Organisatie | Tiel |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Tiel houdende regels omtrent raadscommissies (Verordening raadscommissies 2017) |
Citeertitel | Verordening raadscommissies 2017 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze wijziging komt te vervallen op het moment dat raad het bestemmingsplan Buitengebied vaststelt.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
31-10-2019 | artikel 25 | 16-10-2019 | Regelgevingregister 2019, nr. 1.11 / Raadsbesluit 16 oktober 2019 | ||
25-10-2019 | 31-10-2019 | nieuwe regeling | 30-08-2017 | Nr. 10 |
De raad van de gemeente Tiel, Nr. 10
overwegende dat het presidium in de vergadering d.d. 20 juni 2017 heeft ingestemd met het aan de raad ter besluitvorming voorleggen van een nieuwe verordening op de commissies van de gemeenteraad waarin zijn verwerkt de rapportage en het advies van de raadswerkgroep vergadermodellen d.d. 14 juni 2017;
dat van de gelegenheid gebruik is gemaakt om in de nieuwe verordening de stand van de digitale techniek voor de informatievoorziening te verwerken, enkele gemeenterechtelijke aanvullingen op te nemen en de tekst aan te passen aan de werkwijze in de praktijk;
gelet op artikel 82 van de Gemeentewet;
HOOFDSTUK II, INSTELLING, TAKEN EN SAMENSTELLING
Artikel 2 Instelling raadscommissies
Indien een onderwerp meerdere raadscommissies aangaat, wordt het onderwerp in de afzonderlijke raadscommissies besproken, tenzij het presidium beslist dat een gezamenlijke vergadering van de raadscommissies wordt belegd of de raadscommissie die het onderwerp het meest aangaat, het onderwerp integraal behandelt.
Een raadscommissie heeft de volgende taken:
voeren van overleg met het college of de burgemeester, uit eigen beweging of op verzoek van het college of de burgemeester, over in ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de in artikel 2, tweede, derde, vierde en vijfde lid genoemde onderwerpen.
Iedere fractie vertegenwoordigd in de gemeenteraad kan drie leden, waarvan minimaal één als lid van de gemeenteraad benoemd dient te zijn, voor een benoeming in de raadscommissie voorstellen. Van de drie benoemde leden hebben maximaal twee leden, naar keuze van de fractie, zitting in de vergadering van de raadscommissie.
Een lid van een raadscommissie kan zowel raadslid als niet raadslid zijn. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een lid van een raadscommissie. De raadscommissieleden dienen daarnaast tijdens de laatste verkiezingen van de raad geplaatst te zijn op de kandidatenlijst van een fractie.
paragraaf 1 Tijdstip van vergaderen en voorbereidingen
In de regel vinden de vergaderingen van de raadscommissie eenmaal per maand plaats op een door het Presidium aan te wijzen dag van de maand. Uitzondering hierop vormen de vergaderingen van de commissie beleidscyclus. Vergaderingen van laatstgenoemde commissie vinden niet maandelijks plaats maar op data die door het Presidium vooraf zijn bepaald.
De vergaderingen van de raadscommissies vangen aan om 19.30 uur en sluiten uiterlijk om 22.30 uur, dan wel worden op dat tijdstip geschorst. Zij vinden in de regel plaats in de raadszaal van het gemeentehuis.
Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 11, tweede lid, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk doch uiterlijk op maandag 12.00 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden en eveneens geplaatst op het raadsinformatiesysteem van de gemeente Tiel.
Artikel 12 Ter inzage leggen van stukken
Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda zijn bedoeld, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder gepubliceerd op het raadsinformatiesysteem van de gemeente Tiel. De voorzitter maakt van de ter inzage legging melding in de openbare kennisgeving, bedoeld in artikel 14.
Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, worden deze stukken, in afwijking van het eerste lid, voor de leden van de commissie en de leden van de raad geplaatst op het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem. Via elektronische weg worden zij geïnformeerd over de plaatsing van dergelijke stukken.
paragraaf 2 Orde der vergadering
Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid onmiddellijk de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.
