Archiefverordening gemeente Schouwen-Duiveland 2019

Artikel 1. Zorgplicht burgemeester en wethouders

1. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

2. Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen.

Artikel 1.a Bevoegdheid toekenning uitsluitend recht

• 1.

  Het college is bevoegd om een uitsluitend recht toe te kennen voor het uitvoeren van archiefdiensten in de gemeente Schouwen-Duiveland.

• 2.

  Het uitsluitend recht wordt gevestigd voor archiefdiensten en betreft zowel analoge als digitale archiefbescheiden zoals omschreven in artikel 1-c van de Archiefwet 1995:

  • 1.

    de voorbereiding op en de begeleiding bij de overbrenging van archiefbescheiden conform de bepalingen van de Archiefwet;

  • 2.

    het beheren, (nader) toegankelijk maken en beschikbaar stellen van archiefbescheiden;

  • 3.

    het bewaren van archiefbescheiden en indien nodig het treffen van zodanige maatregelen dat er bij deze bescheiden na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te bespeuren.

• 3.

  Het college verstrekt een opdracht in de vorm van een overeenkomst waarin wordt bepaald welke taken, tegen welke condities en voorwaarden, voor welke tarieven en gedurende welke periode worden uitgevoerd.

   

Artikel 2. Taken gemeentearchivaris

1. De gemeentearchivaris brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

2. De gemeentearchivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 3. Verantwoording door burgemeester en wethouders

Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval:

a. het verslag van de gemeentearchivaris, bedoeld in artikel 2, eerste lid;

b. voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoeld in artikel 2, tweede lid, en

c. een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.

Artikel 4. Intrekking oude verordening

De Archiefverordening gemeente Schouwen-Duiveland 2006 wordt ingetrokken.

Artikel 5. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening gemeente Schouwen-Duiveland 2019.