| Organisatie | Pijnacker-Nootdorp |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Pijnacker-Nootdorp houdende regels omtrent de vertrouwenscommissie 2019 |
| Citeertitel | Verordening vertrouwenscommissie 2019 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 26-10-2019 | nieuwe regeling | 17-10-2019 |
De raad van de gemeente Pijnacker-Nootdorp;
gezien het voorstel van het presidium van 09 september 2019;
gelet op artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;
gelet op de Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister
ONDERDEEL A: ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel A.2 Ambtelijke ondersteuning
De raadsgriffier is secretaris en de plv. raadsgriffier is plv. secretaris van de commissie en levert ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste 3 werkdagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste 24 uren voorafgaand aan de vergadering.
De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel A.5 bedoelde verslag opgenomen.
Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.
ONDERDEEL B: BEPALINGEN INZAKE DE BENOEMING
Artikel B.2 Informatie over en gesprek met sollicitant
De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.
ONDERDEEL K: BEPALINGEN INZAKE DE KLANKBORDGESPREKKEN
Artikel K.2 Ambtelijke ondersteuning
De raadsgriffier is secretaris en de plv. raadsgriffier is plv. secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
Vastgesteld in de openbare vergadering van 17 oktober 2019.
drs. B.S.M. Sepers
griffier
mw. F. Ravestein
voorzitter
TOELICHTING VERORDENING VERTROUWENSCOMMISSIE
Uit de Gemeentewet vloeit de verplichting voort ter voorbereiding op de aanbeveling inzake de benoeming en herbenoeming van de burgemeester een vertrouwenscommissie in te stellen. Daartoe is een gemeentelijke verordening op de vertrouwenscommissie noodzakelijk. Er is gekozen voor een modulaire opbouw. De verordening is voor zowel de benoeming, herbenoeming als de klankbordgesprekken.
De verordening is als volgt opgebouwd:
In onderdeel A zijn algemene bepalingen opgenomen die voor alle activiteiten van de vertrouwenscommissie van belang zijn. In de onderdelen B en H zijn bepalingen opgenomen die specifiek betrekking hebben op de betreffende voor te bereiden aanbeveling (benoeming resp. herbenoeming). In onderdeel S zijn slotbepalingen opgenomen, die evenals onderdeel A van toepassing zijn ongeacht de uit te voeren taak. Onderdeel K bevat bepalingen voor het voeren van klankbordgesprekken door de vertrouwenscommissie.
De commissie bestaat uitsluitend uit leden van de raad waarbij het aan de gemeenteraad is al dan niet elke
fractie in de commissie vertegenwoordigd te doen zijn. Verlies van het raadslidmaatschap betekent automatisch het einde van het lidmaatschap van de commissie. Tijdelijke vervanging is vanwege het bijzondere karakter van de procedure, waarin geheimhouding centraal staat, ongewenst. Wel kan de samenstelling van de commissie tussentijds worden aangepast (zie artikel S.2).
Ambtelijke ondersteuning (artikel A.2)
Ambtelijke ondersteuning wordt door de raadsgriffier geleverd, en eventueel door de plv. raadsgriffier als
plaatsvervangend secretaris. De griffie is de ambtelijke ondersteuning van de gemeenteraad en daarmee ook voor deze bijzondere commissie. Ambtelijke ondersteuners hebben in de commissie geen stemrecht. De gemeentesecretaris wordt niet aangewezen als plv. secretaris van de commissie. De gemeentesecretaris kan aangewezen worden als adviseur van de commissie (zie artikel B.1 en H1).
Het moment van vergaderen moet vroegtijdig bekend zijn zodat de leden van de commissie en de andere genodigden in staat zijn gehoor te geven aan de oproeping ter vergadering. Als er sprake is van een situatie die een spoedige bijeenkomst van de commissie vereist, kan een kortere termijn van oproeping worden ingesteld.
Met betrekking tot de stemming streeft de commissie naar unanimiteit. Kan een minderheid zich niet vinden in de uitkomst, dan wordt die in het verslag op passende wijze tot uitdrukking gebracht.
Het is van belang er zorg voor te dragen dat het verslag voldoende onderbouwing bevat van de visie van de
commissie, nu de gemeenteraad op basis van het verslag van bevindingen besluit over de aanbeveling. Als
stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure zowel procedureel als inhoudelijk in het verslag van bevindingen zijn weerslag krijgt. Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de commissie.