Artikel 16 Opening vergadering; quorum
Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.
De leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders, hebben het recht , een voorstel tot wijziging van de notulen aan de raadscommissie te doen, indien de notulen onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor de vaststelling van de notulen te worden ingediend.
Artikel 22 Handhaving orde; schorsing
Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
De voorzitter kan een raadscommissie voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.
Nadat de beraadslaging is gesloten, beslist de raadscommissie of er een advies aan de raad wordt uitgebracht. De voorzitter bevordert daarbij het trekken van conclusies of voorstellen aan de raad rijp zijn voor reguliere beraadslaging in de raad en/of dergelijke voorstellen voorlopig kunnen worden geagendeerd als hamerstukken. In geval van verdeeldheid binnen de commissie over de vraag of voorstellen rijp zijn voor behandeling in de raad, wordt het onderwerp voor een uitspraak voorgelegd aan het presidium.
paragraaf 3 Hoorzittingen Wet op de Ruimtelijke Ordening
Artikel 25 Adviescommissie ruimtelijke plannen
De adviescommissie ruimtelijke plannen adviseert de raad t.a.v. van de ingediende zienswijzen in het kader van de Wet ruimtelijke ordening (Wro) en in het kader van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) bij een verklaring van de gemeenteraad als bedoeld in artikel 2.27 Wabo, als het majeure ruimtelijke plannen betreft of indien de commissie Ruimte expliciet aangeeft deze taak in een specifiek geval bij de adviescommissie ruimtelijke plannen te leggen. In overige situaties wordt de advisering aan de raad t.a.v. ingediende zienswijzen in het kader van genoemde wetgeving gemandateerd aan het college van Burgemeester en Wethouders.
De adviescommissie ruimtelijke plannen bestaat uit drie leden, waaronder één lid als voorzitter, welke leden op voordracht van de burgemeester worden aangewezen door het presidium. De leden van de commissie hebben zitting in de commissie tot het moment dat het bestemmingsplan Buitengebied door de gemeenteraad is vastgesteld.
Nadat de termijn voor het indienen van zienswijzen als bedoeld in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht is verstreken, vraagt de adviescommissie ruimtelijke plannen aan het college van burgemeester en wethouders wat hun standpunt is t.a.v. de ingediende zienswijzen. Dit standpunt wordt schriftelijk verstrekt aan de adviescommissie ruimtelijke plannen binnen 14 dagen na het verlopen van bovengenoemde termijn.
Nadat het standpunt van burgemeester en wethouders is ontvangen komt de adviescommissie ruimtelijke plannen zo spoedig mogelijk bijeen in besloten vergadering om een advies te formuleren t.a.v. de ingediende zienswijzen. Het advies is gereed binnen 28 dagen na het verlopen van de termijn voor het indienen van de zienswijzen.
In het kader van de advisering kan de adviescommissie ruimtelijke plannen schriftelijk dan wel mondeling nadere toelichting vragen aan de indiener van de zienswijze t.a.v. de zienswijze die is ingebracht dan wel bij het college van burgemeester en wethouders t.a.v. het door hen ingenomen standpunt t.a.v. de ingebrachte zienswijzen.
In een besloten vergadering van de adviescommissie ruimtelijke plannen maakt een lid of de voorzitter van de adviescommissie Ruimtelijke plannen melding van contacten die een belanghebbende, degene die een zienswijze heeft ingediend daaronder begrepen, heeft gelegd met dit lid of de voorzitter. De aard van het contact en de inhoud van de informatie wordt hierbij vermeld. In het contact met de belanghebbende wordt er door de voorzitter of het lid op gewezen dat het contact en de inhoud daarvan in de adviescommissie ruimtelijke plannen wordt gemeld.
paragraaf 4 Besloten vergaderen/geheimhouding
Indien de deuren worden gesloten, dienen alle personen die geen lid zijn van de commissie op verzoek van de voorzitter de vergaderruimte te verlaten. Dat betreft dan in ieder geval al het aanwezige publiek en de pers. Aanwezige ambtenaren en collegeleden kunnen blijven, voorzover de commissie dit wenselijk of noodzakelijk acht, dan wel daar geen bezwaar tegen heeft. Anders moeten ook zij de vergaderruimte verlaten.
