenten (metadata applicatie) voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving, die aanzienlijke invloed (kunnen) hebben op de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale archiefbescheiden. Wijzigingen in het vervangingsbesluit vereisen een wijzigingsbesluit van de zorgdrager (uitgezonderd wijzigingen die binnen de marges van het vervangingsbesluit vallen).
De werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door de Change Manager. Deze rol wordt uitgevoerd door Beleidsmedewerker ICT bij de gemeente Deurne.
De Change Manager toetst voorstellen voor wijzigingen in het vervangingsproces en/of de archiefbeheeromgeving aan bestaand informatie- en archiveringsbeleid, alsmede weten regelgeving.
De Change Manager laat een impactanalyse opstellen door de functionarissen die, naar gelang de aard en inhoud van de voorgestelde wijziging, hierbij betrokken dienen te zijn, inclusief de archivaris. Voorstellen waarvan uit de impactanalyse blijkt dat deze (mogelijk) afbreuk kunnen doen aan de kwaliteit en duurzaamheid van de archiefbescheiden worden niet gerealiseerd zonder advies van de gemeentearchivaris en toestemming van de Change Manager. Hierbij gelden de in het 'handboek digitale vervanging archiefbescheiden gemeente Deurne' vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten als ondergrens. Een belangrijke afwegingsfactor is dat de voorgestelde wijzigingen geen negatieve invloed mogen hebben op het resultaat van het totaal van de vervangingsprocedures.
Tevens worden de voorstellen ter advisering voorgelegd aan de gemeentearchivaris. De gemeentearchivaris adviseert in een gezamenlijk af te stemmen reactietermijn.
De Change Manager is in dit kader in ieder geval betrokken bij wijzigingen ten aanzien van het vervangingsproces, bestandsformaten, back-up procedures en —voorzieningen, software en hardware voor scanning en archivering en de omgeving waarin het digitale archief is geplaatst. De Change Manager neemt op basis van de voorgestelde verandering, impactanalyse en advies van de gemeentearchivaris, de beslissing of de voorgestelde wijziging al dan niet wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders en de zorgdrager. Het college van de gemeente Deurne of de zorgdrager keurt een voorgelegde wijzigingsvoorstel goed of niet goed. Of goedkeuring door de zorgdrager vereist is, is afhankelijk van de aard en impact van het voorstel.
De beoordeling wordt gemaakt aan de hand van de opgestelde impactanalyse. Wanneer het wijzigingsvoorstel akkoord is bevonden door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Deurne (de zorgdrager), dan zorgt de Change Manager ervoor dat de procedure wordt gewijzigd. De Change Manager zorgt er voor dat voorstellen en besluiten omtrent geaccordeerde wijzigingen worden gedocumenteerd en dat de wijzigingen worden verwerkt in het handboek met bijlagen (versiebeheer) o.b.v. wijzigingsbesluit(en).
Wijzigingen zoals gesteld in artikel 25 van de Archiefregeling. t.a.v. de technische inrichting en software worden binnen een testomgeving vooraf getest en pas na acceptatie in de productieomgeving geïmplementeerd.
Definitieve Versie: d.d. 30-10-2018
Geaccordeerd door de streekarchivaris van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven: d.d. 13-12-2018
B02.1 Rollen in de digitale vervanging ontvangen fysieke archiefbescheiden
De verantwoordelijkheid voor goede uitvoering van taken door de juiste rol in het vervangingsproces (digitale vervanging van fysieke documenten) is belegd bij meerdere medewerkers. Dezelfde medewerker kan meerdere rollen vervullen.
Dit geldt echter niet voor de rollen die in het proces opeenvolgend zijn en waarbij een kwaliteitscontrole geldt ten aanzien van de digitale reproductie of toegevoegde metadata aan de digitale reproductie. Zo kan de functionaris die de rol van Scanoperator vervult niet ook tegelijkertijd de rol van Scancontroleur op zich nemen en de functionaris die de rol Registrator vervult niet tegelijkertijd ook de rol van Behandelaar op zich nemen. Afhankelijk van personele bezetting wordt hiervan afgeweken. Bijvoorbeeld als er onderbezetting is bij Postregistratie zal de scancontrole bij DIV kunnen plaatsvinden.
Naast het vastleggen van de werkwijze in de scanprocedure worden in de scansoftware rechten toegekend. Daarnaast vindt logging plaats in de Audittrail van het Document Management Systeem (username van de functionarissen).Daarmee is eveneens duidelijk wie welke handelingen in het vervangingsproces heeft verricht.
Beoordeelt of ontvangen fysieke documenten voor registratie en archivering in aanmerking komen.
Beoordeelt of de fysieke documenten voor digitale vervanging in aanmerking komen conform de in het ‘handboek digitale vervanging archiefbescheiden Deurne’ vastgestelde criteria.
Kent een zaaktype toe aan documenten die voor vervanging in aanmerking komen, met ondersteuning van DIV (volgens de lijst zaaktypen die zelfstandig mag worden toegewezen).
Zorgt dat de te registreren en archiveren fysieke documenten terecht komen bij de Scanoperator.
Bergt de gescande fysieke documenten op in de van toepassing zijnde dagdozen.
Voor de uitvoering van deze werkzaamheden is minimaal de volgende opleiding en/of kwalificatie vereist:
Kennis en ervaring in het beoordelen van documenten die wel of niet voor registratie en archivering in aanmerking komen.
