Organisatie | Utrecht |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Besluit van de secretaris van de provincie Utrecht van 1 oktober 2019, nummer 81F902C7, tot vaststelling van het Mandaatbesluit secretaris |
Citeertitel | Mandaatbesluit secretaris |
Vastgesteld door | gedelegeerde functionaris |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
07-12-2019 | 01-01-2020 | bijlage 1, bijlage B | 05-11-2019 | 2019-47 | |
18-10-2019 | 01-09-2019 | 07-12-2019 | Nieuwe regeling | 01-10-2019 | 81F902C7 |
Artikel 2 Domeinen, mandaat concernmanagers
Tot het beleidsmatig mandaat van de concernmanagers behoort het indienen van collegevoorstellen binnen de scope van hun domein bij de secretaris, na overleg met de verantwoordelijk portefeuillehouder(s). De concernmanager zorgt tevoren voor afstemming met de relevante concernmanagers, teamleiders of opgavemanagers en vermeldt blijvende verschillen van inzicht of afwijkende adviezen expliciet in het collegeadvies.
Artikel 3 Mandaat opgavemanagers
De opgavemanagers in de rol van ambtelijk opdrachtgever zijn, ieder voor zover het een door de algemeen directeur schriftelijk verstrekte concernopdracht betreft en met inachtneming van de daarbij naar inhoud, tijd en budget nader bepaalde scope, bevoegd om namens gedeputeerde staten onderscheidenlijk de commissaris van de Koning alle besluiten te nemen en alle rechtshandelingen en andere handelingen te verrichten waartoe de secretaris bevoegd is krachtens:
Tot het beleidsmatig mandaat van de opgavemanager behoort het indienen van collegevoorstellen binnen de scope van de concernopgave bij de secretaris, na overleg met de verantwoordelijk portefeuillehouder(s). De opgavemanager zorgt tevoren voor afstemming met de relevante concernmanagers, teamleiders of opgavemanagers en vermeldt blijvende verschillen van inzicht of afwijkende adviezen expliciet in het collegeadvies.
Artikel 4 Expertiseteams, mandaat teamleiders en medewerkers
De domeinen zijn verdeeld in de volgende expertiseteams:
het domein Bedrijfsvoering wordt aangestuurd door twee concernmanagers en bestaat uit de teams HR en organisatie 1, HR en organisatie 2, Informatievoorziening & automatisering 1, Informatievoorziening & automatisering 2, Financiën 1, Financiën 2, Facilitair, Inkoop, juridische zaken en subsidies 1, Inkoop, juridische zaken en subsidies 2 en Team office support. De verdeling van taken en verantwoordelijkheden over de twee concernmanagers wordt nader bepaald;
Tot het beleidsmatig mandaat van de teamleider behoort het indienen van collegevoorstellen binnen de scope van het team bij de secretaris, na overleg met de verantwoordelijk portefeuillehouder(s). De teamleider zorgt tevoren voor afstemming met de relevante concernmanagers, teamleiders of opgavemanagers en vermeldt blijvende verschillen van inzicht of afwijkende adviezen expliciet in het collegeadvies. De concernmanager bepaalt in overleg met de teamleider in welke gevallen collegevoorstellen door de concernmanager worden ingediend.
Artikel 6 Ondermandaat op basis van werkopdracht
Bij het aangaan van financiële verplichtingen en betaalbaar stellen van bedragen ter hoogte van €125.000 tot €221.000 is de functionaris slechts bevoegd, als de mandaatgever of diens vervanger, bedoeld in artikel 11, eerste lid, onder c, daar middels medeparafering van bedoelde beslissingen mee instemt.
De mandaatgever kan instructies geven voor de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid, bijvoorbeeld om het gebruik van het financiële mandaat nader te bepalen, de looptijd van het mandaat te begrenzen of voorwaarden te stellen aan de wijze van verantwoording over het gebruik van het verleende mandaat.
De bevoegdheden op het gebied van treasury zijn gemandateerd zoals dit in bijlage 3 bij dit besluit is aangegeven. Verder ondermandaat wordt niet verleend.
Artikel 8 Mandaat externe functionaris
Onder een externe functionaris wordt verstaan: een functionaris die werkzaamheden verricht binnen de organisatie van de provincie Utrecht, niet zijnde een ambtenaar als bedoeld in artikel A 1, onderdeel a, van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies aangesteld in dienst van de provincie Utrecht voor bepaalde of onbepaalde tijd.