Nota-toelichting Artikelsgewijze toelichting
Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, zijn in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.
In deze verordening is, op advies van de regiewerkgroep dualisme 2006 gekozen voor een stelsel van meerdere raadscommissies. De commissiestructuur is gebaseerd op de programma's van de programmabegroting.
Het zesde en zevende lid zijn coördinatiebepalingen. Als een onderwerp meerdere commissies aangaat, zal moeten worden vastgesteld in welke raadscommissie(s) het onderwerp besproken zal worden. In deze verordening is ervoor gekozen om de voorzitters van de betrokken raadscommissies hierover zeggenschap te geven.
In geval van een gezamenlijke vergadering vervult de voorzitter van de commissie die het onderwerp het meest aangaat, de rol van voorzitter. Het spreekt voor zich dat dan ook de commissiegriffier van die commissie de functie van commissiegriffier vervult.
De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester.
De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.
De raadscommissie bepaalt evenals de raad zijn eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar de voorzitter van de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken.
De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het tweede lid van artikel 4 voor dat iedere fractie vertegenwoordigd in de gemeenteraad drie leden kan benoemen voor een raadscommissie.
Zoals ook uit het vierde lid blijkt, hoeven de leden van een raadscommissie geen raadslid te zijn. Wel is er in deze verordening vanuit gegaan dat de politieke groeperingen (fracties) de in het eerste lid bedoelde leden voordragen. Daarnaast moeten de in het eerste lid bedoelde leden op grond van deze bepaling op de kandidatenlijst van een fractie hebben gestaan.
Op grond van het vierde lid moeten leden en buitengewone leden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15.
Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van een raadscommissie raadslid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 5, eerste lid, dat de raad de voorzitters "uit zijn midden" benoemt. In deze bepaling is er voor gekozen om de voorzitters van de raadscommissies door de raad te laten benoemen.
Op basis van het tweede lid, is de voorzitter geen lid van de raadscommissie. Dit is een bewuste keuze, op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de raadscommissie. Hij hoeft zich niet te bekommeren om de inbreng van zijn fractie in de raadscommissie. In de praktijk wordt de plaatsvervangend voorzitter aangewezen door het Presidium op het moment dat duidelijk is dat de voorzitter niet aanwezig kan zijn. De plaatsvervangend voorzitter is voorzitter van één van de andere raadscommissies.
Het ligt voor de hand dat de (plaatsvervangend) voorzitters, evenals de leden, van de raadscommissies in de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling worden benoemd, aangezien de zittingsperiode van de voorzitters en de leden aan het einde van de zittingsperiode van de raad eindigt (artikel 6, eerste lid). Aangezien het echter niet altijd mogelijk zal zijn om de voorzitters direct na de verkiezingen te benoemen, is er voor gekozen om geen termijn in artikel 5, eerste lid, op te nemen. Hetzelfde geldt overigens voor artikel 4, tweede lid.
De zittingsperiode van de leden, de voorzitters en hun plaatsvervangers is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.
Op grond van het tweede lid eindigt het lidmaatschap van een raadscommissie eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, vierde lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid).
De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen, ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 4, eerste lid, recht op eigen leden.
De (plaatsvervangend) voorzitter van een raadscommissie kan de raad ook zonder voorstel van een fractie ontslaan, bijvoorbeeld indien deze (plaatsvervangend) voorzitter niet meer het vertrouwen van de meerderheid van de raad bezit. Het vijfde en zesde lid voorzien in de situatie van tussentijdse vacature, hetzij door ontslag het zij door overlijden.
Iedere raadscommissie wordt ondersteund door een commissiegriffier.