Rol: Scanoperator (medewerker post)
Reinigt minimaal 1 keer week de scanapparatuur (dit is de glasplaat, het technisch onderhoud vindt plaats op basis van opdrachten aan de leverancier).
Controleert voorafgaande aan het scannen of de instellingen van de scanners en scansoftware conform de vastgestelde instellingen zijn.
Ontdoet de documenten van eventueel aanwezige hechtmiddelen (nietjes, ringbanden, paperclips, gelijmde kaften, e.d.) en plastic.
Voorziet de afzonderlijke documenten van een scheidingsvel (dit is een blad met barcode om de documenten van elkaar te scheiden) om het scansysteem duidelijk te maken welke pagina’s tot welke documenten behoren.
Controleert de digitale reproductie op de volgende onderdelen (kwaliteitstoets):
komen de fysieke documenten voor als digitale reproductie. Dit betreft een 1 op 1 volledigheidscontrole;
komen alle pagina’s van het document (een document bestaande uit meerdere pagina's), die niet als blanco zijn aangemerkt, voor in de digitale reproductie;
komen er rotatiefouten voor in de digitale reproductie die meer dan twee graden bedragen;
voldoet de digitale reproductie aan de vereiste resolutie en volledigheid van het beeld;
controleert steekproefsgewijs de kleinste letter voorkomend in de documenten;
voldoet de digitale reproductie aan het juiste bestandsformaat, zijnde PDF/A-1a;
is de vereiste technische metadata (datum, tijd, software vermelding, bestandsnaam) aanwezig, dit kan op basis van een steekproef (eens per dag), dit is de eerste van die dag. De metadata worden altijd gecontroleerd na een storing.
Scant het document opnieuw als tijdens de kwaliteitstoets blijkt dat de kwaliteit van de digitale reproductie niet voldoet.
Stelt bij het positief doorlopen van de kwaliteitstoets, de scanbatch beschikbaar aan de Scancontroleur.
Voegt de bij elkaar behorende fysieke documenten weer samen. Dit gebeurt door middel van een paperclip of elastiek.
Zorgt ervoor dat de fysieke documenten terecht komen bij de Scancontroleur.
De scancontroleur voert de controle direct na het ontvangen van de documenten uit.
Voor de uitvoering van deze werkzaamheden is de volgende opleiding en/of kwalificatie vereist:
Ruime ervaring of aantoonbare ervaring in het scannen van documenten.
Rol: Scancontroleur (medewerker post)
Controleert (zie punt 6 bij scanoperator) gelijktijdig met de scanoperator
bij de digitale reproductie de volgende onderdelen (kwaliteitstoets).
Keurt de digitale reproductie af als tijdens de kwaliteitstoets blijkt dat de kwaliteit van de digitale reproductie niet voldoet en/of technische metadata ontbreekt, verwijdert dan de digitale reproductie en levert het fysieke document opnieuw ter scanning aan bij de Scanoperator.
Zet bij het positief doorlopen van de kwaliteitstoets, in het DMS (Document Management Systeem) de digitale reproductie door naar de registrator. Deze verschijnt in het Zaaksysteem in de werkvoorraad van de registrator.
Voegt de bij elkaar behorende fysieke documenten weer samen. Dit gebeurt door middel van een paperclip of elastiek.
Zorgt ervoor dat de fysieke documenten terecht komen bij de DIV-Archiefbeheerder (zie rol: Nazorgambtenaar, punt 1).
Voor de uitvoering van deze werkzaamheden is minimaal de volgende opleiding en/of kwalificatie vereist:
Specifieke archiefkennis op SOD1-niveau
Rol: Registrator 1 (medewerker post)
Zorgt voor een tijdige verwerking van de digitale documenten in het DMS (Document Management Systeem) in de werkvoorraad van het organisatieonderdeel (zaak op afdeling of team zetten) dat de digitale reproductie inhoudelijk in behandeling gaat nemen.
Rol: Registrator 2 (medewerker post) Controleert of de digitale documenten juist zijn bezorgd. Als dit niet zo is, dan selecteert de registrator het juiste organisatieonderdeel en wordt het digitaal document doorgezet naar de werkvoorraad van dat organisatieonderdeel.
Controleert juistheid en volledigheid handmatig toegevoegde metadata (o.a. contactgegevens, zaaknaamomschrijving en documentnamen).
Kent zaakeigenaar toe (dit is de behandelaar).
Voor de uitvoering van deze werkzaamheden is minimaal de volgende opleiding en/of kwalificatie vereist (per registrator aangeven):
MBO werk- of denkniveau (Registrator 1 en 2)
Inhoudelijke kennis van de werkprocessen (Registrator 1 en 2)
Specifieke archiefkennis op SOD I (Registrator 2 en 3)
Rol: Behandelaar (medewerker of zaakeigenaar)
Controleert of de zaak voor hem of haar wel bestemd is”
Binnen eigen team of afdeling, doorzetten naar een collega
Buiten team of afdeling, retour registrator (IMC-post)
IMC-post zet dit terug op juiste afdeling, en komt bij 2 terecht om zaakeigenaar toe te kennen.
de juistheid en volledigheid van het zaaktype en metadata (contacten, zaaknaamgeving en documentnaam. In gevallen waar een onjuist zaaktype is aangegeven, terugkoppeling naar ‘registrator 3’.