In afwijking van artikel 3 is een externe functionaris die de rol van opgavemanager vervult, slechts bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen en betaalbaar stellen vanaf €125.000, als de algemeen directeur, of bij diens afwezigheid een andere opgavemanager of concernmanager daar middels medeparafering van bedoelde beslissingen mee instemt.
Onverminderd het vierde lid is een externe functionaris die de functie van teamleider vervult, slechts bevoegd tot het betaalbaar stellen bij levering van goederen en diensten als zijnde behandelend medewerker als bedoeld in bijlage 1, onder 87, bij dit besluit. In die situatie geldt dat een teamleider in dienst van de provincie bevoegd is tot het vooraf fiatteren van de financiële verplichting als in genoemd onderdeel van de bijlage vereist.
Artikel 9 Uitzonderingen mandaat
Onverminderd de uitzonderingen, genoemd in artikel 10:3 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) en de artikelen 14 en 15 van het Organisatiebesluit, geldt het mandaat krachtens dit besluit niet:
Artikel 10 Terugleggen bij mandaatgever
Er wordt geen gebruik gemaakt van het (onder)mandaat, als de maatschappelijke, beleidsmatige, politieke, juridische of financiële omstandigheden daartoe aanleiding geven.
Bijlage 1 als bedoeld in artikel 4 van het Mandaatbesluit secretaris: de bevoegdheden van teamleiders en medewerkers alsmede domeingebonden bevoegdheden
Artikel 2 regelt het mandaat van de concernmanagers.
Zij zijn binnen hun domein bevoegd om namens GS respectievelijk de commissaris van de Koning alle besluiten te nemen en alle rechtshandelingen en overige handelingen te verrichten, behoudens de uitzonderingen die ook voor de secretaris gelden. Zie hiervoor artikel 10:3 Algemene wet bestuursrecht en de artikelen 14 en 15 van het Organisatiebesluit provincie Utrecht 2004.
Bij bedragen vanaf €221.000 geldt het vier-ogenprincipe.
Bij bestuurlijk gevoelige aangelegenheden moeten GS respectievelijk de commissaris van de Koning, ieder voor de eigen bevoegdheden, in de gelegenheid worden gesteld de beslissing te nemen.
In verband met het gestelde in artikel 2 komt het mandaat van de concernmanagers niet in onderstaande bijlagen voor. Er is alleen een uitzondering gemaakt wanneer een bevoegdheid exclusief bij een bepaalde concernmanager is belegd.
Artikel 3 regelt het mandaat van de opgavemanager in de rol van ambtelijk opdrachtgever voor een opgedragen concernopgave.
Het voorgaande is van overeenkomstige toepassing.
Ook dit mandaat komt niet in de bijlagen voor.
De hieronder vermelde bevoegdheid wordt namens gedeputeerde staten dan wel de commissaris van de Koning uitgeoefend door:
Mandaat secretaris: lijnmandaat Algemeen (informatie)verkeer
Personele, rechtspositie en organisatorische besluiten (beslissingen betreffende de gemandateerde zelf worden door zijn leidinggevende genomen)
Aangaan financiële verplichtingen en betaalbaarstelling bij levering van goederen en diensten en uitvoering van werken en overige bijdragen:
Bijlage 2 als bedoeld in artikel 6 van het Mandaatbesluit secretaris
De hieronder vermelde bevoegdheid wordt namens gedeputeerde staten dan wel de commissaris van de Koning uitgeoefend door:
Aangaan financiële verplichtingen en betaalbaarstelling bij levering van goederen en diensten, uitvoering van werken en overige bijdragen
Bijlage 3 als bedoeld in artikel 7 van het Mandaatbesluit secretaris: mandaat treasury
De hieronder vermelde bevoegdheid wordt namens gedeputeerde staten dan wel de commissaris van de Koning uitgeoefend door:
Bijlage A. ALGEMEEN (PROVINCIEBREED) OVERIG VERKEER
(aanvullend op Algemeen informatieverkeer in bijlage 1 bij dit besluit)
Bijlage B. SPECIFIEK (PER DOMEIN/TEAM)
Bevoegdheden die exclusief bij een bepaalde concernmanager of opgavemanager / ambtelijk opdrachtgever zijn belegd, zijn in deze bijlagen vermeld.