CVDR628221_1Archiefverordening gemeente Katwijk 2019nlregelingKatwijk2019-10-15Katwijkgmb-2019-248822Archiefverordening gemeente Katwijk 2019artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995artikel 149 van de Gemeentewetgemeenteraadbestuur en recht2019-09-26De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2019-10-152019-01-01nieuwe regeling1310990Archiefverordening gemeente Katwijk 2019De raad van de gemeente Katwijk, gelezen het voorstel van het college van 27 augustus 2019en gelet op de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995 en artikel 149 van de Gemeentewet, overwegende dat die wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de analoge en digitale archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop.BESLUIT:Vast te stellen de verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de analoge en digitale archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop.HoofdstukIDefinitiesArtikel1DefinitiesIn deze verordening en de daarop berustende voorschriften worden verstaan onder:

de wet: de Archiefwet 1995;

archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet;

archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

archivaris: de op basis van de Gemeenschappelijke Regeling met de gemeente Leiden inzake het beheer van het archief van de gemeente Katwijk benoemde gemeentearchivaris;

archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte;

beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden.

HoofdstukIIDe zorg voor het beheer van de archiefbescheidenArtikel2Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteitHet college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.Artikel3KwaliteitssysteemHet college van burgemeester en wethouders stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast.Artikel4MiddelenHet college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.Artikel5PersoneelHet college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.Artikel6BeheervoorschriftenHet college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.Artikel7Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheidenHet college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht aan de beheerder.Artikel8Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheidenHet college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de archivaris.Artikel9ArchiefbewaarplaatsHet college van burgemeester en wethouders wijst een archiefbewaarplaats aan.HoofdstukIIIHet toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel10ToezichthouderDe archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Artikel11Uitvoering toezichtDe archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers.Artikel12InformatieverstrekkingDe beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.Artikel13Toegang tot archiefbescheidenDe archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden.Artikel14In kennisstelling door de archivarisDe archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het college van burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.Artikel15Verslag van de archivaris aan het college over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheidenDe archivaris brengt jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.Artikel16Verantwoording door de archivaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheidenDe archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen.HoofdstukIVVerslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raadArtikel17Verslag van het college aan de raad over het beheerHet college van burgemeester en wethouders brengt jaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris aan het college heeft uitgebracht conform artikel 15 en 16.HoofdstukVSlotbepalingenArtikel18IntrekkingDe Archiefverordening gemeente Katwijk 2014 betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, wordt ingetrokken op de datum dat de Archiefverordening gemeente Katwijk 2019 in werking treedt.Artikel19InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2019.Artikel20NaamgevingDeze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Katwijk 2019.Besloten in de openbare vergadering van 26 september 2019 De raad voornoemd,De voorzitterDe griffier