Zorgt voor een tijdige afhandeling van de zaak en de documenten.
Biedt door hun zelf ontvangen fysiek ingekomen documenten of geprinte documenten met aantekeningen aan bij de ontvanger.
Voor de uitvoering van deze werkzaamheden is minimaal de volgende opleiding en/of kwalificatie vereist:
Inhoudelijke kennis van het betreffende werkproces in relatie tot de zaaktypecatalogus.
Rol: Nazorgambtenaar (DIV Archiefbeheerder)
Zorgt voor de vernietiging van de fysieke documenten uit de dagdoos.
Zorgt voor verklaring van vervanging. De verklaring bevat een specificatie van de handelingen die zijn verricht ten aanzien van de digitalisering, controle en vernietiging van de vervangen fysieke archiefbescheiden in de betreffende periode.
Voor de uitvoering van deze werkzaamheden is minimaal de volgende opleiding en/of kwalificatie vereist:
Opleiding SOD-I en SOD II of gelijkwaardig
Ervaring in de registratie en het beheer van archiefbescheiden.
Inhoudelijke kennis van de werkprocessen in relatie tot de zaaktypecatalogus.
Rol ontvanger medewerker post ondersteund door medewerkers DIV
Rol scanoperator medewerker post
Rol scancontroleur medewerper post
Rol registrator (1, 2 en 3) medewerker post / DIV
Rol behandelaar medewerker ofwel zaakeigenaar
Rol nazorgambtenaar medewerker DIV
Geaccordeerd door Regionaal Historisch Centrum Eindhoven: d.d. 11-01-2022
B02.2 Rollen in de digitale vervanging interne en uitgaande fysieke archiefbescheiden
Het gaat in deze procedure om die analoge documenten:
Die intern ontstaan of worden aangereikt door medewerkers (behandelaars of zaakeigenaren) aan het centraal secretariaat. Dit kunnen bijvoorbeeld geprinte documenten zijn voorzien van aantekeningen.
Die digitaal worden samengesteld door de behandelaar (zaakeigenaar), geprint door het centraal secretariaat, daarna ondertekend (door tekenbevoegd functionaris) en weer worden gescand en opgeslagen in het zaaksysteem.
Hieronder worden (a) en (b) toegelicht, de documenten ontstaan in a en b worden daarna gescand (zie Scannen (c)).
Documenten die intern ontstaan of aangereikt worden (a)
Rol: Behandelaar (medewerker of zaakeigenaar)
Er ontstaat een analoog document:
2. De medewerker geeft aan wat de acties zijn t.b.v. dit archiefstuk zoals zaaknummer datum ontvangst ondertekenen en verzenden etc..
Rol: Behandelaar (centraal secretariaat)
Digitaal aangeboden archiefbescheiden die na ondertekening worden gescand (b)
Voorwaarde is dat er een zaak moet zijn en dat archiefbescheiden worden aangeboden via het zaaksysteem. De verantwoordelijkheid voor een de goede uitvoering van taken door de juiste rol in het vervangingsproces (digitale vervanging van fysieke documenten) is belegd bij meerdere medewerkers. Dezelfde medewerker kan meerdere rollen vervullen. Dit geldt echter niet voor de rollen die in het proces opeenvolgend zijn en waarbij een kwaliteitscontrole wordt uitgevoerd t.a.v. de digitale reproductie of toegevoegde metadata aan de digitale reproductie, zo kan de functionaris die de rol van scanoperator vervult niet ook tegelijkertijd de rol van scancontroleur op zich nemen, en de functionaris die de rol registrator vervult niet tegelijkertijd ook de rol van behandelaar op zich nemen. Dit heeft organisatorische consequenties en afhankelijk van de personele bezetting wordt hiervan afgeweken. Bijvoorbeeld bij een lage bezetting bij het centraal secretariaat wordt de scancontrole bij DIV neergelegd.
Naast het vastleggen van de werkwijze in deze scanprocedure worden in de scansoftware rechten toegekend. Daarnaast vindt logging plaats in de Audit trail van het Document Management Systeem (username van de functionarissen).
Rol: Behandelaar (centraal secretariaat)
Ondertekenen van de brief door tekenbevoegd functionaris.
Aanbieden aan de scanoperator (zie scannen (c)).
Rol: Scanoperator (centraal secretariaat)
Reinigt 2-wekelijks de scanapparatuur (dit is de glasplaat) het technisch onderhoud vindt plaats op basis opdrachten aan de leverancier.
Controleert voorafgaande aan het scannen of de instellingen van de scanners en scansoftware conform de vastgestelde instellingen zijn.
Voorziet de afzonderlijke documenten van een scheidingsvel (dit is een blad met barcode om de documenten van elkaar te scheiden) om het scansysteem duidelijk te maken welke pagina’s tot welke documenten behoren.