De vervanging van de commissiegriffier is overgelaten aan de griffier
De commissiegriffier is altijd bij de vergaderingen van de raadscommissie aanwezig. In principe neemt hij geen deel aan de beraadslagingen, zij het dat de raadscommissie op grond van artikel 23 van deze verordening altijd de mogelijkheid heeft om anderen aan de beraadslagingen deel te laten nemen.
De burgemeester en de wethouders zijn vanaf het moment van inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur geen lid meer van raadscommissies (artikel 82, tweede lid van de Gemeentewet). Hun aanwezigheid is daardoor niet langer vanzelfsprekend, de raadscommissie kan per vergadering beslissen of de aanwezigheid van een collegelid al dan niet gewenst is en of hij aan de beraadslagingen mag deelnemen. Artikel 82, vijfde lid, dat artikel 21, tweede lid van de Gemeentewet, van overeenkomstige toepassing verklaard, is hiervoor de grondslag. Dit geldt zowel voor besloten als voor niet besloten vergaderingen. In openbare vergaderingen kunnen collegeleden uiteraard altijd aanwezig zijn. Deelnemen aan de beraadslagingen kunnen zij echter alleen als de raadscommissie hiermee instemt.
Om te komen tot een praktische regeling wordt er van uit gegaan dat degene die binnen het college van burgemeester en wethouders is belast met de portefeuille(s) die het werkgebied van de in artikel 2 genoemde raadscommissies bestrijken standaard is uitgenodigd om de vergadering van de raadscommissie bij te wonen. De portefeuillehouders worden dus niet voor iedere vergadering van de raadscommissie apart uitgenodigd.
De portefeuillehouder wordt ingevolge lid 1 geacht aanwezig te zijn bij de behandeling van een agendapunt dat tot zijn/haar werkgebied behoort.
Als de raadscommissie de aanwezigheid van de burgemeester dan wel wethouder(s) niet op prijs stelt, kan zij bij aanvang van de vergadering anders beslissen.
De vergaderingen van de raadscommissies vinden plaats op een vaste dag en plaats voorafgaand aan de vergaderingen van de raad. Een uitzondering hierop vormt, gezien de taakstelling van deze commissie, de commissie beleidscyclus. Om er zeker van te zijn dat de continuïteit van deze commissie wordt gewaarborgd, worden de vergaderingen door de raad ingepland.
Een raadscommissie vergadert vaker als de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties hierom vragen.
Indien een raadscommissie een hoorzitting zal willen houden, kan de voorzitter gebruik maken van het derde lid en een andere dag, aanvangsuur of plaats bepalen. Bepaald is dat de voorzitter hierover overleg voert met de commissiegriffier.
De vergaderingen van de raadscommissies vinden in de regel in het openbaar plaats. Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van een raadscommissie of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. Zie verder artikel 26 met toelichting.
De leden van een raadscommissie ontvangen per mailbericht een oproep inclusief de agenda voor een vergadering tenminste 13 dagen voor de vergadering. Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld kan dit niet tot op het laatste moment, maar tot uiterlijk op maandag 12.00 voor aanvang van de vergadering zodat de fracties nog in de gelegenheid zijn de nieuwe informatie te bespreken.
Voor het verzenden van de oproep, stelt het Presidium de agenda voorlopig vast.
Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie echter zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het derde, vierde en vijfde lid. Dit betekent onder andere dat een raadscommissie kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende is voorbereid en voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden. Een raadscommissie bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt en niet het college.
Naar aanleiding van de uitkomsten uit de werkgroep vergadermodellen zijn enkele agendapunten formeel vastgelegd in de verordening op de raadscommissies. Enkele agendapunten behoeven enige uitleg:
informatie-uitwisseling: Gedurende het agendapunt informatie-uitwisseling kunnen in het bijzonder inwoners/organisaties gebruik maken van het informatieoverdrachtsmoment om extra toelichting te geven op bepaalde onderwerpen. Dit kan gebeuren op uitnodiging van de raad dan wel het college, de raad of op eigen initiatief. Met name burgerinitiatieven kunnen hier een plek krijgen.