De geheimhoudingsplicht voor de vertrouwenscommissie vloeit rechtstreeks voort uit artikel 61c van de Gemeentewet. De geheimhoudingsplicht omvat alle informatie, niets uitgezonderd: hetgeen tijdens de vergadering is gewisseld, de stukken (de in artikel A.5 bedoelde verslagen inbegrepen) en alle andere informatie die langs welke weg ook de commissie bereikt. De geheimhoudingsplicht strekt zich uit tot de leden van de commissie, alsmede tot degenen die ambtelijke ondersteuning verlenen en, indien van toepassing, de adviseur. Vanwege de gevoeligheid van de informatie, alsmede vanwege de mogelijke strafrechtelijke consequenties van de schending van deze plicht, wordt aan het begin van de vergadering door voorzitter van de vergadering op de geheimhoudingsplicht gewezen. De geheimhoudingsplicht brengt onder meer met zich dat aan raadsleden die geen zitting (meer) hebben in de commissie en aan anderen geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.
Het verdient aanbeveling dat de secretaris van de commissie tijdig overleg pleegt met de beheerder van de
archiefbewaarplaats als deskundige op dit terrein over de te volgen werkwijze. Er zijn twee fasen te onderscheiden. “Overbrenging” is de uiteindelijke formele overdracht van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats in de zin van artikel 12 van de Archiefwet 1995. Met het oog op de geheimhouding onder de Gemeentewet wordt aangeraden de stukken niet vervroegd formeel over te brengen naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, maar pas na de wettelijke termijn van 20 jaar. Tot dat moment moeten de archiefbescheiden worden geplaatst in een archiefruimte van de gemeente. Om de geheimhouding te borgen, is het advies om een afspraak te maken met de beheerder van de archiefbewaarplaats (meestal de gemeentearchivaris) dat de archiefbescheiden al wel worden geplaatst in de (op grond van artikel 31 van de Archiefwet 1995 door burgemeester en wethouders aangewezen) gemeentelijke archiefbewaarplaats. De archiefbewaarplaats doet in deze dan dienst als archiefruimte.
Toevoegen van een adviseur (artikel B.1)
Het is niet verplicht een of meer van de wethouders of gemeentesecretaris als adviseur aan de commissie toe te voegen, maar dit wordt wel wenselijk geacht. Wordt hij daaraan toegevoegd dan zijn de bepalingen inzake de oproeping ook op die wethouder en gemeentesecretaris van toepassing. Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.
Informatie over en gesprek met de sollicitant (artikel B.2)
Ingevolge artikel 61, vierde lid, van de Gemeentewet wordt door tussenkomst van de commissaris van de
Koning de door de commissie nodig geachte informatie verschaft. Gezien de belangen van alle betrokkenen is de procedure om tot een aanbeveling inzake de benoeming te komen, door de wetgever geheim verklaard. Dat betekent ook dat de commissie er voor moet zorgen dat bij de correspondentie en gesprekken die met de sollicitanten worden gevoerd in het kader van de aanbeveling inzake de benoeming, de privacy gewaarborgd is. Hierbij dient onder meer gedacht te worden aan de plaats en het tijdstip van de gesprekken.
Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging (artikel B.3)
Artikel A.4 bevat de algemene bepalingen inzake de verslaglegging. Ten aanzien van benoeming dient bepaald te worden dat dit verslag in ieder geval wordt vergezeld van een conceptaanbeveling van twee personen. Na de vaststelling van de aanbeveling door de raad, wordt slechts de naam van de als eerste aanbevolen kandidaat openbaar gemaakt.
Uit artikel S.2 volgt dat de commissie in stand blijft zolang zij niet wordt ontbonden. Wordt er voor gekozen de commissie te ontbinden dan kan dit niet zolang er sprake is van een lopende procedure inzake de benoeming.
Toevoegen van een adviseur (artikel H.1)
Het is niet verplicht een of meer van de wethouders en gemeentesecretaris als adviseur aan de commissie toe te voegen, maar dit wordt wel wenselijk geacht. Wordt hij daaraan toegevoegd dan zijn de bepalingen inzake de oproeping ook op die wethouder en gemeentesecretaris van toepassing. Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.
Informatie over en gesprek met de burgemeester (artikel H.2)
De informatiebronnen die de vertrouwenscommissie gebruikt bij het komen tot een aanbeveling inzake de herbenoeming dienen voor de burgemeester vooraf helder te zijn. De bevindingen die de commissie doet, dienen met de burgemeester besproken te worden. Als vertrekpunt zijn in ieder geval relevant de profielschets bij benoeming en de wettelijke taken van de burgemeester, te weten zijn voorzitterschap van raad en college en zijn taken als eenhoofdig orgaan, in het bijzonder zijn verantwoordelijkheid voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. En verder zijn eventuele portefeuille als lid van het college.