Controleert de digitale reproductie op de volgende onderdelen (kwaliteitstoets):
komen de fysieke documenten voor als digitale reproductie. Dit betreft een 1 op 1 volledigheidscontrole;
komen alle pagina’s van het document (een document bestaande uit meerdere pagina’s), die niet als blanco zijn aangemerkt, voor in de digitale reproductie.
komen er rotatiefouten voor in de digitale reproductie die meer dan twee graden bedragen;
voldoet de digitale reproductie aan de vereiste resolutie en volledigheid van het beeld;
voldoet de digitale reproductie aan het juiste bestandsformaat, zijnde PDF/A-1a;
is de vereiste technische metadata (datum, tijd, software vermelding, bestandsnaam) aanwezig, dit kan op basis van een steekproef (eens per dag), dit is de eerste van die dag. De metadata worden altijd gecontroleerd na een storing;
de volledigheid van het beeld door steekproef controle op de leesbaarheid en volledigheid van de kleinste letter voorkomend in het document;
Scant het document opnieuw als tijdens de kwaliteitstoets blijkt dat de kwaliteit van de digitale reproductie niet voldoet.
Stelt bij het positief doorlopen van de kwaliteitstoets, de scanbatch en tevens de fysieke documenten beschikbaar aan de Scancontroleur.
De controleur gaat aan het werk en voert controle direct daarna uit.
Voor de uitvoering van deze werkzaamheden is de volgende opleiding en/of kwalificatie vereist:
Ruime ervaring of aantoonbare ervaring in het scannen van documenten.
Rol: Scancontroleur (centraal secretariaat)
Controleert (zie punt 5 bij scanoperator) volgtijdig met de scanoperator
bij de digitale reproductie de volgende onderdelen (kwaliteitstoets).
Keurt de digitale reproductie af als tijdens de kwaliteitstoets blijkt dat de kwaliteit van de digitale reproductie niet voldoet en/of technische metadata ontbreken, verwijdert dan de digitale reproductie en levert het fysieke document opnieuw ter scanning aan bij de Scanoperator.
Zet bij het positief doorlopen van de kwaliteitstoets, in het DMS (Document Management Systeem) de digitale reproductie door naar en verschijnt daarmee in de werkvoorraad van de registrator.
Voor de uitvoering van deze werkzaamheden is minimaal de volgende opleiding en/of kwalificatie vereist:
Rol: Registrator (centraal secretariaat)
1 Zorgt voor de verwerking en koppeling van de digitale documenten in het DMS (Document Management Systeem)
En voegt handmatig metadata toe (velden documentregistratie: o.a. verzenddatum, documentnaam, documenttype, contactgegevens, steller).
Voor de uitvoering van deze werkzaamheden is minimaal de volgende opleiding en/of kwalificatie vereist (per registrator aangeven):
SOD 1 of gelijkwaardig (Registrator)
Inhoudelijke kennis van de werkprocessen (Registrator)
Rol: Behandelaar (medewerker of zaakeigenaar)
Controleert of van de aangeboden uitgaande brief de juiste scan is opgenomen in de zaak binnen drie dagen nadat de behandelstap is afgerond;
Voor de uitvoering van deze werkzaamheden is minimaal de volgende opleiding en/of kwalificatie vereist:
Inhoudelijke kennis van het betreffende werkproces in relatie tot de zaaktypecatalogus.
Rol: Nazorgambtenaar (DIV Archiefbeheerder)
Zorgt voor de vernietiging van de fysieke documenten uit de dagdoos.
Zorgt voor verklaring van vervanging. De verklaring bevat een specificatie van de handelingen die zijn verricht ten aanzien van de digitalisering, controle en vernietiging van de vervangen fysieke archiefbescheiden in de betreffende periode.
Rol scanoperator centraal secretariaat
Rol scancontroleur centraal secretariaat
Rol registrator centraal secretariaat
Rol behandelaar medewerker ofwel zaakeigenaar
Rol nazorgambtenaar medewerker DIV
Geaccordeerd door Regionaal Historisch Centrum Eindhoven: d.d. 11-01-2022
B03 Beschrijving Scanners en scansoftware in het vervangingsproces
De gemeente Deurne gebruikt software voor de ondersteuning van het scanproces en het digitaal archiefbeheer. De software voor scanning is in staat om scans te produceren die voldoen aan de eisen die de gemeente Deurne en hieraan stellen. De gebruikte software voor het scannen van documenten is:
Kodak Capture Pro Limited Edition (leverancier Canon) – on premise applicatie voor het scannen van archiefbescheiden naar Tiff bestanden.
ORION ScanIT (leverancier Sphereon) – cloud applicatie voor:
converteren van documenten naar digitale exemplaren;
converteren van afbeeldingen naar “Searchable PDF”: PDF/A 1b met OCR laag;
valideren en toevoegen van metadata;
opslag van documenten in Sharepoint bibliotheek “scanner”.
Per hardware wordt aangegeven welke van bovenstaande software op dat specifieke apparaat in gebruik is.
Deze scanner wordt ingezet voor het scannen van documenten in de formaten A5 t/m A3. In totaal zijn 2 van dit type scanners aanwezig.
De scanner heeft de volgende configuratie:
De scanner is voorzien van een dedicated desktop computer met de volgende software:
Kodak Capture Pro Limited Edition (leverancier Canon)
ORION ScanIT (leverancier Sphereon)
Documenten worden door het zaaksysteem door een geautomatiseerde workflow van Sharepoint bibliotheek “scanner” overgenomen in het postregistratieproces.
Informatie met technische specificaties over deze scanner is te vinden in document ‘B03a Kodak i3000 series scanner’ dat als bijlage aan dit document is toegevoegd.