Op deze manier wordt het verlies aan informatieoverdracht door de lagere frequentie van de beeldvormende avond gecompenseerd. De informatie die wordt overgedragen moet binnen de programma’s van de commissie passen. Het informatieoverdrachtsmoment zal worden opgenomen in de verordening op de raadscommissies. Afhankelijk van de hoeveelheid informatie zal het informatieoverdrachtsmoment ongeveer een half uur duren. Indien de informatieoverdracht aanleiding geeft tot een langere discussie dan de agenda toe laat kan de voorzitter het voorstel doen om in een volgende commissie het onderwerp nader te bespreken.
Inwoners/organisaties die gebruik willen maken van het informatieoverdrachtsmoment moeten uiterlijk de vrijdag voorafgaand aan de vergadering zich melden hebben bij de griffie.
Actualiteiten: het agendapunt actualiteiten vervangt de rondvraag bij commissievergaderingen. Daarnaast wordt het agendapunt ‘informatie van het college in het kader van de actieve informatieplicht toegevoegd aan het agendapunt actualiteiten. Het college geeft dus bij het agendapunt actualiteiten actuele informatie in het kader van de actieve informatieplicht. Daarnaast kunnen raadsleden vragen stellen over actualiteiten, dat wil zeggen een onderwerp dat kort besproken kan worden en er moet niet eerder de mogelijkheid zijn geweest om het onderwerp te bespreken in een commissie- of raadsvergadering. Elk besproken onderwerp duurt maximaal 5 minuten. Het blijft altijd mogelijk om het college vooraf te informeren over de vragen die gesteld worden. Het is niet verplicht om dit te doen. Als men dit niet doet moet men rekening houden met de mogelijkheid dat de beantwoording minder volledig is dan gewenst en dat de vraag soms überhaupt niet beantwoord kan worden.
Verbonden partijen: Een lid van de raad, een wethouder of de burgemeester die door de gemeenteraad is aangewezen tot lid van het algemeen bestuur van een openbaar lichaam of van een ander gemeenschappelijk orgaan, ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, heeft het recht om na het agendapunt actualiteiten bij het agendapunt verbonden partijen verslag te doen over zaken die in het algemeen bestuur als bedoeld aan de orde zijn.
Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen gepubliceerd op de website van de gemeente Tiel
Het schriftelijk horen zal in de praktijk plaatsvinden als er voor een geplande vergadering niet voldoende agendapunten zijn om de vergadering doorgang te laten vinden. Indien er dan toch een eenvoudig raadsvoorstel ligt kan het advies van de raadscommissie schriftelijk worden ingewonnen. De voorzitter beoordeelt of er sprake is van een spoedeisend geval dan wel een raadsvoorstel van eenvoudige aard.
Uiteindelijk beslist de raadscommissie of schriftelijke afhandeling plaats kan vinden. Indien drie of meer leden bezwaren uiten dient de zaak alsnog in een volgende vergadering te worden behandeld.
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van een raadscommissie tegelijkertijd met de schriftelijke oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep en op een bij openbare kennisgeving aan te geven plaats ter inzage gelegd. Deze bepaling geeft hier een regeling voor.
De presentielijst en de ondertekening door de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen voor de leden van een raadscommissie te kunnen vaststellen.
Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel 16 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd.
Het tweede lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zit, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.
Indien een raadscommissie het wenselijk acht dat burgers de gelegenheid krijgen om in te spreken, biedt deze bepaling hiervoor de grondslag. Het spreekrecht van burgers kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van de burgers bij het lokaal bestuur, één van doelstellingen van de vernieuwing van het lokaal bestuur.
Het spreekrecht is beperkt gehouden tot geagendeerde onderwerpen en onderwerpen die tot het takenpakket van de raadscommissie behoren.