Bijzondere bepaling inzake verslaglegging herbenoeming (artikel H.3)
Artikel A.5 bevat de algemene bepalingen inzake de verslaglegging. Van belang is dat de commissie met een concept voor de aanbeveling inzake de herbenoeming komt, waarop de raad over de aanbeveling heeft te besluiten. Eventuele afspraken over het functioneren van de burgemeester dienen volstrekt helder te zijn.
Uit artikel S.2 volgt dat de commissie in stand blijft zolang zij niet wordt ontbonden. Wordt er voor gekozen de commissie te ontbinden dan kan dit niet zolang er sprake is van een lopende procedure inzake de herbenoeming.
Het presidium ziet toe op het plannen en opstarten van de klankbordgesprekken. Hiervoor wijst het presidium vier leden aan die het klankbordgesprek voorbereiden en het gesprek voeren. De commissie bestaat uitsluitend uit leden van het presidium, de burgemeester uitgezonderd. Tijdelijke vervanging is vanwege het bijzondere karakter van de procedure, waarin geheimhouding centraal staat, ongewenst. Wel kan de samenstelling van de commissie tussentijds worden aangepast (zie artikel S.2). Aan deze commissie kunnen geen adviseurs worden toegevoegd.
Ambtelijke ondersteuning (artikel K.2)
Ambtelijke ondersteuning wordt door de raadsgriffier geleverd, en eventueel door de plv. raadsgriffier als
plaatsvervangend secretaris. De griffie is de ambtelijke ondersteuning van de gemeenteraad en daarmee ook voor deze bijzondere commissie. Ambtelijke ondersteuners hebben in de commissie geen stemrecht.
Geadviseerd wordt in ieder geval jaarlijks het functioneren van de burgemeester te bespreken, als opmaat naar de herbenoeming. Vaak vindt een eerste 100-dagengesprek plaats. Ook daarvoor geldt dan deze verordening.
Voorbereiding en inhoud (artikel K.4)
Een goed klankbordgesprek valt of staat met een goede voorbereiding. De commissie bepaalt daarom de
informanten en deelt dit mee aan de burgemeester. Als vertrekpunt zijn in ieder geval relevant de profielschets bij benoeming en de wettelijke taken van de burgemeester, te weten zijn voorzitterschap van raad en college en zijn taken als eenhoofdig orgaan, in het bijzonder zijn verantwoordelijkheid voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid. En verder zijn eventuele portefeuille als lid van het college.
Van al deze gesprekken worden verslagen opgemaakt. Die verslagen vormen de basis voor het volgende klankbordgesprek.
Bijzondere bepalingen inzake het verslag (artikel K.5)
Het verslag kan bondig en beknopt zijn, ook puntsgewijs. Wel is van belang dat het verslag een goed beeld
geeft van het gesprek en de gemaakte afspraken, zodat degenen die het volgende klankbordgesprek voeren alsmede de commissaris van de Koning zich een goed beeld daarvan kunnen vormen. Daarom is het van belang ook de sfeer te schetsen, waarin het gesprek plaatsvond. De raadsleden die niet hebben deelgenomen aan de klankbordgesprekken moeten op enig moment kennis kunnen nemen van het verslag omdat het immers een
aanloop is naar besluitvorming over een aanbeveling tot herbenoeming, en het gesprek over de herbenoeming plaatsvindt tussen de commissaris en raad als geheel en niet slechts de leden van de raad die de klankbordgesprekken hebben gevoerd. Wat in het klankbordgesprek gewisseld wordt, behoort tussen de raad en de burgemeester te blijven. Dat maakt dat het verslag dat van dat gesprek gemaakt wordt niet openbaar wordt gemaakt (vgl. artikel 61c van de Gemeentewet).
Onvoorziene gevallen (artikel S.1)
Dit artikel treft een voorziening inzake de bevoegdheid van de commissie in gevallen waarover bij verordening
geen regeling is getroffen en de bevoegdheidsverdeling niet uit een andere norm voortvloeit.
Ontbinding van de commissie (artikel S.2)
De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden. Wordt er voor gekozen de commissie te ontbinden dan kan dit niet zolang er sprake is van een lopende procedure inzake de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming; daar is in de onderdelen B en H een voorziening voor getroffen. In geval de commissie een permanente status heeft, kan de samenstelling tussentijds worden aangepast, bijvoorbeeld indien het wenselijk wordt geacht de klankbordgesprekken in een kleinere kring te voeren.