Deze scanner wordt ingezet voor het scannen van A0 documenten zoals bouwtekeningen. De scans worden weggeschreven naar de locatie K:\ScanPRT\08_Scangroot. Van daaruit kan een document geüpload worden naar aan een zaak in het zaaksysteem.
De scanner heeft de volgende configuratie:
De scanner is voorzien van de volgende software:
Informatie met technische specificaties over deze scanner is te vinden in document ‘B03b Canon Océ ColorWave 3500’ dat als bijlage aan dit document is toegevoegd.
Deze scanner wordt ingezet voor het scannen van interne documenten en uitgaande documenten A5 t/m A3 formaat. Deze documenten zijn ‘digital born’ en vallen niet onder het vervangingsproces. Zolang de gemeente nog niet beschikt over een elektronische handtekening of een equivalent hiervoor kan het voorkomen dat stukken moeten worden voorzien van een ‘natte’ handtekening. Deze documenten worden door de behandelaar gescand (‘terugscannen’) en opgenomen in het zaakdossier. De behandelaar is verplicht om deze analoge documenten met ‘natte’ handtekening aan DIV over te dragen zodat een gecontroleerde vernietiging kan worden uitgevoerd.
Voor het ‘terugscannen’ maakt de behandelaar gebruikt van de de volgende multifunctionals. Deze bieden de mogelijkheid om in PDF/A te scannen. Deze optie verdient de voorkeur boven het scannen in PDF-versie 1.4. Documenten die in een lagere PDF-versie zijn gescand worden bij opname in het zaaksysteem automatisch omgezet in PDF/A (‘archiefbestand’).
De scanner heeft de volgende configuratie:
De scanner is voorzien van de volgende software:
Informatie met technische specificaties over deze scanner is te vinden in document ‘B03c Canon Imagerunner’ dat als bijlage aan dit document is toegevoegd.
B04 Beschrijving Beeldschermen in het vervangingsproces
De scanoperatoren maken gebruik van een Philips beeldscherm (243S) die in overeenstemming met de Kodak i3200 Scanner geconfigureerd is. Het beeldscherm wordt periodiek gecontroleerd op correcte weergave, ten minste na ieder kalibratie van de scanner.
De scanner heeft de volgende configuratie:
Informatie met technische specificaties over het beeldscherm is te vinden in document ‘B04b Philips 243S beeldscherm’ dat als bijlage aan dit document is toegevoegd.
B05 Beschrijving van het DMS-RMA en servers v3
De gemeente Deurne maakt gebruik van het SaaS zaaksysteem Djuma van leverancier Visma Circle (NEN-2082 gecertificeerd digitaal beheersysteem). De archiefbescheiden worden in Djuma geregistreerd en opgeslagen. Alle medewerkers van de organisatie zijn tijds- en plaats onafhankelijk in staat om de benodigde archiefbescheiden en dossiers te raadplegen. In het zaaksysteem kunnen alle gangbare bestandsformaten worden opgeslagen.
Gemeente Deurne heeft middels een Europese aanbesteding het Zaaksysteem Djuma aangeschaft. Djuma is sinds januari 2024 operationeel bij de gemeente.
Het zaaksysteem Djuma bestaat o.a. uit de volgende componenten:
De bestanden worden gearchiveerd in de online tenant bij Visma Circle. De opslagruimte is permanent uit te breiden en geborgd vanuit de dienstverleningsovereenkomst met de leverancier. De datacenter (Uniserver) bevindt zich in Amsterdam en voldoet aan de strengste certificeringen (onder andere ISO 27001 en NEN7510) en beveiligings- en beschikbaarheidsnormen.
Migratie zaaksysteem Onegov naar zaaksysteem Djuma
Alle informatie in het voormalige zaaksysteem Onegov is gemigreerd naar het zaaksysteem Djuma. M.u.v. de voorheen aanwezige zaken in de gekoppelde backoffice applicatie voor VTH-processen. De informatie uit die applicatie wordt in 2024 gemigreerd naar Djuma.
Beschikbaarheid (Continuïteit)
Het Service center van Djuma monitort iedere 5 minuten de beschikbaarheid en performance van de gehele cloud infrastructuur met behulp van Nagios XI. Djuma wordt gehost bij Uniserver in Amsterdam. De datacenters van Uniserver beschikken over een tier 3+ beveiliging. De architectuur kan de meest ernstige technische incidenten weerstaan zonder de beschikbaarheid van servers (en Djuma) te beïnvloeden. De datacenters van Uniserver voldoen aan de strengste certificeringen (onder andere ISO 27001 en NEN7510) en beveiligings- en beschikbaarheidsnormen.
Van onze gegevens in de Djuma cloud worden iedere 3 uur back-ups gemaakt. Deze back-ups worden, net als de nachtelijke back-ups, op 2 gescheiden locaties opgeslagen (Amsterdam en Beek). Het gegevensverlies is dus maximaal 3 uur. Daarnaast zijn de volgende maatregelen getroffen om de integriteit van onze data te borgen:
Geaccordeerd door Regionaal Historisch Centrum Eindhoven: d.d. 6-11-2023
B06 Uitzonderingenlijst bij beheer van de documentenstroom gemeente Deurne
Die in het DMS geregistreerd wordt, maar niet digitaal opgeslagen kan worden in het DMS | ||
Geaccordeerd door de streekarchivaris van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven:
B07 Postbehandeling en -afhandeling procedure
De procedure beperkt zich tot alle post afkomstig van of gericht aan burgers, instanties of andere zakelijke relaties.