In het tweede lid zijn drie onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Als een besluit van de raad of het college vatbaar is voor bezwaar en de burger belanghebbende is, kan de burger een bezwaarschrift indienen. Ook kan een burger beroep instellen bij de rechtbank. Verder zijn de benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen - de belangen van - kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen. Als laatste kunnen burgers zich ook niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:2 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat voor het spreekrecht van burgers.
De burgers die wensen in te spreken moeten zich voor de vergadering melden bij de commissiegriffier en/of voorzitter.
In het zesde lid is ervoor gekozen om een burger één maal het woord te geven.
De concept notulen worden tegelijkertijd met de schriftelijk oproep verstuurd aan de leden. De voorzitter, de leden en de collegeleden hebben het recht een voorstel tot wijziging te doen. Een voorstel tot wijziging kan tot het moment van vaststelling bij de commissiegriffier worden ingediend.
Het is aan de raadscommissie om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de raadscommissie de notulen vaststelt. Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep (aldus de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State).
Het tweede lid bewerkstelligt dat een lid, de voorzitter, de burgemeester of een wethouder op ieder gewenst moment een voorstel van orde kan doen. Een voorstel van orde heeft betrekking op het verloop van de vergadering. Artikel 21 geeft een regeling voor een voorstel van orde. Het tweede lid heeft geen betrekking op interrupties.
Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de commissieleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een commissielid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten.
Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen (zie ook artikel 19, tweede lid). De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de betreffende raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door een raadscommissie.
Het eerste lid verzekert dat leden van een raadscommissie vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.
Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Het vierde lid sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet, die een dergelijke regeling geeft ten aanzien van raadsleden.
Om de duur van vergaderingen te beperken wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Zowel de voorzitter als de leden hebben het recht om voor te stellen een voorstel gesplitst te behandelen. Het eerste lid brengt daarmee tot uitdrukking dat een raadscommissie zijn eigen werkwijze bepaalt. Het recht wordt aan ieder individueel commissielid toegekend. Dit past in het streven naar dualisering, aangezien dualisering versterking van de vertegenwoordigende en daarmee agenderende rol van een raadscommissie veronderstelt.
Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 20).
Het gaat in lid drie om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen tot wijziging van de notulen, een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering.
De voorzitter kan de beraadslaging sluiten, als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij een raadscommissie anders beslist. Een raadscommissie neemt geen beslissingen, maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Voordat de beraadslaging over een voorstel wordt gesloten stelt de voorzitter de vraag aan de commissie of het voorstel rijp is voor behandeling is in de raad. Indien dit het geval is stelt de voorzitter de vraag of het voorstel op de lijst van hamerstukken van de raad moet worden geplaatst of dat het regulier moet worden behandeld in de raad. Door het stellen van deze vragen wordt voorkomen dat in de commissievergadering de besluitvormende discussie plaatsvindt. Binnen het BOB-model gelden de discussies binnen de raadscommissies als oordeelsvormend, niet als besluitvormend.
Indien de voorzitter in een uitzonderlijk geval geen heldere uitspraak kan doen over het rijp zijn van een raadsvoorstel voor beraadslaging vanwege verdeeldheid binnen de commissie dan wordt het presidium gevraagd hierover een uitspraak te doen. Indien een fractie in de commissie heeft aangegeven een voorstel regulier te willen agenderen en tussen de commissiebehandeling en de daaropvolgende raadsvergadering zich bedenkt is het mogelijk om bij het presidium aan te geven dat het voorstel toch als hamerstuk kan worden geagendeerd.
In deze bepaling wordt het bestaande klachtrecht bij de gemeente van toepassing verklaard. De burgemeester wordt hier als klachtbehandelaar in de zin van deze verordening aangewezen. De burgemeester is de meest aangewezen functionaris gelet op zijn wettelijke taak om toe te zien op de zorgvuldigheid van procedures bij de gemeente.
Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voorzover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. De raadscommissie beslist over het openbaar maken van deze notulen.
Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een raadscommissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een raadscommissie, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan een raadscommissie opleggen. Overigens kan een raadscommissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft.
Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid voorziet hierin.
Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluids- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.