Het doel van deze procedure is tweeledig. Enerzijds voor het geven van voorschriften voor de ontvangst, behandeling en verzending van poststukken. Anderzijds om de van belang zijnde management informatie te kunnen genereren.
De voorschriften dienen ter zekerstelling dat:
1.2 Begripsbepaling poststukken
Onder poststukken wordt in deze procedure verstaan:
Bij het overwegen van het al of niet openen en behandelen van ontvangen poststukken, is het van belang in het oog te houden dat het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Deurne uiteindelijk de verantwoordelijkheid draagt voor alle activiteiten die door het personeel uit hoofde van de aan hen toegekende taken bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden uitgevoerd.
Op grond van de hiervoor genoemde overwegingen behoort alle post geopend te worden betrekking hebbend op de uitvoering van taken opgedragen door en verricht onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Deurne.
2.2. Postregistratie fysieke post
De medewerker verantwoordelijk voor het openen van de post, beoordeelt of het document voor registratie en archivering in aanmerking komt. Criteria hiervoor zijn:
Deze archiefbescheiden worden door scanning gedigitaliseerd, opgeslagen en beheerd in het centraal Document Management Systeem (IZIS).
2.3 Postregistratie elektronische post
Op elektronische post is het door het college van de gemeente Deurne vastgestelde besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer gemeente Deurne van toepassing. Bij de beoordeling of een elektronisch bericht in aanmerking komt voor registratie en archivering gelden dezelfde criteria als voor fysieke berichten (zie paragraaf 3.2).
De archiefwaardige elektronische berichten worden opgeslagen en beheerd in het centraal Document Management Systeem (IZIS).
Aan de afzender van een door de gemeente ontvangen poststuk, waar een reactie van de gemeente op dient te komen, wordt na registratie een ontvangstbevestiging verstuurd.
In de ontvangstbevestiging wordt aangegeven:
Als datum van ontvangst geldt de datum waarop het bericht door de gemeente Deurne is ontvangen.
Jarenlang is het in overheidsorganisaties gebruikelijk geweest om poststukken in hun afzonderlijkheid af te handelen. De laatste jaren zijn er echter steeds meer eisen gesteld aan het niveau, de tijdigheid en de verantwoording van de afhandeling. Daardoor werkt het ‘geïsoleerd’ afhandelen van poststukken, zonder context, zonder gerelateerde archiefbescheiden, niet meer. Als gevolg daarvan heeft het begrip ‘zaak’ opgang gemaakt. De definitie van een zaak is: een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moet worden. Poststukken kunnen enerzijds de aanleiding zijn voor het starten een nieuwe zaak en anderzijds kunnen zij deel uitmaken van reeds lopende zaken.
3.1 Afhandelingstermijnen zaken
Het beleid is erop gericht om zaken binnen 6 weken na ontvangst af te handelen 7 . Uitzondering hierop zijn zaken waarin wettelijk 8 een behandelingstermijn is bepaald..
3.2 Verantwoordelijkheid tijdige afhandeling
De verantwoordelijkheid voor het tijdig afhandelen van zaken ligt bij de behandelende organisatie-eenheid. De leidinggevende van deze organisatie-eenheid ziet toe dat zaken tijdig worden afgehandeld.
Wanneer het niet mogelijk is een zaak tijdig af te handelen, stuurt de behandelende organisatie-eenheid een verdaging met een nieuwe termijnstelling, tenzij dit wettelijk niet is toegestaan
3.3 Afboeken van afgehandelde poststukken
Na het afhandelen van een zaak, zorgt de behandelende organisatie-eenheid ervoor dat de zaak wordt afgeboekt in het centrale DMS.
3.4 Genereren van signaleringslijsten
Om te waarborgen dat zaken tijdig worden afgehandeld, dienen organisatie-eenheden zelf op reguliere basis signaleringslijsten te generen van zaken die dreigen niet binnen de gestelde termijn afgehandeld te gaan worden. Een tijdige afhandeling wordt hierdoor alsnog mogelijk.
4. Opmaak, registratie en verzending van uitgaande post
Op uitgaande poststukken die voldoen aan de criteria zoals opgenomen in paragraaf 3.2 zijn de volgende bepalingen van toepassing.
De behandelende organisatie-eenheid zorgt er voor dat voorafgaande het afboeken van de zaak in het centrale DMS, alle van toepassing zijnde stukken bij de zaak in het centrale DMS worden geregistreerd en opgeslagen
Geaccordeerd door de Streekarchivaris van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven:
B08 Metadataset digitale vervanging van fysieke archiefbescheiden
In de metadataset staan de vast te leggen gegevens tijdens de registratie van documenten in het vervangingsproces.
Toepassingsprofiel metadatering lokale overheden (TMLO)
De gemeente Deurne hanteert het Toepassingsprofiel metadatering lokale overheden (TMLO) versie 1.1.
Alle archiefbescheiden die zijn geselecteerd voor het vervangingsproces worden opgenomen in Djuma en geregistreerd volgens de registratieprocedure. Aan de hand van het metadataschema worden administratieve, inhoudelijke als technische metadata vastgelegd. Alle metadatavelden in Djuma zijn gestandaardiseerd op basis van het Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden (TMLO). Hierdoor is het mogelijk om, op termijn, een digitaal duurzame overdracht te maken naar het e-depot van het RHCe. TMLO zal uiteindelijk overgaan naar Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (MDTO).
In onderstaande (geanonimiseerde) screenshots zijn de belangrijke metadata op zaak- en documentenniveau weergegeven. Er zijn meer metadata velden die afhankelijk van de situatie (automatisch) kunnen worden ingevuld. Deze zijn vastgelegd in het TMLO 1.1 schema in beheer van DIV.
Metadata vastgelegd op zaakniveau
Metadata vastgelegd bij documenten
Geaccordeerd door Regionaal Historisch Centrum Eindhoven: d.d. 6-11-2023
B09 Speciallijst gemeente Deurne
De Speciallijst is een levend document, dat is opgenomen in het DMS en geregeld wordt geactualiseerd. Alle inkomende documenten worden als archiefwaardig beschouwd en dus opgenomen in het DMS, behalve als ze horen tot de volgende documentsoorten:
Daarnaast zijn er documenten die wel beschouwd kunnen worden als archiefwaardig, maar niet in het DMS opgenomen kunnen worden. Bijvoorbeeld een Cd-rom DVD of USB met bestandsformaten die niet in het DMS kunnen worden opgenomen. Deze documenten worden in hun oorspronkelijke vorm gearchiveerd.
Geaccordeerd door de streekarchivaris van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven: d.d. 13-12-2018
B10 Procedure beoordeling fysiek te bewaren archiefstukken gemeente Deurne
Bij de gemeente Deurne treedt, op het moment dat daadwerkelijk gebruik gemaakt gaat worden van het besluit tot vervanging, de procedure beoordeling fysiek te bewaren archiefstukken in werking. Deze procedure geldt voor archiefbescheiden die worden vervangen en volgens de selectielijst permanent te bewaren zijn.
Bedoeling van de procedure is om een extra inhoudelijke en kwaliteitscontrole in te bouwen voordat de te vervangen fysieke archiefstukken daadwerkelijk worden vernietigd. Met name om archiefstukken met een intrinsieke meerwaarde vanwege de (fysieke) originele drager, los van de inhoud, te vrijwaren van vernietiging.
De uitvoering van de procedure is belegd bij de nazorgambtenaar. Deze rol zal worden vervuld door hiertoe aangewezen medewerker(s), waarbij de gemeentearchivaris in twijfelgevallen geconsulteerd dient te worden. Bij de beoordeling van te bewaren archiefstukken op grond van de selectielijst wordt de volgende procedure gevolgd:
Geaccordeerd door de Streekarchivaris van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven:
B11 Uitwerking procedure scannen fysieke archiefstukken
1. Procedure voor ingekomen fysieke archiefstukken
De medewerker (hierna aan te duiden als ‘Ontvanger’) die een fysiek document ontvangt van een externe partij, beoordeelt of het document voor registratie en archivering in aanmerking komt. De beoordeling hiertoe geschiedt conform de bepalingen zoals opgenomen in de ‘Procedure documentbehandeling en -afhandeling’.
De Ontvanger zorgt dat de te registreren en archiveren archiefstukken (lees verder ook als berichten) terecht komen bij de medewerker verantwoordelijk voor het scannen (hierna aangeduid als de ‘Scanoperator’).
2. Procedure voor uitgaande en interne berichten
Uitgaande en interne archiefstukken worden digitaal opgemaakt en gearchiveerd. Deze archiefstukken zijn al digitaal van oorsprong zodat er geen sprake is van vervanging. Er dient echter wel vervanging plaats te vinden in die gevallen waarbij van een digitaal document een fysieke versie wordt gemaakt en op deze kopie aanvullende gegevens worden gezet. Voorbeelden hiervan zijn:
Als hiervan sprake is, dan zullen de medewerkers van de verschillende organisatieonderdelen deze archiefstukken aanbieden aan de Scanoperator om het vervangingsproces te doorlopen.
De digitale reproductie wordt vervolgens geregistreerd en gearchiveerd als zaak of als document bij de betreffende zaak. In bepaalde gevallen kan dit overigens een nieuwe versie zijn van een eerder opgeslagen document. Het fysieke document wordt na vervanging vernietigd.
3. Procedure scannen fysieke berichten
De Scanoperator ontvangt de te scannen fysieke archiefstukken en ontdoet deze van eventueel aanwezige hechtmiddelen (nietjes, ringbanden, paperclips, gelijmde kaften, e.d.) en plastic.
Vervolgens controleert de Scanoperator of het fysieke document:
De Scanoperator voorziet de afzonderlijke archiefstukken die gescand kunnen worden van een barcode of scheidingsvel om het scansysteem duidelijk te maken welke pagina’s tot welk document behoort. Na het scannen ontstaat er per fysiek document een digitale reproductie. Voor eventuele aanwezige bijlagen geeft de Scanoperator in de scantoepassing de relatie aan tussen de bij elkaar behorende digitale reproducties.
Tijdens het scannen wordt minimaal de volgende metadata automatisch vastgelegd:
De Scanoperator controleert dekwaliteit van de digitale reproductie. Indien blijkt dat de kwaliteit van de digitale reproductie niet voldoet, zal de Scanoperator de archiefstukken opnieuw scannen. Na het positief doorlopen van de kwaliteitscontrole, wordt de batch beschikbaar gesteld aan de medewerker die verantwoordelijk is voor de nacontrole van de digitale reproductie (hierna aangeduid als ‘Scancontroleur’) en de juistheid van de vastgelegde metadata.
De Scanoperator voegt de bij elkaar behorende fysieke archiefstukken weer bij elkaar. Dit gebeurt door middel van een paperclip of elastiek. Vervolgens geeft de Scanoperator de fysieke archiefstukken aan de Scancontroleur.
De Scancontroleur controleert nogmaals de kwaliteit van de digitale reproductie voordat de scanbatch wordt vrijgegeven. Indien blijkt dat de kwaliteit van de digitale reproductie niet voldoet en/of technische metadata ontbreekt, zal de Scancontroleur de digitale reproductie afkeuren en verwijderen. Het fysieke document wordt opnieuw ter scanning aangeboden aan de Scanoperator, waarna het scanproces zich herhaalt.
Tevens verifieert de Scancontroleur de juistheid van de metadata dat automatisch tijdens het scanproces is vastgelegd. Eventuele correcties worden door de Scancontroleur gedaan.
Na het positief doorlopen van de kwaliteitscontrole door de Scancontroleur, wordt de scanbatch vrijgegeven en komt de digitale reproductie in het DMS beschikbaar voor het behandelende organisatieonderdeel. Indien tijdens het scanproces niet automatisch het behandelende organisatieonderdeel wordt herkend, wordt de toewijzing handmatig gedaan door de Scancontroleur. De digitale reproductie komt zo beschikbaar voor de medewerker die de rol van ‘Intaker’ (centraal secretariaat) vervult bij het behandelende organisatieonderdeel.
De fysieke archiefstukken die voor vervanging in aanmerking komen worden vervolgens aangeboden aan de medewerker verantwoordelijk voor het uitvoerend archiefbeheer.
De fysieke archiefstukken die niet voor vervanging in aanmerking komen, worden separaat aangeleverd aan de medewerker verantwoordelijk voor de verdere registratie en archivering conform de hiervoor geldende bepalingen.
Via de navigatieboom van het DMS ziet de Intaker (centraal secretariaat) dat een document in de werkvoorraad van het organisatieonderdeel is toegevoegd. De Intaker (centraal secretariaat) bekijkt het document en bepaalt of zijn/haar organisatieonderdeel de juiste ontvanger/behandelaar is. Als dit niet zo is, dan selecteert de Intaker (centraal secretariaat) een ander organisatieonderdeel en wordt het document automatisch naar de werkvoorraad van het juiste organisatieonderdeel geplaatst. Als het document juist is bezorgd, bekijkt de Intaker (centraal secretariaat) voor zover dit niet is aangegeven of het document een nieuwe zaak start of dat het onderdeel uitmaakt van een lopende zaak.
Vervolgens registreert de Intaker (centraal secretariaat) eventuele aanvullende metadata en wijst een behandelaar toe, dit voor zover het een nieuwe zaak betreft. De zaak / het document wordt verder in behandeling genomen door de behandelende medewerker (hierna aangeduid als Behandelaar). Voor de document die vervolgens worden opgemaakt voor een interne of externe bestemming geldt de procedure zoals verwoord onder paragraaf 2.
Geaccordeerd door de Streekarchivaris van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven:
Besluit tot vervanging van archiefbescheiden gemeente Deurne
College van burgemeester en wethouders
Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit in [titel van betreffende medium noemen bv. Staatscourant/Gemeenteblad].
Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden [titel archiefbescheiden + naam zorgdrager + jaartal].
College van burgemeester en wethouders,
Beschrijf en verantwoord hier het proces van voorbereiding, betrokkenen etc.
Handboek digitale vervanging archiefbescheiden gemeente Deurne bij het besluit geeft inzicht in de afwegingen die gemaakt zijn uit hoofde van artikel 2 van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling.
Geaccordeerd door de Streekarchivaris van Regionaal Historisch Centrum Eindhoven: d.d. 13-12-2018
Als een digital born document geprint en fysiek bewaard wordt, is er ook sprake van substitutie
Deze uitgangspunten zijn gebaseerd op de uitgangspunten die het Nationaal Archief hanteert
De termen dpi en ppi worden door elkaar gebruikt. Bij printers is dpi (dots per inch) formeel juist. Bij scanners, beeldschermen en digitale camera’s is ppi (pixels per inch) de juiste term.
OECF staat voor opto electronic conversion function
Blanco pagina’s die een paginanummer hebben gekregen gelden niet als blanco pagina.
Archiefbescheiden worden drie maanden fysiek bewaard.
Onder afhandelen wordt verstaan:
>het beantwoorden van een poststuk waar een reactie wordt gevraagd, een beroep wordt gedaan op de dienstverlening of waar het openbaar lichaam anderszins op dient te reageren (zoals bijvoorbeeld bij een ontvangen klacht);
> het enkel ter kennisnemen van de inhoud van een poststuk. Er vindt naar aanleiding van de inhoud van de poststuk geen verdere correspondentie plaats met de afzender.
bezwaarschriften, beroepschriften, etc. Behandelingstermijn is wettelijk vastgesteld.
B03a Kodak i3000 series scanner